Können Sie SharePoint -Dokumente an externe Benutzer teilen?
Das Teilen von Dokumenten und Informationen mit externen Benutzern kann eine Herausforderung sein. Aber mit den richtigen Werkzeugen wie SharePoint muss es nicht sein. In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie Sie SharePoint verwenden können, um Dokumente mit externen Benutzern sicher zu teilen. Wir werden uns die Vorteile der Verwendung von SharePoint für diesen Zweck sowie die Schritte ansehen, die Sie unternehmen müssen, um loszulegen. Mit dem richtigen Ansatz können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente sicher und sicher sind, selbst wenn Sie außerhalb der Organisation geteilt werden.
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Können Sie SharePoint -Dokumente an externe Benutzer teilen?
SharePoint ist ein leistungsstarkes Werkzeug für Unternehmen, um Dokumente zu speichern, zusammenzuarbeiten und zu teilen. Es ist eine Plattform, mit der Dokumente mit internen und externen Benutzern sicher speichern und freigeben können. Eines der häufigsten Fragen, die Unternehmen haben, lautet: „Können Sie SharePoint -Dokumente mit externen Nutzern teilen?“. Die Antwort lautet ja, aber es gibt wichtige Überlegungen, die zu berücksichtigen sind.
So teilen Sie SharePoint -Dokumente mit externen Benutzern
Das Teilen von Dokumenten mit externen Benutzern über SharePoint ist ein einfacher Prozess. Es kann in wenigen Schritten erfolgen:
Schritt 1: Erstellen Sie einen Guest Access -Link
Der erste Schritt besteht darin, einen Guest Access -Link zu erstellen. Dies ist ein Link, der dem externen Benutzer übergeben wird. Dadurch kann der externe Benutzer in der SharePoint -Umgebung auf die Dokumente zugreifen. Um einen Guest Access -Link zu erstellen, müssen Sie sich in Ihrer SharePoint -Umgebung anmelden und die Option „Neue“ aus dem Ribbon auswählen. Wählen Sie aus der Liste der Optionen "Gästelink" und geben Sie die E -Mail -Adresse des externen Benutzers ein.
Schritt 2: Konfigurieren Sie den Dokumentzugriff
Sobald der Guest Access -Link erstellt wurde, müssen Sie den Dokumentzugriff konfigurieren. Wählen Sie dazu die Option "Einstellungen" aus dem Band aus und wählen Sie die Option "Dokumentzugriff" aus. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie den Dokumentzugriff für den externen Benutzer konfigurieren können. Sie können den Zugriff auf "vollständige Kontrolle", "schreibgeschützt" oder "kein Zugriff" festlegen.
Schritt 3: Senden Sie den Dokumentzugriffslink
Sobald der Dokumentzugriff konfiguriert wurde, müssen Sie den Dokumentzugriffslink an den externen Benutzer senden. Wählen Sie dazu die Option „Freigabe“ aus dem Band aus und geben Sie die E -Mail -Adresse des externen Benutzers ein. Sie können bei Bedarf auch eine Nachricht an die E -Mail hinzufügen. Sobald die E -Mail gesendet wurde, kann der externe Benutzer in der SharePoint -Umgebung auf die Dokumente zugreifen.
Überlegungen beim Teilen von Dokumenten an externe Benutzer
Wenn Sie Dokumente an externe Benutzer teilen, müssen einige wichtige Überlegungen berücksichtigt werden. Die erste besteht darin, sicherzustellen, dass der externe Benutzer über die richtigen Zugriffsrechte verfügt. Es ist wichtig, den richtigen Dokumentzugriff für den externen Benutzer festzulegen, da dies sicherstellt, dass der externe Benutzer nur auf die Dokumente zugreifen kann, auf die er zugreifen dürfte.
Die zweite Überlegung besteht darin, sicherzustellen, dass der externe Benutzer die mit dem Zugriff auf die Dokumente verbundenen Sicherheitsprotokolle versteht. Es ist wichtig sicherzustellen, dass der externe Benutzer versteht, wie er die Dokumente sicher zugreifen und sie verwenden können. Dies beinhaltet das Verständnis, wie Sie mit sensiblen Daten umgehen und wie Sie die Dokumente löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
Schließlich ist es wichtig sicherzustellen, dass der externe Benutzer bei dem Zugriff auf die Dokumente jegliche rechtliche oder regulatorische Beschränkungen kennt. Abhängig von der Art der geteilten Dokumente kann bestimmte Vorschriften oder Gesetze befolgt werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass der externe Benutzer sich dieser Einschränkungen bewusst ist und ihnen folgen.
Abschluss
Das Teilen von Dokumenten mit externen Benutzern über SharePoint ist ein einfacher Prozess. Dies kann in wenigen Schritten erfolgen, einschließlich des Erstellens eines Guest Access -Links, der Konfiguration des Dokumentzugriffs und dem Senden des Dokumentzugriffslinks an den externen Benutzer. Wenn Sie Dokumente mit externen Nutzern teilen, ist es wichtig, Überlegungen wie das Festlegen der korrekten Zugriffsrechte, das Verständnis von Sicherheitsprotokollen und das Kenntnis von rechtlichen oder regulatorischen Beschränkungen zu berücksichtigen.
Verwandte FAQ
Können Sie SharePoint -Dokumente an externe Benutzer teilen?
Ja, SharePoint kann Dokumente mit externen Benutzern teilen. Dies kann durch Gewährung externer Benutzer Zugriff auf eine bestimmte Website oder Bibliothek oder durch Erstellen eines Sharing -Links erfolgen. Mit einem Sharing -Link können externe Benutzer auf ein Dokument zugreifen, ohne einen Benutzernamen und ein Passwort zu benötigen.
Es ist wichtig zu beachten, dass es Sicherheitsrisiken beim Teilen von Dokumenten mit externen Benutzern wie nicht autorisierter Zugriff oder Datenlecks bestehen kann. Es wird empfohlen, Vorsicht bei der Gewährung externer Benutzer Zugriff auf SharePoint -Dokumente zu gewähren und sicherzustellen, dass die Dokumente nur mit Benutzern geteilt werden, die einen legitimen Bedarf an ihnen haben.
SharePoint ist eine großartige Option für diejenigen, die zusammenarbeiten und sicher Dokumente mit externen Benutzern teilen möchten. Mit der verfügbaren Funktionen bietet SharePoint eine zuverlässige und sichere Möglichkeit, Dokumente mit externen Benutzern zu teilen. Es ist einfach eingerichtet und kann an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Unabhängig davon, ob Sie mit einem Team an Dokumenten zusammenarbeiten oder Dokumente mit Kunden teilen müssen, ist SharePoint die perfekte Lösung.
