Wie archiviere ich die Artikel mit SharePoint -Listen?

Suchen Sie eine effektive Möglichkeit, Ihre SharePoint -Listen organisiert und leicht zugänglich zu halten? Die Archivierung von SharePoint -Listenartikeln ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie schnelle Zugriff auf Ihre wichtigen Informationen haben. In diesem Artikel werden wir die Best Practices für die Archivierung von SharePoint -Listenelementen erörtern, um sicherzustellen, dass Sie diese wertvolle Funktion ordnungsgemäß ausnutzen.

Archivierende SharePoint -Listenelemente können Ihnen helfen, Elemente in einer Liste zu verwalten und zu organisieren. Es ist einfach zu tun und kann in wenigen einfachen Schritten durchgeführt werden:

Gehen Sie zur Liste, aus der Sie Elemente archivieren möchten.
Wählen Sie die Elemente aus, die Sie archivieren möchten.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl und wählen Sie "Archivelemente".
Die ausgewählten Elemente werden in die Archivliste verschoben.

Was sind SharePoint -Listenelemente?

SharePoint -Listenelemente sind Dateien oder Informationen, die in einer SharePoint -Liste gespeichert sind. Sie können verwendet werden, um Daten mit Kollegen und Kunden zu speichern, zu organisieren und zu teilen. In SharePoint -Listenelemente können Dokumente, Bilder, Videos und andere digitale Inhalte gespeichert werden. Sie bieten eine bequeme Möglichkeit, Informationen in einem zentralen Repository zu speichern und zugreifen.

Ein SharePoint -Listenelement ist eine Zeile in einer SharePoint -Liste. Jede Zeile enthält Datenspalten wie Titel, Beschreibung und andere Felder. SharePoint -Listenelemente werden verwendet, um Daten innerhalb einer SharePoint -Site zu speichern und zu verwalten. Sie sind eine großartige Möglichkeit, zentral zu Informationen zu speichern, zu organisieren und zugreifen zu können.

Wie archiviere ich die Artikel mit SharePoint -Listen?

Manuell archivieren SharePoint -Listenelemente

Die manuell archivierende SharePoint -List -Elemente ist ein einfacher Prozess. Öffnen Sie zunächst die Liste, in der Sie die Elemente archivieren möchten. Wählen Sie dann die Elemente aus, die Sie archivieren möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Archiv“. Die Elemente werden in eine archivierte Liste verschoben, auf der sie bei Bedarf leicht zugreifen können.

Automatisch Archivieren von SharePoint -Listenelementen

Das automatische Archivieren von SharePoint -Listenartikeln ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Liste organisiert und leicht zugänglich zu halten. Öffnen Sie zum Einrichten der automatischen Archivierung die Liste, in der Sie die Elemente archivieren möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“. Wählen Sie unter "Erweiterte Einstellungen" die Option "Archivlistenelemente" aus und geben Sie die Anzahl der Tage ein, an denen Sie die Elemente in der Liste aufbewahren möchten.

Anzeigen archivierter SharePoint -Listenelemente

Beim Anzeigen archivierter SharePoint -Listenelemente können Sie die archivierte Liste öffnen und die Elemente anzeigen. Darüber hinaus können Sie die Funktion „Advanced Filter“ verwenden, um nach archivierten Elementen nach Datumsbereich, Elementtyp und anderen Kriterien zu suchen.

Wiederherstellung der archivierten SharePoint -Listenelemente

Das Wiederherstellen archivierter SharePoint -Listenelemente ist ein einfacher Prozess. Öffnen Sie die archivierte Liste, um ein Element wiederherzustellen, und wählen Sie das Element aus, das Sie wiederherstellen möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Wiederherstellen" und das Element wird zurück in die ursprüngliche Liste verschoben.

Sicherheit beim Archivieren von SharePoint -Listenelementen

Bei der Archivierung von SharePoint -Listenelementen ist es wichtig, die Daten sicher zu halten. Um sicherzustellen, dass die Daten sicher sind, verwenden Sie die Option „Sicherheit“, um die Zugriffskontrolle für die Liste einzurichten. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer auf die Liste und die darin gespeicherten Daten zugreifen können.

Tipps zum Archivieren von SharePoint -Listenelementen

Bei der Archivierung von SharePoint -Listenelementen ist es wichtig, die folgenden Tipps zu berücksichtigen:

Archivieren Sie regelmäßig Gegenstände, um sicherzustellen, dass sie organisiert und leicht zugänglich sind.
Richten Sie die automatische Archivierung ein, um Zeit zu sparen.
Verwenden Sie die Funktion „Advanced Filter“, um nach archivierten Elementen zu suchen.
Bei Bedarf Gegenstände wiederherstellen.
Stellen Sie sicher, dass die Daten durch Einrichten der Zugriffskontrolle sicher sind.

Abschluss

Archiving SharePoint List -Artikel ist eine großartige Möglichkeit, um sie organisiert und leicht zugänglich zu halten. Dadurch können Benutzer schnell auf die benötigten Daten finden und gleichzeitig sicherstellen, dass alte Informationen noch verfügbar sind. Das Archivieren kann je nach den Vorlieben des Benutzers manuell oder automatisch durchgeführt werden. Darüber hinaus ist es wichtig sicherzustellen, dass die Daten durch Einrichten der Zugriffskontrolle sicher sind. Das Befolgen dieser Tipps hilft sicherzustellen, dass Ihre SharePoint -Listenelemente ordnungsgemäß archiviert und sicher sind.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Archivierung in SharePoint?

Das Archivieren in SharePoint ist eine Funktion, mit der Benutzer Informationen in einem sicheren Repository speichern und verwalten können. Dadurch können Benutzer Daten in Ordnern oder Bibliotheken speichern und schnell auf die Informationen zugreifen. Mit der Archivierung können Benutzer Daten auf einem sicheren Server speichern und auf die Daten von jedem Ort zugreifen, um den Zugriff auf die Daten zugänglich zu machen.

Das Archivieren bietet auch eine sichere und effiziente Möglichkeit, Daten zu sichern, und kann verwendet werden, um sicherzustellen, dass Daten bei Bedarf immer verfügbar sind. Es hilft auch, die Speicherkosten der Server zu senken, da die Daten auf einem sicheren Server gespeichert werden, wodurch die Notwendigkeit eines zusätzlichen Speicherplatzes verringert wird.

Wie archiviere ich die Artikel mit SharePoint -Listen?

Die Archivierung von SharePoint -Listenelementen ist ein einfacher Prozess. Der erste Schritt besteht darin, das Listenelement auszuwählen, das Sie archivieren möchten. Dann können Sie die Archiveinstellungen definieren, z. B. welche Felder archiviert werden sollten und wo das archivierte Gegenstand gespeichert werden soll. Sobald die Einstellungen definiert sind, kann das Listenelement archiviert werden.

Der nächste Schritt besteht darin, auf das archivierte Element zuzugreifen. Dies kann durch die Auswahl des Elements in der Liste und die Auswahl der Option „Archiv“ erfolgen. Der Artikel wird dann am angegebenen Archivort gespeichert. Auf das archivierte Element kann dann aus der Archivbibliothek oder des Ordners zugegriffen und verwaltet werden.

Was sind die Vorteile von Archivierlistenartikeln?

Archivierlistenelemente in SharePoint bieten eine Reihe von Vorteilen. Erstens können Benutzer Daten sicher speichern und verwalten und auf die Daten von jedem Ort zugreifen. Es hilft auch, die Serverspeicherkosten zu senken, da die Daten auf einem sicheren Server gespeichert werden.

Darüber hinaus erleichtern Archiving -List -Elemente die Suche und Abruf von archivierten Daten. Wenn die Listenelemente archiviert werden, werden sie in einem festgelegten Archivordner gespeichert, wodurch es einfacher ist, auf die Daten zuzugreifen, wenn dies erforderlich ist. Dies erleichtert den Benutzern den Zugriff auf und verwaltet auf archivierte Daten, da sie problemlos nach dem von ihnen benötigten Element suchen können.

Nehmen Archivierlistenelemente Speicherplatz ein?

Archivierlistenelemente in SharePoint nimmt keinen Speicherplatz ein. Die Daten werden auf einem sicheren Server gespeichert und nicht auf dem Computer oder Server gespeichert, auf dem die SharePoint -Liste gespeichert wird. Dies bedeutet, dass die Daten keinen zusätzlichen Speicherplatz in Anspruch nehmen und von jedem Ort von einem Ort zugänglich sind.

Archivierlistenelemente helfen auch bei der Reduzierung der Serverspeicherkosten, da die Daten auf einem sicheren Server gespeichert werden, wodurch die Notwendigkeit zusätzlicher Speicherplatz reduziert wird. Dies erleichtert das Speicher und Verwalten von Daten sicher und verringert die Kosten für die Aufrechterhaltung der Daten.

Kann ich auf archivierte Listenelemente zugreifen?

Ja, auf archivierte Listenelemente können aus dem angegebenen Archivordner zugegriffen werden. Auf das archivierte Element kann aus der Archivbibliothek oder dem Ordner zugegriffen und verwaltet werden. Darüber hinaus können Benutzer nach dem von ihnen benötigten Element suchen, da die Listenelemente in einem festgelegten Archivordner gespeichert sind.

Archivierlistenelemente erleichtern auch das Finden und Abrufen archivierter Daten. Wenn die Listenelemente archiviert werden, werden sie in einem festgelegten Archivordner gespeichert, wodurch es einfacher ist, auf die Daten zuzugreifen, wenn dies erforderlich ist. Dies erleichtert den Benutzern den Zugriff auf und verwaltet auf archivierte Daten, da sie problemlos nach dem von ihnen benötigten Element suchen können.

Kann ich archivierte Listenelemente löschen?

Ja, archivierte Listenelemente können gelöscht werden. Um ein archiviertes Element zu löschen, wählen Sie einfach das Element in der Liste aus und wählen Sie dann die Option "Löschen" aus. Dadurch wird das Element aus dem Archivordner gelöscht.

Es ist wichtig zu beachten, dass beim Löschen eines archivierten Elements das Element dauerhaft aus dem Archivordner gelöscht wird. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass der Artikel vor dem Löschen nicht mehr benötigt wird. Darüber hinaus wird empfohlen, die Daten vor dem Löschen des Elements zu sichern, um sicherzustellen, dass die Daten nicht verloren gehen.

Die Archivierung von SharePoint -List -Elementen ist eine effiziente Möglichkeit, Ihre Dokumente organisiert und leicht zugänglich zu halten. Es spart nicht nur Zeit und Energie, sondern ermöglicht es Ihnen auch, schnell zu finden, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen. Mit den richtigen Werkzeugen kann Archiving -Elemente in SharePoint ein einfacher und unkomplizierter Prozess sein. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie die Archivierungslistenelemente in SharePoint problemlos mit der Staffnung Ihrer Dokumentverwaltungsprozesse beginnen.