Wie benutze ich SharePoint als Dateiserver?
Suchen Sie eine effiziente Möglichkeit, Ihre Dateien zu speichern und zu verwalten? SharePoint kann eine großartige Lösung für Ihre Anforderungen bieten. Mit SharePoint können Sie es in einen leistungsstarken Dateiserver verwandeln, auf den überall mit einer Internetverbindung zugegriffen werden kann. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie SharePoint als Dateiserver und die zahlreichen Vorteile verwendet werden, die er bietet.
SharePoint kann als Dateiserver verwendet werden, indem Bibliotheken erstellt werden. Bibliotheken können zum Speichern von Dateien verwendet werden, auf die von mehreren Personen zugegriffen werden kann. Hier erfahren Sie, wie Sie SharePoint als Dateiserver verwenden:
- Navigieren Sie zur SharePoint -Website, entweder über einen Webbrowser oder eine SharePoint -App.
- Erstellen Sie eine Bibliothek entweder über das Symbol "+" oder über die Schaltfläche "Neue Dokumentbibliothek".
- Nennen Sie die Bibliothek und füllen Sie die anderen Felder aus, z. B. die Beschreibung und den Bibliothekstyp.
- Erstellen Sie Ordner in der Bibliothek, um die Dokumente zu organisieren.
- Laden Sie Dokumente nach Bedarf in die Bibliothek hoch.
- Teilen Sie die Bibliothek gegebenenfalls mit Kollegen oder anderen Gruppen.
- Greifen Sie nach Bedarf auf die Dateien zu, indem Sie in die Bibliothek navigieren.
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine webbasierte Anwendungsplattform, die von Microsoft entwickelt wurde und hauptsächlich für die Verwaltung und den Speicher von Dokumenten verwendet wird. Es ist Teil von Microsoft Office 365 und wird von Unternehmen aller Größen verwendet, von kleinen Unternehmen bis hin zu großen Unternehmen, zum Speichern, Organisieren, Teilen und Zugriff auf Informationen. SharePoint ist auch ein großartiges Tool für die Zusammenarbeit, mit der Benutzer Aufgaben verwalten, mit Kollegen kommunizieren und Ideen austauschen können.
Vorteile der Verwendung von SharePoint als Dateiserver
Die Verwendung von SharePoint als Dateiserver bietet viele Vorteile gegenüber herkömmlichen Dateiservern. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche ist es viel einfacher zu bedienen und ermöglicht Benutzern, jederzeit und überall auf Dateien zugreifen zu können. Darüber hinaus ist SharePoint viel sicherer als herkömmliche Dateiserver, da es eine zusätzliche Sicherheitsebene zum Schutz sensibler Daten bietet. SharePoint bietet den Benutzern auch die Möglichkeit, an Dokumenten und Aufgaben zusammenzuarbeiten, auf die einfach freigegeben und von überall zugegriffen werden kann. Schließlich bietet SharePoint eine Vielzahl von Funktionen, die herkömmliche Dateiserver nicht wie die Versionskontrolle, Datenanalyse und Workflow -Automatisierung sind.
So richten Sie SharePoint als Dateiserver ein
Das Einrichten von SharePoint als Dateiserver ist einfach und unkompliziert. Der erste Schritt besteht darin, eine SharePoint -Site zu erstellen. Dies kann entweder durch das Erstellen einer neuen Website oder durch eine Verbindung zu einer vorhandenen Site erfolgen. Sobald die Website erstellt wurde, können Benutzer Dateien auf der Website hochladen und speichern. Um die Dateien zu verwalten, können Benutzer nach Bedarf Ordner und Unterordner erstellen.
Verwalten von Dateien und Ordnern in SharePoint
SharePoint bietet Benutzern eine Vielzahl von Tools, um Dateien und Ordner zu verwalten. Benutzer können Ordner und Unterordner erstellen, um Dateien zu organisieren. Sie können auch Berechtigungen in den Ordnern festlegen, sodass bestimmte Benutzer Dateien zugreifen, bearbeiten oder löschen können. Darüber hinaus können Benutzer Dateien mit anderen Benutzern freigeben, sodass sie auf die Dateien von überall aus zugreifen und bearbeiten können.
Erstellen von Bibliotheken in SharePoint
Mit SharePoint können Benutzer Bibliotheken erstellen, bei denen es sich um Sammlungen von Dateien und Ordnern handelt. Bibliotheken können verwendet werden, um Dokumente, Bilder, Videos und mehr zu speichern und zu organisieren. Sobald eine Bibliothek erstellt wurde, können Benutzer Dateien hochladen, Ordner erstellen und Berechtigungen für die Bibliothek festlegen. Darüber hinaus können Benutzer Ansichten erstellen, die benutzerdefinierte Ansichten der Bibliothek sind, in denen nur bestimmte Dateien oder Ordner angezeigt werden.
Verwenden von SharePoint für die Zusammenarbeit
SharePoint ist ein großartiges Tool für die Zusammenarbeit, da Benutzer Dokumente, Aufgaben und Ideen mit anderen Benutzern teilen können. Mit SharePoint können Benutzer Aufgaben erstellen und anderen Benutzern zuweisen. Sie können auch über Kommentare, E -Mails und Chat mit anderen Benutzern kommunizieren. Darüber hinaus können Benutzer gemeinsam genutzte Dokumente erstellen, sodass mehrere Benutzer gleichzeitig im selben Dokument arbeiten können.
Verwenden von SharePoint für die Datenanalyse
SharePoint bietet Benutzern auch die Möglichkeit, Daten zu analysieren. Benutzer können Dashboards erstellen, die visuelle Darstellungen von Daten sind, mit denen Benutzer die Daten einfach anzeigen und analysieren können. Darüber hinaus können Benutzer Diagramme und Diagramme erstellen, um die Daten auf sinnvollere Weise zu visualisieren.
Verwenden von SharePoint für Workflow -Automatisierung
SharePoint bietet Benutzern auch die Möglichkeit, Workflows zu automatisieren. Workflows sind Prozesse, die ausgelöst werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, z. B. wenn eine Datei hochgeladen wird oder wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist. Mit SharePoint können Benutzer benutzerdefinierte Workflows erstellen, um bestimmte Prozesse zu automatisieren, Zeit zu sparen und die Effizienz zu erhöhen.
Verwenden von SharePoint für die Versionskontrolle
SharePoint bietet Benutzern auch die Möglichkeit, Versionen von Dokumenten zu verwalten. Auf diese Weise können Benutzer Änderungen, die an Dokumenten vorgenommen wurden, nachverfolgen und bei Bedarf einfach zu einer älteren Version zurückkehren. Darüber hinaus können Benutzer Entwürfe von Dokumenten erstellen und diese veröffentlichen, wenn sie bereit sind.
Nutzung von SharePoint für Sicherheitsgründen
SharePoint bietet Benutzern auch eine zusätzliche Sicherheitsebene. Benutzer können steuern, wer auf die Website zugreifen kann und welche Berechtigungen sie haben. Darüber hinaus können Benutzer eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten, sodass Benutzer einen Code eingeben müssen, der an ihr Telefon oder E-Mail gesendet wird, um auf die Website zuzugreifen. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, um sensible Daten zu schützen.
Nutzung von SharePoint für den mobilen Zugriff
SharePoint bietet Benutzern auch einen mobilen Zugriff. Benutzer können auf die SharePoint -Site von ihrem mobilen Gerät zugreifen, sodass sie überall auf Dateien zugreifen und verwalten können. Darüber hinaus können Benutzer Benachrichtigungen erhalten, wenn Dateien aktualisiert wurden oder wenn Aufgaben zugewiesen wurden, um sicherzustellen, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind.
Verwandte FAQ
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine webbasierte Plattform, die von Microsoft entwickelt wurde, mit der Benutzer Dokumente, Daten und andere Informationen problemlos zusammenarbeiten und freigeben können. Mit SharePoint ermöglicht es den Teams, Inhalte sicher von jedem Gerät zu speichern, zu organisieren, zu teilen und zu verwalten. Es bietet auch Workflow -Automatisierung, Dokumentenmanagement, Social -Networking und Team Collaboration Tools.
SharePoint kann als Dateiserver verwendet werden, sodass Benutzer einfach auf Dateien in einer sicheren Umgebung zugreifen und diese freigeben können. Außerdem können Benutzer ihre Dateien über mehrere Geräte hinweg synchronisieren, sodass sie von überall von überall auf ihre Dateien zugreifen können.
Wie richte ich SharePoint als Dateiserver ein?
Das Einrichten von SharePoint als Dateiserver ist einfach. Zunächst müssen Sie eine SharePoint -Site erstellen und Benutzer zur Website hinzufügen. Sobald die Website erstellt wurde, können Sie Dateien auf die Website hochladen. Sie können auch Ordner und Unterordner erstellen, um die Dateien zu organisieren.
Sobald die Dateien hochgeladen sind, können Sie Berechtigungen einrichten, um zu steuern, wer die Dateien anzeigen, bearbeiten oder löschen kann. Sie können auch Benachrichtigungen einrichten, damit Benutzer benachrichtigt werden, wenn Änderungen an den Dateien vorgenommen werden. Dies wird dazu beitragen, alle auf derselben Seite zu halten.
Was sind die Vorteile der Verwendung von SharePoint als Dateiserver?
Einer der Vorteile der Verwendung von SharePoint als Dateiserver besteht darin, dass er sicher und einfach zugänglich ist. Mit SharePoint können Benutzer von jedem Gerät auf ihre Dateien zugreifen, sodass sie unterwegs arbeiten können. Außerdem können Benutzer zusammenarbeiten und Dateien mit anderen Benutzern in einer sicheren Umgebung freigeben.
SharePoint bietet auch Tools für Workflow -Automatisierung, Dokumentenmanagement und Teamkollaboration, was es den Teams erleichtert, zusammenzuarbeiten. Dies kann dazu beitragen, die Produktivität zu steigern und die Zeit zu verkürzen, die für manuelle Aufgaben aufgewendet wird.
Was sind die Einschränkungen bei der Verwendung von SharePoint als Dateiserver?
Eine der Einschränkungen bei der Verwendung von SharePoint als Dateiserver besteht darin, dass es teuer sein kann, es einzurichten und zu warten. Es erfordert auch ein gewisses Maß an technischem Fachwissen, was für einige Benutzer schwierig sein kann. Darüber hinaus unterstützt SharePoint nicht alle Dateiformate, sodass einige Dateien möglicherweise nicht hochgeladen werden können.
Eine weitere Einschränkung ist, dass SharePoint nicht so flexibel ist wie andere Dateispeicherlösungen. Beispielsweise ist es nicht möglich, Dateien mit externen Benutzern zu teilen, und es gibt Grenzen für die Größe und Art der Dateien, die hochgeladen werden können.
Wie stelle ich die Sicherheit meiner Dateien auf SharePoint sicher?
Sie können die Sicherheit Ihrer Dateien auf SharePoint sicherstellen, indem Sie Berechtigungen einrichten. Auf diese Weise können Sie steuern, wer die Dateien anzeigen, bearbeiten oder löschen kann. Sie können auch Benachrichtigungen einrichten, damit Benutzer benachrichtigt werden, wenn Änderungen an den Dateien vorgenommen werden.
Darüber hinaus bietet SharePoint Verschlüsselung für auf dem Server gespeicherte Dateien und für Dateien, die extern freigegeben werden. Es bietet auch Tools zur Verwaltung des Benutzerzugriffs und der Berechtigungen und ermöglicht Ihnen die Verfolgung der Benutzeraktivität. Dies hilft sicherzustellen, dass Ihre Dateien sicher bleiben und nur autorisierte Benutzer darauf zugreifen können.
Verschieben Sie den Dateiserver auf Microsoft -Teams, nicht auf SharePoint
Es ist klar, dass SharePoint ein leistungsstarkes Tool für die Speicherung und Freigabe von Dateien ist. Sie können Dateien mit Kollegen, Kunden und anderen externen Parteien auf sichere und effiziente Weise speichern und teilen. Mit der benutzerfreundlichen Benutzeroberfläche ist es einfach zu verwenden und zu verwalten, was es zu einer guten Wahl für Unternehmen und Organisationen macht, die einen zuverlässigen Dateiserver benötigen. Warten Sie also nicht länger, nutzen Sie SharePoint auf das volle Potenzial und nutzen Sie die leistungsstarken Funktionen.
