Wie benutze ich SharePoint als Dokumentverwaltungssystem?
SharePoint ist ein unglaublich leistungsstarkes Dokumentenmanagement -Tool, mit dem Unternehmen aller Größen ihre Dokumentenfreigabe- und Kollaborationsprozesse optimieren können. Mit SharePoint können Sie Dokumente von überall und auf jedem Gerät aus speichern, organisieren und zugreifen. In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie Sie SharePoint verwenden können, um das Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.
Was ist SharePoint -Dokumentverwaltung?
SharePoint Document Management ist eine Cloud-basierte Plattform, mit der Unternehmen Dokumente speichern, organisieren und teilen können. Es bietet eine einfach zu verwendende Schnittstelle zum Verwalten und Freigeben von Dokumenten, sodass Sie schnell auf die benötigten Dokumente zugreifen können. Mit einer zentralen Bibliothek erleichtert es einfach, Dokumente zu verfolgen und sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf die aktuellsten Versionen hat.
Vorteile des SharePoint -Dokumentmanagements
Das SharePoint -Dokumentenmanagement bietet eine Reihe von wichtigen Vorteilen für Unternehmen. Dazu gehören:
- Organisation - Durch die Zentralisierung von Dokumenten ist es einfacher, sie im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf die aktuellsten Versionen hat.
- Zusammenarbeit-SharePoint ermöglicht es den Teams, in Echtzeit an Dokumenten zusammenzuarbeiten, sodass es einfacher ist, Projekte schneller zu erledigen.
- Sicherheit-SharePoint verfügt über integrierte Sicherheitsfunktionen, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre Dokumente sicher sind.
- Flexibilität - Mit SharePoint können Sie jederzeit und überall auf Ihre Dokumente von jedem Gerät zugreifen.
Erste Schritte mit SharePoint Dokumentverwaltung
Um mit SharePoint Dokumentverwaltung zu beginnen, müssen Sie eine SharePoint -Website erstellen. Dies ist ein einfacher Prozess und kann in nur wenigen Klicks durchgeführt werden. Sobald Sie Ihre Website erstellt haben, können Sie Dokumente hinzufügen und Bibliotheken einrichten.
Einrichten von Dokumentbibliotheken
Dokumentbibliotheken sind die Grundlage für die SharePoint -Dokumentverwaltung. Hier speichern Sie Ihre Dokumente und halten sie organisiert. Sie können mehrere Bibliotheken für verschiedene Abteilungen oder Projekte erstellen und benutzerdefinierte Ansichten einrichten, um die Ermittlung der benötigten Dokumente zu erleichtern.
Erstellen von Dokumentensätzen
Mit Dokumentsätzen können Sie zusammenhängende Dokumente zusammen gruppieren. Dies erleichtert das Finden der benötigten Dokumente und stellt sicher, dass jeder Zugriff auf dieselbe Version hat. Sie können Dokumentsätze für bestimmte Projekte oder Teammitglieder erstellen und dann Dokumente zum SET hinzufügen.
Versionskontrolle
Das SharePoint-Dokumentenmanagement erleichtert es einfach, Änderungen im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf die aktuellsten Versionen hat. Sie können die Versionskontrolle einrichten, um Änderungen automatisch zu verfolgen und neue Versionen für jedes Update zu erstellen. Dies erleichtert es einfach, die neueste Version eines Dokuments zu finden.
Check-in und Check-out des Dokuments
Check-in und Check-out sind eine wichtige Funktion des SharePoint-Dokumentverwaltung. Wenn ein Dokument ausgecheckt wird, kann nur der Benutzer, der es ausgecheckt hat, es bearbeiten. Dies verhindert, dass mehrere Benutzer gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten. Wenn ein Dokument eingecheckt wird, können alle anderen Benutzer das Dokument anzeigen und bearbeiten.
Dokumentmetadaten
Metadaten sind Daten über Daten und es ist ein wesentlicher Bestandteil der SharePoint -Dokumentverwaltung. Durch Hinzufügen von Metadaten zu Dokumenten können Sie leicht nach Dokumenten suchen und finden. Sie können auch Metadaten verwenden, um Dokumente zu kategorisieren und sie leichter zu finden.
Dokument -Workflows
Dokumentworkflows sind ein wichtiger Bestandteil der SharePoint -Dokumentverwaltung. Sie ermöglichen es Ihnen, Prozesse wie Dokumentengenehmigungen und Dokumentprüfungen zu automatisieren. Sie können benutzerdefinierte Workflows für verschiedene Arten von Dokumenten erstellen, damit Sie sicherstellen können, dass Dokumente genehmigt werden, bevor sie veröffentlicht werden.
Dokumentberechtigungen
Dokumentberechtigungen sind ein wichtiger Bestandteil der SharePoint -Dokumentverwaltung. Sie können Berechtigungen für jede Dokumentbibliothek einrichten, um zu steuern, wer Zugriff auf die Dokumente hat. Sie können auch Berechtigungen für einzelne Dokumente einrichten, damit Sie sicherstellen können, dass nur bestimmte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben.
Dokumentsuche
Die SharePoint -Dokumentverwaltung erleichtert die Suche nach Dokumenten. Sie können nach Schlüsselwort, Autor, Datum oder anderen Metadaten suchen. Dies erleichtert es einfach, die Dokumente, die Sie benötigen, schnell zu finden.
Ablauf des Dokuments
Das SharePoint -Dokumentenmanagement erleichtert auch das Festlegen von Ablaufdaten für Dokumente. Dies ist nützlich, wenn Sie sicherstellen müssen, dass Dokumente regelmäßig aktualisiert werden. Sie können ein Ablaufdatum für jedes Dokument festlegen, und SharePoint wird Sie dann alarmieren, wenn das Dokument auslaufen soll.
Verwandte FAQ
Was ist ein Dokumentverwaltungssystem?
Ein Dokumentverwaltungssystem (DMS) ist ein Computersystem, mit dem Dokumente gespeichert, verwaltet und verfolgt und Papier reduziert werden. Ein DMS organisiert Dokumente und erleichtert es, sie mit Kollegen zu finden, zugreifen und zu teilen. Es kann auch dazu beitragen, den Dokumentenverwaltungsprozess zu automatisieren, wodurch das Verwalten eines großen Dokumentevolumens einfacher wird.
SharePoint ist ein webbasiertes Dokumentverwaltungssystem, mit dem Unternehmen Dokumente speichern und teilen und an Projekten zusammenarbeiten können. Es kann auch verwendet werden, um Dokumente zu verwalten und zu verfolgen sowie den Dokumentverwaltungsprozess zu optimieren.
Wie kann SharePoint als Dokumentverwaltungssystem verwendet werden?
SharePoint kann als Dokumentverwaltungssystem (DMS) verwendet werden, indem Dokumentbibliotheken erstellt werden, in denen Dokumente gespeichert und verwaltet werden können. Dokumentbibliotheken können so angepasst werden, dass Metadaten enthalten sind, was die Suche und Sortierung von Dokumenten erleichtert. Dokumente können auch mit anderen Benutzern gemeinsam genutzt werden, was die Zusammenarbeit ermöglicht. SharePoint bietet auch Workflow -Funktionen, mit denen der Dokumentverwaltungsprozess automatisiert werden kann.
Darüber hinaus bietet SharePoint Funktionen wie Versionskontrolle, mit denen Benutzer Änderungen an Dokumenten im Laufe der Zeit sowie ein Check-in/Check-out verfolgen können, mit denen Benutzer steuern können, wer Änderungen an Dokumenten vornehmen kann. Diese Funktionen können dazu beitragen, dass die Dokumente auf dem neuesten Stand und genau sind.
Was sind die Vorteile der Verwendung von SharePoint als Dokumentverwaltungssystem?
Die Verwendung von SharePoint als Dokumentverwaltungssystem (DMS) kann viele Vorteile bieten. Es kann dazu beitragen, die Notwendigkeit harter Kopien von Dokumenten zu verringern und den Speicher und Abrufen von Dokumenten zu vereinfachen. Durch die Bereitstellung von Funktionen wie Versionskontrolle und Check-in/Check-out kann dies auch dazu beitragen, sicherzustellen, dass die Dokumente auf dem neuesten Stand und genau sind.
SharePoint kann auch verwendet werden, um in Echtzeit an Projekten und Dokumenten zusammenzuarbeiten. Dies kann dazu beitragen, die Produktivität zu verbessern, da Benutzer gemeinsam an Dokumenten arbeiten können, und auch dazu beitragen, die mit dem Versand von Dokumenten verbundenen Kosten zu senken. Es kann auch zur Automatisierung des Dokumentverwaltungsprozesses verwendet werden, der die Effizienz verbessern und die manuelle Arbeit verringern kann.
Was sind die Einschränkungen bei der Verwendung von SharePoint als Dokumentverwaltungssystem?
Wie bei jedem Dokumentverwaltungssystem (DMS) gibt es einige Einschränkungen bei der Verwendung von SharePoint als DMS. Beispielsweise kann SharePoint schwierig einrichten und pflegen und benötigt jemanden mit technischem Wissen, um es zu verwalten.
Darüber hinaus ist SharePoint nicht so sicher wie andere Dokumentverwaltungssysteme und verlangt, dass zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden müssen, um sicherzustellen, dass die Dokumente sicher bleiben. Es bietet auch nicht die gleiche Kontrolle über Dokumente wie andere DMS, z. B. die Möglichkeit, Zugriffsrechte für einzelne Dokumente festzulegen.
Wie kann SharePoint verwendet werden, um an Dokumenten zusammenzuarbeiten?
SharePoint kann verwendet werden, um in Echtzeit an Dokumenten zusammenzuarbeiten. Dokumente können in Dokumentbibliotheken gespeichert und mit anderen Benutzern geteilt werden, sodass Zusammenarbeit ermöglicht werden kann. SharePoint bietet auch Funktionen wie Versionskontrolle und Check-in/Check-out, mit denen sichergestellt werden kann, dass die Dokumente auf dem neuesten Stand und genau sind.
Darüber hinaus bietet SharePoint eine Chat -Funktion, mit der Benutzer in Echtzeit an Dokumenten kommunizieren und zusammenarbeiten können. Es kann auch zum Einrichten von Workflows verwendet werden, mit denen der Dokumentverwaltungsprozess automatisiert werden kann. Dies erleichtert es, ein großes Dokumentenvolumen zu verwalten und den Dokumentverwaltungsprozess zu optimieren.
SharePoint bietet ein leistungsstarkes Dokumentverwaltungssystem, mit dem Dateien sicher speichern, organisiert und freigegeben werden können. Die Kombination von Funktionen wie Dokumentenversionskontrolle, Dokumentenbibliotheksansichten und Drag & Drop -Funktionen machen es zu einem idealen System für Unternehmen aller Größen. Dieses System kann Ihnen helfen, Prozesse zu optimieren, Zeit und Geld zu sparen und die Zusammenarbeit und Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern. Mit SharePoint können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente ordnungsgemäß organisiert, gespeichert und sicher geteilt werden.
