Wie benutze ich SharePoint für die Dokumentenverwaltung?
SharePoint ist ein erstaunliches Werkzeug für die Dokumentenverwaltung. Es ist einfach zu bedienen, sicher und zuverlässig. Es ist eine großartige Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumentenmanagementprozesse verbessern möchten. Mit SharePoint können Sie Dokumente schnell und effizient speichern, organisieren und teilen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie SharePoint für das Dokumentenmanagement verwenden und das Beste daraus machen.
SharePoint ist ein großartiges Werkzeug für die Dokumentenverwaltung. Damit können Benutzer Dokumente online speichern, teilen und verwalten. Hier sind die Schritte, um SharePoint für die Dokumentenverwaltung zu verwenden:
- Erstellen Sie eine Dokumentbibliothek - dies ist ein Ort, an dem Sie Dokumente speichern und organisieren können. Sie können den Zugriff auf Dokumente auch steuern, indem Sie Berechtigungen zuweisen.
- Dokumente hochladen - Sie können Dokumente von Ihrem Computer oder von Cloud -Diensten in die Bibliothek hochladen.
- Metadaten hinzufügen - Sie können Dokumenten Metadaten (z. B. Tags, Kategorien und benutzerdefinierte Felder) hinzufügen, um sie einfacher zu finden.
- Dokumente teilen - Sie können Dokumente mit anderen teilen, indem Sie Links erstellen oder E -Mails direkt aus der Bibliothek senden.
- Verwalten von Dokumenten - Sie können Dokumente verwalten, indem Sie sie in Ordner organisieren, Berechtigungen einstellen und Änderungen verfolgen.
Sprache.
Was ist SharePoint für das Dokumentenmanagement?
SharePoint ist eine webbasierte Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung von Microsoft, mit der Teams von nahezu jedem Gerät sicher speichern, organisieren, teilen und zugreifen können. Es bietet ein zentrales System für Teams, um Dokumente zu speichern und zu teilen, Aufgaben, Termine und Kommunikation zu verfolgen. SharePoint wird von Organisationen aller Größen verwendet, von kleinen Unternehmen bis zu großen Unternehmen, um das Dokumentenmanagement, die Zusammenarbeit und die Kommunikation zu erleichtern.
Vorteile von SharePoint für das Dokumentenmanagement
SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform für Dokumentenmanagement, die das Dokumentenmanagement und die Zusammenarbeit vereinfacht. Es bietet ein sicheres und organisiertes zentrales Repository für Dokumente, auf die von jedem Gerät zugegriffen werden kann. Es ermöglicht Benutzern, Dokumente schnell und einfach zu speichern, zu organisieren und zu teilen. Darüber hinaus können Teams in Echtzeit mit Sicherheit und Versionskontrolle in Echtzeit zusammenarbeiten.
So verwenden Sie SharePoint für das Dokumentenverwaltung
Schritt 1: Erstellen Sie eine Site -Sammlung
Der erste Schritt bei der Verwendung von SharePoint für die Dokumentverwaltung besteht darin, eine Site -Sammlung zu erstellen. Eine Site -Sammlung ist eine Sammlung von Websites, die für das einfache Management zusammengefasst sind. Es ist die oberste Struktur für SharePoint, und alle anderen Standorte innerhalb von SharePoint sind in einer Site-Sammlung enthalten. Um eine Site -Sammlung zu erstellen, gehen Sie zum SharePoint Admin Center und klicken Sie auf die Schaltfläche „Eine Site -Sammlung erstellen“.
Schritt 2: Erstellen Sie eine Dokumentbibliothek
Sobald die Site -Sammlung erstellt wurde, besteht der nächste Schritt darin, eine Dokumentbibliothek zu erstellen. Eine Dokumentbibliothek ist eine spezielle Liste, mit der Dokumente gespeichert und verwaltet werden. Um eine Dokumentbibliothek zu erstellen, wechseln Sie zur Seite "Site Inhalt", wählen Sie die Option "Eine App hinzufügen" und wählen Sie dann "Dokumentbibliothek".
Schritt 3: Dokumente hochladen
Nachdem die Dokumentbibliothek erstellt wurde, können Dokumente jetzt darauf hochgeladen werden. Um ein Dokument hochzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche Upload, wählen Sie das Dokument aus dem Dateibrowser und klicken Sie auf die Schaltfläche Upload. Sobald das Dokument hochgeladen wurde, steht es anderen für andere zur Verfügung, um sie anzusehen, zu bearbeiten und zusammenzuarbeiten.
Schritt 4: Berechtigungen festlegen
Der nächste Schritt besteht darin, Berechtigungen für die Dokumentbibliothek festzulegen. Berechtigungen können für Benutzer und Gruppen festgelegt und verwendet werden, um zu steuern, wer auf Dokumente zugreifen, anzeigen und bearbeiten kann. Um Berechtigungen festzulegen, gehen Sie zur Seite "Dokumentbibliothekseinstellungen" und klicken Sie auf die Option „Berechtigungen für diese Dokumentbibliothek“.
Schritt 5: Metadaten hinzufügen
Metadaten sind Daten, die andere Daten beschreiben. In SharePoint kann Metadaten verwendet werden, um Dokumente zu organisieren und zu klassifizieren. Um einem Dokument Metadaten hinzuzufügen, gehen Sie zur Seite "Dokumentbibliothek" und klicken Sie auf die Option "Spalten". Von hier aus können Benutzer der Dokumentbibliothek Spalten hinzufügen und Dokumenten Metadaten zuweisen.
Schritt 6: Ansichten erstellen
Ansichten werden verwendet, um anzupassen, wie Dokumente in der Dokumentbibliothek angezeigt werden. Um eine Ansicht zu erstellen, gehen Sie zur Seite "Dokumentbibliothekseinstellungen" und klicken Sie auf die Option "Ansicht erstellen". Von hier aus können Benutzer Ansichten erstellen, mit denen Dokumente gefiltert und sortiert werden können.
Schritt 7: Benachrichtigungen konfigurieren
Warnungen können verwendet werden, um Benutzer zu benachrichtigen, wenn Änderungen an Dokumenten vorgenommen wurden. Um Warnungen zu konfigurieren, gehen Sie zur Seite "Dokumentbibliothekseinstellungen" und klicken Sie auf die Option "Alert Me". Von hier aus können Benutzer auswählen, über welche Änderungen sie alarmiert werden möchten und auf wen sie alarmiert werden möchten.
Schritt 8: Erstellen Sie Workflows
Workflows werden verwendet, um die Dokumentenverwaltungsprozesse zu automatisieren. Um einen Workflow zu erstellen, gehen Sie zur Seite "Dokumentbibliothekseinstellungen" und klicken Sie auf die Option "Workflows". Von hier aus können Benutzer Workflows erstellen, mit denen Aufgaben wie Dokumentengenehmigungsprozesse automatisiert werden können.
Schritt 9: Versioning konfigurieren
Die Versionierung wird verwendet, um Änderungen an Dokumenten zu verfolgen. Um Versionen zu konfigurieren, gehen Sie zur Seite "Dokumentbibliothekseinstellungen" und klicken Sie auf die Option "Versioningeinstellungen". Von hier aus können Benutzer auswählen, welche Änderungen sie verfolgt werden möchten und wie viele Versionen eines Dokuments aufbewahrt werden sollten.
Schritt 10: Überwachen Sie die Nutzung
SharePoint enthält Verwendungsberichte, mit denen die Benutzeraktivitäten überwacht werden können. Um Nutzungsberichte anzuzeigen, gehen Sie zur Seite "Dokumentbibliothekseinstellungen" und klicken Sie auf die Option "Nutzung". Von hier aus können Benutzer Verwendungsberichte anzeigen, mit denen festgestellt werden kann, auf welche Dokumente zugegriffen, bearbeitet und geteilt werden.
Häufig gestellte Fragen
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine von Microsoft entwickelte Cloud-basierte Plattform, die eine sichere und kollaborative Umgebung für Unternehmen bietet, um Dokumente zu speichern und zu teilen. Es ist auch ein leistungsstarkes Tool, das für das Dokumentenmanagement verwendet wird und von vielen Unternehmen aller Größen verwendet wird. Es ermöglicht Teams, problemlos an Projekten zu arbeiten, zu speichern und zugreifen zu können und Informationen auszutauschen.
Was sind die Vorteile der Verwendung von SharePoint für das Dokumentenmanagement?
Zu den Hauptvorteilen der Verwendung von SharePoint für das Dokumentenmanagement gehören eine verbesserte Zusammenarbeit, erweiterte Sicherheit und vereinfachte Datenorganisation. SharePoint beseitigt die Bedarf an manuellem Dateiverwaltung, sodass Teams mit einer Internetverbindung schnell auf Dateien auf und aus jedem Gerät freizugeben können. Es bietet Benutzern auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Workflows für die Automatisierung von Prozessen zu erstellen, sodass sie Zeit und Ressourcen sparen können. Darüber hinaus helfen die erweiterten Sicherheitsfunktionen von SharePoint sensible Informationen und stellen sicher, dass nur autorisierte Benutzer darauf zugreifen können.
Wie kann ich mit SharePoint für das Dokumentenmanagement beginnen?
Der Einstieg mit SharePoint für das Dokumentenmanagement ist relativ einfach. Zunächst müssen Sie eine SharePoint -Site erstellen, die durch Anmeldung für ein Microsoft -Konto erfolgen kann. Anschließend müssen Sie Dokumentbibliotheken erstellen, die im Wesentlichen Ordner sind, die Ihre Dokumente speichern. Sobald die Bibliotheken erstellt wurden, müssen Sie Ihre Dokumente hochladen, Berechtigungen festlegen und benutzerdefinierte Ansichten erstellen. Schließlich müssen Sie die Bibliothek mit Ihrem Team teilen, damit sie auf die Dokumente zugreifen können.
Was ist der beste Weg, um Dokumente in SharePoint zu organisieren?
Der beste Weg, Dokumente in SharePoint zu organisieren, besteht darin, eine intuitive, leicht zu navigierende Struktur zu erstellen und die Art und Weise widerzuspiegeln, wie Ihr Team funktioniert. Sie sollten zunächst eine Hauptbibliothek für alle Ihre Dokumente erstellen und dann zusätzliche Bibliotheken für bestimmte Themen oder Projekte erstellen. Beim Hinzufügen von Dokumenten zu den Bibliotheken ist es wichtig, beschreibende, keywordreiche Titel zu verwenden, damit Dokumente leicht gefunden werden können. Darüber hinaus sollten Sie in Betracht ziehen, Ordner zu erstellen, um Dokumente nach Subjekt oder Typ weiter zu trennen.
Was sind einige Tipps, um SharePoint für das Dokumentenmanagement erfolgreich zu verwenden?
Bei Verwendung von SharePoint für die Dokumentenverwaltung ist es wichtig sicherzustellen, dass die Dokumente ordnungsgemäß gekennzeichnet und organisiert sind. Dies erleichtert es, Dokumente zu finden, wenn sie benötigt werden. Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass jeder in Ihrem Team die Richtlinien für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten bewusst ist und sie ihnen folgt. Schließlich ist es wichtig, Ihre SharePoint -Website auf dem neuesten Stand zu halten und sicherzustellen, dass Dokumente regelmäßig gesichert werden, um sicherzustellen, dass keine Informationen verloren gehen.
Zusammenfassend ist SharePoint ein leistungsstarkes Instrument für das Dokumentenmanagement. Es ist benutzerfreundlich, sicher und kostengünstig. Mit der Möglichkeit, Dokumente problemlos zu speichern, zu teilen und zu verfolgen, kann SharePoint dazu beitragen, Ihren Dokumentverwaltungsprozess effizienter und organisierter zu gestalten. Mit dem richtigen Setup kann SharePoint die perfekte Lösung für die Bedürfnisse des Dokumentenverwaltungsverwaltungen eines Unternehmens sein.
