Wie erstelle ich eine freigegebene Excel -Datei in SharePoint?

Müssen Sie mit Ihrem Team an einer Excel -Datei zusammenarbeiten, wissen Sie aber nicht wie? SharePoint bietet eine einfache Möglichkeit, eine freigegebene Excel -Datei zu erstellen, damit mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten und Änderungen im Auge behalten können. In diesem Artikel lernen Sie, wie Sie eine gemeinsam genutzte Excel -Datei in SharePoint erstellen, sowie einige Tipps und Tricks, die Ihnen helfen, das Beste daraus zu machen.

Erstellen einer gemeinsam genutzten Excel -Datei in SharePoint ist einfach.

Melden Sie sich in Ihrem SharePoint -Konto an.
Navigieren Sie zu der Website, auf der Sie die Datei erstellen möchten.
Klicken Sie auf die Registerkarte "Dokumentbibliothek" und wählen Sie in der Dropdown-Liste "neu".
Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Dateien „Excel Workbook“.
Geben Sie einen Namen für die Datei ein und klicken Sie dann auf "Erstellen".
Geben Sie Ihre Daten in die Tabelle ein.
Klicken Sie nach Abschluss auf die Schaltfläche „Teilen“ und geben Sie die Namen derjenigen ein, mit denen Sie die Datei freigeben möchten.
Klicken Sie auf "Teilen", um die Freigabe zu bestätigen.

Die Datei ist jetzt freigegeben und für diejenigen zugegriffen, die Sie eingeladen haben.

Wie erstelle ich eine freigegebene Excel -Datei in SharePoint?

SharePoint ist eine Online -Kollaborationsplattform, mit der Benutzer Dateien an einem Ort erstellen, teilen und verwalten können. Es ist ein großartiges Instrument für Unternehmen, die an Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und vielem mehr zusammenarbeiten und zusammenarbeiten müssen. Eine der beliebtesten Funktionen von SharePoint ist die Fähigkeit, gemeinsam genutzte Excel -Dateien zu erstellen und zu verwalten. In diesem Artikel führen wir Sie durch die Schritte, um eine gemeinsam genutzte Excel -Datei in SharePoint zu erstellen.

Erstellen Sie die Datei

Der erste Schritt zum Erstellen einer gemeinsam genutzten Excel -Datei in SharePoint besteht darin, die Datei selbst zu erstellen. Sie können dies tun, indem Sie sich in Ihrem SharePoint -Konto anmelden und auf die Registerkarte "Dateien" in der oberen Navigationsleiste klicken. Von dort aus können Sie eine neue Datei erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche "+ neu" klicken. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Excel-Datei" und klicken Sie auf "Erstellen", um Ihre Datei zu erstellen.

Sobald Sie die Datei erstellt haben, wird sie im Abschnitt "neuer" der Seite "Dateien" angezeigt. Um auf die Datei zuzugreifen und sie zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf den Namen der Datei und sie wird im Excel Online -Editor geöffnet. Sie können jetzt damit beginnen, Daten in die Tabelle einzugeben und sie nach Ansicht anzupassen.

Teilen Sie die Datei

Sobald Sie die Excel -Datei erstellt haben, müssen Sie sie mit anderen Benutzern freigeben, damit sie auf sie zugreifen und bearbeiten können. Klicken Sie dazu in der oberen rechten Ecke des Excel-Online-Editors auf die Schaltfläche „Freigabe“. Dadurch wird ein Popup-Fenster geöffnet, in dem Sie die E-Mail-Adressen der Benutzer eingeben können, mit denen Sie die Datei teilen möchten. Sie können bei Bedarf auch eine personalisierte Nachricht hinzufügen.

Sobald Sie die Benutzer hinzugefügt haben, können Sie die Berechtigungsstufen für jeden Benutzer festlegen. Dadurch steuert sich das, was jeder Benutzer mit der Datei tun kann, z. B. ob er sie bearbeiten, löschen oder nur anzeigen kann. Wenn Sie die Berechtigungsstufen festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Freigabe", um die Anfragen zu senden.

Greifen Sie auf die Datei zu

Sobald Sie die Datei geteilt haben, können die Benutzer, mit denen Sie sie geteilt haben, auf sie zugreifen. Sie können dies tun, indem sie sich in ihr SharePoint -Konto anmelden und auf die Registerkarte "Dateien" in der oberen Navigationsleiste klicken. Von dort aus können sie auf die Datei zugreifen, indem sie auf die Registerkarte "Mit mir geteilt" klicken. Die Datei wird in dieser Registerkarte angezeigt und sie können darauf klicken, um sie im Excel -Online -Editor zu öffnen.

Sobald die Datei geöffnet ist, können die Benutzer damit beginnen, sie zu bearbeiten und miteinander zusammenzuarbeiten. Sie können auch die Registerkarte "Kommentare" verwenden, um Kommentare zu bestimmten Zellen zu hinterlassen und Änderungen zu verfolgen, die vorgenommen wurden. Dies erleichtert es allen, über die neueste Version der Tabelle auf dem Laufenden zu bleiben.

Bearbeiten Sie die Datei

Sobald die Benutzer auf die Datei zugegriffen haben, können sie damit beginnen, sie zu bearbeiten. Dazu können sie auf eine Zelle klicken, um sie auszuwählen und Daten einzugeben. Sie können auch die Symbolleiste oben auf der Seite verwenden, um den Text, die Bilder oder Diagramme und mehr zu formatieren. Sobald sie Änderungen vorgenommen haben, können sie auf die Schaltfläche "Speichern" klicken, um die Änderungen zu speichern.

Wenn sie später weitere Änderungen vornehmen müssen, können sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ klicken, um wieder in den Bearbeitungsmodus zu wechseln. Auf diese Weise können sie weitere Änderungen an der Datei vornehmen und sie speichern, wenn sie fertig sind. Es ist wichtig, sich daran zu bedenken, die Datei regelmäßig zu speichern, um sicherzustellen, dass jeder an der aktuellsten Version arbeitet.

Teilen Sie die aktualisierte Datei

Sobald die Benutzer Änderungen an der Datei vorgenommen haben, müssen sie die aktualisierte Version mit den anderen Benutzern freigeben. Dazu klicken sie in der oberen rechten Ecke des Excel Online-Editors auf die Schaltfläche „Teilen“. Dies öffnet das gleiche Popup-Fenster wie zuvor und kann dieselben Benutzer wie zuvor hinzufügen. Die aktualisierte Datei wird dann an die Benutzer gesendet.

Sobald die Benutzer Zugriff auf die aktualisierte Datei haben, können sie sie öffnen und wieder zusammenarbeiten. Sie können auch die Registerkarte "Kommentare" verwenden, um Kommentare zu hinterlassen und Änderungen zu verfolgen, die vorgenommen wurden. Auf diese Weise können alle über die neueste Version der Tabelle auf dem Laufenden bleiben.

Berechtigungen und Zugriff verwalten

Mit SharePoint können Sie außerdem die Berechtigungen und Zugriffsebene der Benutzer verwalten, mit denen Sie die Datei geteilt haben. Klicken Sie dazu in der oberen rechten Ecke des Excel Online-Editors auf die Schaltfläche "Zugriff verwalten". Dadurch wird ein Popup-Fenster geöffnet, in dem Sie die Liste der Benutzer, ihre Berechtigungsstufen und deren Zugriffsebenen anzeigen können.

In diesem Fenster können Sie die Berechtigungs- und Zugriffsebene für jeden Benutzer bearbeiten. Sie können auch neue Benutzer zur Liste hinzufügen, Benutzer löschen oder Zugriff für bestimmte Benutzer widerrufen. Sobald Sie Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um die Änderungen zu speichern.

Veränderungen verfolgen

Mit SharePoint können Sie auch Änderungen, die an der gemeinsam genutzten Excel -Datei vorgenommen wurden, leicht nachverfolgen. Klicken Sie dazu in der oberen rechten Ecke des Excel-Online-Editors auf die Schaltfläche "Versionsverlauf". Dadurch wird ein Popup-Fenster geöffnet, in dem eine Liste der Versionen der Datei angezeigt wird, die die Änderungen vorgenommen haben, als die Änderungen vorgenommen wurden, und mehr. In diesem Fenster können Sie die vorgenommenen Änderungen anzeigen und bei Bedarf eine frühere Version wiederherstellen.

Sie können auch die Registerkarte "Kommentare" verwenden, um alle Kommentare anzuzeigen, die in der Datei hinterlassen wurden. Dies erleichtert es einfach, Änderungen und Gespräche über die Datei zu verfolgen. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn Sie etwas finden müssen, das in einer früheren Version der Datei besprochen wurde.

Exportieren Sie die Datei

Schließlich ermöglicht SharePoint auch Sie, die freigegebene Excel -Datei in andere Formate zu exportieren. Klicken Sie dazu in der oberen rechten Ecke des Excel Online-Editors auf die Schaltfläche "Exportieren". Dadurch wird ein Popup-Fenster geöffnet, in dem Sie das Format auswählen können, in das Sie die Datei exportieren möchten. Sie können die Datei in ein PDF-, Excel- oder andere Dateiformat exportieren.

Sobald Sie das Format ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Exportieren", um die Datei zu speichern. Die Datei wird dann auf Ihrem Computer gespeichert und Sie können sie im ausgewählten Format öffnen. Auf diese Weise können Sie die Datei einfach mit anderen Benutzern freigeben, die möglicherweise keinen Zugriff auf SharePoint haben.

Dateiaktivität anzeigen

Mit SharePoint können Sie auch die Aktivität der freigegebenen Excel -Datei anzeigen. Klicken Sie dazu in der oberen rechten Ecke des Excel Online-Editors auf die Schaltfläche „Aktivität“. Dadurch wird ein Popup-Fenster geöffnet, in dem Sie die Liste der Benutzer anzeigen können, die auf die Datei zugegriffen haben und wann sie darauf zugegriffen haben. Sie können auch alle Änderungen anzeigen, die an der Datei vorgenommen wurden und die sie vorgenommen haben.

Dies erleichtert einfach zu verfolgen, wer auf die Datei zugegriffen hat und wann. Dies kann nützlich sein, wenn Sie verfolgen müssen, wer die Datei anzeigt, oder sicherstellen müssen, dass jeder über die neueste Version auf dem Laufenden bleibt.

Verwalten Sie die Datei

Schließlich können Sie SharePoint auch die gemeinsam genutzte Excel -Datei verwalten. Klicken Sie dazu in der oberen rechten Ecke des Excel Online-Editors auf die Schaltfläche „Verwalten“. Dadurch wird ein Popup-Fenster geöffnet, in dem Sie die Einstellungen der Datei anzeigen und bei Bedarf Änderungen vornehmen können. Sie können die Datei auch löschen, sie verschieben oder mit anderen Benutzern freigeben.

Dies erleichtert es einfach, die Datei auf dem neuesten Stand zu halten und sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf die neueste Version hat. Außerdem können Sie die Datei einfach an andere Benutzer weitergeben, die möglicherweise keinen Zugriff auf SharePoint haben.