Wie erstelle ich eine Ordnerstruktur in SharePoint?

Suchen Sie eine effektive Möglichkeit, große Datenmengen in SharePoint zu organisieren und zu speichern? Das Erstellen einer Ordnerstruktur in SharePoint kann eine effiziente Möglichkeit sein, Informationen zu verwalten und einen schnellen und einfachen Zugriff auf wichtige Dokumente zu ermöglichen. In diesem Leitfaden geben wir einen Überblick über die Schritte, die erforderlich sind, um eine Ordnerstruktur in SharePoint zu erstellen, sowie einige Tipps, wie sie sicherstellen können, dass sie für schnelle und einfache Gebrauchszeit optimiert werden kann.

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Erstellen einer Ordnerstruktur in SharePoint

SharePoint ist eine leistungsstarke und vielseitige Cloud-basierte Lösung für eine effiziente Dokumentenverwaltung. Es bietet ein sicheres, zentrales Repository für Dateien, Daten und andere Inhalte und ermöglicht es Benutzern, Informationen schnell und einfach zugreifen, speichern und weitergeben. Eine Möglichkeit, eine effektive Ordnerstruktur in SharePoint zu erstellen, besteht darin, eine hierarchische Liste von Ordnern zu verwenden, um Dokumente und andere Inhalte zu organisieren und zu verwalten.

Eine Ordnerstruktur in SharePoint kann entweder in der modernen oder klassischen Erfahrung erstellt werden. Die moderne Erfahrung ist die Standardschnittstelle beim Erstellen einer neuen Website in SharePoint. Es ist ein moderneres, intuitiveres und featurereiches Erlebnis im Vergleich zu der klassischen Erfahrung. Die klassische Erfahrung kann verwendet werden, wenn Sie die traditionelle Methode zum Verwalten von Dokumenten und anderen Inhalten bevorzugen. Unabhängig davon, für welche Erfahrung Sie auswählen, sind die Schritte zum Erstellen einer Ordnerstruktur in SharePoint gleich.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um zu erfahren, wie Sie eine Ordnerstruktur in SharePoint erstellen.

Schritt 1: Melden Sie sich bei SharePoint an

Der erste Schritt besteht darin, sich bei Ihrem SharePoint -Konto anzumelden. Sobald Sie angemeldet sind, werden Sie auf die Haupt -Dashboard -Seite gebracht. Von hier aus können Sie auf alle Funktionen zugreifen, die SharePoint zu bieten hat.

Schritt 2: Erstellen einer Bibliothek

Der nächste Schritt besteht darin, eine Bibliothek zu erstellen. Eine Bibliothek ist eine Sammlung von Dateien und anderen Inhalten, mit denen Dokumente gespeichert und organisiert werden können. Sie können eine Bibliothek erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche „Neu“ klicken und im Menü „Bibliothek“ auswählen. Geben Sie einen Namen für die Bibliothek ein und klicken Sie auf "Erstellen".

Schritt 3: Ordner erstellen

Nachdem Sie eine Bibliothek erstellt haben, können Sie Ordner erstellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Neu“ und wählen Sie im Menü „Ordner“. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein und klicken Sie auf "Erstellen". Sie können so viele Ordner erstellen, wie Sie eine effektive Ordnerstruktur erstellen müssen.

Schritt 4: Fügen Sie Dateien zu Ordnern hinzu

Sobald Sie Ordner erstellt haben, können Sie ihnen Dateien hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Neu" und wählen Sie im Menü "Datei" aus. Wählen Sie die Datei aus, die Sie hochladen möchten, und klicken Sie auf "Öffnen". Sie können dann den Ordner auswählen, in dem die Datei gespeichert werden soll, und klicken Sie auf "Speichern".

Schritt 5: Gruppen erstellen

Gruppen sind eine großartige Möglichkeit, den Zugriff auf Ihre Dateien und andere Inhalte zu steuern. Um eine Gruppe zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ und wählen Sie im Menü „Gruppe“ aus. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein und klicken Sie auf "Erstellen". Sie können dann Mitglieder zur Gruppe hinzufügen und ihnen verschiedene Berechtigungen zuweisen.

Schritt 6: Berechtigungen hinzufügen

Sobald Sie Gruppen erstellt haben, können Sie den Ordnern und Dateien Berechtigungen zuweisen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Berechtigungen“ und wählen Sie die Gruppe aus, der Sie die Berechtigungen zuweisen möchten. Sie können dann den Zugriffstyp auswählen, der die Gruppe haben sollte (anzeigen, bearbeiten, löschen usw.) und klicken Sie auf "Speichern".

Schritt 7: Erstellen Sie Ansichten

Ansichten sind eine großartige Möglichkeit, Ihre Dateien und andere Inhalte zu organisieren und zu verwalten. Um eine Ansicht zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ und wählen Sie im Menü „Ansicht“. Geben Sie einen Namen für die Ansicht ein und wählen Sie den gewünschten Ansichtstyp (Liste, Bibliothek, Kalender usw.) und klicken Sie auf "Erstellen". Sie können dann die Ansicht nach Ihren Wünschen anpassen.

Schritt 8: Warnungen erstellen

Warnungen sind eine großartige Möglichkeit, um mit Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben, die auf Ihrer SharePoint-Website vorgenommen werden. Um eine Warnung zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ und wählen Sie im Menü „Alarm“ aus. Wählen Sie den gewünschten Alarmtyp (neu, geändert, gelöscht usw.) und klicken Sie auf "Erstellen". Sie können dann den Alarm nach Ihren Wünschen anpassen.

Schritt 9: Versionsverlauf verwalten

Die Versionsverlauf ist eine großartige Möglichkeit, Änderungen zu verfolgen, die an Dateien und anderen Inhalten vorgenommen werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verwalten“ und wählen Sie im Menü auf die Schaltfläche "Verwalten" und wählen Sie "Versionsverlauf". Sie können dann den Versionsverlauf für jede Datei anzeigen und frühere Versionen wiederherstellen.

Schritt 10: Erstellen Sie Workflows

Workflows sind eine großartige Möglichkeit, Aufgaben und Prozesse in SharePoint zu automatisieren. Klicken Sie zum Erstellen eines Workflows auf die Schaltfläche „Neu“ und wählen Sie im Menü „Workflow“ aus. Wählen Sie den Workflow -Typ, den Sie erstellen möchten, und klicken Sie auf "Erstellen". Sie können den Workflow dann nach Ihren Wünschen anpassen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Anwendungsplattform, die von Microsoft erstellt wurde und eine breite Palette von Diensten bietet, einschließlich Content-Management, Intranet-Portalen und Dokumentverwaltungssystemen. Mit SharePoint ermöglicht Unternehmen, Informationen und Dokumente zu teilen, zu speichern und zu verwalten sowie an Projekten zusammenzuarbeiten. Es wird von Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen für eine Vielzahl von Aufgaben verwendet.

SharePoint kann auch verwendet werden, um eine Ordnerstruktur zum Organisieren von Inhalten zu erstellen. Es ermöglicht Benutzern, Ordner und Unterordner zu erstellen, Berechtigungen zuzuweisen und den Zugriff auf Dateien zu steuern. Dies erleichtert es einfach, den Inhalt im Auge zu behalten und erleichtert das Finden und Zugriff.

Wie erstelle ich eine Ordnerstruktur in SharePoint?

Das Erstellen einer Ordnerstruktur in SharePoint ist ein einfacher Prozess. Melden Sie sich zunächst bei der SharePoint -Site an und wählen Sie die Registerkarte "Site -Inhalt" aus. Klicken Sie von dort auf die Schaltfläche "Neu" und wählen Sie "Ordner". Ein neuer Ordner wird am aktuellen Ort erstellt. Um einen Unterordner zu erstellen, wählen Sie den neuen Ordner aus und klicken Sie auf "Neu" und wählen Sie erneut "Ordner". Dadurch wird ein Unterordner erstellt, der sich im ersten Ordner befindet.

Um einem Ordner oder Unterordner Berechtigungen zuzuweisen, wählen Sie den Ordner aus und klicken Sie auf "Shared mit". Dadurch wird das Dialogfeld "Berechtigungen" geöffnet. Hier können Sie Benutzer oder Gruppen zum Ordner hinzufügen und die Berechtigungen für jeden Benutzer oder jede Gruppe festlegen. Berechtigungen können für das Lesen, Schreiben, Löschen oder vollständige Kontrolle festgelegt werden. Sobald die Berechtigungen festgelegt wurden, klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen anzuwenden.

Was sind die Vorteile der Erstellung einer Ordnerstruktur in SharePoint?

Das Erstellen einer Ordnerstruktur in SharePoint kann Unternehmen helfen, ihre Inhalte zu organisieren und den Zugriff zu erleichtern. Durch das Erstellen von Ordnern und Unterordnern können Benutzer Inhalte organisiert speichern, wodurch das Finden und Zugriff erleichtert wird. Darüber hinaus kann das Zuweisen von Berechtigungen zu Ordnern dazu beitragen, vertrauliche Informationen zu schützen und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff darauf haben.

Das Erstellen einer Ordnerstruktur in SharePoint kann den Benutzern auch einfacher helfen, zusammenzuarbeiten. Durch die Zuweisung von Berechtigungen an Ordner können Benutzer Informationen an Kollegen austauschen und gemeinsam an Projekten arbeiten. Dies erleichtert einfach, organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass jeder Zugang zu den richtigen Ressourcen hat.

Was sind die verschiedenen Arten von Berechtigungen in SharePoint erhältlich?

SharePoint bietet verschiedene Arten von Berechtigungen, die Ordnern und Unterordnern zugewiesen werden können. Die häufigsten Typen werden gelesen, schreiben, löschen und die volle Kontrolle. Lesen Sie die Berechtigungen ermöglichen es Benutzern, den Inhalt eines Ordners oder Unterordners anzuzeigen, jedoch keine Änderungen vornehmen. Mit Schreiben können Benutzer den Inhalt eines Ordners oder Unterordners anzeigen und bearbeiten. Ermöglichen Sie Benutzern, Dateien aus einem Ordner oder Unterordner zu löschen. Abschließend können die vollständigen Kontrollberechtigungen den Benutzern Dateien aus einem Ordner oder Unterordner anzeigen, bearbeiten und löschen.

Zusätzlich zu diesen Berechtigungen ermöglicht SharePoint Benutzern auch die Berechtigungen auf Benutzerebene. Mit dieser Art der Berechtigte können Benutzer Ordner erstellen und löschen und anderen Benutzern Berechtigungen zuweisen. Benutzungsberechtigungen können auch verwendet werden, um einzelnen Benutzern bestimmte Berechtigungen zuzuweisen. Ein Benutzer kann beispielsweise schreibgeschützte Zugriff auf einen Ordner erhalten, während ein anderer Benutzer die vollständige Kontrolle erhält.

Können Sie eine Ordnerstruktur in SharePoint auf dem Handy erstellen?

Ja, es ist möglich, eine Ordnerstruktur in SharePoint auf einem mobilen Gerät zu erstellen. Der Vorgang ähnelt dem Erstellen einer Ordnerstruktur auf einem Desktop- oder Laptop -Computer. Melden Sie sich zunächst bei der SharePoint -Site an und wählen Sie die Registerkarte "Site -Inhalt" aus. Klicken Sie von dort auf die Schaltfläche "Neu" und wählen Sie "Ordner". Ein neuer Ordner wird am aktuellen Ort erstellt.

Um einen Unterordner zu erstellen, wählen Sie den neuen Ordner aus und klicken Sie auf "Neu" und wählen Sie erneut "Ordner". Dadurch wird ein Unterordner erstellt, der sich im ersten Ordner befindet. Um einem Ordner oder Unterordner Berechtigungen zuzuweisen, wählen Sie den Ordner aus und klicken Sie auf "Shared mit". Dadurch wird das Dialogfeld "Berechtigungen" geöffnet, in dem Sie Benutzer oder Gruppen hinzufügen und die Berechtigungen für jeden Benutzer oder jede Gruppe festlegen können. Sobald die Berechtigungen festgelegt wurden, klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen anzuwenden.

Wie finden Sie Dateien in SharePoint?

Das Finden und Zugriff auf Dateien in SharePoint ist einfach. Melden Sie sich zunächst bei der SharePoint -Site an und wählen Sie die Registerkarte "Site -Inhalt" aus. Dadurch wird eine Liste von Ordnern und Unterordnern geöffnet. Um auf eine Datei zuzugreifen, klicken Sie einfach auf den Ordner oder Unterordner, der die Datei enthält.

Sobald der Ordner oder der Unterordner geöffnet wurde, sind die darin enthaltenen Dateien sichtbar. Um eine Datei zu öffnen, klicken Sie einfach darauf und sie wird im zugehörigen Programm geöffnet. Wenn eine Datei nicht sichtbar ist, kann der Benutzer nicht die Berechtigung haben, sie anzuzeigen. In diesem Fall müssen sie sich an den Ordner oder den Unterordner -Eigentümer wenden, um Zugriff anzufordern.

Das Erstellen einer Ordnerstruktur in SharePoint kann eine großartige Möglichkeit sein, die Inhalte, Dokumente und Daten Ihres Unternehmens zu organisieren und zu speichern. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie problemlos eine Ordnerstruktur erstellen, mit der Sie den Inhalt, den Sie benötigen, einfach finden und zugreifen können. Mit der richtigen Ordnerstruktur können Sie sicherstellen, dass Ihr Inhalt organisiert und sicher ist. Mit SharePoint können Sie sich leicht ausruhen, wenn Sie wissen, dass Ihre Inhalte organisiert und sicher sind.