Wie erstelle ich einen Genehmigungsfluss in SharePoint?

Suchen Sie eine Möglichkeit, Geschäftsprozesse in Ihrer Organisation zu optimieren? Suchen Sie einen effizienten Weg, um Genehmigungen für Dokumente in SharePoint zu erhalten? Wenn ja, sind Sie am richtigen Ort. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie Sie einen Genehmigungsfluss in SharePoint erstellen, die verschiedenen Komponenten eines Genehmigungsflusss und wie Sie eine in Ihrem Unternehmen einrichten. Am Ende dieses Artikels verfügen Sie über das Wissen und die Tools, um einen effektiven Genehmigungsfluss in SharePoint einzurichten. Also fangen wir an!

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Was ist ein Genehmigungsfluss in SharePoint?

Ein Genehmigungsfluss in SharePoint ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem der Prozess der Genehmigung von Dokumenten und anderen Arten von Inhalten optimiert werden kann. Mit dieser Funktion kann ein Benutzer einen automatisierten Workflow erstellen, der die Genehmigung mehrerer Stakeholder erfordert, bevor ein Dokument veröffentlicht oder freigegeben werden kann. Dies erleichtert die Sicherstellung, dass alle an der Erstellung und Veröffentlichung eines Dokuments beteiligten Parteien konsultiert wurden und dass entsprechende Genehmigungen eingeholt wurden.

Das Genehmigungsflussfunktion in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Dokumente und andere Arten von Inhalten die erforderlichen Anforderungen erfüllen, bevor sie gemeinsam genutzt werden. Es hilft auch, sicherzustellen, dass das Dokument von den richtigen Personen korrekt, aktuell und genehmigt ist. Dies hilft, Zeit und Ressourcen zu sparen, und stellt sicher, dass wichtige Informationen rechtzeitig geteilt werden.

So erstellen Sie einen Genehmigungsfluss in SharePoint

Das Erstellen eines Genehmigungsflusss in SharePoint ist ein einfacher Prozess, der in wenigen Schritten abgeschlossen werden kann. Der erste Schritt besteht darin, die Seite "Site Inhalt" in SharePoint zu öffnen und auf "Workflows" zu klicken. Dadurch wird eine Seite mit der Option zum Erstellen eines neuen Workflows geöffnet.

Der nächste Schritt besteht darin, aus den bereitgestellten Optionen eine „Vorlage“ auszuwählen. Dadurch wird eine Seite geöffnet, auf der die verschiedenen verfügbaren Workflows angezeigt werden. Der Benutzer sollte den am besten geeigneten Workflow für seine Bedürfnisse auswählen.

Sobald der Benutzer den entsprechenden Workflow ausgewählt hat, sollte er dann auf "Weiter" klicken. Dadurch wird eine Seite geöffnet, auf der der Benutzer aufgefordert wird, Details zum Workflow wie den Workflow -Namen und die Beschreibung, die Liste oder die Bibliothek anzugeben, mit der der Workflow zugeordnet ist, sowie die Benutzer oder Gruppen, die am Genehmigungsprozess beteiligt sind.

Schritt -für -Schritt -Anleitung

1. Öffnen Sie die Seite "Site Inhalt" in SharePoint und klicken Sie auf "Workflows".

2. Wählen Sie eine „Vorlage“ aus den angegebenen Optionen.

3. Geben Sie den Workflow -Namen und die Beschreibung, die Liste oder die Bibliothek ein, mit der der Workflow zugeordnet ist, sowie die Benutzer oder Gruppen, die am Genehmigungsprozess beteiligt sind.

4. Klicken Sie auf "Weiter", um die Seite zu öffnen, auf der der Benutzer den Workflow konfigurieren kann.

5. Auf der Seite „Workflow konfigurieren“ sollte der Benutzer die "Startoptionen" auswählen, z.

6. Der Benutzer sollte dann die „Aktionen“ auswählen, z.

7. Sobald der Benutzer den Workflow konfiguriert hat, sollte er auf "Speichern" klicken, um den Workflow zu speichern.

8. Der Benutzer sollte dann klicken, um den Workflow zu veröffentlichen.

9. Der Benutzer sollte dann auf "Starten" klicken, um den Workflow zu starten.

10. Der Benutzer sollte dann den Workflow überwachen, um sicherzustellen, dass er wie erwartet ausgeführt wird.

Den Workflow testen

Sobald der Workflow veröffentlicht wurde, ist es wichtig, ihn zu testen, um sicherzustellen, dass er wie erwartet ausgeführt wird. Um den Workflow zu testen, sollte der Benutzer die Liste oder Bibliothek öffnen, in der der Workflow zugeordnet ist, und das Dokument auswählen, das verarbeitet werden muss.

Der Benutzer sollte dann auf "Workflow starten" klicken, um den Workflow zu initiieren. Dadurch wird eine Seite geöffnet, die den aktuellen Status des Workflows zeigt. Der Benutzer sollte dann auf "Verlauf anzeigen" klicken, um den Verlauf des Workflows anzuzeigen.

Der Benutzer sollte dann den Verlauf überprüfen, um sicherzustellen, dass der Workflow wie erwartet ausgeführt wird. Wenn Probleme gefunden werden, sollte der Benutzer die erforderlichen Schritte ausführen, um die Probleme zu beheben.

Fehlerbehebung häufiges Problem

Wenn der Benutzer bei der Verwendung des Genehmigungsflusss in SharePoint auf Probleme stoßen, sollte er zunächst versuchen, das Problem zu beheben. Zu den häufig vorkommenden Problemen gehören der Workflow nicht, der Workflow nicht abgeschlossen oder der Workflow funktioniert nicht wie erwartet.

Wenn der Workflow nicht beginnt, sollte der Benutzer die Startoptionen überprüfen, um sicherzustellen, dass der Workflow korrekt konfiguriert ist. Der Benutzer sollte auch überprüfen, ob die erforderlichen Benutzer oder Gruppen zum Workflow hinzugefügt wurden.

Wenn der Workflow nicht abgeschlossen ist, sollte der Benutzer die Aktionen überprüfen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Aktionen ausgeführt wurden. Der Benutzer sollte auch überprüfen, ob alle erforderlichen Benutzer oder Gruppen die erforderlichen Maßnahmen ergriffen haben.

Wenn der Workflow nicht wie erwartet funktioniert, sollte der Benutzer die Geschichte des Workflows überprüfen, um Fehler oder Probleme zu identifizieren. Der Benutzer sollte dann die erforderlichen Schritte ausführen, um das Problem zu beheben.

Verwaltung des Workflows

Sobald der Workflow wie erwartet ausgeführt wird, sollte der Benutzer den Workflow verwalten, um sicherzustellen, dass er weiterhin wie erwartet ausgeführt wird. Der Benutzer sollte den Workflow überwachen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Benutzer oder Gruppen die erforderlichen Maßnahmen ergreifen.

Der Benutzer sollte auch den Verlauf des Workflows überprüfen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen wurden. Wenn Probleme gefunden werden, sollte der Benutzer die erforderlichen Schritte ausführen, um die Probleme zu beheben.

Verwenden des Workflows für mehrere Dokumente

Der Genehmigungsfluss in SharePoint kann für mehrere Dokumente verwendet werden. Um den Workflow für mehrere Dokumente zu verwenden, sollte der Benutzer die Liste oder Bibliothek öffnen, in der der Workflow zugeordnet ist. Der Benutzer sollte dann die Dokumente auswählen, die er verarbeiten möchten, und klicken auf „Workflow starten“.

Der Benutzer sollte dann den Workflow überwachen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden. Wenn Probleme gefunden werden, sollte der Benutzer die erforderlichen Schritte ausführen, um die Probleme zu beheben.

Anzeigen der Workflow -Geschichte

Der Benutzer kann den Verlauf des Workflows anzeigen, indem er die Liste oder Bibliothek öffnet, in der der Workflow mit dem Dokument zugeordnet ist und ausgewählt wird. Der Benutzer sollte dann auf "Verlauf anzeigen" klicken, um den Verlauf des Workflows anzuzeigen.

Der Benutzer sollte dann den Verlauf überprüfen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen wurden. Wenn Probleme gefunden werden, sollte der Benutzer die erforderlichen Schritte ausführen, um die Probleme zu beheben.

Planungsworkflows

Der Benutzer kann einen Workflow planen, der in regelmäßigen Abständen ausgeführt wird, indem der "Site -Inhalt" in SharePoint geöffnet und auf "Workflows" klickt. Der Benutzer sollte dann den Workflow auswählen, den er planen und auf „Zeitplan“ klicken möchte.

Der Benutzer sollte dann die Details der Ausführung des Workflows eingeben, z. B. das Startdatum, das Enddatum und die Frequenz. Der Benutzer sollte dann auf "Speichern" klicken, um den Workflow -Zeitplan zu speichern.

Verwendung des Genehmigungsflusss in SharePoint mit Microsoft Flow

Der Zulassungsfluss in SharePoint kann in Verbindung mit Microsoft Flow verwendet werden. Microsoft Flow ist eine leistungsstarke Automatisierungsplattform, mit der Benutzer automatisierte Workflows erstellen können, mit denen Benachrichtigungen ausgelöst, E -Mails gesendet werden können.

Um den Genehmigungsfluss in SharePoint mit Microsoft Flow zu verwenden, sollte der Benutzer die Liste oder Bibliothek öffnen, in der der Workflow zugeordnet ist, und das Dokument auswählen. Der Benutzer sollte dann auf "Flow" klicken, um die Microsoft Flow -Seite zu öffnen.

Der Benutzer sollte dann einen Fluss für das Dokument erstellen und die erforderlichen Schritte hinzufügen, z. B. das Senden von E -Mails oder Benachrichtigungen an die erforderlichen Stakeholder, um den Workflow abzuschließen. Sobald der Fluss erstellt wurde, sollte der Benutzer dann auf "Speichern" klicken, um den Fluss zu speichern.

Überwachungs- und Fehlerbehebungströme

Sobald der Fluss erstellt wurde, sollte der Benutzer den Fluss überwachen, um sicherzustellen, dass er wie erwartet ausgeführt wird. Der Benutzer sollte auch den Verlauf des Flusses überprüfen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen wurden.

Wenn Probleme gefunden werden, sollte der Benutzer die erforderlichen Schritte ausführen, um die Probleme zu beheben. Der Benutzer sollte auch die Einstellungen des Flusses überprüfen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Einstellungen korrekt konfiguriert werden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Genehmigungsfluss in SharePoint?

Ein Genehmigungsfluss in SharePoint ist eine Funktion, mit der Benutzer einen benutzerdefinierten Workflow für ihre Dokumente oder Elemente erstellen können. Dieser Workflow ist so konzipiert, dass der Genehmigungsprozess automatisiert und den Fortschritt des Genehmigungsprozesses nachverfolgt wird. Der Genehmigungsfluss wird mit Hilfe einer grafischen Benutzeroberfläche eingerichtet und kann verwendet werden, um Dokumente und Elemente zwischen Benutzern, Gruppen oder Abteilungen zu leiten.

Der Genehmigungsfluss kann verwendet werden, um sicherzustellen, dass alle Dokumente oder Elemente überprüft und genehmigt wurden, bevor sie veröffentlicht oder an andere Standorte verlegt wurden. Es kann auch verwendet werden, um Aufgaben wie das Senden von Benachrichtigungen und Erinnerungen an Benutzer zu automatisieren und den Status von Dokumenten oder Elementen zu verwalten, während sie den Genehmigungsprozess durchlaufen.

Wie erstelle ich einen Genehmigungsfluss in SharePoint?

Um einen Genehmigungsfluss in SharePoint zu erstellen, muss der SharePoint -Designer verwendet werden. Dies ist ein webbasiertes Tool, mit dem Benutzer benutzerdefinierte Workflows erstellen und verwalten können. Der SharePoint -Designer kann verwendet werden, um einen neuen Zulassungsfluss von Grund auf oder um einen vorhandenen Zulassungsfluss zu ändern.

Um einen Genehmigungsfluss zu erstellen, müssen Benutzer zunächst die Schritte im Workflow definieren, einschließlich der Benutzer und Gruppen, die am Genehmigungsverfahren beteiligt sein sollten. Sie müssen auch Bedingungen einrichten, die verwendet werden, um festzustellen, wann der Workflow ausgelöst werden soll, und die Aktionen definieren, die beim Auslösen des Workflows stattfinden. Sobald der Workflow eingerichtet wurde, können Benutzer den Workflow für SharePoint veröffentlichen und ihn für ihre Dokumente und Elemente verwenden.

Wie teste ich einen Zulassungsfluss in SharePoint?

Sobald ein Genehmigungsfluss in SharePoint erstellt wurde, können Benutzer ihn testen, indem sie eine neue Instanz des Workflows erstellen. Auf diese Weise können Benutzer den Workflow testen und sicherstellen, dass er wie erwartet funktioniert. Um den Genehmigungsfluss zu testen, müssen Benutzer ein neues Dokument oder ein neues Element erstellen und dann den Workflow einleiten. Dadurch wird der Genehmigungsprozess gestartet, und der Benutzer kann dann beobachten, wie der Workflow fortschreitet und die erforderlichen Änderungen vornehmen.

Der SharePoint -Designer bietet auch eine Testumgebung, in der Benutzer eine Simulation des Zulassungsflusss durchführen können. Auf diese Weise können Benutzer den Workflow sicher testen und sicherstellen, dass er wie erwartet funktioniert, bevor sie ihn veröffentlichen. Sobald der Zulassungsfluss getestet und verwendet werden kann, kann er in SharePoint veröffentlicht und für reale Dokumente und Elemente verwendet werden.

Was sind die Vorteile der Verwendung eines Genehmigungsflusss in SharePoint?

Die Verwendung eines Genehmigungsflusss in SharePoint bietet den Benutzern zahlreiche Vorteile. Durch die Automatisierung des Genehmigungsprozesses können Benutzer Zeit und Mühe sparen und sicherstellen, dass alle Dokumente und Elemente korrekt überprüft und genehmigt werden. Ein Zulassungsfluss kann auch verwendet werden, um den Fortschritt des Genehmigungsverfahrens zu verfolgen und Benachrichtigungen und Erinnerungen bei Bedarf an Benutzer zu senden.

Die Verwendung eines Genehmigungsflusss in SharePoint ermöglicht es Benutzern, den Workflow auf ihre spezifischen Anforderungen zu konfigurieren. Dies gibt den Benutzern mehr Kontrolle über den Genehmigungsprozess und ermöglicht es ihnen, den Workflow für ihre spezifischen Anforderungen anzupassen. Darüber hinaus bietet der SharePoint -Designer eine grafische Benutzeroberfläche, mit der Benutzer ihre Genehmigungsströme erstellen und verwalten können.

Was sind die Einschränkungen bei der Verwendung eines Genehmigungsflusss in SharePoint?

Obwohl ein Genehmigungsfluss in SharePoint den Benutzern viele Vorteile bietet, hat sie auch einige Einschränkungen. Genehmigungsströme können nur zur Genehmigung von Dokumenten und Gegenständen verwendet werden und können nicht zur Genehmigung anderer Inhaltsarten verwendet werden. Darüber hinaus beschränken sich die Genehmigungsströme auf die im Workflow eingerichteten Benutzer und Gruppen.

Darüber hinaus sind die Genehmigungsströme auf die Aktionen beschränkt, die im Workflow konfiguriert werden können. Dies bedeutet, dass Benutzer keine zusätzlichen Aktionen hinzufügen oder die bereits konfigurierten Aktionen ändern können. Schließlich können die Genehmigungsströme nur für Dokumente und Elemente verwendet werden, die bereits in SharePoint gespeichert wurden und nicht für Dokumente und Elemente verwendet werden können, die außerhalb von SharePoint gespeichert sind.

Erstellen Sie einfache Dokumentgenehmigungsflüsse mit Power Automate & SharePoint

Zusammenfassend ist es eine großartige Möglichkeit, den Genehmigungsprozess für Dokumente und andere Aufgaben zu rationalisieren, um einen Genehmigungsfluss in SharePoint zu erstellen. Es ist ein einfacher Prozess, mit dem Sie schnell und einfach einen Genehmigungsprozess für jede Art von Inhalten einrichten können, die in SharePoint gespeichert sind. Mit der Möglichkeit, den Fluss an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen, ist der Genehmigungsfluss von SharePoint für jede Organisation ein unschätzbares Vorteil.