Wie erstelle ich einen Projektplan in SharePoint?
Das Erstellen eines Projektplans in SharePoint kann dazu beitragen, komplexe Projekte zu optimieren, um einen erfolgreichen Abschluss sicherzustellen. Ein robuster Projektplan zu haben, hilft dabei, alle auf derselben Seite zu halten, und kann dazu beitragen, kostspielige Missverständnisse und Verzögerungen zu vermeiden. In diesem Leitfaden werden wir untersuchen, wie Sie einen Projektplan in SharePoint erstellen, von der Einrichtung einer Projektzeitleiste bis hin zur Verfolgung des Fortschritts und der Zuweisung von Aufgaben. Mit der richtigen Planung haben Sie einen Projektplan in SharePoint, der Ihnen hilft, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
- Öffnen Sie die SharePoint -Startseite und wählen Sie die Schaltfläche „Projektplan erstellen“.
- Geben Sie den Titel, das Ziel und die Ziele des Projekts ein.
- Setzen Sie Termine, weisen Sie Aufgaben zu und weisen Sie Ressourcen zu.
- Speichern Sie die Änderungen und kehren Sie zur Startseite zurück.
- Navigieren Sie zum Abschnitt Projektplan und klicken Sie auf den gerade erstellten Projektplan.
- Bearbeiten Sie den Projektplan und verfolgen Sie den Fortschritt.
Sobald Sie Ihren Projektplan erstellt haben, können Sie ihn problemlos mit Teammitgliedern und Stakeholdern teilen.
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Wie erstelle ich einen Projektplan in SharePoint?
SharePoint ist ein leistungsstarkes und beliebtes Dokumentmanagementsystem, mit dem Teams Dokumente, Aufgaben und andere Ressourcen teilen, teilen und zusammenarbeiten können. Es wird häufig verwendet, um Projektpläne zu erstellen, die den Teams helfen können, den Projektfortschritt zu verfolgen, Risiken zu identifizieren und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Dieser Leitfaden bietet einen Überblick über die Schritte, die erforderlich sind, um einen Projektplan in SharePoint zu erstellen.
Schritt 1: Definieren Sie das Projekt
Der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektplans in SharePoint besteht darin, das Projekt zu definieren. Dies beinhaltet die Identifizierung der Projektziele, Ziele und der erwarteten Ergebnisse. Darüber hinaus ist es wichtig, den Umfang des Projekts, die Zeitleiste und die Ressourcen zu definieren, die erforderlich sind, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.
Schritt 2: Erstellen Sie eine SharePoint -Site
Der nächste Schritt besteht darin, eine SharePoint -Website zu erstellen, um den Projektplan zu unterbringen. Dies kann schnell mit dem Assistenten der SharePoint -Site -Erstellung erfolgen. Sobald die Website erstellt wurde, ist es wichtig, die richtigen Berechtigungsstufen festzulegen, z. B. wer auf die Website zugreifen kann und wer Änderungen vornehmen kann.
Schritt 3: Projektaufgaben hinzufügen
Sobald die SharePoint -Site erstellt wurde, besteht der nächste Schritt darin, Projektaufgaben hinzuzufügen. Dies kann durch das Erstellen einer Aufgabenliste und das Hinzufügen von Aufgaben erfolgen. Jede Aufgabe sollte eine Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum und die zugewiesenen Benutzer enthalten. Es ist auch wichtig, Abhängigkeiten und Meilensteine hinzuzufügen, damit das Team den Fortschritt des Projekts verfolgen kann.
Schritt 4: Dokumentbibliotheken erstellen
Der nächste Schritt besteht darin, Dokumentbibliotheken auf der SharePoint -Website zu erstellen. Auf diese Weise kann das Team Dokumente im Zusammenhang mit dem Projekt speichern und teilen. Für jede Projektphase ist es wichtig, Bibliotheken zu erstellen, da dies sicherstellt, dass die Dokumente organisiert und leicht zu finden sind.
Schritt 5: Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen
Sobald die Dokumentbibliotheken erstellt wurden, besteht der nächste Schritt darin, Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Dadurch wird sichergestellt, dass sich jeder seiner Verantwortung bewusst ist und zusammenarbeiten kann, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Es ist auch wichtig, Fristen zuzuweisen und Fortschritte zu verfolgen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf dem Laufenden bleibt.
Schritt 6: Überwachen Sie den Fortschritt
Der letzte Schritt besteht darin, den Fortschritt des Projekts zu überwachen. Dies kann durch die Verwendung der Aufgabenliste und Dokumentbibliotheken erfolgen, die auf der SharePoint -Website erstellt wurden. Darüber hinaus ist es wichtig, Benachrichtigungen und Warnungen einzurichten, damit das Team Änderungen oder Aktualisierungen des Projekts kennen.
Schritt 7: Bericht über den Fortschritt
Sobald das Projekt abgeschlossen ist, ist es wichtig, über den Fortschritt zu berichten. Dies kann durch Erstellen eines Berichts auf der SharePoint -Website erstellt werden. Der Bericht sollte die Ziele und Ziele des Projekts, die Zeitleiste, die verwendeten Ressourcen und alle anderen relevanten Informationen enthalten.
Schritt 8: Archivieren Sie den Projektplan
Der letzte Schritt besteht darin, den Projektplan zu archivieren. Dadurch wird sichergestellt, dass der Projektplan sicher und sicher gehalten wird und in Zukunft leicht zugänglich ist. Darüber hinaus ist es wichtig, ein Backup -System einzurichten, damit der Projektplan schnell wiederhergestellt werden kann, wenn er jemals verloren geht oder gelöscht wird.
Schritt 9: Bewerten Sie den Projektplan
Sobald der Projektplan archiviert wurde, ist es wichtig, den Erfolg des Projekts zu bewerten. Dies kann durch Betrachtung der Ziele und Ziele erfolgen, die am Anfang festgelegt wurden und sie mit den erzielten Ergebnissen verglichen haben. Zusätzlich sollten alle Feedback von Stakeholdern berücksichtigt werden.
Schritt 10: Aktualisieren Sie den Projektplan
Schließlich ist es wichtig, den Projektplan regelmäßig zu aktualisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt auf dem neuesten Stand gehalten wird und Änderungen oder Aktualisierungen schnell zum Plan hinzugefügt werden können. Darüber hinaus ist es wichtig, den Projektplan regelmäßig zu überprüfen, damit alle erforderlichen Anpassungen vorgenommen werden können.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein SharePoint -Projektplan?
Ein SharePoint -Projektplan ist ein zentrales Dokument, in dem Umfang, Zeitachse, Leistungen, Aufgaben und Ressourcen für ein Projekt beschrieben werden. Es wird verwendet, um die Bemühungen aller am Projekt beteiligten Beteiligten zu koordinieren und die Gesamtfortschritt und Zeitleiste des Projekts zu besichtigen.
SharePoint-Projektpläne können in Microsoft SharePoint erstellt werden, einer Cloud-basierten Kollaborationsplattform, mit der Benutzer Dateien speichern, organisieren und teilen können. Es bietet auch Tools für Projektmanagement, Aufgabenmanagement und Dokumentenkooperation.
Was sind die Vorteile der Erstellung eines Projektplans in SharePoint?
Durch die Erstellung eines Projektplans in SharePoint können Stakeholder über einen zentralen Standort verfügen, um Projektdokumente, Aufgaben und Ressourcen zu speichern und zu teilen. Dies erleichtert es, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und Änderungen oder Updates in Echtzeit zu kommunizieren.
Darüber hinaus sind SharePoint -Projektpläne einfach zu erstellen und zu verwalten. Mit der Drag-and-Drop-Oberfläche können Benutzer schnell einen Projektplan in SharePoint erstellen und den Teammitgliedern Aufgaben zuweisen. Dies hilft sicherzustellen, dass sich alle Beteiligten auf derselben Seite befinden und sich über den Fortschritt des Projekts bewusst sind.
Wie erstelle ich einen Projektplan in SharePoint?
Das Erstellen eines Projektplans in SharePoint ist einfach. Öffnen Sie zunächst die SharePoint -Site und klicken Sie auf "Erstellen eines Projektplans". Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet und Sie aufgefordert, einen Namen für den Projektplan einzugeben. Sobald Sie einen Namen eingegeben haben, klicken Sie auf "Erstellen".
Als nächstes werden Sie zu einer Seite gebracht, auf der Sie Ihrem Projektplan Aufgaben hinzufügen können. Sie können Aufgaben hinzufügen und den Teammitgliedern zuweisen, indem Sie die Schaltfläche „Aufgabe hinzufügen“ auswählen. Sie können auch Meilensteine hinzufügen und Aufgaben Ressourcen zuweisen. Sobald Sie alle Aufgaben und Ressourcen hinzugefügt haben, können Sie auf "Speichern" klicken, um Ihren Projektplan zu speichern.
Wie verfolge ich den Fortschritt meines Projektplans in SharePoint?
Sobald Sie Ihren Projektplan in SharePoint erstellt haben, können Sie den Fortschritt des Projekts in Echtzeit verfolgen. Öffnen Sie dazu den Projektplan und klicken Sie auf „Projektfortschritt anzeigen“. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie den Fortschritt jeder Aufgabe sehen können. Sie können auch Notizen und Kommentare hinzufügen, den Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und den Gesamtfortschritt des Projekts überwachen.
Wie teile ich meinen Projektplan mit Stakeholdern?
Sobald Sie Ihren Projektplan in SharePoint erstellt haben, können Sie ihn problemlos mit den Stakeholdern teilen. Öffnen Sie dazu den Projektplan und klicken Sie auf „Freigabe“. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie die E -Mails der Stakeholder eingeben können, mit denen Sie den Projektplan teilen möchten. Sie können auch Berechtigungen für jeden Benutzer festlegen, z. B. nur anzeigen oder Zugriff bearbeiten. Wenn Sie die E -Mails eingegeben und die Berechtigungen festgelegt haben, klicken Sie auf "Freigabe", um den Projektplan zu teilen.
Abschließend ist die Erstellung eines Projektplans in SharePoint eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt organisiert und auf dem richtigen Weg bleibt. Mit der benutzerfreundlichen Benutzeroberfläche von SharePoint und intuitiven Tools können Sie einen Projektplan schnell und einfach entwerfen, der Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Mit ein wenig Planung und den richtigen Tools können Sie einen Projektplan erstellen und verwalten, der Ihnen und Ihrem Team hilft, auf dem richtigen Weg zu bleiben und Ihre Ziele zu erreichen.
