Wie erstelle ich einen SharePoint -Ordner mit eingeschränktem Zugriff?

Suchen Sie eine einfache Möglichkeit, einen SharePoint -Ordner mit eingeschränktem Zugriff zu erstellen? SharePoint ist ein hervorragendes Werkzeug für viele verschiedene Zwecke, einschließlich der Möglichkeit, sichere Ordner mit eingeschränktem Zugriff zu erstellen. In diesem Leitfaden erläutern wir, wie Sie einen SharePoint -Ordner mit eingeschränktem Zugriff erstellen und die Schritte, die Sie ausführen müssen, um sicherzustellen, dass er sicher ist. Fangen wir an!

So erstellen Sie einen SharePoint -Ordner mit eingeschränktem Zugriff

SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform für Unternehmenskollaboration, die von Unternehmen aller Größen verwendet wird. Es ermöglicht Benutzern, Dateien zu speichern und zu teilen, Projekte zu verwalten und mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Als Administrator besteht eine der wichtigsten Aufgaben darin, einen Ordner mit eingeschränktem Zugriff zu erstellen. Dies stellt sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter die Dateien im Ordner anzeigen und die Daten vor nicht autorisierten Zugriff schützen können.

Das Erstellen eines Ordners mit eingeschränktem Zugriff in SharePoint kann in wenigen einfachen Schritten erfolgen. Dieser Artikel enthält Schritt-für-Schritt-Anweisungen zum Einrichten eines sicheren Ordners in SharePoint.

Schritt 1: Erstellen Sie einen Ordner

Der erste Schritt besteht darin, einen Ordner in SharePoint zu erstellen. Melden Sie sich dazu in Ihr SharePoint -Konto an und klicken Sie auf die Schaltfläche „Ein Ordner hinzufügen“. Geben Sie den Namen des Ordners ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen". Der Ordner wird jetzt erstellt.

Schritt 2: Berechtigungen festlegen

Nachdem der Ordner erstellt wurde, können Sie die entsprechenden Berechtigungen festlegen. Klicken Sie auf den Ordner und wählen Sie die Registerkarte "Berechtigungen". Hier können Sie die Zugriffsstufe auswählen, die Sie jedem Benutzer oder jeder Gruppe geben möchten. Sie können beispielsweise einigen Benutzern nur zu Zugriff gelesen werden, während andere möglicherweise die volle Kontrolle haben. Stellen Sie sicher, dass Sie die Änderungen speichern, sobald Sie fertig sind.

Schritt 3: Teilen Sie den Ordner

Sobald Sie den Ordner erstellt und die entsprechenden Berechtigungen festgelegt haben, können Sie den Ordner jetzt mit den erforderlichen Benutzern freigeben. Klicken Sie dazu auf den Ordner und wählen Sie die Option "Freigabe" aus. Hier können Sie die E -Mail -Adressen der Benutzer eingeben, mit denen Sie den Ordner teilen möchten. Sie können auch eine Nachricht hinzufügen, wenn Sie möchten.

Schritt 4: Ordneraktivität überwachen

Nachdem der Ordner erstellt und mit den erforderlichen Benutzern geteilt wurde, ist es wichtig, die Aktivität im Ordner zu überwachen. Klicken Sie dazu auf den Ordner und wählen Sie die Registerkarte "Aktivität" aus. Hier können Sie die Aktivität im Ordner anzeigen und sicherstellen, dass die entsprechenden Benutzer auf den Ordner zugreifen.

Schritt 5: Warnungen erstellen

Es ist auch wichtig, über Änderungen am Ordner informiert zu werden. Klicken Sie dazu auf den Ordner und wählen Sie die Registerkarte "Warnungen" aus. Hier können Sie Warnungen einrichten, die Ihnen gesendet werden können, wenn ein Benutzer Änderungen am Ordner vornimmt.

Schritt 6: Retentionsrichtlinien festlegen

Es ist auch wichtig, Retentionsrichtlinien für den Ordner einzurichten. Dadurch wird sichergestellt, dass Dateien im Ordner nach einem bestimmten Zeitraum automatisch gelöscht werden. Klicken Sie dazu auf den Ordner und wählen Sie die Registerkarte "Aufbewahrung" aus. Hier können Sie die Aufbewahrungsrichtlinien für den Ordner einrichten und die Zeitspanne festlegen, in der die Dateien beibehalten werden sollen.

Schritt 7: Setzen Sie die Ablaufrichtlinien

Mit den Ablaufrichtlinien können Sie den Zugriff auf den Ordner verwalten. Klicken Sie dazu auf den Ordner und wählen Sie die Registerkarte "Ablauf" aus. Hier können Sie die Ablaufrichtlinien für den Ordner einrichten und die Zeitdauer angeben, die die Benutzer auf den Ordner zugreifen können.

Schritt 8: Setzen Sie die Prüfungsrichtlinien

Es ist auch wichtig, Prüfungsrichtlinien für den Ordner einzurichten. Auf diese Weise können Sie die Aktivität im Ordner überwachen, einschließlich wer auf sie zugreift und wann. Klicken Sie dazu auf den Ordner und wählen Sie die Registerkarte "Auditing" aus. Hier können Sie die Prüfungsrichtlinien für den Ordner einrichten und die Arten von Aktivitäten angeben, die überwacht werden sollten.

Schritt 9: Zugriffsanforderungen überwachen

Es ist auch wichtig, alle Zugriffsanforderungen für den Ordner zu überwachen. Klicken Sie dazu auf den Ordner und wählen Sie die Registerkarte „Zugriff auf Anforderungen“. Hier können Sie alle Zugriffsanfragen auf den Ordner anzeigen und sie bei Bedarf genehmigen oder verweigern.

Schritt 10: Veröffentlichen Sie den Ordner

Der letzte Schritt besteht darin, den Ordner zu veröffentlichen. Dadurch wird der Ordner allen autorisierten Benutzern zur Verfügung gestellt. Klicken Sie dazu auf den Ordner und wählen Sie die Option "Veröffentlichen" aus. Sobald der Ordner veröffentlicht wurde, können alle Benutzer, denen der Zugriff auf den Ordner gewährt wurde, anzeigen und auf den Inhalt zugreifen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein SharePoint -Ordner?

Ein SharePoint -Ordner ist ein Dateispeicherort innerhalb einer SharePoint -Website, mit der Benutzer ihre Dokumente speichern, organisieren und verwalten können. Es ermöglicht Benutzern, Dokumente zu teilen und zusammenzuarbeiten, und bietet eine sichere Möglichkeit, Dokumente von jedem Gerät von einem Gerät zu speichern und zuzugreifen. SharePoint -Ordner können auch eingerichtet werden, um den Zugriff auf bestimmte Benutzer einzuschränken, was es zu einer idealen Lösung für Organisationen macht, die sensible Dokumente sicher halten müssen.

Wie kann ein SharePoint -Ordner mit eingeschränktem Zugriff eingerichtet werden?

Der erste Schritt beim Einrichten eines SharePoint -Ordners mit eingeschränktem Zugriff besteht darin, den Ordner auf der SharePoint -Site zu erstellen. Sobald der Ordner erstellt wurde, muss der Benutzer die Benutzer angeben, die Zugriff auf den Ordner haben sollten. Dies kann durch die Zuweisung von Berechtigungsstufen an einzelne Benutzer oder durch Erstellen einer Gruppe mit den erforderlichen Berechtigungsstufen erfolgen. Sobald die Berechtigungsstufen festgelegt sind, kann der Benutzer den Ordner so konfigurieren, dass nur Zugriff auf die angegebenen Benutzer ermöglicht werden. Dies kann durch Einrichten von Berechtigungen auf Ordnerebene oder durch Erstellen einer Berechtigung auf Artikelebene erfolgen, die den Zugriff auf nur die Benutzer mit der erforderlichen Berechtigungsstufe einschränkt.

Was sind die Vorteile der Einrichtung eines SharePoint -Ordners mit eingeschränktem Zugriff?

Das Einrichten eines SharePoint -Ordners mit eingeschränktem Zugriff bietet eine verbesserte Sicherheit und Steuerung über die im Ordner gespeicherten Dokumente. Es verhindert den unbefugten Zugriff auf die Dokumente und stellt sicher, dass nur die Benutzer mit der entsprechenden Berechtigungsstufe auf die Dokumente zugreifen können. Dies stellt sicher, dass vertrauliche und sensible Dokumente sicher gehalten werden und nur von den Benutzern zugegriffen werden können, die sie sehen müssen.

Gibt es Nachteile bei der Verwendung von SharePoint -Ordnern mit eingeschränktem Zugriff?

Die Verwendung von SharePoint -Ordnern mit eingeschränktem Zugriff kann für Organisationen von Vorteil sein, die sensible Dokumente sicher halten müssen. Es gibt jedoch einige Nachteile zu berücksichtigen. Das Einrichten der Berechtigungen kann ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess sein, und es kann schwierig sein, den Zugriff auf die Dokumente zu verfolgen. Darüber hinaus können Benutzer möglicherweise nicht auf Dokumente zugreifen, die sie benötigen, wenn ihre Berechtigungsstufe nicht mit der erforderlichen Berechtigungsstufe für den Ordner übereinstimmt.

Was sind einige Best Practices für die Einrichtung eines SharePoint -Ordners mit eingeschränktem Zugriff?

Bei der Einrichtung eines SharePoint -Ordners mit eingeschränktem Zugriff ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, um festzustellen, welche Benutzer Zugriff auf den Ordner haben sollten. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass der Benutzer die richtigen Berechtigungsstufen zugewiesen werden, da dies sicherstellt, dass nur die Benutzer mit der erforderlichen Berechtigungsstufe auf die Dokumente zugreifen können. Darüber hinaus ist es wichtig, die Berechtigungen regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand sind und dass Benutzer, die keinen Zugriff mehr auf die Dokumente benötigen, entfernt werden. Schließlich ist es wichtig, eine geeignete Namenskonvention für die Ordner zu verwenden, um sicherzustellen, dass Benutzer die Dokumente problemlos identifizieren können.

Das Erstellen eines SharePoint -Ordners mit eingeschränktem Zugriff ist ein wichtiger Bestandteil der Sicherstellung, dass vertrauliche Informationen sicher bleiben. Wenn Sie den obigen Schritten befolgen, können Sie problemlos einen SharePoint -Ordner erstellen, auf den nur wenige Zugriff haben. Wenn Sie dies tun, werden Sie die Sicherheit geben, dass die Informationen im Ordner sicher und vertraulich gehalten werden.