Wie erstelle ich einen SharePoint -Ordner mit eingeschränktem Zugriff?

Suchen Sie eine effiziente Möglichkeit, einen SharePoint -Ordner mit eingeschränktem Zugriff zu erstellen? Nun, Sie sind am richtigen Ort gekommen. In diesem Artikel werden wir die Schritte besprechen, die Sie ausführen müssen, um einen sicheren Ordner in SharePoint zu erstellen. Am Ende dieses Artikels verfügen Sie über alle Kenntnisse, die Sie benötigen, um einen Ordner in SharePoint mit eingeschränktem Zugriff zu erstellen, damit Sie Ihre wichtigen Daten problemlos verwalten und schützen können. Also fangen wir an!

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Wie erstelle ich einen SharePoint -Ordner mit eingeschränktem Zugriff?

SharePoint ist eine leistungsstarke Kollaborationsplattform, mit der Teams Daten in einer Organisation speichern, teilen und verwalten können. Eine der Funktionen von SharePoint ist die Möglichkeit, Ordner mit eingeschränktem Zugriff zu erstellen. Mit dieser Funktion können Sie steuern, wer Zugriff auf bestimmte Ordner hat und wer die enthaltenen Inhalte anzeigen oder bearbeiten kann. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie Sie einen SharePoint -Ordner mit eingeschränktem Zugriff erstellen.

Schritt 1: Navigieren Sie zur SharePoint -Site

Der erste Schritt zum Erstellen eines SharePoint -Ordners mit eingeschränktem Zugriff besteht darin, zur SharePoint -Site zu navigieren. Öffnen Sie dazu einen Webbrowser und geben Sie die URL für die SharePoint -Website ein. Dadurch wird die SharePoint -Website im Webbrowser geöffnet.

Schritt 2: Erstellen Sie einen Ordner

Sobald Sie zur SharePoint -Site navigiert haben, besteht der nächste Schritt darin, einen Ordner zu erstellen. Klicken Sie dazu oben auf der Seite auf die Registerkarte "Bibliotheken" und wählen Sie die Option "Neue" aus. Sie werden dann aufgefordert, einen Namen für den Ordner einzugeben. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein und klicken Sie auf "Erstellen". Der Ordner wird dann in der SharePoint -Bibliothek erstellt.

Schritt 3: Stellen Sie die Berechtigungen für den Ordner fest

Der nächste Schritt besteht darin, Berechtigungen für den Ordner festzulegen. Wählen Sie dazu den neuen Ordner aus der Bibliothek aus und klicken Sie auf die Option "Einstellungen". Klicken Sie auf der Seite "Einstellungen" auf die Option "Berechtigungen". Sie können dann Berechtigungen für den Ordner festlegen. Sie können Zugang zu bestimmten Einzelpersonen oder Gruppen von Personen gewähren. Sie können auch den Zugriff auf alle Benutzer gewähren oder den Zugriff auf bestimmte Benutzer einschränken. Wenn Sie die Berechtigungen festgelegt haben, klicken Sie auf "Speichern".

Schritt 4: Fügen Sie dem Ordner Inhalte hinzu

Der nächste Schritt besteht darin, dem Ordner Inhalte hinzuzufügen. Klicken Sie dazu in der Bibliothek auf die Option "Hinzufügen" und wählen Sie den Inhalt aus, den Sie hinzufügen möchten. Sie können Dokumente, Bilder, Videos und jede andere Art von Datei hinzufügen. Wenn Sie alle Inhalte hinzugefügt haben, die Sie dem Ordner hinzufügen möchten, klicken Sie auf "Speichern".

Schritt 5: Teilen Sie den Ordner

Sobald Sie den gesamten Inhalt zum Ordner hinzugefügt haben, besteht der nächste Schritt darin, den Ordner zu teilen. Klicken Sie dazu auf die Option „Freigabe“ in der Bibliothek und geben Sie die E -Mail -Adressen der Personen ein, mit denen Sie den Ordner teilen möchten. Sie können auch den Ordner mit bestimmten Gruppen oder allen in der Organisation teilen. Wenn Sie den Ordner geteilt haben, klicken Sie auf "Speichern".

Schritt 6: Überwachen Sie den Zugriff auf den Ordner

Der letzte Schritt besteht darin, den Zugriff auf den Ordner zu überwachen. Klicken Sie dazu in der Bibliothek auf die Option "Monitor". Dies zeigt Ihnen, wer auf den Ordner zugegriffen hat und wann sie darauf zugegriffen haben. Sie können auch die Art des Zugangs anzeigen, den ihnen erteilt wurde, und bei Bedarf den Zugriff widerrufen. Wenn Sie den Zugriff auf den Ordner überwacht haben, klicken Sie auf "Speichern".

Schritt 7: Veröffentlichen Sie den Ordner

Sobald Sie den Zugriff auf den Ordner überwacht haben, besteht der nächste Schritt darin, den Ordner zu veröffentlichen. Klicken Sie dazu auf die Option "Veröffentlichen" in der Bibliothek und geben Sie die Details des Ordners ein. Dadurch wird der Ordner für alle in der Organisation verfügbar. Wenn Sie den Ordner veröffentlichen, klicken Sie auf "Speichern".

Schritt 8: Archivieren Sie den Ordner

Der letzte Schritt besteht darin, den Ordner zu archivieren. Klicken Sie dazu in der Bibliothek auf die Option "Archiv". Dadurch verschiebt sich der Ordner in einen Archivordner und macht ihn für alle Benutzer schreibgeschützt. Wenn Sie den Ordner beendet haben, klicken Sie auf "Speichern".

Tipps zum Erstellen eines sicheren SharePoint -Ordners

• Erstellen Sie ein eindeutiges Passwort für den Ordner und teilen Sie es nur mit autorisierten Benutzern weiter.
• Überwachen Sie regelmäßig den Zugriff auf den Ordner, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff haben.
• Stellen Sie die Berechtigungen im Ordner fest, um den Zugriff auf bestimmte Benutzer oder Gruppen einzuschränken.
• Archivieren Sie den Ordner regelmäßig, um sicherzustellen, dass er auf dem neuesten Stand gehalten wird.
• Veröffentlichen Sie den Ordner, um es allen in der Organisation zur Verfügung zu stellen.

Vorteile der Verwendung von SharePoint -Ordnern

Die Verwendung von SharePoint -Ordnern mit eingeschränktem Zugriff bietet eine Reihe von Vorteilen. Sie können steuern, wer den Inhalt im Ordner anzeigen und bearbeiten kann. Es bietet auch eine sichere Möglichkeit, Daten mit bestimmten Benutzern oder Gruppen zu teilen. Schließlich können Sie regelmäßig den Zugriff auf den Ordner überwachen und ihn archivieren, um ihn auf dem Laufenden zu halten.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform, die von Microsoft entwickelt wurde. Es ermöglicht Gruppen von Personen, Dateien, Dokumente und Daten sicher und organisiert zu teilen. Außerdem können Menschen Websites erstellen, Aufgaben verwalten und an Projekten zusammenarbeiten. SharePoint wird von Unternehmen und Organisationen verwendet, um die Effizienz und Produktivität zu steigern.

Wie kann ich einen SharePoint -Ordner mit eingeschränktem Zugriff erstellen?

Das Erstellen eines SharePoint -Ordners mit eingeschränktem Zugriff ist ein einfacher Prozess. Zunächst müssen Sie sich in Ihr SharePoint -Konto anmelden und einen neuen Ordner erstellen. Klicken Sie dann auf das Symbol "Sicherheit" oben auf der Seite. Hier können Sie verschiedenen Benutzern verschiedene Zugriffsebenen zuweisen. Beispielsweise können Sie bestimmten Benutzern die Möglichkeit geben, den Ordner zu lesen und in den Ordner zu schreiben, während andere Benutzer nur den Inhalt anzeigen können. Klicken Sie schließlich auf "Speichern", um die Sicherheitseinstellungen anzuwenden.

Wie kann ich den Zugriff anderer Benutzer auf einen SharePoint -Ordner steuern?

Sie können den Zugriff anderer Benutzer auf einen SharePoint -Ordner steuern, indem Sie Berechtigungen einrichten. Berechtigungen sind Einstellungen, mit denen Sie angeben können, welche Art von Zugriff einzelne Benutzer auf einen Ordner haben. Sie können bestimmten Benutzern die Möglichkeit geben, Dateien zu lesen, zu schreiben oder zu löschen, während andere nur den Inhalt anzeigen können. Sie können auch Berechtigungen einrichten, um den Benutzerzugriff auf bestimmte Ordner oder Dateien einzuschränken.

Was sind die Vorteile der Erstellung eines SharePoint -Ordners mit eingeschränktem Zugriff?

Das Erstellen eines SharePoint -Ordners mit eingeschränktem Zugriff hat mehrere Vorteile. Es stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf vertrauliche Informationen haben und Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff schützen. Sie können auch steuern, wer Dateien im Ordner anzeigen, bearbeiten oder löschen kann, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf die Informationen haben. Schließlich können Sie verfolgen, wer auf den Ordner zugreift, damit Sie die Verwendung überwachen können.

Gibt es Risiken, die mit der Erstellung eines SharePoint -Ordners mit eingeschränktem Zugriff verbunden sind?

Ja, es gibt Risiken, die mit der Erstellung eines SharePoint -Ordners mit eingeschränktem Zugriff verbunden sind. Wenn die Sicherheitseinstellungen nicht korrekt eingerichtet sind, können nicht autorisierte Benutzer Zugriff auf den Ordner erhalten. Wenn die Berechtigungen nicht angepasst werden, wenn Benutzer die Organisation verlassen, kann der Zugriff auf den Ordner bleiben. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass die Sicherheitseinstellungen korrekt und regelmäßig aktualisiert werden.

Zusammenfassend erfordert das Erstellen eines SharePoint -Ordners mit eingeschränktem Zugriff eine präzise Planung und Ausführung. Es ist wichtig, die Bedürfnisse der Organisation zu verstehen und entsprechend zu planen. Bevor Maßnahmen ergriffen werden, müssen die Benutzer, die Zugriff auf den Ordner benötigen, und die Parameter für den Zugriff festlegen. Danach kann der Ordner mit den gewünschten Zugriffsebenen erstellt und die Benutzer zum Ordner eingeladen werden. Mit dem richtigen Ansatz ist es möglich, einen sicheren Ordner in SharePoint zu erstellen und nur die gewünschten Benutzer zu ermöglichen, auf die Informationen zugreifen zu können.