Wie erzeugt ich einen Fluss in SharePoint?

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, einen reibungslosen und effizienten Workflow in SharePoint zu erstellen, suchen Sie nicht weiter. Dieser Artikel bietet Ihnen die wesentlichen Informationen, die Sie für den Einstieg benötigen. Wir werden die Grundlagen für die Einrichtung eines Workflows in SharePoint diskutieren und dann einige der erweiterten Techniken untersuchen, mit denen Sie Ihr Team organisiert und produktiv halten können. Mit der richtigen Strategie können Sie die Kraft von SharePoint nutzen, um einen Workflow zu erstellen, der Ihrem Team hilft, das Beste aus ihrer Zeit herauszuholen. Also fangen wir an!

Sprache.

Wie erzeugt ich einen Fluss in SharePoint?

Das Erstellen eines Flusses in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren und Workflows zu optimieren. Es kann verwendet werden, um Aufgaben wie das Senden von Benachrichtigungen, das Sammeln von Daten aus externen Quellen zu automatisieren und Berichte zu erstellen. In diesem Artikel werden wir Sie durch die Schritte des Erstellens eines Flusses in SharePoint führen.

Schritt 1: Wählen Sie eine Flussvorlage

Der erste Schritt, um einen Fluss in SharePoint zu erstellen, besteht darin, eine Vorlage auszuwählen. SharePoint bietet eine Vielzahl von Vorlagen zum Erstellen verschiedener Arten von Strömen, z. B. einem Genehmigungsverfahren, einem datengesteuerten Workflow oder einem formbasierten Fluss. Abhängig von der Art des Flusses, den Sie erstellen möchten, können Sie die Vorlage auswählen, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Bei der Auswahl einer Flussvorlage ist es wichtig, die verschiedenen Bedingungen und Schritte, die am Fluss verbunden sind, zu berücksichtigen. Wenn Sie beispielsweise einen Genehmigungsprozess erstellen, müssen Sie entscheiden, welche Art der Genehmigung erforderlich ist, wer diese genehmigt und was nach der Genehmigung geschehen wird. Sobald Sie eine Vorlage ausgewählt haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Schritt 2: Richten Sie den Fluss in SharePoint ein

Sobald Sie eine Vorlage für Ihren Fluss ausgewählt haben, besteht der nächste Schritt darin, den Fluss in SharePoint einzurichten. Dies beinhaltet die Konfiguration der verschiedenen Einstellungen und Bedingungen für den Fluss. Sie können beispielsweise die Art der Genehmigung angeben, die eine E -Mail -Benachrichtigung erhalten und welche Maßnahmen bei der Erteilung der Genehmigung erfolgen.

Sie können den Fluss auch so konfigurieren, dass er nach einem Zeitplan ausgeführt wird oder wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Sie können beispielsweise den Fluss so einstellen, dass ein neuer Element zu einer Liste hinzugefügt wird oder wenn ein bestimmtes Datum oder eine bestimmte Uhrzeit erreicht ist. Sie können den Fluss auch manuell oder auf einem wiederkehrenden Zeitplan ausführen.

Schritt 3: Fügen Sie den Fluss Aktionen hinzu

Sobald der Fluss eingerichtet ist, können Sie Aktionen hinzufügen. SharePoint bietet eine breite Palette von Aktionen, die Sie Ihrem Fluss hinzufügen können, z. B. das Senden von E -Mails, das Erstellen von Aufgaben oder das Erstellen von Elementen. Sie können auch jede Aktion so konfigurieren, dass bestimmte Bedingungen erfüllt sind, z. B. wenn ein neues Element in einer Liste erstellt wird oder wenn ein bestimmtes Datum oder eine bestimmte Uhrzeit erreicht ist.

Sie können beispielsweise eine Aktion einrichten, um eine E -Mail -Benachrichtigung zu senden, wenn ein neues Element zu einer Liste hinzugefügt wird. Sie können eine Aktion einrichten, um eine Aufgabe zu erstellen, wenn ein bestimmtes Datum oder eine bestimmte Uhrzeit erreicht ist. Es gibt viele verschiedene Aktionen, die Sie zu einem Fluss in SharePoint hinzufügen können. Daher ist es wichtig zu überlegen, welche Aktionen für Ihren Fluss notwendig sind.

Schritt 4: Testen und veröffentlichen Sie den Fluss

Sobald Sie Ihren Fluss erstellt und alle erforderlichen Aktionen hinzugefügt haben, besteht der nächste Schritt darin, ihn zu testen und zu veröffentlichen. Dies ist ein wichtiger Schritt, da Sie sicherstellen können, dass der Fluss wie erwartet funktioniert. Sie können das SharePoint -Flow -Test -Tool verwenden, um Ihren Fluss zu testen und sicherzustellen, dass alle Aktionen und Bedingungen korrekt funktionieren.

Sobald Sie mit den Ergebnissen der Tests zufrieden sind, können Sie den Fluss veröffentlichen. Dadurch wird der Fluss den Benutzern zur Verfügung gestellt und Sie können damit beginnen, Aufgaben in SharePoint zu automatisieren.

Schritt 5: Überwachen und aktualisieren Sie den Fluss

Der letzte Schritt bei der Erstellung eines Flusses in SharePoint besteht darin, ihn zu überwachen und zu aktualisieren. Dies ist wichtig, da Sie sicherstellen können, dass der Fluss noch wie erwartet läuft, und Änderungen oder Aktualisierungen vornehmen, die möglicherweise erforderlich sind. SharePoint bietet Tools zur Überwachung der Leistung Ihres Flusses. Sie können diese Tools verwenden, um sicherzustellen, dass der Fluss noch korrekt ausgeführt wird.

Sie können auch die Tools verwenden, um die erforderlichen Aktualisierungen des Flusses vorzustellen. Dies könnte das Hinzufügen neuer Aktionen, Änderungen der Bedingungen oder andere Änderungen umfassen, um den Fluss effizienter zu gestalten. Sobald Sie die erforderlichen Updates erstellt haben, können Sie den Fluss erneut veröffentlichen und ihn in SharePoint verwenden.

Verwandte FAQ

Was ist SharePoint Flow?

SharePoint Flow ist ein Cloud-basiertes Tool von Microsoft, mit dem Benutzer Workflows erstellen und Aufgaben in SharePoint automatisieren können. Es soll Zeit sparen und die Effizienz verbessern, indem es Prozesse automatisiert und die Zusammenarbeit verbessert. Es wird in vielen Unternehmen und Organisationen verwendet, um Prozesse zu optimieren, die Kommunikation zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

SharePoint Flow kann verwendet werden, um Workflows zu erstellen, mit denen Dokumente weitergeleitet werden können, Aufgaben erstellen, Genehmigungen verwalten und mehr. Es kann verwendet werden, um Prozesse wie Dokumentenrouting, Aufgabenerstellung und Genehmigungsanfragen zu automatisieren. Es kann auch verwendet werden, um benutzerdefinierte Geschäftsprozesse zu erstellen, wie z. B. Erinnerungen, Benachrichtigungen und Warnungen.

Wie erzeugt ich einen Fluss in SharePoint?

Das Erstellen eines Flusses in SharePoint ist ein einfacher Prozess. Zunächst müssen Sie sich in Ihrem SharePoint -Konto anmelden und die Registerkarte Flows aus dem Band auswählen. Dann müssen Sie den Flusstyp auswählen, den Sie erstellen möchten. Es stehen verschiedene Arten von Strömen zur Verfügung, z. B. „Erstellen Sie einen Fluss aus einer Vorlage“, „Erstellen Sie einen Fluss von Grund auf neu“ und „Erstellen Sie einen Fluss aus einem vorhandenen Fluss“.

Sobald Sie den Flusstyp ausgewählt haben, den Sie erstellen möchten, müssen Sie die Details für den Fluss eingeben. Dies beinhaltet die Auswahl des Auslösers, die Auswahl der Aktion und die Eingabe der Daten für den Fluss. Nachdem alle Details eingegeben wurden, können Sie den Fluss speichern. Wenn der Fluss gespeichert ist, kann er in SharePoint verwendet werden.

Was wird benötigt, um einen Fluss in SharePoint zu erzeugen?

Um einen Fluss in SharePoint zu erstellen, benötigen Sie ein gültiges SharePoint -Konto. Sie müssen auch ein grundlegendes Verständnis dafür haben, wie Flows funktionieren, sowie einige Erfahrungen beim Erstellen von Workflows. Zusätzlich müssen Sie Zugriff auf die Registerkarte Flows haben, die sich in SharePoint am Band befindet.

Das Erstellen eines Flusses in SharePoint erfordert auch einige andere Elemente. Dazu gehören der Auslöser (der der Beginn des Flusses ist), die Aktion (die die Aufgabe, die der Fluss ausführt) und die Daten (die Informationen, die der Fluss verwendet). Sobald diese Elemente identifiziert wurden, können Sie den Fluss erstellen und für die Verwendung in SharePoint speichern.

Was sind die Vorteile der Schaffung eines Flusses in SharePoint?

Durch die Schaffung eines Flusses in SharePoint kann Unternehmen und Organisationen eine Reihe von Vorteilen bringen. Es kann dazu beitragen, die Kommunikation und Zusammenarbeit durch Automatisierung von Aufgaben und Prozessen zu verbessern. Dies kann zu schnelleren Turnaround -Zeiten, einer verbesserten Effizienz und einer erhöhten Produktivität führen. Darüber hinaus können Strömungen verwendet werden, um Erinnerungen, Benachrichtigungen und Warnungen zu erstellen, die dazu beitragen können, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.

Das Erstellen eines Flusses in SharePoint kann auch dazu beitragen, die Kosten zu senken, indem man die Bedürfnisse manueller Prozesse beseitigt. Automatisierte Ströme können verwendet werden, um Dokumente zu leiten, Aufgaben zu erstellen, Genehmigungen zu verwalten und vieles mehr. Dies kann dazu beitragen, den Bedarf an manuellen Aufgaben zu verringern, wodurch Unternehmen und Organisationen sowohl Zeit als auch Geld sparen können.

Was sind die Einschränkungen bei der Erstellung eines Flusses in SharePoint?

Obwohl die Schaffung eines Flusses in SharePoint Unternehmen und Organisationen viele Vorteile bringen kann, gibt es auch einige Einschränkungen. Eine der Hauptbeschränkungen ist, dass Flüsse nur innerhalb von SharePoint verwendet werden können. Dies bedeutet, dass sie nicht mit anderen Anwendungen oder Systemen verwendet werden können und nicht zur Integration in externe Systeme verwendet werden können.

Eine weitere Einschränkung der Erstellung eines Flusses in SharePoint besteht darin, dass bestimmte Einschränkungen für die Verwendung von Daten verwendet werden können. Beispielsweise können einige Datenformen wie Bilder und Videos nicht unterstützt werden. Darüber hinaus können Flows nur zum Erstellen von Aufgaben, Routendokumenten und Verwalten von Genehmigungen verwendet werden, sodass sie in ihrer Funktionalität begrenzt sind.

SharePoint ist ein hervorragendes Instrument zum Verwalten und Organisieren von Geschäftsprozessen. Mit seinen leistungsstarken Fähigkeiten können Sie einen Fluss für Ihr Unternehmen erstellen, der die Effizienz und Produktivität steigert. Wenn Sie die Grundlagen von SharePoint verstehen und seine vielen Funktionen nutzen, können Sie einen Workflow erstellen, der den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen. Mit den richtigen Werkzeugen und dem richtigen Wissen können Sie problemlos einen Fluss erstellen, der auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist.