Wie füge ich externe Benutzer zu SharePoint online hinzu?

Da Unternehmen zunehmend auf digitale Tools für die Zusammenarbeit angewiesen sind, ist SharePoint Online eine beliebte Wahl für das Teilen von Inhalten und Projektmanagement. Aber wie fügt Sie externe Benutzer zu SharePoint online hinzu? In diesem Artikel untersuchen wir die verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie externe Benutzer zu SharePoint online hinzufügen können, von der Einladung, sich vorhandenen Gruppen beizutreten, zu dem Zugriff auf einzelne Websites. Mit diesem Leitfaden lernen Sie, wie Sie externe Benutzer einfach und sicher hinzufügen können, um online zu SharePoint zu sorgen und sicherzustellen, dass Ihre Projekte und Dokumente für alle Beteiligten zugänglich sind.

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Wie füge ich externe Benutzer zu SharePoint online hinzu?

Organisationen wenden sich zunehmend SharePoint Online zu, um ihre Teamzusammenarbeit und ihre Dokumentenfreigabe zu verwalten. Dies kann jedoch eine Herausforderung sein, wenn Sie externe Benutzer zu Ihrer SharePoint -Umgebung hinzufügen müssen. Glücklicherweise ist es einfach, externe Benutzer zu fügen, um online SharePoint zu sharpoint und sicherzustellen, dass jeder auf die benötigten Dokumente und Informationen zugreifen kann.

Externe Benutzer verstehen

Externe Benutzer sind Benutzer, die noch kein vorhandenes Microsoft Office 365 -Konto haben. Sie sind häufig externe Auftragnehmer, Berater oder Anbieter, die Zugang zu Ihrer SharePoint -Umgebung benötigen. Es ist wichtig zu verstehen, dass externe Benutzer nicht die gleichen sind wie Gastbenutzer, die Benutzer sind, die bereits über ein vorhandenes Office 365 -Konto verfügen. Gastbenutzer können eingeladen werden, über ihr vorhandenes Konto auf eine SharePoint -Website zuzugreifen, während externe Benutzer als separater Benutzer mit einem eindeutigen Konto hinzugefügt werden müssen.

Erstellen eines externen Benutzerkontos

Der erste Schritt zum Hinzufügen eines externen Benutzers besteht darin, ein neues Konto in Ihrer Office 365 -Umgebung zu erstellen. Dazu müssen Sie sich im Office 365 Admin Center anmelden und auf die Registerkarte "Benutzer" klicken. Von dort aus können Sie die Option einer Benutzer hinzufügen und die Informationen des Benutzers eingeben. Dadurch wird ein neues Konto für den externen Benutzer erstellt, mit dem Sie ihn dann zu SharePoint hinzufügen können.

Hinzufügen eines externen Benutzers zu einer SharePoint -Site

Sobald Sie das Konto des externen Benutzers erstellt haben, können Sie sie einer SharePoint -Site hinzufügen. Melden Sie sich dazu bei der SharePoint -Site an und gehen Sie zur Seite "Einstellungen". Wählen Sie von dort die Option Site -Berechtigungen aus und klicken Sie auf die Option People einladend. Geben Sie die E -Mail -Adresse des externen Benutzers ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Einladung. Der externe Benutzer erhält dann eine Einladung, auf die SharePoint -Site zuzugreifen, und kann sich mit ihrem neuen Konto anmelden.

Hinzufügen eines externen Benutzers zu einer Gruppe

Eine andere Möglichkeit, einen externen Benutzer in SharePoint hinzuzufügen, besteht darin, sie einer Gruppe hinzuzufügen. Gruppen sind eine großartige Möglichkeit, mehreren Benutzern Zugriff auf dieselben Informationen und Einstellungen zu gewähren, und sie können auch zum Hinzufügen von externen Benutzern verwendet werden. Melden Sie sich dazu bei der SharePoint -Site an und gehen Sie zur Seite "Einstellungen". Wählen Sie von dort die Option Gruppen aus und klicken Sie auf die Option Gruppen hinzufügen. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein und wählen Sie die E -Mail -Adresse des externen Benutzers aus der Liste der verfügbaren Benutzer aus. Der externe Benutzer wird dann zur Gruppe hinzugefügt und hat Zugriff auf die gleichen Informationen und Einstellungen wie die anderen Mitglieder.

Verwaltung externer Benutzer

Sobald ein externer Benutzer zu einer SharePoint -Website oder -gruppe hinzugefügt wurde, können er wie jeder andere Benutzer in der Umgebung verwaltet werden. Dies beinhaltet das Gewährung und Widerruf des Zugriffs, das Festlegen von Berechtigungen und das Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern von der Website oder Gruppe. Es ist wichtig zu beachten, dass externe Benutzer nicht mit regulären Benutzern übereinstimmen und entsprechend verwaltet werden sollten.

Verwenden von SharePoint -Sicherheitsgruppen

SharePoint -Sicherheitsgruppen sind eine weitere Möglichkeit, externe Benutzer in Ihrer SharePoint -Umgebung zu verwalten. Sicherheitsgruppen sind eine Möglichkeit, Benutzer zu gruppieren und ihnen Zugriff auf bestimmte Websites oder Ressourcen zuzuweisen. Auf diese Weise können externe Benutzer nur auf die benötigten Informationen zugreifen, während sie andere Bereiche der Umgebung sicher halten. Um eine Sicherheitsgruppe zu erstellen, melden Sie sich bei der SharePoint -Site an und gehen Sie zur Seite "Einstellungen". Wählen Sie von dort die Option für Sicherheitsgruppen aus und klicken Sie auf die Option Sicherheitsgruppen hinzufügen. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein und wählen Sie die E -Mail -Adresse des externen Benutzers aus der Liste der verfügbaren Benutzer aus. Der externe Benutzer wird dann der Sicherheitsgruppe hinzugefügt und hat Zugriff auf die mit der Gruppe verbundenen Ressourcen.

Überwachung der externen Benutzeraktivität

Es ist wichtig, die Aktivitäten externer Benutzer in Ihrer SharePoint -Umgebung zu verfolgen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass sie nur auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, und nicht auf sensible oder vertrauliche Daten zugreifen. Um die externe Benutzeraktivität zu überwachen, melden Sie sich auf der SharePoint -Site an und gehen Sie zur Seite der Berichte. Von dort aus können Sie den externen Benutzeraktivitätsbericht auswählen, um eine Liste aller externen Benutzeraktivitäten auf der Website anzuzeigen.

SharePoint Online -Lizenzierung verstehen

Wenn Sie externe Benutzer zu SharePoint online hinzufügen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über die richtige Lizenzierung verfügen. Abhängig von der Version von SharePoint Online, die Sie verwenden, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Lizenzen für externe Benutzer erwerben. Weitere Informationen zu SharePoint Online -Lizenzierung finden Sie auf der Microsoft Office 365 -Website.

Verwaltung externer Benutzer in Masse

Wenn Sie mehrere externe Benutzer zu SharePoint online hinzufügen müssen, können Sie dies in großen Mengen tun. Melden Sie sich dazu im Office 365 Admin Center an und klicken Sie auf die Registerkarte "Benutzer". Von dort aus können Sie die Option Massen -Add -Option auswählen und eine Datei hochladen, die die Liste der externen Benutzer enthält. Auf diese Weise können Sie schnell mehrere Benutzer zu Ihrer SharePoint -Umgebung gleichzeitig hinzufügen.

Verwenden einer Lösung von Drittanbietern

Eine weitere Option zum Hinzufügen von externen Benutzern zum Online-SharePoint-Online ist die Verwendung einer Lösung von Drittanbietern. Lösungen von Drittanbietern wie Sharegate oder Metalogix können Ihnen schnell und einfach helfen, externe Benutzer zu SharePoint online hinzuzufügen. Diese Lösungen können den Prozess des Erstellens von Benutzerkonten automatisieren und zu SharePoint hinzufügen und Ihnen Zeit und Mühe sparen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint online?

SharePoint Online ist ein von Microsoft angebotener Cloud-basierter Service. Es ist eine sichere Plattform, mit der Unternehmen in Inhalten, Dokumenten und anderen Daten zusammenarbeiten und zusammenarbeiten können. Es ist eine großartige Möglichkeit für Unternehmen, ihre Dokumente und Ressourcen zu verwalten und mit ihren Mitarbeitern und Partnern zu kommunizieren. SharePoint Online bietet außerdem eine sichere und effiziente Möglichkeit, überall auf Dokumenten von jedem Gerät zuzugreifen, zu teilen und zusammenzuarbeiten.

SharePoint Online bietet auch eine Vielzahl von Tools und Funktionen wie Dokumentenfreigabe, Dokumentenkooperation und Anpassung der Website. Diese Funktionen erleichtern den Unternehmen, auf ihre Daten zuzugreifen und an Projekten zusammenzuarbeiten.

Wie füge ich externe Benutzer zu SharePoint online hinzu?

Das Hinzufügen externer Benutzer zu SharePoint online ist ein einfacher Prozess. Zunächst müssen Sie zum SharePoint Admin Center gehen und die Option „externe Freigabe“ im linken Navigationsbereich auswählen. Von hier aus können Sie den Benutzertyp auswählen, den Sie hinzufügen möchten, und deren E -Mail -Adresse eingeben. Sobald Sie den Benutzer hinzugefügt haben, erhält er eine Einladung, sich Ihrer SharePoint -Online -Website anzuschließen.

Sobald der Benutzer die Einladung angenommen hat, kann er auf Ihre Website zugreifen und mit Ihnen in Dokumenten und Projekten zusammenarbeiten. Sie können auch die Berechtigungen und Zugriffsrechte des Benutzers verwalten, z. B. welche Dokumente sie anzeigen und bearbeiten können. Dies stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf sensible Unternehmensdaten haben.

Welche Berechtigungen können für externe Benutzer festgelegt werden?

Wenn Sie externe Benutzer zu SharePoint online hinzufügen, können Sie für jeden Benutzer unterschiedliche Berechtigungsstufen festlegen. Diese Berechtigungen können von „Ansicht“ bis „Vollständige Kontrolle“ reichen, abhängig von der Ebene des Zugriffs, die der Benutzer haben soll.

Sie können beispielsweise einem Benutzer "Ansicht" -Nachstellen geben, mit denen sie nur Dokumente und Elemente anzeigen können, aber nicht bearbeiten oder löschen können. Alternativ können Sie einem Benutzer "Vollständige Steuerung" Berechtigungen erteilt, wenn Sie möchten, dass sie Dokumente und Elemente bearbeiten und löschen können. Sie können die Berechtigungen auch für jeden Benutzer anpassen, abhängig von seiner Rolle und den Aufgaben, die er erledigen muss.

Was ist der Unterschied zwischen internen und externen Benutzern?

Interne Nutzer sind Mitarbeiter oder Mitglieder einer Organisation, die Zugriff auf seine SharePoint -Online -Website haben. Sie erhalten in der Regel Zugang zur Website, basierend auf ihrer Rolle oder ihrem Job innerhalb der Organisation.

Externe Benutzer hingegen sind Personen, die nicht Teil der Organisation sind, aber Zugriff auf seine SharePoint -Online -Website benötigen. Sie erhalten normalerweise von Fall zu Fall Zugang, und ihre Berechtigungen sind in der Regel begrenzter als die von internen Benutzern.

Was sind die Vorteile des Hinzufügens externer Benutzer zu SharePoint online?

Das Hinzufügen externer Benutzer zu SharePoint online kann eine großartige Möglichkeit sein, mit externen Partnern und Kunden zusammenzuarbeiten. Sie ermöglichen es Ihnen, Dokumente und Ressourcen sicher zu teilen sowie an Projekten zusammenzuarbeiten. Dies kann besonders vorteilhaft sein, wenn Sie mit Kunden oder Partnern zusammenarbeiten, die sich in verschiedenen Teilen der Welt befinden.

Es kann auch für Unternehmen von Vorteil sein, SharePoint online zu verwenden, um sensible Unternehmensdaten sicher zu speichern und zu teilen. Dies kann dazu beitragen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf die Daten haben und das Risiko einer Datenverletzung verringern.

Können externe Benutzer neue Dokumente oder Elemente erstellen?

Ja, externe Benutzer können je nach den von ihnen erteilten Berechtigungen neue Dokumente oder Elemente in SharePoint online erstellen. Wenn ihnen "vollständige Kontrollberechtigungen" erhalten wurden, können sie Dokumente und Elemente erstellen, bearbeiten und löschen. Wenn ihnen Berechtigungen "Ansicht" erhalten wurden, können sie nur Dokumente und Elemente anzeigen, aber nicht erstellen oder bearbeiten.

So teilen Sie SharePoint Online -Websites mit externen Benutzern

Zusammenfassend ist das Hinzufügen externer Benutzer zu SharePoint Online ein einfacher und unkomplizierter Prozess. Mit den richtigen Schritten und Ressourcen können Sie schnell externe Benutzer zu Ihrer SharePoint -Online -Umgebung hinzufügen und sicherstellen, dass jeder den Zugriff hat, den er zur Zusammenarbeit und Informationen ausgetauscht hat. Mit einigen zusätzlichen Planung und Anleitung können Sie sicherstellen, dass Ihre externen Benutzer ein sicheres und erfolgreiches SharePoint -Online -Erlebnis haben.