Wie kann man ein Dokument in SharePoint auschecken und bearbeiten?

Suchen Sie eine einfache Möglichkeit, Dokumente in SharePoint zu bearbeiten und zu überprüfen? Diese Anleitung enthält Schritt-für-Schritt-Anweisungen zum schnellen und effizienten Auschecken und Bearbeiten eines Dokuments in SharePoint. Wir werden darüber abdecken, wie Sie eine Datei überprüfen, bearbeiten und dann wieder einchecken. Mit diesem Handbuch können Sie Ihre Dokumente schnell und einfach in SharePoint verwalten. Fangen wir an!

Wie kann man ein Dokument in SharePoint auschecken und bearbeiten?

Microsoft SharePoint ist eine webbasierte kollaborative Plattform, die von Organisationen verwendet wird, um Daten zu speichern, zu organisieren und zu teilen. Es ist eine ideale Plattform für die Verwaltung von Dokumenten und Dokumenten, die auf der IT gespeicherten Benutzern mit geeigneten Berechtigungen zur Verfügung stehen. Wenn Sie an einem auf SharePoint gespeicherten Dokument arbeiten, ist es wichtig, das Dokument vor dem Bearbeiten zu überprüfen, damit andere Benutzer Ihre Änderungen nicht überschreiben. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie ein Dokument in SharePoint überprüfen und bearbeiten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Checkout und Bearbeiten eines Dokuments in SharePoint

Schritt 1: Melden Sie sich bei SharePoint an

Zunächst müssen Sie sich mit Ihrem Konto bei SharePoint anmelden. Sobald Sie angemeldet sind, können Sie auf die auf SharePoint gespeicherten Dokumente zugreifen.

Schritt 2: Suchen Sie das Dokument

Sie können entweder die Suchleiste verwenden oder die Ordner durchsuchen, um das Dokument zu finden, das Sie bearbeiten müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie im richtigen Ordner sind und das Dokument, das Sie suchen, da ist.

Schritt 3: Schauen Sie sich das Dokument an

Sobald Sie das Dokument gefunden haben, müssen Sie es überprüfen, bevor Sie es bearbeiten können. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie im Menü "Schauen Sie sich" aus. Dadurch wird das Dokument gesperrt und andere Benutzer wissen, dass Sie es derzeit bearbeiten.

Schritt 4: Bearbeiten Sie das Dokument

Jetzt können Sie Änderungen am Dokument vornehmen. Sie können das Dokument in Microsoft Word oder anderen kompatiblen Programmen öffnen. Sobald Sie Änderungen vorgenommen haben, speichern Sie das Dokument und schließen Sie es.

Schritt 5: Überprüfen Sie das Dokument

Sobald Sie das Dokument bearbeitet haben, müssen Sie es wieder einchecken. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie im Menü „einchecken“. Dadurch wird das Dokument freigeschaltet und andere Benutzer wissen, dass es jetzt zum Bearbeiten verfügbar ist.

Schritt 6: Veröffentlichen Sie das Dokument

Schließlich müssen Sie das Dokument für andere Benutzer veröffentlichen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie im Menü "Veröffentlichen". Dadurch wird das Dokument anderen Benutzern mit den entsprechenden Berechtigungen zur Verfügung gestellt.

Zusätzliche Tipps zum Überprüfen und Bearbeiten von Dokumenten in SharePoint

Verfolgen Sie Änderungen

Bei der Bearbeitung von Dokumenten in SharePoint ist es wichtig, die von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verfolgen. Auf diese Weise können Sie Fehler vermeiden und sicherstellen, dass Ihre Änderungen nicht verloren gehen, wenn das Dokument eingecheckt wird.

Backups halten

Es ist auch wichtig, die Sicherungen der Dokumente zu erhalten, die Sie in SharePoint bearbeiten. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie über eine Kopie des Dokuments verfügen, falls Änderungen verloren gehen oder beschädigt sind.

Verwenden Sie die Versionskontrolle

Bei der Bearbeitung von Dokumenten in SharePoint ist es wichtig, die Versionskontrolle zu verwenden. Auf diese Weise können Sie zu einer früheren Version des Dokuments zurückkehren, falls Änderungen nicht zufriedenstellend sind.

Seien Sie vorsichtig beim Bearbeiten

Schließlich ist es wichtig, beim Bearbeiten von Dokumenten in SharePoint vorsichtig zu sein. Stellen Sie sicher, dass Sie die von Ihnen beabsichtigten Änderungen vornehmen und keine Fehler machen, die zu Datenverlust oder Korruption führen könnten.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann man ein Dokument in SharePoint auschecken und bearbeiten?

Frage 1: Was ist der Prozess, ein Dokument in SharePoint zu überprüfen?

Antwort 1: Der Prozess der Überprüfung eines Dokuments in SharePoint ist relativ einfach. Zunächst müssen Sie das Dokument finden, das Sie bearbeiten und öffnen möchten. Klicken Sie dann in der oberen linken Ecke des Bildschirms auf die Registerkarte "Datei". Im Seitenfeld sehen Sie die Option, „Auschecken“ zu sehen. Klicken Sie auf diese Option, um das Dokument zu überprüfen. Nach dem Auschecken wird das Dokument gesperrt und keine anderen Benutzer können es bearbeiten.

Zweitens müssen Sie die Änderungen vornehmen, die Sie am Dokument vornehmen möchten. Sie können dies direkt in SharePoint tun oder das Dokument auf Ihrem Computer speichern und mithilfe der Software Ihrer Wahl bearbeiten. Wenn Sie Änderungen vornehmen, können Sie das Dokument speichern und es dann wieder auf SharePoint überprüfen.

Frage 2: Wie überprüfe ich ein Dokument wieder in?

Antwort 2: Ein Dokument wieder einzuchecken ist genauso einfach wie das Auschecken. Zunächst müssen Sie das Dokument öffnen und auf die Registerkarte "Datei" in der oberen linken Ecke des Bildschirms klicken. Im Seitenfeld sehen Sie die Option, „einchecken“. Klicken Sie auf diese Option, um das Dokument wieder zu überprüfen. Nach dem Einchecken wird das Dokument entsperrt und andere Benutzer können es bearbeiten.

Zweitens müssen Sie im Feld "Kommentare" einen Kommentar eingeben. Dies ist eine großartige Möglichkeit, anderen Benutzern eine Notiz hinzuzufügen, z. B. welche Änderungen am Dokument vorgenommen wurden oder warum das Dokument überhaupt ausgecheckt wurde. Sobald Sie einen Kommentar eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Check -in“, um den Vorgang abzuschließen.

Frage 3: Gibt es eine Möglichkeit zu sehen, wer ein Dokument ausgecheckt hat?

Antwort 3: Ja, es gibt eine Möglichkeit zu sehen, wer ein Dokument in SharePoint überprüft hat. Zunächst müssen Sie das Dokument finden, das Sie anzeigen und öffnen möchten. Klicken Sie dann in der oberen linken Ecke des Bildschirms auf die Registerkarte "Datei". Vor dem Seitenfeld sehen Sie die Option, „nachgefragt zu werden“. Klicken Sie auf diese Option, um eine Liste aller Benutzer anzuzeigen, die das Dokument überprüft haben.

Zweitens können Sie auch anzeigen, wer ein Dokument aus der Dokumentbibliothek ausgecheckt hat. Navigieren Sie dazu in die Dokumentbibliothek und klicken Sie in der Registerkarte "Bibliothek" in der oberen linken Ecke des Bildschirms. Vor dem Seitenfeld sehen Sie die Option, „nachgefragt zu werden“. Klicken Sie auf diese Option, um eine Liste aller Benutzer anzuzeigen, die Dokumente aus der Bibliothek überprüft haben.

Frage 4: Gibt es eine Möglichkeit, ein Auschecken rückgängig zu machen?

Antwort 4: Ja, es gibt eine Möglichkeit, einen Auschecken in SharePoint rückgängig zu machen. Zuerst müssen Sie das Dokument finden, das Sie rückgängig machen und öffnen möchten. Klicken Sie dann in der oberen linken Ecke des Bildschirms auf die Registerkarte "Datei". Im Seitenfeld sehen Sie die Option, „Auschecken abzuwerfen“. Klicken Sie auf diese Option, um den Auschecken aus dem Auschecken zu verwerfen und rückgängig zu machen.

Zweitens werden Sie gebeten, die Aktion zu bestätigen, indem Sie auf die Schaltfläche „Auschecken aussehen“ klicken. Sobald Sie die Aktion bestätigt haben, wird das Dokument freigeschaltet und andere Benutzer können sie bearbeiten. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann. Stellen Sie daher sicher, dass Sie das Auschecken wirklich rückgängig machen möchten, bevor Sie die Aktion bestätigen.

Frage 5: Wie bearbeite ich ein Dokument in SharePoint?

Antwort 5: Die Bearbeitung eines Dokuments in SharePoint ist relativ einfach. Zunächst müssen Sie das Dokument finden, das Sie bearbeiten und öffnen möchten. Anschließend können Sie die Änderungen vornehmen, die Sie direkt in SharePoint an das Dokument vornehmen möchten, oder Sie können das Dokument auf Ihrem Computer speichern und mithilfe der Software Ihrer Wahl bearbeiten. Wenn Sie Änderungen vornehmen, können Sie das Dokument speichern und es dann wieder auf SharePoint überprüfen.

Zweitens, wenn Sie das Dokument direkt in SharePoint bearbeiten, müssen Sie in der oberen linken Ecke des Bildschirms auf die Registerkarte "Bearbeiten" klicken. Vor dem Seitenfeld sehen Sie die Option, "Dokument bearbeiten" zu bearbeiten. Klicken Sie auf diese Option, um den Bearbeitungsmodus einzugeben. Sobald Sie im Bearbeitungsmodus sind, können Sie die Änderungen vornehmen, die Sie am Dokument vornehmen möchten. Wenn Sie Änderungen vornehmen, können Sie das Dokument speichern und es dann wieder einchecken.

SharePoint ist ein hervorragendes Instrument zum Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten am Arbeitsplatz. Damit können Benutzer Dokumente auf sichere und effiziente Weise problemlos auschecken und bearbeiten. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie die Dokumente nun problemlos in SharePoint auschecken und bearbeiten. Mit SharePoint können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente sicher und auf dem neuesten Stand gehalten werden.