Wie kann man sehen, wer eine Datei auf SharePoint angesehen hat?

Wollten Sie schon immer wissen, wer Ihre Dateien auf SharePoint angesehen hat? Es kann schwierig sein, die Aktivitäten in Ihren Dateien und Dokumenten zu verfolgen, insbesondere wenn sie von mehreren Personen zugegriffen werden. SharePoint bietet jedoch eine großartige Funktion, mit der Sie sehen können, wer eine Datei oder ein Dokument angesehen hat. In diesem Artikel führen wir Sie durch die Schritte, um zu sehen, wer eine Datei auf SharePoint angesehen hat.

Zu sehen, wer eine Datei auf SharePoint angesehen hat

SharePoint ist eine leistungsstarke Collaboration -Plattform, mit der Teams die Zusammenarbeit und die Freigabe von Dateien einfach helfen können. Eine der wichtigsten Funktionen von SharePoint ist die Möglichkeit, zu verfolgen, wer eine Datei angezeigt hat. Dies kann eine großartige Möglichkeit sein, Einblicke in die beliebte Datei oder ein Dokument zu erhalten oder wer darauf zugreift. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie sehen können, wer eine Datei auf SharePoint angezeigt hat.

Verständnis des SharePoint -Datei anzeigen

Die Dateianzehnung von SharePoint ist in die Plattform integriert, sodass Sie einfach anzeigen können, wer auf eine Datei zugegriffen hat. Diese Funktion ist auf allen Versionen von SharePoint verfügbar, einschließlich SharePoint Online und SharePoint Server. Wenn ein Benutzer eine Datei anzeigt, zeichnet SharePoint den Namen des Benutzers und das Datum und die Uhrzeit der Ansicht auf.

Anzeigen des Anzeigeverlaufs einer Datei

Öffnen Sie die Datei zuerst in SharePoint, um den Anzeigeverlauf einer Datei anzuzeigen. Klicken Sie dann in der oberen rechten Ecke des Fensters auf die Schaltfläche „Eigenschaften anzeigen“. Dadurch wird ein Panel auf der rechten Seite der Seite geöffnet, das die Eigenschaften der Datei enthält. Scrollen Sie in das Panel nach unten, bis Sie den Abschnitt „Historie anzeigen“ sehen. In diesem Abschnitt werden die Namen aller Benutzer aufgeführt, die die Datei und das Datum und die Uhrzeit jeder Ansicht angezeigt haben.

Erstellen eines Berichts

Wenn Sie im Laufe der Zeit nachverfolgen möchten, wer eine Datei anzeigt, können Sie einen Bericht erstellen, um die Daten anzuzeigen. Klicken Sie dazu im Abschnitt "Anzeigen" auf die Schaltfläche "Bericht erstellen". Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, mit dem Sie die im Bericht enthaltenen Daten anpassen können. Sie können den Namen, das Datum und die Uhrzeit des Benutzers sowie andere Informationen einfügen. Sobald Sie den Bericht konfiguriert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Bericht erstellen“. Dadurch wird ein Bericht generiert, der heruntergeladen oder gedruckt werden kann.

Einschränkungen des Betrachtens der Geschichte

Es ist wichtig zu beachten, dass die Dateiansichtsverlauf von SharePoint nicht immer zuverlässig ist. Zum einen erfasst es keine Ansichten von anonymen Benutzern, wie z. B. diejenigen, die von einer öffentlichen Website auf die Datei zugreifen. Zusätzlich ist der Verlauf auf die aktuelle Version der Datei beschränkt. Wenn ein Benutzer eine ältere Version der Datei anzeigt, wird dies im Anzeigenverlauf nicht aufgezeichnet.

Verwenden von Tools von Drittanbietern

Wenn Sie verfolgen müssen, wer eine Datei im Laufe der Zeit angesehen hat, möchten Sie möglicherweise ein Tool von Drittanbietern verwenden. Diese Tools können verwendet werden, um den Verlauf des Betrachtens im Laufe der Zeit auch für anonyme Benutzer zu verfolgen. Darüber hinaus können sie Ansichten älterer Versionen der Datei sowie anderer nützlicher Daten verfolgen.

Anzeigen des Versionsverlaufs einer Datei

Eine andere Möglichkeit, zu verfolgen, wer eine Datei angezeigt hat, besteht darin, den Versionsverlauf der Datei anzuzeigen. Öffnen Sie dazu die Datei in SharePoint und klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters auf die Schaltfläche „Versionsverlauf“. Dadurch wird ein Panel auf der rechten Seite des Fensters geöffnet, das den Versionsverlauf der Datei enthält. Das Datum und die Uhrzeit jeder Version sowie der Benutzer, der die Version erstellt hat.

Anzeigen des Betrachtungsverlaufs der Website

Schließlich können Sie auch den Betrachtungsgeschichte der gesamten Website anzeigen. Öffnen Sie dazu die Site in SharePoint und klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters auf die Schaltfläche „Site-Einstellungen“. Dadurch wird die Seite "Site -Einstellungen" geöffnet, die eine Vielzahl von Optionen enthält. Klicken Sie im Abschnitt "Site Administration" auf die Option "Verlauf anzeigen". Dadurch wird eine Seite geöffnet, die den Betrachtungsverlauf der gesamten Website enthält.

Verwenden der Prüfung zum Verfolgen von Dateiansichten

Wenn Sie im Laufe der Zeit Dateiansichten verfolgen müssen, sollten Sie die Prüfungsfunktion von SharePoint in Betracht ziehen. Diese Funktion kann verwendet werden, um alle in einer Datei durchgeführten Aktionen einschließlich Ansichten zu verfolgen. Öffnen Sie die Datei in SharePoint und klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters auf die Schaltfläche „Informationsverwaltungsrichtlinieneinstellungen“. Wählen Sie die Option "Auditing" aus und konfigurieren Sie die Einstellungen wie gewünscht. Sobald die Prüfung aktiviert ist, werden alle in der Datei durchgeführten Aktionen protokolliert, einschließlich Ansichten.

Anzeigen von Prüfungsprotokollen

Sobald die Prüfung aktiviert ist, können Sie die Protokolle aller in der Datei durchgeführten Aktionen anzeigen. Öffnen Sie dazu die Datei in SharePoint und klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters auf die Schaltfläche „Informationsverwaltungsrichtlinien“. Wählen Sie die Option "Protokollprotokolle Prüfungen prüfen" und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Protokolle anzeigen". Dadurch wird eine Seite geöffnet, die die Protokolle aller in der Datei durchgeführten Aktionen, einschließlich Ansichten, enthält.

Verwaltung von Benutzerberechtigungen

Schließlich können Sie auch Benutzerberechtigungen verwalten, um zu steuern, wer eine Datei anzeigen kann. Öffnen Sie dazu die Datei in SharePoint und klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters auf die Schaltfläche „Berechtigungen“. Dadurch wird ein Panel auf der rechten Seite des Fensters geöffnet, das die Berechtigungen der Datei enthält. Sie können dann Benutzer nach Wunsch hinzufügen oder entfernen und ihre Berechtigungsstufen festlegen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass nur die gewünschten Benutzer die Datei anzeigen können.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich sehen, wer eine Datei auf SharePoint angesehen hat?

Um zu sehen, wer eine Datei auf SharePoint angezeigt hat, müssen Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, um auf die Analyse- und Berichtsfunktionen zuzugreifen. Wenn Sie über die erforderliche Berechtigung verfügen, können Sie die Seite "Site Activity" auf der Seite "Site Inhalt" verwenden. Auf dieser Seite können Sie grundlegende Analysen über die Datei anzeigen, z. B. die Anzahl der Ansichten, die Gesamtzahl der Personen, die sie gesehen haben, und die durchschnittliche Zeit, die für die Datei aufgewendet wird. Darüber hinaus können Sie detaillierte Informationen darüber anzeigen, wer die Datei angezeigt hat, z. B. Name, E -Mail -Adresse und Zeit, die in der Datei aufgewendet werden.

Die andere Option besteht darin, die Funktion "Prüfprotokollberichte" zu verwenden, die auf der Seite "Site -Einstellungen" verfügbar ist. Mit dieser Funktion können Sie detaillierte Berichte darüber anzeigen, wer auf die Datei zugegriffen hat und welche Aktionen sie darauf ausgeführt haben. Mit dieser Funktion können Sie auch die Daten basierend auf bestimmten Kriterien wie Datumsbereich, Benutzer und Aktion filtern.

Welche Berechtigungen muss ich sehen, wer eine Datei auf SharePoint angesehen hat?

Um anzuzeigen, wer eine Datei auf SharePoint angezeigt hat, müssen Sie die Erlaubnis "Nutzungsdaten anzeigen" erhalten. Diese Genehmigung wird in der Regel den Eigentümern und Administratoren der Site erteilt, kann jedoch auch den einzelnen Benutzern erteilt werden. Darüber hinaus benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Berechtigungen, um auf die Funktion „Prüfprotokollberichte“ zugreifen zu können, abhängig von Ihrer bestimmten Site -Konfiguration.

Wenn Sie nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, müssen Sie sich möglicherweise an den Site -Eigentümer oder -verwalter wenden, um Zugriff auf die Analyse- und Berichtsfunktionen zu erhalten. Alternativ können Sie auch grundlegende Analysen über die Datei wie die Anzahl der Ansichten und die Gesamtzahl der Personen, die sie angesehen haben, von der Seite "Site -Aktivität" anzeigen.

Wie greife ich auf die Seite "Site Activity" zu?

Auf die Seite "Site Activity" kann auf der Seite "Site Inhalt" auf die Seite "Site Inhalt" zugegriffen werden, die sich im linken Menü der SharePoint-Site befindet. Auf dieser Seite können Sie grundlegende Analysen über die Datei anzeigen, z. B. die Anzahl der Ansichten, die Gesamtzahl der Personen, die sie gesehen haben, und die durchschnittliche Zeit, die für die Datei aufgewendet wird. Darüber hinaus können Sie detaillierte Informationen darüber anzeigen, wer die Datei angezeigt hat, z. B. Name, E -Mail -Adresse und Zeit, die in der Datei aufgewendet werden.

Wenn Sie nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, können Sie möglicherweise nicht auf diese Seite zugreifen. In diesem Fall müssen Sie sich möglicherweise an den Site -Eigentümer oder -verwalter wenden, um Zugriff auf die Analyse- und Berichtsfunktionen zu erhalten.

Wie greife ich auf die Funktion „Prüfprotokollberichte“ zu?

Die Funktion "Prüfprotokollberichte" befindet sich auf der Seite "Site-Einstellungen", auf die auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der SharePoint-Site klickt. Sobald Sie sich auf der Seite "Site-Einstellungen" befinden, können Sie im Menü links auf den Link "Prüfprotokollberichte" klicken. Dadurch wird die Seite "Audit -Protokollberichte" geöffnet, auf der Sie detaillierte Berichte darüber anzeigen können, wer auf die Datei zugegriffen hat und auf welche Aktionen sie ausgeführt haben.

Um auf diese Funktion zuzugreifen, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Berechtigungen, abhängig von Ihrer bestimmten Site -Konfiguration. Wenn Sie nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, müssen Sie sich möglicherweise an den Site -Eigentümer oder -verwalter wenden, um Zugriff auf die Analyse- und Berichtsfunktionen zu erhalten.

Welche Informationen kann ich von der Funktion "Prüfprotokollberichte" erhalten?

Mit der Funktion „Prüfprotokollberichte“ können Sie detaillierte Berichte darüber anzeigen, wer auf die Datei zugegriffen hat und welche Aktionen sie darauf ausgeführt haben. Dies umfasst Informationen wie den Namen des Benutzers, die E -Mail -Adresse und die Zeit, die sie in der Datei ausgegeben haben. Darüber hinaus können Sie die Daten auch basierend auf bestimmten Kriterien wie Datumsbereich, Benutzer und Aktion filtern.

Wenn Sie nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, können Sie möglicherweise nicht auf diese Funktion zugreifen. In diesem Fall müssen Sie sich möglicherweise an den Site -Eigentümer oder -verwalter wenden, um Zugriff auf die Analyse- und Berichtsfunktionen zu erhalten.

Nachdem Sie den obigen Schritten befolgt haben, sollten Sie jetzt besser verstehen, wie Sie sehen können, wer eine Datei auf SharePoint angesehen hat. Mit diesem Wissen können Sie sicherstellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf Ihre Dateien haben und jederzeit über den richtigen Zugriffsgrad verfügen. Sie können auch verfolgen, wer eine Datei angezeigt oder heruntergeladen hat und Ihnen beruhigt ist, dass die Dateien sicher sind und auf die richtige Weise verwendet werden.