Wie kann man Zugriff auf SharePoint -Ordner gewähren?

Suchen Sie eine einfache und effiziente Möglichkeit, Zugang zu einem SharePoint -Ordner zu gewähren? Mit den richtigen Schritten können Sie jedem Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen problemlos Zugriff erteilen. In diesem Artikel werden wir die Schritte erörtert, die Sie ausführen müssen, um Zugriff auf einen SharePoint -Ordner zu gewähren. Wir werden auch diskutieren, wie wichtig es ist, die richtigen Techniken zu verwenden, um die Sicherheit Ihres SharePoint -Ordners zu gewährleisten. Also fangen wir an!

Wie kann man Zugriff auf SharePoint -Ordner gewähren?

SharePoint ist eine leistungsstarke Kollaborationsplattform, mit der Benutzer Dateien und Dokumente für Zusammenarbeitszwecke freigeben können. Es ist ein großartiges Instrument für Organisationen, um sicher an Projekten zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen. Damit Benutzer jedoch auf den Inhalt eines SharePoint -Ordners zugreifen können, müssen sie zunächst Zugriff darauf erhalten. Dieser Artikel bietet einen Überblick über die Gewährung des Zugriffs auf einen SharePoint -Ordner.

Verstehen Sie Ihre Zugriffsrechte

Der erste Schritt zur Gewährung des Zugriffs auf einen SharePoint -Ordner besteht darin, die Zugriffsrechte des Benutzers zu verstehen. Benutzer können je nach ihrer Rolle in der Organisation unterschiedliche Zugriff auf SharePoint haben. Einige Benutzer haben möglicherweise vollen Zugriff auf den SharePoint -Ordner, während andere möglicherweise nur einen begrenzten Zugriff haben. Es ist wichtig, die Zugriffsrechte des Benutzers zu verstehen, bevor er den Zugriff auf den Ordner gewährt.

Zugriff auf den Ordner gewähren

Sobald die Zugriffsrechte des Benutzers festgelegt wurden, besteht der nächste Schritt darin, Zugriff auf den Ordner zu gewähren. Dies kann durch die Verwendung des SharePoint Admin Center erfolgen. Wählen Sie in der Admin -Mitte den Ordner aus, auf den zugegriffen werden muss, und klicken Sie dann auf den Link „Zugriff verwalten“. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die Benutzer auswählen können, die Zugriff auf den Ordner haben sollten. Wenn die Benutzer ausgewählt wurden, klicken Sie auf "Speichern", um ihnen Zugriff zu gewähren.

Verwalten Sie Zugriffsberechtigungen

Sobald den Benutzern Zugriff auf den SharePoint -Ordner gewährt wurde, ist es wichtig, die Zugriffsberechtigungen zu verwalten. Dies kann durch Auswahl des Ordners in der Administratorzentrum und dann auf den Link "Berechtigungen verwalten" ausgewählt werden. In diesem Fenster können Sie den Benutzer auswählen, der Zugriff auf den Ordner haben sollte und die Zugriffsstufe angeben sollte, die er haben sollte. Sie können auch verschiedene Zugriffsstufen für verschiedene Benutzer einrichten, z. B. nur schreibgeschützte, bearbeiten oder löschen Zugriff.

Erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe

Wenn Sie eine große Anzahl von Benutzern Zugriff gewähren müssen, wird empfohlen, eine Sicherheitsgruppe zu erstellen. Auf diese Weise können Sie Benutzer aus der Gruppe hinzufügen und entfernen, ohne jeden Benutzer zugreifen zu müssen. Um eine Sicherheitsgruppe zu erstellen, gehen Sie zum SharePoint Admin Center und klicken Sie auf die Registerkarte "Sicherheit". Von hier aus können Sie eine neue Sicherheitsgruppe erstellen und Benutzer dazu hinzufügen.

Verwalten Sie den Zugriff auf Unterordner

Wenn Sie Zugriff auf einen Unterordner des SharePoint -Ordners gewähren müssen, können Sie dies tun, indem Sie zum Unterordner im Administratorzentrum navigieren und auf den Link „Zugriff verwalten“ klicken. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die Benutzer auswählen können, die Zugriff auf den Unterordner haben sollten. Wenn die Benutzer ausgewählt wurden, klicken Sie auf "Speichern", um ihnen Zugriff zu gewähren.

Link zum Ordner teilen

Sobald den Benutzern Zugriff auf den SharePoint -Ordner gewährt wurde, können Sie einen Link zum Ordner mit ihnen teilen. Auf diese Weise können sie problemlos auf den Ordner zugreifen, ohne sich an der SharePoint -Site anzumelden. Um einen Link zum Ordner zu teilen, gehen Sie zum SharePoint Admin Center und wählen Sie den Ordner aus. Klicken Sie auf der Registerkarte "Freigeben" auf "Link freigeben" und geben Sie dann die E -Mail -Adresse des Benutzers ein, der Zugriff auf den Ordner benötigt.

Verwalten Sie den Benutzerzugriff auf den Ordner

Sobald den Benutzern Zugriff auf den Ordner gewährt wurde, können Sie ihren Zugriff auf den Ordner verwalten. Dies kann durch die Auswahl des SharePoint Admin Center und der Auswahl des Ordners erfolgen. Auf der Registerkarte "Zugriff verwalten" können Sie eine Liste der Benutzer anzeigen, die Zugriff auf den Ordner haben, und Benutzer auch Benutzer aus der Liste hinzufügen oder entfernen können.

Richten Sie Warnungen und Benachrichtigungen ein

Wenn den Benutzern Zugriff auf den Ordner gewährt wurde, können Sie auch Warnungen und Benachrichtigungen einrichten, um sicherzustellen, dass sie benachrichtigt werden, wenn Änderungen am Ordner oder dessen Inhalt vorgenommen werden. Um Warnungen und Benachrichtigungen einzurichten, gehen Sie zum SharePoint Admin Center und wählen Sie den Ordner aus. Auf der Registerkarte "Warnungen und Benachrichtigungen" können Sie die Benutzer auswählen, die benachrichtigt werden sollten, wenn Änderungen am Ordner oder dessen Inhalt vorgenommen werden.

Erstellen Sie einen Berechtigungsbericht

Schließlich können Sie auch einen Berechtigungsbericht für den SharePoint -Ordner erstellen. In diesem Bericht werden Sie angezeigt, welche Benutzer Zugriff auf den Ordner haben und welcher Zugriffstufe sie haben. Um einen Berechtigungsbericht zu erstellen, gehen Sie zum SharePoint Admin Center und wählen Sie den Ordner aus. Klicken Sie auf der Registerkarte "Berichte" auf "Berechtigungenbericht" und wählen Sie dann den Berichtstyp aus, den Sie generieren möchten.

Verwandte FAQ

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine Cloud-basierte Kollaborationsplattform von Microsoft. Es bietet Dokumentenverwaltungs- und Speicherfunktionen sowie eine Reihe anderer Funktionen, mit denen Teams zusammenarbeiten, um Inhalte zu erstellen, zu teilen und zu verwalten. Mit SharePoint können Benutzer Websites erstellen, Dateien freigeben und an Projekten in Echtzeit zusammenarbeiten.

SharePoint bietet auch Zugriffskontrolle, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf Dokumente zugreifen und diese ändern können. Dies erfolgt über die Verwendung von Berechtigungen und Benutzerrollen, die Zugriff auf bestimmte Websites, Inhalte und Funktionen gewähren oder verweigern.

Wie erteile ich Zugriff auf einen SharePoint -Ordner?

Die Gewährung des Zugriffs auf einen SharePoint -Ordner ist ziemlich einfach. Zunächst müssen Sie feststellen, welche Benutzer oder Gruppen Zugriff auf den Ordner haben sollten. Sobald Sie diese Benutzer oder Gruppen identifiziert haben, können Sie die Berechtigungen für den Ordner einrichten. Gehen Sie dazu zur Seite "Einstellungen" des Ordners, wählen Sie die Registerkarte "Freigeben" und wählen Sie dann die Schaltfläche "Bearbeiten".

Von hier aus können Sie die Option "Zugriff zuggeben" auswählen. Dadurch wird eine Liste von Benutzern und Gruppen angezeigt, die Zugriff auf den Ordner haben. Sie können dann auswählen, welche Benutzer oder Gruppen Zugriff erhalten sollten. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen anzuwenden.

Was sind die unterschiedlichen Zugangsniveaus, die ich gewähren kann?

Der Zugangsniveau, den Sie einem SharePoint -Ordner gewähren können, hängt vom Ordnertyp ab. Es stehen drei verschiedene Zugriffsstufen zur Verfügung: Ansicht, Bearbeiten und Vollsteuerung.

Durch die Ansicht können Benutzer den Inhalt des Ordners anzeigen und öffnen, jedoch nichts bearbeiten oder löschen. Durch Bearbeiten können Benutzer den Inhalt des Ordners anzeigen, öffnen und ändern, aber nichts löschen. Durch die vollständige Steuerung können Benutzer den Inhalt des Ordners anzeigen, öffnen, bearbeiten, löschen und ändern.

Kann ich den Zugang widerrufen, sobald er gewährt wurde?

Ja, Sie können den Zugriff auf einen SharePoint -Ordner widerrufen, sobald er gewährt wurde. Gehen Sie dazu zur Seite "Einstellungen" des Ordners, wählen Sie die Registerkarte "Freigeben" und wählen Sie dann die Schaltfläche "Bearbeiten". Von hier aus können Sie die Option "Zugriff überrücken" auswählen. Dadurch wird eine Liste von Benutzern und Gruppen angezeigt, die Zugriff auf den Ordner haben. Sie können dann auswählen, welche Benutzer oder Gruppen ihren Zugriff widerrufen sollen. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen anzuwenden.

Was passiert, wenn ich den Zugriff widerrückte?

Wenn Sie den Zugriff auf einen SharePoint -Ordner widerrufen, können Benutzer, denen zuvor Zugriff gewährt wurde, nicht mehr in der Lage, den Inhalt des Ordners anzusehen, zu öffnen, zu bearbeiten, zu löschen oder zu ändern. Sie werden immer noch sehen, dass der Ordner existiert, aber sie werden nicht in der Lage sein, darauf zugreifen.

Das Widerruf des Zugriffs ist ein guter Weg, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf sensible Dokumente oder andere Inhalte haben. Es ist auch nützlich, um den Zugriff auf einen Ordner zu beseitigen, wenn ein Benutzer die Organisation verlässt oder keinen Zugriff auf den Ordner mehr benötigt.

Der Prozess der Gewährung des Zugriffs auf einen SharePoint -Ordner ist unkompliziert. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie den richtigen Personen leicht die erforderlichen Berechtigungen erteilen und sicherstellen, dass sie über den Zugang zu dem von ihnen benötigten Inhalt verfügen. Mit dem richtigen Zugang und den richtigen Berechtigungen können Sie sicher sein, dass die richtigen Personen den richtigen Zugriff auf den richtigen Inhalt Ihres SharePoint -Ordners haben.