Wie können Sie die externe Freigabe in SharePoint ermöglichen?
Suchen Sie nach einer Möglichkeit, externe Benutzer außerhalb Ihrer Organisation zu teilen und mit ihnen zusammenzuarbeiten, sind sich jedoch nicht sicher, wie Sie das externe Teilen in SharePoint ermöglichen können? Mit Hilfe dieses Leitfadens lernen Sie, wie Sie externe Freigabe in SharePoint aktivieren, sodass Sie und Ihr Team mit externen Benutzern zusammenarbeiten können, ohne die Datensicherheit zu beeinträchtigen. Also fangen wir an!
Mit der externen Freigabe in SharePoint können Benutzer Dokumente und Websites mit Personen außerhalb der Organisation teilen. Um die externe Freigabe zu ermöglichen, muss der Administrator:
- Navigieren Sie zum SharePoint Admin Center
- Klicken Sie unter der Freigabe auf die externe Freigabe
- Wählen Sie eine der folgenden externen Freigaboptionen aus: Neue und bestehende Gäste, Nur vorhandene Gäste, oder Aus
- Klicken Sie auf Speichern
Wie können Sie die externe Freigabe in SharePoint ermöglichen?
Mit der externen Freigabe können Benutzer sicher mit Personen außerhalb ihrer Organisation zusammenarbeiten. Es ist ein wichtiges Merkmal von SharePoint, mit dem Benutzer Dokumente und andere Inhalte mit Personen außerhalb ihrer Organisation sicher teilen können, unabhängig von ihrem Standort. SharePoint bietet verschiedene Ebenen der externen Freigabe, abhängig von der Art des gemeinsamen Inhalts und der Art der externen Benutzer.
Externe Teilen verstehen
Die externe Freigabe kann auf zwei Arten auf SharePoint aktiviert werden: über das SharePoint Online -Administratorzentrum oder über die SharePoint PowerShell. SharePoint Online Admin Center bietet den einfachsten Weg, um die externe Freigabe zu ermöglichen. Wenn Sie jedoch mehr Kontrolle über die externe Freigabe benötigen, können Sie den SharePoint PowerShell verwenden. Beide Methoden werden nachstehend ausführlich erläutert.
Aktivieren der externen Freigabe über das SharePoint Online -Administratorzentrum
Das SharePoint Online -Administratorzentrum ist ein zentraler Hub für die Verwaltung von SharePoint -Online -Websites. Dies ist der einfachste Weg, um die externe Teile in SharePoint zu ermöglichen. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um die externe Freigabe zu ermöglichen:
Schritt 1: Melden Sie sich beim SharePoint Online -Administratorzentrum an
Melden Sie sich im SharePoint Online -Administratorzentrum mit Ihren globalen Administratoranmeldeinformationen an. Sobald Sie angemeldet sind, können Sie die Liste aller Websites in der SharePoint Online -Umgebung sehen.
Schritt 2: Wählen Sie eine Site aus
Wählen Sie die Website aus, für die Sie die externe Freigabe aktivieren möchten. Sie können bei Bedarf mehrere Websites gleichzeitig auswählen.
Schritt 3: Konfigurieren Sie die Einstellungen für externe Freigabe
Sobald Sie eine Site ausgewählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte "Freigeben". Auf dieser Seite können Sie die externen Freigabeeinstellungen für die ausgewählte Website konfigurieren. Sie können sich für die externe Freigabe für alle Benutzer aktivieren oder auf bestimmte Benutzer oder Gruppen beschränken.
Schritt 4: Änderungen speichern
Sobald Sie die externen Freigabeinstellungen konfiguriert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um die Änderungen anzuwenden. Anschließend können Sie die Änderungen sehen, die sich in der ausgewählten Website widerspiegeln.
Konfigurieren der externen Freigabe über SharePoint PowerShell
SharePoint PowerShell ist ein leistungsstarkes Befehlszeilen-Tool, mit dem Sie SharePoint-Umgebungen verwalten können. Es bietet mehr Kontrolle über die externe Freigabe als das SharePoint Online -Administratorzentrum. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um das externe Teilen durch PowerShell zu ermöglichen:
Schritt 1: Stellen Sie eine Verbindung zu SharePoint online her
Starten Sie die SharePoint Online -Management -Shell und verbinden Sie sich mit der SharePoint Online -Umgebung. Führen Sie dazu den folgenden Befehl aus: Connect-SPOService -Url
Schritt 2: Aktivieren Sie die externe Freigabe
Wenn Sie mit SharePoint online verbunden sind, führen Sie den folgenden Befehl aus, um die externe Freigabe zu aktivieren: Set-SPOSite -Identity
Schritt 3: Konfigurieren Sie die Einstellungen für externe Freigabe
Sobald die externe Freigabe aktiviert ist, können Sie die externen Freigabeeinstellungen für die ausgewählte Website konfigurieren. Führen Sie dazu den folgenden Befehl aus: Set-SPOSite -Identity
Die "Berechtigungsstufe" kann auf "Ansicht", "Bearbeiten" oder "vollständige Kontrolle" eingestellt werden. Dadurch bestimmt die Ebene der externen Benutzer, die auf die ausgewählte Website verfügen.
Schritt 4: Änderungen speichern
Wenn Sie die externen Freigabeinstellungen konfiguriert haben, führen Sie den folgenden Befehl aus, um die Änderungen zu speichern: Set-SPOSite -Identity
Konfigurieren von externen Benutzern Zugriff
Sobald die externe Freigabe aktiviert ist, müssen Sie den Zugriff externer Benutzer auf die ausgewählte Website konfigurieren. Dazu müssen Sie auf die Seite „Benutzerberechtigungen“ der ausgewählten Site wechseln und die externen Benutzer als Site -Mitglieder hinzufügen. Sie können jedem externen Benutzer unterschiedliche Berechtigungsstufen zuweisen, abhängig von seinen Anforderungen.
Fehlerbehebung externer Teilen
Wenn Sie Probleme mit der externen Freigabe haben, können Sie einige Dinge tun, um Fehler zu beheben. Stellen Sie zunächst sicher, dass die externen Benutzer als Mitglieder zu der ausgewählten Website hinzugefügt wurden. Stellen Sie außerdem sicher, dass ihre Berechtigungen korrekt eingestellt sind. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an Microsoft Support, um zusätzliche Hilfe zu erhalten.
Externe Teilen Best Practices
Bei der Aktivierung der externen Freigabe in SharePoint ist es wichtig, die Sicherheit im Auge zu behalten. Externe Benutzer sollten nur Zugriff auf den Inhalt erhalten, der für sie ihre Aufgaben erledigt ist. Es ist auch wichtig, externe Benutzer im Auge zu behalten und sie zu entfernen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Stellen Sie schließlich sicher, dass alle externen Benutzer die erforderliche Schulung und Anweisung zur Verwendung der SharePoint -Umgebung erhalten haben.
Häufig gestellte Fragen
Was ist externe Teilen?
Die externe Freigabe ist eine Funktion in SharePoint, mit der Benutzer Dokumente, Websites und andere Inhalte mit Personen außerhalb ihrer Organisation teilen können. Diese Funktion kann aktiviert oder deaktiviert werden, um zu steuern, wer Inhalte freigeben kann.
Wie können Sie die externe Freigabe in SharePoint ermöglichen?
Um die externe Freigabe in SharePoint zu ermöglichen, muss sich der Administrator zunächst beim SharePoint Admin Center anmelden. Von dort aus können sie in der linken Navigationsleiste auf die Option "Freigabe" klicken. Auf der Sharing -Seite können sie die externe Freigabe aktivieren, indem sie auf das Kontrollkästchen „Externe Benutzer zulassen, die die Freigabeeinladungen anmelden und als authentifizierte Benutzer anmelden“ ermöglichen. Danach können sie auf die Schaltfläche „Speichern“ klicken, um die Änderungen zu speichern.
Wie setze ich Richtlinien für die externe Freigabe?
Um Richtlinien für die externe Freigabe in SharePoint festzulegen, kann der Administrator auf die Seite „Site -Einstellungen“ im SharePoint Admin Center wechseln. Auf der Seite "Site-Einstellungen" können sie in der linken Navigationsleiste auf die Option "externe Freigabe" klicken. Auf der externen Freigabeseite können sie Richtlinien festlegen, z. Nach dem Einstellen der Richtlinien können sie auf die Schaltfläche „Speichern“ klicken, um die Änderungen zu speichern.
Wie lade ich externe Benutzer zum SharePoint ein?
Um externe Benutzer zum SharePoint einzuladen, muss sich der Administrator zunächst im SharePoint Admin Center anmelden. Von dort aus können sie in der linken Navigationsleiste auf die Option "Freigabe" klicken. Auf der Sharing -Seite können sie auf die Schaltfläche „People einladen“ klicken. Auf der Einladungsseite können sie die E -Mail -Adresse des externen Benutzers eingeben und auf die Schaltfläche "Einladung senden" klicken. Danach erhält der externe Benutzer eine E -Mail mit einem Link zum Zugriff auf den Inhalt.
Was ist der Unterschied zwischen der internen und externen Freigabe?
Der Hauptunterschied zwischen interner und externer Freigabe ist der Umfang der Freigabe. Die interne Freigabe beschränkt sich auf Personen innerhalb der Organisation, während die externe Freigabe auf Personen außerhalb der Organisation ausgedehnt werden kann. Die interne Freigabe erfolgt in der Regel unter Verwendung eines Freigabeverbaus, während die externe Freigabe unter Verwendung einer Einladung erfolgt, wodurch der externe Benutzer die Einladung akzeptiert, bevor er auf den Inhalt zugreifen kann.
Zusammenfassend ist es eine großartige Möglichkeit, mit Personen außerhalb Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten, um die externe Freigabe in SharePoint zu ermöglichen. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie die externe gemeinsame Nutzung leicht ermöglichen und von den leistungsstarken Kollaborationsfunktionen von SharePoint profitieren. Mit aktivierter externer Freigabe können Sie mühelos auf Dokumente, Listen und Websites zugreifen und diese verwalten, wodurch Ihre Zusammenarbeit effizienter und effektiver wird.
