Wie mache ich Excel -Datei kleiner?

Wenn Sie jemand sind, der häufig mit großen Excel -Dateien arbeitet, wissen Sie, dass diese Dateien schwer zu verwalten sein können und Ihren Computer verlangsamen können. Glücklicherweise gibt es mehrere einfache Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihre Excel -Dateien kleiner zu machen, ohne die wichtigsten Daten zu beeinträchtigen. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie Excel -Dateien kleiner werden, sowie einige andere Strategien, mit denen Sie Ihre Excel -Dateien besser verwaltbar halten können.

Um eine Excel -Datei kleiner zu machen, können Sie verschiedene Methoden verwenden. Das erste besteht darin, unnötige Zeilen oder Spalten aus dem Dokument zu löschen. Sie können auch unnötige Formatierung wie Schriftarten und Hintergrundfarben löschen. Eine andere Methode besteht darin, die Anzahl der Dezimalstellen in einer Zelle zu reduzieren oder ein anderes Zahlenformat zu verwenden, z. B. das Konvertieren von Zahlen in Text. Sie können auch die Funktion "speichern" verwenden, um die Datei in einem anderen Format wie .csv zu speichern, das komprimiert ist und die Dateigröße reduzieren kann.

So reduzieren Sie Excel -Dateigröße

Excel ist ein unglaublich leistungsfähiges Tool zum Analysieren und Organisieren von Daten, aber große Dateien können umständlich sein, um mit ihnen zu arbeiten. Glücklicherweise gibt es einige einfache Möglichkeiten, die Größe einer Excel -Datei zu verringern, sodass Sie sicherstellen können, dass Ihre Dateien einfach zu verwalten sind und nicht zu viel Speicherplatz in Anspruch nehmen.

Eine der effektivsten Möglichkeiten, die Größe einer Excel -Datei zu verringern, besteht darin, unnötige Zeilen oder Spalten zu löschen. Auch wenn die Daten für Ihr aktuelles Projekt nicht benötigt werden, kann dies in der Datei wertvoller Speicherplatz einnehmen. Stellen Sie vor dem Löschen von Zeilen oder Spalten sicher, dass Sie eine Kopie der Datei speichern, falls die gelöschten Daten in Zukunft benötigt werden. Eine andere Möglichkeit, die Größe einer Excel -Datei zu verringern, besteht darin, Bilder oder Diagramme zu entfernen, die nicht mehr benötigt werden. Diese können einen erheblichen Teil der Größe der Datei aufnehmen. Daher kann das Entfernen der Datei erheblich kleiner werden.

Komprimierende Bilder

Wenn Sie Bilder in Ihrer Excel -Datei haben, die zu viel Platz in Anspruch nehmen, können Sie sie komprimieren, um die Größe der Datei zu verringern. Öffnen Sie dazu die Datei und wählen Sie die Bilder aus, die Sie komprimieren möchten. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Bilder und wählen Sie im Menü "Bilder komprimieren". Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die Auflösung und andere Einstellungen für das Bild auswählen können. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf "OK", um die Bilder zu komprimieren.

Eine andere Möglichkeit, die Größe Ihrer Excel -Datei zu verringern, besteht darin, „AutoreCover“ zu aktivieren. Dadurch wird alle paar Minuten eine Sicherung der Datei erstellt, mit der die Größe der Datei reduziert werden kann. Öffnen Sie die Excel -Datei und wählen Sie im Menü "Datei" aus, um die automatische Ausführung zu aktivieren. Wählen Sie dann "Optionen" und klicken Sie auf "Speichern". Aktivieren Sie auf der Registerkarte "Speichern" das Kontrollkästchen neben "AutoreCover" und stellen Sie die Frequenz für die Sicherungen ein.

Speichern Sie als neue Datei

Wenn Sie viele Änderungen an einer Excel -Datei vorgenommen haben und die Größe reduzieren möchten, können Sie sie als neue Datei speichern. Öffnen Sie dazu die Datei und wählen Sie im Menü "Datei" aus. Wählen Sie dann "AS" Speichern und wählen Sie den Speicherort, an dem Sie die Datei speichern möchten. Wählen Sie anschließend den Dateityp aus, den Sie die Datei als (z. B. XLSX, PDF usw.) speichern möchten. Klicken Sie schließlich auf "Speichern", um die Datei als neue Datei zu speichern.

Verwenden Sie den Excel -Dateioptimierer

Wenn Sie die Größe einer Excel -Datei reduzieren möchten, ohne Daten manuell zu löschen oder Bilder zu komprimieren, können Sie einen Excel -Dateioptimierer verwenden. Dies sind Softwareprogramme, die die Größe von Excel -Dateien reduzieren sollen, ohne die Daten zu beeinträchtigen. Sie müssen lediglich die Datei auswählen, die Sie optimieren möchten, und das Programm wird den Rest ausführen.

Entfernen Sie unbenutzte Formeln und Daten

Wenn Sie Formeln oder Daten in Ihrer Excel -Datei haben, die nicht mehr benötigt werden, können Sie sie entfernen, um die Größe der Datei zu reduzieren. Öffnen Sie dazu die Excel -Datei und wählen Sie die Zellen aus, die die Formeln oder Daten enthalten, die Sie entfernen möchten. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Zellen und wählen Sie im Menü "Inhalt" aus. Dadurch werden die Formeln oder Daten aus den Zellen entfernt, wodurch die Größe der Datei verringert wird.

Überprüfen Sie die doppelten Daten

Eine andere Möglichkeit, die Größe einer Excel -Datei zu reduzieren, besteht darin, auf doppelte Daten zu überprüfen. Wenn Sie in der Datei mehrere Kopien derselben Daten haben, können Sie die zusätzlichen Kopien löschen und die Größe der Datei reduzieren. Öffnen Sie dazu die Excel -Datei und wählen Sie die Daten aus, die Sie nach Duplikaten überprüfen möchten. Wählen Sie dann im Menü "Daten" aus und klicken Sie auf "Duplikate entfernen". Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie auswählen können, welche Spalten auf Duplikate suchen. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf "OK", um die Duplikate zu entfernen.

Nur wenige häufig gestellte Fragen

1. Was sind die Vorteile, eine Excel -Datei kleiner zu machen?

Eine Excel -Datei kleiner zu machen, hat zahlreiche Vorteile. Kleinere Dateien sind einfacher zu speichern, zu teilen und zu bearbeiten. Sie nehmen auch weniger Platz auf Ihrem Computer und Servern ein und öffnen sich schneller. Kleinere Excel -Dateien sind auch einfacher zu per E -Mail und hochladen in die Cloud. Darüber hinaus verringern kleinere Dateien das Risiko, Ihre Daten zu beschädigen, da größere Dateien anfälliger für Fehler sind.

2. Wie kann ich meine Excel -Datei kleiner machen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Excel -Datei kleiner zu machen. Zunächst können Sie alle unnötigen Zeilen, Spalten und Zellen löschen. Sie können auch unnötige Formatierungen wie Schriftgröße und Farbe entfernen. Darüber hinaus können Sie Bilder komprimieren, alle Formeln in ihre berechneten Werte konvertieren und ungenutzte Arbeitsblätter löschen. Schließlich können Sie die Datei in einem anderen Dateiformat wie .csv oder .xlsx speichern, wodurch die Dateigröße erheblich reduziert werden kann.

3. Was sind die Einschränkungen, eine Excel -Datei kleiner zu machen?

Die Hauptbeschränkung für die Herstellung einer Excel -Datei ist, dass einige Daten und Formatierung möglicherweise verloren gehen, wenn Sie die Dateigröße reduzieren. Zum Beispiel können Komprimierungsbilder die Qualität verringern und die Umwandlung von Formeln in ihre berechneten Werte Ihre Fähigkeit, sie in Zukunft zu bearbeiten, einschränken. Darüber hinaus kann die Reduzierung der Dateigröße einige der Berechnungen in der Datei verlangsamen.

4.. Gibt es Tools, mit denen eine Excel -Datei kleiner wird?

Ja, es stehen mehrere Tools zur Verfügung, mit denen eine Excel -Datei kleiner wird. Es gibt Online -Tools wie Zamzar und SmallPDF, mit denen Sie eine Excel -Datei hochladen und eine kleinere Version erhalten können. Darüber hinaus gibt es Excel-Add-Ins und Plugins wie Excel-Kompressor und XLSXizer, die dazu beitragen können, die Dateigröße zu verringern.

5. Ist es möglich, eine Excel -Datei zu klein zu machen?

Ja, es ist möglich, eine Excel -Datei zu klein zu machen. Durch die zu starke Reduzierung der Dateigröße kann es zu Daten und Formatierverlusten führen, wodurch die Datei schwierig zu verwenden ist. Darüber hinaus kann die Reduzierung der Dateigröße zu sehr zu beschädigten Daten führen oder dazu führen, dass die Datei unlesbar wird.

6. Gibt es Tipps, die Sie beachten sollten, wenn eine Excel -Datei kleiner wird?

Ja, es gibt mehrere Tipps, die Sie beachten sollten, wenn eine Excel -Datei kleiner wird. Ein Tipp besteht darin, sicherzustellen, dass Sie eine Sicherungskopie der Datei haben, bevor Sie Änderungen vornehmen. Darüber hinaus ist es wichtig, sicherzustellen, dass Sie mit den Daten und Formatierungsverlusten, die bei der Reduzierung der Dateigröße auftreten können, vertraut sind. Schließlich ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie das effizienteste Dateiformat für Ihre Anforderungen verwenden, da verschiedene Formate unterschiedliche Auswirkungen auf die Dateigröße haben können.

So verringern Sie die Dateigröße in Excel

Zusammenfassend muss eine Excel -Datei kleiner werden, muss keine schwierige Herausforderung sein. Wenn Sie die in diesem Handbuch beschriebenen einfachen Schritte befolgen, können Sie die Größe Ihrer Excel -Datei erfolgreich reduzieren und das Teilen oder Speichern erleichtern. Durch die Verwendung von Datenkomprimierung und Entfernen unnötiger Daten können Sie Zeit und Energie sparen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Excel -Datei organisiert und effizient bleibt.