Wie markiere ich Dokumente in SharePoint?

Das Markieren von Dokumenten in SharePoint kann eine sehr effektive Möglichkeit sein, Ihre Dokumente im Auge zu behalten und zu organisieren. Unabhängig davon, ob Sie die Effizienz Ihres Workflows erhöhen, Ihre Dokumente kategorisieren oder das Finden des Findens, was Sie benötigen, erleichtern, können SharePoint -Tags helfen. In diesem Artikel werden wir die Heugung der Verwendung von Tags in SharePoint untersuchen, sodass Sie mit dem Markieren von Dokumenten beginnen und Ihr Dokumentverwaltungssystem effektiver gestalten können.

Wie markiere ich Dokumente in SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform, die Unternehmen hilft, Dokumente zu verwalten und zu speichern, mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten und Dateien in verschiedenen Abteilungen zu teilen. Eine der nützlichsten Funktionen von SharePoint ist die Fähigkeit, Dokumente mit Keywords zu markieren und sie zu erleichtern, um zu suchen und zugreifen zu können. In diesem Artikel werden wir erklären, wie Dokumente in SharePoint mit dem Markieren von Dokumenten gekennzeichnet werden.

Erstellen Sie eine Tag -Bibliothek

Der erste Schritt, um Dokumente in SharePoint zu markieren, besteht darin, eine Tag -Bibliothek zu erstellen. Eine Tag -Bibliothek ist eine Sammlung von Tags, die auf Dokumente angewendet werden können, um eine einfachere Suche und Abrufen zu erzielen. Um eine Tag -Bibliothek zu erstellen, gehen Sie in SharePoint zur Seite "Site -Einstellungen" und klicken Sie dann auf "Tag -Bibliotheken". Von hier aus können Sie eine neue Tag -Bibliothek erstellen, indem Sie auf "Erstellen" klicken. Sie können dann Tags in die Bibliothek hinzufügen, indem Sie für jedes Tag einen Namen und eine Beschreibung eingeben.

Erstellen Sie eine Dokumentbibliothek

Sobald Sie eine Tag -Bibliothek erstellt haben, besteht der nächste Schritt darin, eine Dokumentbibliothek zu erstellen. Eine Dokumentbibliothek ist ein Ort, an dem Dokumente gespeichert und geteilt werden können. Um eine Dokumentbibliothek zu erstellen, gehen Sie in SharePoint zur Seite "Site -Einstellungen" und klicken Sie dann auf "Dokumentbibliotheken". Von hier aus können Sie eine neue Dokumentbibliothek erstellen, indem Sie auf "Erstellen" klicken. Sobald die Bibliothek erstellt wurde, können Sie Dokumente dazu hochladen.

Tag -Dokumente

Sobald Sie eine Dokumentenbibliothek erstellt haben, können Sie Dokumente mit den Tags in Ihrer Tag -Bibliothek mit den Tags mit dem Marketing versehen. Wählen Sie dazu zuerst das Dokument aus, das Sie markieren möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Tags" im Band. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie das Tag auswählen können, das Sie auf das Dokument bewerben möchten. Wenn Sie das Tag ausgewählt haben, klicken Sie auf "Speichern", um das Tag zu speichern. Sie können diesen Vorgang für alle Dokumente in Ihrer Dokumentbibliothek fortsetzen.

Suchen Sie Dokumente nach Tag

Sobald Sie alle Ihre Dokumente getaggt haben, können Sie einfach nach dem Tag nach ihnen suchen. Gehen Sie dazu in SharePoint in die Dokumentbibliothek und klicken Sie auf die Schaltfläche "Suche" im Band. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie das Tag eingeben können, nach dem Sie suchen möchten. Wenn Sie das Tag eingegeben haben, klicken Sie auf "Suche" und SharePoint gibt eine Liste der Dokumente zurück, die mit diesem Tag markiert wurden.

Fügen Sie einer Dokumentbibliothek Tags hinzu

Wenn Sie einer Dokumentenbibliothek zusätzliche Tags hinzufügen möchten, können Sie dies auf der Registerkarte "Tags" in der Bandnutale tun. Hier können Sie der Bibliothek neue Tags hinzufügen, indem Sie den Namen und die Beschreibung des Tags eingeben. Sobald Sie das Tag hinzugefügt haben, können Sie es auf Dokumente in der Bibliothek anwenden, indem Sie das Dokument auswählen und auf die Schaltfläche "Tags" im Bandnull klicken.

Verwalten Sie Tags in einer Tag -Bibliothek

Wenn Sie die Tags in Ihrer Tag -Bibliothek verwalten müssen, können Sie dies über die Registerkarte "Verwalten" im Band tun. Hier können Sie alle Tags in der Bibliothek anzeigen und ihren Namen und ihre Beschreibung bearbeiten. Sie können Tags auch aus der Bibliothek löschen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

Tag -Dokumente in loser Schüttung

Wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig markieren müssen, können Sie dies mit der Option "Bulk Tag" tun. Diese Option finden Sie in der Registerkarte "Tags" im Band. Hier können Sie mehrere Dokumente auswählen und dann das Tag auswählen, das Sie sich bewerben möchten. Wenn Sie das Tag ausgewählt haben, klicken Sie auf "Speichern", um es auf alle ausgewählten Dokumente anzuwenden.

Exportieren Sie Tags aus einer Tag -Bibliothek

Wenn Sie die Tags aus Ihrer Tag -Bibliothek exportieren müssen, können Sie dies aus der Registerkarte "Exportieren" im Band tun. Hier können Sie die Tags auswählen, die Sie exportieren möchten, und dann auf "Exportieren" klicken, um eine CSV -Datei mit den Tags zu erstellen. Diese Datei kann dann verwendet werden, um Tags in andere SharePoint -Websites zu importieren oder Berichte zu erstellen.

Importieren Sie Tags in eine Tag -Bibliothek

Wenn Sie Tags in eine Tag -Bibliothek importieren müssen, können Sie dies aus der Registerkarte "Importieren" im Band tun. Hier können Sie die CSV -Datei auswählen, die die Tags enthält, die Sie importieren möchten, und dann auf "Importieren" klicken, um die Tags zur Bibliothek hinzuzufügen. Sobald die Tags importiert wurden, können sie dann auf Dokumente in der Bibliothek angewendet werden.

Tags aus den Benutzern verbergen

Wenn Sie bestimmte Tags vor den Benutzern ausblenden müssen, können Sie dies aus der Registerkarte "Berechtigungen" in der Bandesnote tun. Hier können Sie die Tags auswählen, die Sie ausblenden möchten, und dann auf "Speichern" klicken. Dies verhindert, dass Benutzer die ausgewählten Tags beim Markieren von Dokumenten sehen oder verwenden.

Löschen Sie Tags aus einer Tag -Bibliothek

Wenn Sie Tags aus einer Tag -Bibliothek löschen müssen, können Sie dies von der Registerkarte "Verwalten" im Band tun. Hier können Sie die Tags auswählen, die Sie löschen möchten, und dann auf "Löschen" klicken. Dadurch werden die Tags dauerhaft aus der Bibliothek entfernt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Dokument -Tagging?

Das Dokumenten -Tagging ist ein Prozess, in dem Digumente Dokumente zugewiesen werden. Diese Tags können dazu beitragen, Dokumente zu kategorisieren und eine Möglichkeit zu bieten, schnell und einfach nach einem bestimmten Dokument zu suchen. Durch das Markieren von Dokumenten können Benutzer schnell Dokumente finden, die sich auf ein bestimmtes Thema oder ein bestimmtes Projekt beziehen.

Das Markieren eines Dokuments kann auch dazu beitragen, die Organisation einer Dokumentbibliothek zu verbessern, sodass Benutzer leichter Dokumente finden können. Dies kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation zu verbessern und die Freigabe von Dokumenten zwischen verschiedenen Abteilungen oder Teams zu erleichtern.

Was sind die Vorteile von Tagging -Dokumenten in SharePoint?

Das Markieren von Dokumenten in SharePoint bietet viele Vorteile, einschließlich einer verbesserten Dokumentenorganisation, einer einfacheren Teilen von Dokumenten und einer verbesserten Zusammenarbeit. Mit dem Markieren von Dokumenten in SharePoint können Benutzer schnell und einfach Dokumente finden, die sich auf ein bestimmtes Thema oder ein bestimmtes Projekt beziehen. Dies kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit zu verbessern und es den Teams zu erleichtern, zusammenzuarbeiten.

Das Markieren von Dokumenten in SharePoint erleichtert auch das Austausch von Dokumenten zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams. Durch das Markieren von Dokumenten können Benutzer schnell Dokumente finden, die für ein Projekt oder eine Aufgabe relevant sind, und sie mit dem entsprechenden Team weitergeben. Dies kann dazu beitragen, die Effizienz des Dokumentaustauschs zu verbessern und den Teams die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Wie markieren Sie Dokumente in SharePoint?

Das Markieren von Dokumenten in SharePoint ist ein einfacher Prozess. Um ein Dokument in SharePoint zu markieren, öffnen Sie das Dokument in der SharePoint -Bibliothek und klicken Sie auf die Schaltfläche "Tag". Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie Tags hinzufügen können, die für das Dokument relevant sind. Sie können mehrere Tags hinzufügen sowie vorhandene Tags bearbeiten und löschen.

Sobald die Tags gespeichert sind, sind sie in der Dokumentbibliothek sichtbar. Sie können die Tags verwenden, um schnell nach Dokumenten zu suchen, die sich auf ein bestimmtes Thema oder ein bestimmtes Projekt beziehen. Dies kann dazu beitragen, die Organisation Ihrer Dokumentbibliothek zu verbessern und das Finden von Dokumenten zu erleichtern.

Können Sie mehrere Dokumente in SharePoint markieren?

Ja, Sie können mehrere Dokumente in SharePoint markieren. Um mehrere Dokumente zu markieren, wählen Sie zunächst die Dokumente aus, die Sie markieren möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Tag" und fügen Sie die entsprechenden Tags hinzu. Sie können jedem Dokument mehrere Tags hinzufügen sowie vorhandene Tags bearbeiten und löschen.

Sobald die Tags gespeichert sind, sind sie in der Dokumentbibliothek sichtbar. Dies kann dazu beitragen, die Organisation Ihrer Dokumentenbibliothek zu verbessern und das Finden von Dokumenten im Zusammenhang mit einem bestimmten Thema oder Projekt zu erleichtern.

Können Sie Dokumente mit benutzerdefinierten Feldern in SharePoint markieren?

Ja, Sie können Dokumente mit benutzerdefinierten Feldern in SharePoint markieren. Öffnen Sie dazu zuerst das Dokument in der SharePoint -Bibliothek und klicken Sie auf die Schaltfläche "benutzerdefinierte Felder". Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie dem Dokument benutzerdefinierte Felder hinzufügen können. Sie können dem Dokument mehrere benutzerdefinierte Felder hinzufügen und vorhandene benutzerdefinierte Felder bearbeiten und löschen.

Sobald die benutzerdefinierten Felder gespeichert sind, sind sie in der Dokumentbibliothek sichtbar. Dies kann dazu beitragen, die Organisation Ihrer Dokumentenbibliothek zu verbessern und das Finden von Dokumenten im Zusammenhang mit einem bestimmten Thema oder Projekt zu erleichtern. Benutzerdefinierte Felder können auch verwendet werden, um Dokumente in SharePoint zu filtern, sodass Benutzer schnell und einfach Dokumente finden können, die bestimmte Informationen enthalten.

Zusammenfassend ist das Markieren von Dokumenten in SharePoint eine hervorragende Möglichkeit, alle Ihre Dokumente zu organisieren und zu verwalten. Mit dem Markieren von Dokumenten in SharePoint können Sie schnell und einfach die benötigten Dokumente finden und alles organisieren. Mit ein paar einfachen Schritten können Sie mit dem Markieren Ihrer Dokumente in SharePoint beginnen und Ihr Leben viel einfacher machen.