Wie markieren Sie Dokumente in SharePoint Office 365?

Suchen Sie eine Möglichkeit, Ihre Dokumente in SharePoint Office 365 zu organisieren? Das Markieren von Dokumenten ist eine effiziente Möglichkeit, Ihre Dokumente zu organisieren und es Ihnen zu erleichtern, sie zu finden, wenn Sie sie benötigen. In diesem Artikel werden wir die Best Practices für das Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365 und den Einstieg erläutern. Lesen Sie weiter, um mehr über dieses einfache, aber leistungsstarke Organisationsinstrument zu erfahren.

So markieren Sie Dokumente in SharePoint Office 365

Das Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365 ist eine effektive Möglichkeit, Ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren und sicherzustellen, dass Dokumente leicht zu finden und zugreifen können. Mit der richtigen Tagging -Strategie können Benutzer schnell suchen und die Dokumente mit minimalem Aufwand finden. Dieser Artikel enthält einen detaillierten Überblick darüber, wie Dokumente in SharePoint Office 365 gekennzeichnet sind.

Was ist Dokument -Tagging?

Das Dokument -Tagging ist der Prozess der Zuweisung von Schlüsselwörtern oder „Tags“ Dokumenten, um sie zu kategorisieren und zu organisieren. Tags werden in der Regel verwendet, um den Inhalt, den Zweck und die Zielgruppe des Dokuments zu beschreiben und eine effizientere Suche und Abruf zu ermöglichen. Dies kann besonders vorteilhaft für Organisationen sein, die eine große Anzahl von Dokumenten haben und eine einfache Möglichkeit benötigen, sie organisiert zu halten.

Vorteile des Dokumenten -Tagging in SharePoint Office 365

Tagging -Dokumente in SharePoint Office 365 können eine Reihe von Vorteilen bieten, wie z. B.:

• Bessere Organisation: Mit dem Tagging -Dokumente können Benutzer die benötigten Dokumente schnell und einfach durchsuchen und abrufen.
• Verbesserte Produktivität: Durch die Erleichterung von Dokumenten kann dies die Zeit verringern, die für die Suche nach ihnen aufgewendet wird.
• Verbesserte Sicherheit: Mit der richtigen Tagging -Strategie können Benutzer sicherer sein, dass sensible Dokumente sicher gespeichert werden.

So markieren Sie Dokumente in SharePoint Office 365

Das Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365 ist ein einfacher Prozess, der in wenigen Schritten abgeschlossen werden kann. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen beim Einstieg hilft:

• Schritt 1: Melden Sie sich in Ihr SharePoint -Konto an.
• Schritt 2: Öffnen Sie die Dokumentbibliothek, in der Sie Dokumente mit dem Markieren von Dokumenten einsetzen möchten.
• Schritt 3: Wählen Sie das Dokument aus, das Sie markieren möchten.
• Schritt 4: Klicken Sie auf die Option "Tags & Notes" im Menüband.
• Schritt 5: Geben Sie die Tags ein, die Sie dem Dokument zuweisen möchten.
• Schritt 6: Klicken Sie auf "Speichern", um die Tags zu speichern.
• Schritt 7: Wiederholen Sie die Schritte für jedes Dokument, das Sie markieren möchten.

Best Practices für das Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365

Wenn Dokumente in SharePoint Office 365 gekennzeichnet sind, ist es wichtig, die folgenden Best Practices zu berücksichtigen:

• Erstellen Sie ein konsistentes Tagging -System: Erstellen Sie ein standardisiertes Tagging -System, das leicht zu verstehen und zu verwenden ist.
• Verwenden Sie klare und beschreibende Tags: Verwenden Sie Tags, die den Inhalt, den Zweck und die Zielgruppe des Dokuments klar und genau beschreiben.
• Halten Sie Tags auf dem neuesten Stand: Überprüfen Sie die Tags regelmäßig und aktualisieren Sie sie, um sicherzustellen, dass sie relevant und genau bleiben.
• Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf Tags zugreifen und bearbeiten können.

So verwenden Sie Tags in SharePoint Office 365

Sobald die Dokumente getaggt wurden, können Benutzer die Such- und Filterfunktionen in SharePoint Office 365 nutzen. Beispielsweise können Benutzer die Option „Filter nach Tags“ verwenden, um Dokumente schnell mit bestimmten Tags zu finden. Darüber hinaus können Benutzer die Option „Suche nach Tags“ verwenden, um Dokumente zu finden, die bestimmte Schlüsselwörter oder Phrasen enthalten.

So verwalten Sie Tags in SharePoint Office 365

SharePoint Office 365 bietet Benutzern auch die Möglichkeit, Tags zu verwalten und sicherzustellen, dass sie organisiert und aktuell bleiben. Um Tags zu verwalten, können Benutzer die Option „Tags verwalten“ im Menüband verwenden. Auf diese Weise können Benutzer nach Bedarf Tags erstellen, bearbeiten und löschen.

So anzeigen Sie Tags in SharePoint Office 365

Um Tags in SharePoint Office 365 anzuzeigen, können Benutzer die Option „Tags anzeigen“ im Menüband verwenden. Dadurch wird eine Liste aller mit einem Dokument verknüpften Tags geöffnet, sodass Sie die Tags bei Bedarf schnell anzeigen und bearbeiten können.

Abschluss

Das Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365 ist eine effektive Möglichkeit, die Dokumentenverwaltung zu optimieren und sicherzustellen, dass Dokumente leicht zu finden und zugreifen können. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine Tagging -Strategie zu implementieren und bewährte Verfahren für das Markieren zu befolgen, können Benutzer die Such- und Filterfunktionen in SharePoint Office 365 nutzen, um die Dokumente schnell zu finden.

Verwandte FAQ

Was ist SharePoint -Tagging?

SharePoint -Tagging ist der Prozess des Hinzufügens von Dokumenten oder Tags, um sie zu klassifizieren und zu organisieren. Mit diesen Tags können Benutzer schnell Dokumente und andere Inhalte finden, die mit einem bestimmten Thema oder Projekt zusammenhängen. Tags können von Benutzern manuell zu Dokumenten hinzugefügt werden oder automatisch von SharePoint selbst hinzugefügt werden. Tags können auch über mehrere SharePoint -Websites geteilt werden, wodurch es einfacher ist, Dokumente zu durchsuchen und zu finden.

SharePoint -Tagging hilft auch dabei, das Engagement der Benutzer mit Inhalten zu erhöhen. Indem Benutzer es den Benutzern ermöglichen, schnell Inhalte zu finden, die mit ihren Interessen zusammenhängen, ist es wahrscheinlicher, dass sie engagiert sind und länger auf der Website bleiben. Dies kann zu einer erhöhten Einführung von SharePoint -Nutzern und einer insgesamt verbesserten Benutzererfahrung führen.

Wie markiere ich Dokumente in SharePoint Office 365?

Das Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365 ist einfach. Wählen Sie in der Dokumentbibliothek das Dokument aus, das Sie markieren möchten. Klicken Sie dann auf das Symbol "Tags und Notizen" im Band. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die Tags eingeben können, die Sie verwenden möchten. Sie können jedem Dokument mehrere Tags hinzufügen, und diese Tags sind für alle sichtbar, die Zugriff auf das Dokument haben.

Sobald ein Tag hinzugefügt wurde, kann es verwendet werden, um verwandte Dokumente in der Bibliothek schnell zu finden. Um mit einem bestimmten Tag nach Dokumenten zu suchen, geben Sie einfach den Tag -Namen im Suchfeld ein. SharePoint zeigt dann eine Liste aller Dokumente mit diesem Tag an. Dies erleichtert es, Dokumente zu finden, die sich auf ein bestimmtes Thema oder ein bestimmtes Projekt beziehen.

Was sind die Vorteile von Tagging -Dokumenten in SharePoint Office 365?

Das Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365 bietet eine Reihe von Vorteilen. Zunächst können Benutzer schnell nach verwandten Dokumenten und Inhalten suchen. Dies erleichtert den Benutzern, die Informationen zu finden, die sie benötigen, ohne Zeit mit mehreren Dokumenten zu verbringen.

Zweitens hilft das Markieren von Dokumenten auch zur Verbesserung des Benutzers. Indem sie den Benutzern ermöglichen, schnell verwandte Inhalte zu finden, bleiben sie eher länger auf der Website und beschäftigen sich mehr mit dem Inhalt. Dies hilft, die Einführung der Benutzer von SharePoint zu erhöhen und verbessert die allgemeine Benutzererfahrung. Schließlich hilft das Markieren von Dokumenten auch dabei, Dokumente und Inhalte zu organisieren, was es den Benutzern erleichtert, zu finden, was sie benötigen.

Wie verwalte ich Tags in SharePoint Office 365?

Das Verwalten von Tags in SharePoint Office 365 ist einfach. Öffnen Sie die Bibliothek, in der Sie die Tags verwalten möchten, um Tags zu verwalten. Klicken Sie dann auf das Symbol "Tags und Notizen" im Band. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie Tags anzeigen, hinzufügen und löschen können. Sie können auch vorhandene Tags umbenennen und jedem Tag Notizen hinzufügen.

Darüber hinaus können Sie eine Liste von Dokumenten anzeigen, die jedem Tag zugeordnet sind. Auf diese Weise können Sie schnell Dokumente finden, die sich auf ein bestimmtes Thema oder ein bestimmtes Projekt beziehen. Dokumente aus diesem Fenster können Sie auch Tags hinzufügen, sodass mehrere Dokumente gleichzeitig Tags gleichzeitig hinzugefügt werden können.

Kann ich Tags über mehrere SharePoint -Websites hinweisen?

Ja, Sie können Tags über mehrere SharePoint -Websites hinweisen. Öffnen Sie dazu die Bibliothek, in der Sie die Tags teilen möchten. Klicken Sie dann auf das Symbol "Tags und Notizen" im Band. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie Tags anzeigen, hinzufügen und löschen können.

Um ein Tag zu teilen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Teilen" neben dem Tag. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die SharePoint -Sites auswählen können, mit denen Sie das Tag teilen möchten. Sobald Sie die Websites ausgewählt haben, klicken Sie auf "Teilen", um das Tag mit diesen Websites zu teilen. Auf diese Weise können Benutzer schnell Dokumente finden, die sich mit einem bestimmten Thema oder Projekt beziehen, unabhängig davon, auf welcher SharePoint -Website sie sich befinden.

Kann ich automatisch Dokumente in SharePoint Office 365 markieren?

Ja, Sie können automatisch Dokumente in SharePoint Office 365 markieren. Öffnen Sie dazu die Bibliothek, in der Sie die Tags hinzufügen möchten. Klicken Sie dann auf das Symbol "Tags und Notizen" im Band. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie Tags anzeigen, hinzufügen und löschen können.

Sobald Sie die Tags erstellt haben, die Sie verwenden möchten, können Sie einen automatisierten Tagging -Workflow einrichten. Dieser Workflow fügt Dokumenten automatisch Tags hinzu, sobald sie hochgeladen oder geändert werden. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Dokumente immer ordnungsgemäß beschriftet und organisiert sind. Der automatisierte Workflow kann so eingerichtet werden, dass er auf einem bestimmten Zeitplan ausgeführt oder durch bestimmte Ereignisse ausgelöst wird.

Das Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365 ist eine unglaublich nützliche Möglichkeit, organisiert zu bleiben und schnell Dokumente zu finden. Mit nur wenigen einfachen Schritten können Sie schnell Tags einrichten und in kürzester Zeit auf Dokumente anwenden. Dies kann dazu beitragen, das Dokumentmanagement zu vereinfachen und sicherzustellen, dass jeder im Büro die benötigten Dokumente schnell finden kann. Mit SharePoint Office 365 können Sie das Dokumentmanagement zum Kinderspiel machen.