Wie organisiere ich Dokumente in SharePoint?

Suchen Sie eine effiziente Möglichkeit, Ihre Dokumente in SharePoint zu organisieren? Mit dem richtigen Ansatz kann das Verwalten Ihrer Dokumente einfacher sein als Sie denken. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Dokumente in SharePoint organisieren, damit Sie problemlos auf sie zugreifen und sie sicher halten können. Wir erläutern die verschiedenen Methoden, die Sie verwenden können, vom Erstellen von Ordnern bis zur Verwendung von Metadaten. Mit diesem umfassenden Leitfaden können Sie Ihre Dokumente in kürzester Zeit in Ordnung bringen.

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So organisieren Sie Dokumente in SharePoint

Das Organisieren von Dokumenten in SharePoint ist ein wichtiger Bestandteil der Sicherstellung, dass Sie einen einfachen Zugriff auf Ihre relevanten Dateien und Informationen haben. SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, Dokumente zu speichern, zugreifen und zu teilen, jedoch nur, wenn es ordnungsgemäß verwendet wird. Hier sehen wir uns einige Tipps, wie Sie SharePoint verwenden, um Ihre Dokumente effizient zu organisieren.

SharePoint verstehen

SharePoint ist ein webbasierter Kollaborationsdienst, mit dem Benutzer Dokumente und Dateien speichern, Aufgaben und Ereignisse verfolgen und mit anderen Benutzern zusammenarbeiten können. SharePoint kann verwendet werden, um Websites, Portale und Anwendungen zu erstellen sowie Dokumente, Dateien und andere Informationen zu speichern. Es ist eine großartige Möglichkeit, Dokumente zu speichern, zugreifen und diese gemeinsam zu teilen, aber nur, wenn es ordnungsgemäß verwendet wird.

Organisieren von Dokumenten in SharePoint

Bei der Organisation von Dokumenten in SharePoint besteht der erste Schritt darin, eine Ordnerstruktur zu erstellen. Auf diese Weise können Sie Ihre Dokumente organisiert und leicht zu finden halten. Die Ordnerstruktur sollte intuitiv sein, wobei jeder Ordner zugehörige Dokumente enthält. Zum Beispiel können Sie für jeden Kunden, jedes Projekt oder jede Abteilung einen Ordner haben.

Erstellen einer Ordnerstruktur

Sobald Sie sich für die Ordnerstruktur entschieden haben, können Sie die Ordner in SharePoint erstellen. Öffnen Sie dazu die SharePoint -Bibliothek und wählen Sie in der Symbolleiste "Neue Ordner" aus. Geben Sie den Namen des Ordners ein und klicken Sie auf "Erstellen". Sie können dann Unterordner bei Bedarf erstellen.

Hinzufügen von Dokumenten zu SharePoint

Sobald Sie die Ordnerstruktur erstellt haben, können Sie SharePoint Dokumente hinzufügen. Öffnen Sie dazu den Ordner, den Sie dem Dokument hinzufügen möchten, und wählen Sie in der Symbolleiste „neues Dokument“ aus. Sie können dann nach dem Dokument auf Ihrem Computer suchen und es auf SharePoint hochladen.

Verwalten von Dokumenten in SharePoint

Sobald Ihre Dokumente in SharePoint sind, können Sie sie mit den Tools der Bibliothek verwalten. Sie können beispielsweise Dokumente anzeigen, bearbeiten und löschen, Tags hinzufügen, Versionensteuerung und Check -Out -Dokumente hinzufügen. Sie können auch Berechtigungen festlegen, um zu steuern, wer die Dokumente anzeigen und bearbeiten kann.

Integration in andere Apps

SharePoint kann auch zur Integration in andere Anwendungen verwendet werden. Zum Beispiel können Sie SharePoint in Office 365, Exchange Online und Outlook integrieren. Auf diese Weise können Sie von anderen Anwendungen auf Dokumente zugreifen und mit anderen Benutzern zusammenarbeiten.

Veröffentlichungsdokumente

Mit SharePoint können Sie auch Dokumente im Web veröffentlichen. Auf diese Weise können Sie Dokumente mit einem breiten Publikum teilen, ohne sich über die Berechtigungseinstellungen zu sorgen. Wählen Sie dazu in der Symbolleiste der Bibliothek "im Web veröffentlichen".

Suche nach Dokumenten

SharePoint bietet auch eine leistungsstarke Suchmaschine, mit der Sie schnell Dokumente finden können. Sie können nach Dokumenttyp, Titel, Autor und mehr suchen. Sie können auch benutzerdefinierte Suchbereiche erstellen, um die Suchergebnisse einzugrenzen.

Mit Metadaten

Die Verwendung von Metadaten ist eine weitere Möglichkeit, Ihre Dokumente in SharePoint zu organisieren. Metadaten können verwendet werden, um Dokumente mit Schlüsselwörtern zu markieren, wodurch es einfacher ist, verwandte Dokumente zu finden. Sie können auch Metadaten verwenden, um benutzerdefinierte Ansichten zu erstellen, mit denen Sie Dokumente basierend auf bestimmten Kriterien anzeigen können.

Verwenden von Dokumentensätzen

Dokumentsätze sind eine großartige Möglichkeit, verwandte Dokumente in SharePoint zu organisieren. Ein Dokumentsatz ist eine Gruppe verwandter Dokumente, die als einzelne Einheit verwaltet werden können. Sie können Dokumentsätze für verschiedene Projekte, Kunden oder Abteilungen erstellen.

Verwenden von Workflows

Mit SharePoint können Sie auch Workflows erstellen, um Aufgaben und Prozesse zu automatisieren. Sie können Workflows verwenden, um Überprüfungs- und Genehmigungsverfahren für Dokumente zu verwalten oder die Dokumentenarchivierung zu automatisieren. Dies kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass Dokumente ordnungsgemäß verwaltet werden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte kollaborative Plattform, die von Microsoft entwickelt wurde, die Dokumentenverwaltungs- und Speicherfunktionen bietet. Es soll es Benutzern ermöglichen, Dokumente und andere Inhalte innerhalb einer Organisation schnell und einfach zu organisieren, zu speichern und zu teilen. Es bietet auch Tools zum Verwalten von Workflows, zum Erstellen von Websites und zum Erstellen von Anwendungen auf Unternehmensebene. SharePoint kann über einen Webbrowser oder über eine mobile App zugegriffen werden.

SharePoint ist eine ideale Plattform für jede Organisation, die Dokumente speichern und verwalten muss, mit Kollegen zusammenarbeiten und benutzerdefinierte Anwendungen entwickelt, um ihre geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen.

Wie organisiere ich Dokumente in SharePoint?

Das Organisieren von Dokumenten in SharePoint ist einfach und unkompliziert. Der erste Schritt besteht darin, Ordner zum Speichern von Dokumenten und anderen Inhalten zu erstellen. Die Ordner können ineinander verschachtelt werden, sodass Sie eine Hierarchie von Ordnern erstellen können, um Dokumente effektiv zu organisieren. Darüber hinaus können Sie SharePoint Dokumente erstellen und verwenden, um bestimmte Schlüsselwörter zuzuweisen, mit denen Sie Dokumente einfach suchen und finden können.

Sie können SharePoint auch verwenden, um zu steuern, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente und Ordner hat. Sie können verschiedenen Benutzern und Gruppen Berechtigungen zuweisen, sodass Sie sicher sein können, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf den richtigen Inhalt haben.

Was sind die Vorteile der Organisation von Dokumenten in SharePoint?

Das Organisieren von Dokumenten in SharePoint hat viele Vorteile. Einer der wichtigsten Vorteile ist, dass es einfacher ist, zu finden, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen. Mit SharePoint können Sie mit Metadaten und Schlüsselwörtern schnell und einfach nach Dokumenten suchen. Dies erleichtert leicht zu finden, was Sie benötigen, ohne mehrere Ordner durchsuchen zu müssen.

Darüber hinaus können Sie SharePoint steuern, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente und Ordner hat. Dies stellt sicher, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf den richtigen Inhalt haben, was zum Schutz sensibler Informationen beiträgt.

Was sind die besten Praktiken für die Organisation von Dokumenten in SharePoint?

Bei der Organisation von Dokumenten in SharePoint ist es wichtig, die Struktur der Ordner einfach und leicht verständlich zu halten. Dies erleichtert es, zu finden, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen. Darüber hinaus ist es wichtig, Metadaten zu verwenden, um Dokumenten Schlüsselwörter zuzuweisen, wodurch die Suche und das Finden von Dokumenten einfacher ist.

Es ist auch wichtig, Berechtigungen zu verwenden, um zu kontrollieren, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente und Ordner hat. Dies stellt sicher, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf den richtigen Inhalt haben, was zum Schutz sensibler Informationen beiträgt.

Welche Tools stehen zur Verfügung, um Dokumente in SharePoint zu organisieren?

SharePoint bietet eine Reihe von Tools an, mit denen Sie Dokumente organisieren können. Diese Werkzeuge umfassen Ordner, Metadaten und Berechtigungen. Sie können Ordner verwenden, um eine Hierarchie von Ordnern zu erstellen, um Dokumente zu organisieren. Mit Metadaten können Dokumente Schlüsselwörter zugewiesen werden, wodurch die Suche und das Finden von Dokumenten einfacher wird. Und Berechtigungen können verwendet werden, um zu steuern, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente und Ordner hat.

Darüber hinaus stehen Tools von Drittanbietern zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Dokumente in SharePoint verwalten und organisieren können. Diese Tools können zusätzliche Funktionen und Funktionen bieten, um die Organisation und Verwaltung von Dokumenten in SharePoint zu vereinfachen.

Zusammenfassend ist die Organisation von Dokumenten in SharePoint eine großartige Möglichkeit, Dokumente in einer Organisation zu speichern, zu teilen und zu verwalten. Es ist flexibel, sicher und zuverlässig und mit einigen einfachen Schritten einfach zu bedienen. Mit seinen leistungsstarken Suchfunktionen und leistungsstarken Dokumentverwaltungsfunktionen kann es als umfassendes Dokumentverwaltungssystem verwendet werden. Es ist auch eine großartige Möglichkeit, zusammenzuarbeiten und Dokumente mit Kollegen, Kunden oder Partnern auszutauschen. Mit SharePoint können Sie Dokumente, jederzeit und überall von jedem Gerät von jedem Gerät von jedem Gerät finden, teilen und verwalten.