Wie organisiere ich eine SharePoint -Site?
Die Organisation einer SharePoint -Website kann eine entmutigende Aufgabe sein, aber mit der richtigen Strategie kann dies viel einfacher gemacht werden. In diesem Artikel bieten wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur effektiven Organisation einer SharePoint-Site, sodass es einfacher ist, zu navigieren und zu verwenden. Wir werden Themen wie das Erstellen einer hierarchischen Struktur, die Auswahl der richtigen Inhaltstypen und das Einrichten der richtigen Berechtigungen behandeln. Mit diesem Leitfaden verfügen Sie über das Wissen und die Tools, um eine SharePoint -Website zu erstellen, die organisiert und einfach zu bedienen ist.
- Erstellen Sie eine Site -Struktur, die eine einfache Navigation von Dokumenten, Webseiten und Listen ermöglicht.
- Wählen Sie ein Team von Benutzern, die die Kontrolle über die SharePoint -Website haben.
- Erstellen Sie eine Vorlage für die Website und entscheiden Sie, wie sie aussehen wird.
- Erstellen Sie Kategorien für Dokumente, Webseiten und Listen.
- Erstellen Sie Ordner zum Speichern von Dokumenten, Webseiten und Listen.
- Erstellen Sie Unterbeordner, um Dokumente, Webseiten und Listen zu speichern, die sich auf den Hauptordner beziehen.
- Erstellen Sie Links in der Website, mit denen Benutzer schnell und einfach navigieren können.
- Erstellen Sie Berechtigungen, um den Zugriff auf bestimmte Dokumente, Webseiten und Listen einzuschränken.
- Testen Sie die Website, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert.
- Veröffentlichen Sie die Website und stellen Sie sie den Benutzern zur Verfügung.
und nicht "Code".
Wie organisiere ich eine SharePoint -Site?
Die Organisation einer SharePoint -Website ist ein wichtiger Prozess, um die Funktionen der Plattform am besten zu nutzen. Mit SharePoint können Benutzer Daten an einem Ort erstellen, speichern und verwalten, um einen effizienteren und organisierten Workflow zu erstellen. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie Sie eine SharePoint -Website organisieren, um den Nutzen der Plattform zu maximieren.
Schritt 1: Identifizieren Sie Ihre Ziele
Der erste Schritt bei der Organisation einer SharePoint -Website besteht darin, Ihre Ziele zu identifizieren. Was ist der Zweck der Website? Wer wird die Website verwenden? Welche Art von Inhalten wird auf der Website gespeichert? Wenn Sie diese Fragen beantworten, können Sie den besten Weg ermitteln, um Ihre SharePoint -Site zu strukturieren.
Schritt 2: Erstellen Sie eine Site -Struktur
Sobald Sie Ihre Ziele identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, eine Site -Struktur zu erstellen. Dies beinhaltet das Erstellen von Ordnern und Unterordnern, um Daten zu speichern und zu organisieren. Sie sollten auch separate Seiten für jede Art von Inhalten erstellen, z. B. Dokumente, Bilder und Videos. Dies erleichtert das Finden und Zugriff auf die benötigten Daten.
Schritt 3: Erstellen Sie Zugriffskontrolllisten
Access Control Lists (ACLs) sind ein wichtiger Bestandteil der SharePoint -Site -Organisation. Mit ACLs können Sie steuern, wer auf welche Daten zugreifen kann. Dies ist ein entscheidender Schritt zur Gewährleistung der Datensicherheit und zur Verhinderung des unbefugten Zugriffs auf vertrauliche Informationen.
Schritt 4: Verwenden Sie Metadaten
Metadaten sind ein leistungsstarkes Werkzeug zum Organisieren von Daten. Metadaten -Tags können verwendet werden, um Inhalte zu klassifizieren und zu organisieren, wodurch die Informationen, die Sie benötigen, einfacher finden und zugreifen können. Metadaten können auch verwendet werden, um durchsuchbare Datenbanken zu erstellen, sodass Benutzer schnell den Inhalt finden können, den sie suchen.
Schritt 5: Verwenden Sie Inhaltstypen
Inhaltstypen sind eine großartige Möglichkeit, Daten in SharePoint zu organisieren. Inhaltstypen ermöglichen es Ihnen, Inhalte zu kategorisieren und erleichtern das Finden und Zugriff. Inhaltstypen können auch verwendet werden, um benutzerdefinierte Formulare zu erstellen, sodass Benutzer Daten in einem bestimmten Format eingeben können.
Schritt 6: Erstellen Sie Dashboards
Dashboards sind eine großartige Möglichkeit, Daten in SharePoint zu überwachen und zu verfolgen. Mithboards ermöglichen es den Benutzern, Daten in Echtzeit anzuzeigen, um Trends zu identifizieren und die Leistung zu verfolgen. Dashboards können auch zum Erstellen von Berichten verwendet werden, um Daten einfacher zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Schritt 7: Verwenden Sie Suchwerkzeuge
Suchwerkzeuge sind eine großartige Möglichkeit, um schnell Daten in SharePoint zu finden und zugreifen. Mit Suchwerkzeugen können Benutzer schnell nach Daten suchen und erleichtern die Ermittlung der von ihnen benötigten Informationen. Suchwerkzeuge können auch verwendet werden, um benutzerdefinierte Suchanfragen zu erstellen, sodass es einfacher ist, bestimmte Datentypen zu finden.
Schritt 8: Überwachen Sie die Leistung der Website
Die Leistung der Überwachung ist ein wichtiger Bestandteil der SharePoint -Site -Organisation. Durch die Leistung der Site können Sie Verbesserungsbereiche identifizieren und potenzielle Probleme identifizieren. Mit der Leistung der Website können Sie auch sicherstellen, dass die Website optimal ausgeführt wird.
Schritt 9: regelmäßig Sicherungsdaten
Die regelmäßigen Sicherung von Daten ist ein wichtiger Schritt in der SharePoint -Website -Organisation. Durch regelmäßige Backups können Sie die in SharePoint gespeicherten Daten schützen und Daten im Notfall wiederherstellen. Durch regelmäßige Sicherungen können Sie auch Daten wiederherstellen, wenn sie versehentlich gelöscht oder beschädigt werden.
Schritt 10: regelmäßig überprüfen und aktualisieren
Die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung Ihrer SharePoint -Website ist ein wichtiger Bestandteil der SharePoint -Website -Organisation. Durch regelmäßiges Überprüfen und Aktualisieren Ihrer Website wird sichergestellt, dass die gespeicherten Daten korrekt und aktuell sind. Durch regelmäßiges Überprüfen und Aktualisieren Ihrer Website wird auch sichergestellt, dass die Website sicher ist und ordnungsgemäß funktioniert.
Häufig gestellte Fragen
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform, die die Zusammenarbeit und Kommunikation am Arbeitsplatz erleichtert. Es ermöglicht Benutzern, Dokumente zu speichern und zu teilen, Projekte zu verwalten und in Echtzeit mit anderen Benutzern zusammenzuarbeiten. SharePoint bietet auch eine Vielzahl von Funktionen wie Dokumenten- und Dateiverwaltung, Workflow-Automatisierung und webbasierte Formulare.
Wie erstelle ich eine SharePoint -Site?
Das Erstellen einer SharePoint -Site ist relativ einfach. Der erste Schritt besteht darin, sich beim SharePoint Admin Center anzumelden. Von dort aus werden Sie mit einer Liste vorhandener Websites oder der Option zum Erstellen einer neuen Website präsentiert. Sobald Sie sich für die Erstellung einer neuen Website entschieden haben, können Sie die Website entsprechend Ihren Anforderungen anpassen. Dies beinhaltet die Auswahl einer Vorlage, das Einrichten von Berechtigungen und das Hinzufügen von Inhalten.
Was ist der beste Weg, um eine SharePoint -Website zu organisieren?
Der beste Weg, eine SharePoint -Website zu organisieren, hängt vom Zweck der Website und der Art der Inhalte ab, die sie enthalten wird. Im Allgemeinen ist es am besten, eine hierarchische Struktur mit Ordnern und Unterordnern zu erstellen, um Dokumente und andere Inhalte zu speichern. Darüber hinaus ist es eine gute Idee, eine Bibliothek von Dokumenten zu erstellen, auf die alle Benutzer zugegriffen werden können. Schließlich ist es wichtig sicherzustellen, dass Benutzer über die richtigen Berechtigungen verfügen, um auf den von ihnen benötigten Inhalt zuzugreifen.
Wie kann ich es einfacher machen, auf einer SharePoint -Site zu navigieren?
Um eine SharePoint -Site zu erleichtern, ist es wichtig, eine klare, intuitive Struktur zu erstellen. Dies umfasst das Erstellen logischer Ordner und Unterordner sowie die Verwendung beschreibender Titel für jeden Ordner. Darüber hinaus ist es hilfreich, durchsuchbare Tags zu verwenden, um Inhalte einfacher zu finden. Schließlich bietet SharePoint eine Navigationsleiste an, mit der eine benutzerdefinierte Navigationsstruktur erstellt werden kann.
Welche Funktionen sind in SharePoint erhältlich?
SharePoint bietet eine breite Palette von Funktionen, die die Zusammenarbeit und Kommunikation am Arbeitsplatz erleichtern sollen. Dazu gehören Dokumenten- und Dateimanagement, Workflow-Automatisierung, webbasierte Formulare, Aufgaben und Projektmanagement sowie Team- und Gruppenzusammenarbeit. Darüber hinaus bietet SharePoint eine Vielzahl von Integrationsoptionen wie Office 365, um den Benutzern den Zugriff auf und nutzen ihre vorhandenen Daten zu helfen. Schließlich bietet SharePoint auch eine Reihe von Sicherheitsfunktionen wie Benutzerauthentifizierung und Datenverschlüsselung, um Benutzerdaten zu schützen.
Die Organisation einer SharePoint -Website kann entmutigend sein, aber mit sorgfältiger Planung und Berücksichtigung der Ziele Ihres Unternehmens kann dies ein unschätzbares Instrument sein, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zu optimieren. Wenn Sie die Grundlagen von SharePoint und seiner Funktionalität verstehen, können Sie Ihre Website strukturieren und organisieren, um effiziente Workflows und erfolgreiche Projekte zu erleichtern. Mit ein wenig Versuch und Irrtum und der Bereitschaft zum Experimentieren kann Ihre SharePoint -Website zu einem unschätzbaren Vorteil für Ihre Organisation werden.
