Wie sende ich eine E -Mail an die SharePoint -Gruppe in Microsoft Flow?
Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, schnell und einfach E -Mails an SharePoint -Gruppen zu senden, haben Sie Glück! Microsoft Flow ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem automatisierte Workflows und Aufgaben einfach eingerichtet werden können, mit denen Sie E -Mails an SharePoint -Gruppen senden können. In diesem Artikel werden wir besprechen, wie Sie Microsoft Flow verwenden, um E -Mails an SharePoint -Gruppen zu senden. Wir werden den Fluss einrichten, die Empfänger zum Fluss hinzufügen und die E -Mails senden. Mit Microsoft Flow können Sie Ihre E -Mail -Kommunikation problemlos automatisieren und die Aufgabe schnell und effizient erledigen.
- Öffnen Sie Microsoft Flow und erstellen Sie einen neuen Fluss.
- Wählen Sie den Auslöser "SharePoint-wenn ein Element erstellt wird".
- Fügen Sie die Aktion "Eine E -Mail -Adresse senden" hinzu und füllen Sie das Feld E -Mail -Empfänger mit der SharePoint -Gruppe aus.
- Geben Sie dem Fluss einen Titel und klicken Sie auf Speichern.
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Wie sende ich eine E -Mail an die SharePoint -Gruppe in Microsoft Flow?
Mit Microsoft Flow können Sie einfach automatisierte Workflows und Aufgaben erstellen, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Mit Flow können Sie einen Workflow erstellen, um eine E -Mail an eine SharePoint -Gruppe zu senden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. In diesem Artikel wird angezeigt, wie Sie mit Microsoft Flow eine E -Mail an eine SharePoint -Gruppe senden.
Schritt 1: Erstellen Sie einen Flussauslöser
Der erste Schritt beim Erstellen eines Flusses zum Senden einer E -Mail an eine SharePoint -Gruppe besteht darin, den Auslöser zu erstellen. Ein Auslöser ist ein Ereignis, das den Fluss startet. In diesem Fall kann der Auslöser eine Formulareingabe, die Erstellung eines Elements in SharePoint oder ein anderes Ereignis sein, das Sie als Auslöser für den Fluss verwenden möchten.
Öffnen Sie zum Erstellen des Auslösers den Flow Designer und klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen einer Fluss“. Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm den Auslöser aus, den Sie gerne verwenden möchten. In diesem Beispiel werden wir eine Formulareingabe als Auslöser verwenden.
Schritt 2: Fügen Sie eine SharePoint -Aktion hinzu
Sobald der Auslöser eingerichtet wurde, besteht der nächste Schritt darin, eine SharePoint -Aktion hinzuzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "+neuer Schritt" und wählen Sie die Aktion "SharePoint" aus. Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm die Aktion "Eine E -Mail senden".
Auf diesem Bildschirm müssen Sie die Details des Empfängers wie die E -Mail -Adresse, den Namen und den SharePoint -Gruppennamen eingeben. Sie können bei Bedarf auch zusätzliche Empfänger hinzufügen. Sobald die Empfängerinformationen eingegeben wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, um die Aktion zu speichern.
Schritt 3: Fügen Sie einen Nachrichtenkörper hinzu
Der nächste Schritt besteht darin, den Nachrichtenkörper hinzuzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "+neuer Schritt" und wählen Sie die Aktion "Message Body" aus. Geben Sie auf dem nächsten Bildschirm den Körper der Nachricht in das Textfeld ein. Bei Bedarf können Sie dem Nachrichtenkörper auch dynamische Inhalte hinzufügen.
Sobald der Körper der Nachricht eingegeben wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, um die Aktion zu speichern.
Schritt 4: Fügen Sie eine E -Mail -Aktion hinzu
Der letzte Schritt besteht darin, eine Send -E -Mail -Aktion hinzuzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "+neuer Schritt" und wählen Sie die Aktion "Eine E -Mail senden". Geben Sie auf dem nächsten Bildschirm die E -Mail -Adresse des Empfängers und das Thema der Nachricht ein. Sie können bei Bedarf auch zusätzliche Empfänger hinzufügen.
Sobald die E -Mail -Adresse und das Betreff der E -Mail eingegeben wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, um die Aktion zu speichern.
Schritt 5: Testen Sie den Fluss
Sobald der Fluss erstellt wurde, ist es wichtig, ihn zu testen, um sicherzustellen, dass er richtig funktioniert. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Test". Dadurch wird der Fluss ausgeführt und ermöglicht es Ihnen zu sehen, ob er richtig funktioniert.
Wenn der Fluss korrekt funktioniert, sollten Sie die E -Mail an die SharePoint -Gruppe senden. Bei Fehlern können Sie sie auf der Registerkarte "Fehler" des Flussdesigers beheben.
Schritt 6: Stellen Sie den Zeitplan fest
Sobald der Fluss getestet und korrekt funktioniert, ist es wichtig, den Zeitplan festzustellen, wenn er ausgeführt wird. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte "Zeitplan" des Flow Designer. Auf diesem Bildschirm können Sie die Frequenz auswählen, bei der der Fluss ausgeführt wird, z. B. stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich.
Sobald der Zeitplan festgelegt ist, wird der Fluss automatisch gemäß dem festgelegten Zeitplan ausgeführt.
Schritt 7: Überwachen Sie den Fluss
Sobald der Fluss eingerichtet ist, ist es wichtig, ihn zu überwachen, um sicherzustellen, dass er korrekt funktioniert. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte "Monitor" des Flow Designer. Auf diesem Bildschirm sehen Sie die Geschichte des Flusses und alle Fehler, die möglicherweise aufgetreten sind.
Wenn Fehler auftreten, können Sie sie auf der Registerkarte "Fehler" des Flussdesigers beheben.
Schritt 8: Teilen Sie den Fluss
Sobald der Fluss korrekt funktioniert, möchten Sie ihn möglicherweise an andere Benutzer weitergeben. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte "Freigabe" des Flow Designer. Auf diesem Bildschirm können Sie die E -Mail -Adressen der Benutzer eingeben, mit denen Sie den Fluss teilen möchten.
Sobald die Benutzer hinzugefügt werden, können sie auf den Fluss zugreifen und Änderungen vornehmen, die sie benötigen.
Schritt 9: Veröffentlichen Sie den Fluss
Sobald der Fluss korrekt funktioniert und mit den Benutzern geteilt wurde, besteht der nächste Schritt darin, ihn zu veröffentlichen. Klicken Sie dazu im Flow -Designer auf die Schaltfläche „Veröffentlichen“. Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm die Umgebung aus, auf die Sie den Fluss veröffentlichen möchten.
Sobald der Fluss veröffentlicht wurde, steht er allen Benutzern in der Umgebung zur Verfügung.
Schritt 10: Überwachen und aufrechterhalten den Fluss
Der letzte Schritt besteht darin, den Fluss zu überwachen und aufrechtzuerhalten. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte "Monitor" des Flow Designer. Auf diesem Bildschirm sehen Sie die Geschichte des Flusses und alle Fehler, die möglicherweise aufgetreten sind. Sie können nach Bedarf auch Änderungen am Fluss vornehmen.
Es ist wichtig, den Fluss zu überwachen und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass er korrekt funktioniert.
Verwandte FAQ
Was ist ein Microsoft Flow?
Microsoft Flow ist ein Cloud-basierter Dienst von Microsoft, mit dem Benutzer automatisierte Workflows zwischen Anwendungen und Diensten erstellen können. Es ermöglicht Benutzern, Apps, Dienste und Daten zu integrieren, sodass sie Aufgaben automatisieren können. Mit Microsoft Flow können Benutzer automatisierte Workflows erstellen, um Benachrichtigungen zu erhalten, Dateien zu synchronisieren und Daten zu sammeln.
Mit Microsoft Flow können Benutzer problemlos Workflows erstellen, mit denen sie Zeit sparen und Aufgaben automatisieren können. Beispielsweise können sie einen Workflow erstellen, der eine E -Mail an eine SharePoint -Gruppe sendet, wenn in einer Liste ein neues Element erstellt wird.
Wie sende ich eine E -Mail an die SharePoint -Gruppe in Microsoft Flow?
Um eine E -Mail an eine SharePoint -Gruppe mit Microsoft Flow zu senden, müssen Sie die Aktion „E -Mail senden“ verwenden. Mit dieser Aktion können Sie eine E -Mail an einen oder mehrere Empfänger senden, einschließlich einer SharePoint -Gruppe. Sie können die E -Mail so konfigurieren, dass sie einen Betreff, ein Körper und einen Anhang enthalten.
Sobald Sie die E -Mail konfiguriert haben, können Sie den Abschnitt "Trigger" und "Bedingung" verwenden, um zu definieren, wann die E -Mail gesendet werden soll. Wenn Sie beispielsweise eine E -Mail an eine SharePoint -Gruppe senden möchten, wenn ein neues Element in einer Liste erstellt wird, können Sie den Auslöser auf "Wenn ein neues Element erstellt" festlegen und die Bedingung auf „Wenn das Listenelement ist erstellt ”. Dadurch wird sichergestellt, dass die E -Mail gesendet wird, wenn in der Liste ein neues Element erstellt wird.
Was ist der Vorteil des Sendens von E -Mails an SharePoint -Gruppen?
Der Hauptvorteil des Sendens von E -Mails an SharePoint -Gruppen besteht darin, dass Sie schnell und einfach mit großen Gruppen von Personen kommunizieren können. Sie können Microsoft Flow verwenden, um E -Mails an eine SharePoint -Gruppe zu senden, und die Empfänger erhalten die E -Mail in ihrem Posteingang. Dies ist eine großartige Möglichkeit, eine große Gruppe von Personen schnell über wichtige Aktualisierungen oder Änderungen zu informieren.
Das Senden von E -Mails an SharePoint -Gruppen kann außerdem dazu beitragen, die Unordnung in Ihrem Posteingang zu reduzieren. Wenn Sie Microsoft Flow verwenden, um E -Mails an eine SharePoint -Gruppe zu senden, müssen Sie nicht mehr eine E -Mail an jeden einzelnen Empfänger senden. Dies kann Ihnen Zeit sparen und sicherstellen, dass wichtige Nachrichten an die richtigen Personen übermittelt werden.
Was sind die Einschränkungen beim Senden von E -Mails an SharePoint -Gruppen?
Eine der Hauptbeschränkungen beim Senden von E -Mails an SharePoint -Gruppen besteht darin, dass Sie die E -Mail nicht für jeden einzelnen Empfänger anpassen können. Wenn Sie eine E -Mail an eine SharePoint -Gruppe senden, wird die E -Mail gleichzeitig an alle Mitglieder der Gruppe gesendet. Dies bedeutet, dass Sie für jeden einzelnen Empfänger keine personalisierten Informationen in die E -Mail aufnehmen können.
Wenn Sie beim Senden von E -Mails an SharePoint -Gruppen nicht einzelne Antworten verfolgen oder die Effektivität der E -Mail messen können. Wenn Sie eine E -Mail an eine SharePoint -Gruppe senden, können Sie nicht verfolgen, wer die E -Mail geöffnet hat oder wer auf alle in der E -Mail enthaltenen Links geklickt hat. Dies bedeutet, dass Sie die Effektivität der E -Mail oder die Antwortrate nicht messen können.
Wie kann ich die Effektivität von E -Mails verfolgen, die an SharePoint -Gruppen gesendet wurden?
Der beste Weg, um die Effektivität von E -Mails zu verfolgen, die an SharePoint -Gruppen gesendet wurden, besteht darin, Microsoft Flow Analytics zu verwenden. Mit dieser Funktion können Benutzer nachverfolgen, wie viele E -Mails gesendet wurden, wie viele geöffnet wurden und wie viele Empfänger auf alle in der E -Mail enthaltenen Links geklickt haben. Dies kann Ihnen helfen, die Effektivität der E -Mail zu messen und die Antwortrate zu verfolgen.
Darüber hinaus können Sie die Analytics -Funktion verwenden, um einzelne Antworten zu verfolgen. Auf diese Weise können Sie sehen, wer die E -Mail geöffnet hat und wer auf alle Links geklickt hat. Dies kann Ihnen helfen, zu verstehen, welche Empfänger eher auf Ihre E -Mails reagieren und welche möglicherweise mehr Aufmerksamkeit benötigen.
Zusammenfassend ist das Senden von E -Mails an eine SharePoint -Gruppe in Microsoft Flow einfach und unkompliziert. Mit Hilfe dieses Tutorials haben Sie jetzt das notwendige Wissen, um dies zu tun. Sie müssen lediglich die erforderlichen Informationen eingeben und die richtige Aktion zum Senden der E -Mail auswählen. Vergessen Sie nicht, die E -Mail anzupassen, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder der Gruppe die erforderlichen Informationen erhalten. Mit Microsoft Flow war das Senden von E -Mails an eine SharePoint -Gruppe noch nie einfacher.
