Wie teile ich extern eine SharePoint -Site?

Versuchen Sie herauszufinden, wie Sie extern eine SharePoint -Website teilen können? Das Teilen einer SharePoint -Site mit externen Benutzern kann ein schwieriger Prozess sein, muss es jedoch nicht sein. In diesem Artikel erfahren Sie die Schritte, die erforderlich sind, um eine SharePoint -Website mit externen Benutzern zu teilen, damit sie auf Ihre Dokumente zugreifen und zusammenarbeiten können. Mit ein paar einfachen Schritten können Sie Ihre SharePoint -Website sicher mit dem Rest der Welt teilen.

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Wie teile ich extern eine SharePoint -Site?

Das Austausch einer SharePoint -Website extern ist eine großartige Möglichkeit, mit anderen außerhalb Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten. Mit SharePoint können Sie einfach Dateien, Dokumente und andere Inhalte mit externen Stakeholdern freigeben, ohne sich über Sicherheits- oder Datenschutzbedenken sorgen zu müssen. In diesem Artikel werden die extern mit SharePoint -Site mitgeteilt, sodass Sie schnell und einfach beginnen können.

Schritt 1: Richten Sie eine SharePoint -Site ein

Der erste Schritt bei der Austeilung einer SharePoint -Website extern ist die Einrichtung einer neuen oder vorhandenen SharePoint -Website. Dies kann über das Office 365 Admin Center oder die SharePoint Online -Management -Shell erfolgen. Sobald Sie die Website eingerichtet haben, müssen Sie die externen Benutzer hinzufügen, mit denen Sie die Website teilen möchten.

Schritt 2: Externe Benutzer hinzufügen

Sobald Sie Ihre SharePoint -Site eingerichtet haben, müssen Sie alle externen Benutzer hinzufügen, mit denen Sie die Website teilen möchten. Dazu müssen Sie zum Abschnitt „Personen und Gruppen“ des Standorts in der linken Navigation navigieren. Hier können Sie nach externen Benutzern der Website suchen und hinzufügen. Sie müssen ihnen auch die richtigen Berechtigungen zuweisen, um auf die Website zugreifen zu können.

Schritt 3: Stellen Sie die Berechtigungen für externe Benutzer fest

Sobald Sie die externen Benutzer zur Website hinzugefügt haben, müssen Sie die entsprechenden Berechtigungen für sie festlegen. Dies kann durch Navigieren zur Seite „Standorteinstellungen“ in der linken Navigation erfolgen. Hier können Sie die Option „Berechtigungen“ auswählen und die entsprechenden Berechtigungen für jeden Benutzer festlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass die externen Benutzer den richtigen Zugriff auf die Website haben.

Schritt 4: Teilen Sie die Website mit externen Benutzern

Sobald Sie die entsprechenden Berechtigungen für die externen Benutzer festgelegt haben, müssen Sie die Website mit ihnen teilen. Dazu können Sie die Option "Share" in der linken Navigation verwenden. Hier können Sie die E -Mail -Adressen der externen Benutzer eingeben, mit denen Sie die Website teilen möchten, und sie erhalten eine Einladung, auf die Website zuzugreifen.

Schritt 5: Zugriff überwachen

Sobald Sie die Website mit den externen Benutzern geteilt haben, müssen Sie ihren Zugriff auf die Website überwachen. Dies kann durch Navigieren zur Seite „Standorteinstellungen“ in der linken Navigation erfolgen. Hier können Sie die Option „Publikum“ auswählen und die Liste der externen Benutzer anzeigen, die Zugriff auf die Website haben. Sie können diese Seite auch verwenden, um den Zugriff auf die Website bei Bedarf zu widerrufen.

Schritt 6: Konfigurieren von Site -Einstellungen

Sobald Sie die Site mit den externen Benutzern geteilt haben, müssen Sie die Site -Einstellungen konfigurieren, um sicherzustellen, dass die externen Benutzer über den richtigen Zugriff auf die Website haben. Dies kann durch Navigieren zur Seite „Standorteinstellungen“ in der linken Navigation erfolgen. Hier können Sie die Option „Berechtigungen“ auswählen und die Site -Einstellungen für die externen Benutzer konfigurieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die externen Benutzer den richtigen Zugriff auf die Website haben.

Schritt 7: Externer Inhalt hinzufügen

Sobald Sie die Site mit den externen Benutzern geteilt und die Site -Einstellungen konfiguriert haben, können Sie der Website Inhalte hinzufügen. Dies kann durch Navigieren zur Seite „Inhalt“ in der linken Navigation erfolgen. Hier können Sie Dokumente, Bilder, Videos und andere Inhalte hinzufügen, die mit den externen Benutzern gemeinsam genutzt werden können. Sie können diese Seite auch verwenden, um den Inhalt zu verwalten und zu überwachen, der mit den externen Benutzern gemeinsam genutzt wird.

Schritt 8: Überprüfen Sie den Zugriff und die Nutzung

Sobald Sie die Website mit den externen Benutzern geteilt und der Website Inhalte hinzugefügt haben, müssen Sie ihren Zugriff und die Verwendung der Website überprüfen. Dies kann durch Navigieren zur Seite „Publikum“ in der linken Navigation erfolgen. Hier können Sie die Liste der externen Benutzer anzeigen, die Zugriff auf die Website haben und deren Nutzung der Website überprüfen. Dies wird sicherstellen, dass die externen Benutzer die Website angemessen verwenden.

Schritt 9: Sicherheitseinstellungen überwachen

Sobald Sie die Website mit den externen Benutzern geteilt und deren Zugriff und Nutzung überprüft haben, müssen Sie die Sicherheitseinstellungen der Website überwachen. Dies kann durch Navigieren zur Seite „Sicherheit“ in der linken Navigation erfolgen. Hier können Sie die Sicherheitseinstellungen der Website anzeigen und sicherstellen, dass sie korrekt konfiguriert sind. Dies hilft sicher, dass die externen Benutzer beim Zugriff auf die Website sicher sind.

Schritt 10: Teilen Sie die Site -URL

Sobald Sie die Website mit den externen Benutzern geteilt, die Sicherheitseinstellungen konfiguriert und deren Zugriff und Nutzung überprüft haben, können Sie die URL der Website mit ihnen freigeben. Dazu können Sie die Option "Share" in der linken Navigation verwenden. Hier können Sie die E -Mail -Adressen der externen Benutzer eingeben, mit denen Sie die URL der Website freigeben möchten, und sie erhalten eine Einladung, auf die Website zuzugreifen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine SharePoint -Site?

Eine SharePoint-Website ist eine webbasierte Plattform, die von Microsoft entwickelt wurde, mit der Benutzer zusammenarbeiten und mit anderen Daten teilen können. Es wird verwendet, um Websites, Dokumente und andere Inhalte zu erstellen und zu verwalten. Außerdem können Benutzer problemlos an Projekten zusammenarbeiten und Aufgaben verwalten.
SharePoint -Websites werden auf verschiedene Weise verwendet, einschließlich für Projektmanagement, Dokumentenfreigabe und Content Management. Sie können je nach Konfiguration auch für die interne und externe Zusammenarbeit verwendet werden.

Wie kann ich extern eine SharePoint -Site teilen?

Um eine SharePoint -Website extern zu teilen, müssen Sie zunächst die externe Freigabe auf der Website aktivieren. Dies kann durch Navigieren zur Seite "Site -Einstellungen" und der Auswahl der Option "externe Freigabe" erfolgen. Von dort aus können Sie die Art der externen Freigabe auswählen, die Sie aktivieren möchten, wie z. B. „Anonymous Link“ oder „externe Benutzereinladung“.
Sobald die externe Freigabe aktiviert ist, können Sie einen Link zu der Website erstellen, die mit externen Benutzern gemeinsam genutzt werden kann. Dies kann durch Navigieren zur Seite "Freigabe" und Auswahl der Option "Ein Link erstellen" ausgewählt werden. Anschließend können Sie den Link generieren und mit den externen Benutzern freigeben.

Was sind die Vorteile des Austauschs einer SharePoint -Website extern?

Das Teilen einer SharePoint -Website extern kann eine Reihe von Vorteilen bieten. Erstens ermöglicht es eine einfache Zusammenarbeit mit externen Nutzern wie Kunden, Anbietern, Partnern und Beratern. Dies kann besonders hilfreich für Organisationen sein, die häufig mit externen Nutzern arbeiten.
Darüber hinaus kann es dazu beitragen, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu optimieren, da Benutzer schnell auf die erforderlichen Daten und Dokumente zugreifen können. Dies kann dazu beitragen, Zeit zu sparen und die Produktivität zu verbessern. Schließlich kann es helfen, sicherzustellen, dass Daten sicher sind, da externe Benutzer nur auf die Dokumente und Daten zugreifen können, auf die sie zugreifen können.

Was sind die Sicherheitsrisiken, eine SharePoint -Website extern zu teilen?

Obwohl das Teilen einer SharePoint -Website extern eine Reihe von Vorteilen bieten kann, müssen auch einige Sicherheitsrisiken berücksichtigt werden. Erstens können externe Benutzer zu Zugriff auf die Website haben, sie können möglicherweise auf vertrauliche Daten oder Dokumente zugreifen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass ordnungsgemäße Zugriffskontrollen vorhanden sind, um sicherzustellen, dass sensible Daten ohne Genehmigung nicht zugegriffen werden.
Zweitens besteht das Risiko, dass externe Benutzer die Daten auf der Website herunterladen oder ändern können. Dies könnte möglicherweise zu Datenverlust oder Korruption führen, die sich für die Organisation nachteilig halten können. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die richtigen Zugriffskontrollen vorhanden sind, um eine nicht autorisierte Änderung oder den Download der Daten zu verhindern.

Was sind die besten Praktiken für die gemeinsame SharePoint -Website extern?

Wenn Sie eine SharePoint -Site extern teilen, ist es wichtig, die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass die Daten und Dokumente auf der Website sicher sind. Erstens ist es wichtig sicherzustellen, dass ordnungsgemäße Zugriffskontrollen vorhanden sind, um den unbefugten Zugriff auf die Daten zu verhindern. Zweitens ist es wichtig sicherzustellen, dass externe Benutzer nur Zugriff auf die spezifischen Daten und Dokumente erhalten, die sie benötigen.
Schließlich ist es wichtig sicherzustellen, dass externe Links mit einem sicheren Passwort geschützt sind. Dies hilft, sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf die Website zugreifen können und dass böswillige Benutzer keinen Zugriff erhalten können. Das Befolgen dieser Best Practices kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass die Daten und Dokumente auf der Website sicher und geschützt sind.

Insgesamt können Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte ausführen, und können eine SharePoint -Website extern erfolgreich teilen. Denken Sie daran, die Berechtigungen und Zugriffsrechte zu beachten, die Sie den externen Nutzern zuweisen. Sobald den externen Nutzern Zugriff gewährt wurde, können sie sofort auf die SharePoint -Website zugreifen. Mit den richtigen Tools und Techniken können Sie eine SharePoint -Website schnell und effektiv mit externen Benutzern teilen.