Wie verfolge ich Projekte in SharePoint?

Wenn Sie ein Projektmanager oder Teamleiter sind, der nach einer effizienten Möglichkeit sucht, Projekte im Auge zu behalten, ist SharePoint eine ideale Plattform. Mit SharePoint können Sie Projekte mit einer Vielzahl leistungsstarker Tools und Funktionen problemlos verwalten und verfolgen. In diesem Artikel führen wir Sie durch die Schritte, die erforderlich sind, um Projekte in SharePoint zu verfolgen, von der Errichtung von Projektplänen und der Verfolgung der Fortschritte bis zur Überwachung der Projektleistung. Sie lernen auch, wie Sie SharePoint für die Projektverfolgung anpassen und wertvolle Einblicke in die Vorteile der Nutzung dieser Plattform für das Projektmanagement erhalten. Fangen wir an!

Projekte in Microsoft SharePoint können auf unterschiedliche Weise verfolgt werden. Erstellen Sie zunächst eine Projektseite in SharePoint. Diese Site kann mit Aufgaben, Dokumenten und anderen verwandten Elementen besiedelt werden. Dann weisen Sie den Teammitgliedern Aufgaben zu, setzen Sie Fristen und verfolgen Sie den Fortschritt. Sie können auch den Web -Teil der Projektzusammenfassung verwenden, um den Fortschritt aller Aufgaben anzuzeigen. Darüber hinaus verfügt SharePoint über Funktionen, um automatische Berichte und Benachrichtigungen zu generieren, wenn Aufgaben fällig oder überfällig sind. Verwenden Sie schließlich die Projektserver -Funktion, um das Projekt von Start bis Ende zu verfolgen.

für besseres Verständnis.

Wie verfolge ich Projekte in SharePoint?

Mit SharePoint können Unternehmen Projekte, Aufgaben und andere Elemente ihres Workflows an einem zentralen Ort im Auge behalten. Es kann Unternehmen helfen, Prozesse zu optimieren, zusammenzuarbeiten und die Gesamteffizienz ihres Betriebs zu verbessern. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie Projekte in SharePoint verfolgt werden, damit Sie das Beste aus der Plattform herausholen können.

Schritt 1: Richten Sie eine SharePoint -Site ein

Der erste Schritt bei der Einrichtung von SharePoint für die Verfolgung von Projekten besteht darin, eine SharePoint -Website zu erstellen. Sie können dies einfach tun, indem Sie die Schritte im SharePoint Administration Center oder die SharePoint Online -Management -Shell verwenden. Sobald Ihre Website in Betrieb ist, können Sie mit dem Einrichten Ihres Projektverfolgungssystems beginnen.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Projektliste

Sobald Ihre Website in Betrieb ist, müssen Sie eine Projektliste erstellen. Mit dieser Liste können Sie alle Aufgaben und Komponenten jedes Projekts im Auge behalten. Sie können die Liste erstellen, indem Sie "Listen" aus dem linken Navigationsbereich auswählen und dann auf "neue Liste" klicken. Geben Sie einen Titel für die Liste ein und wählen Sie dann eine Vorlage für die Liste. Zu den Optionen für die Liste gehören Aufgaben, Kalender, Kontakte und mehr.

Schritt 3: Fach Felder zur Projektliste hinzufügen

Sobald Sie Ihre Projektliste erstellt haben, müssen Sie der Liste Felder hinzufügen. In diesen Feldern können Sie wichtige Informationen über das Projekt verfolgen. Beispiele für Felder, die Sie möglicherweise einschließen, sind Projektname, Fälligkeitsdatum, Budget, Fortschritt und Priorität. Sie können Felder hinzufügen, indem Sie auf der Seite "Listeneinstellungen" auf "Spalten hinzufügen" klicken.

Schritt 4: Erstellen Sie ein Dashboard

Sobald Sie Ihre Projektliste erstellt und die erforderlichen Felder hinzugefügt haben, müssen Sie ein Dashboard erstellen. Mit diesem Dashboard können Sie den Fortschritt Ihrer Projekte überwachen. Sie können ein Dashboard erstellen, indem Sie "Dashboards" im linken Navigationsbereich auswählen und dann auf "neues Dashboard" klicken. Hier können Sie verschiedene Diagramme und Grafiken hinzufügen, um den Fortschritt Ihrer Projekte zu visualisieren.

Schritt 5: Erstellen Sie Workflows

Workflows sind automatisierte Prozesse, die dazu beitragen können, den Projektverfolgungsprozess zu rationalisieren. Sie können beispielsweise einen Workflow erstellen, der eine E -Mail -Benachrichtigung sendet, wenn eine Aufgabe fällig ist oder wenn ein Projekt abgeschlossen ist. Sie können Workflows erstellen, indem Sie "Workflows" aus dem linken Navigationsbereich auswählen und dann auf "New Workflow" klicken. Hier können Sie einen Workflow erstellen, der bestimmte Aufgaben und Prozesse automatisiert.

Schritt 6: Berichte erstellen

Schließlich können Sie Berichte erstellen, die Ihnen helfen, den Fortschritt Ihrer Projekte zu verfolgen. Sie können Berichte erstellen, indem Sie "Berichte" aus dem linken Navigationsbereich auswählen und dann auf "Neue Bericht" klicken. Hier können Sie aus einer Vielzahl von Berichtstypen wie Zusammenfassungsberichten, Trendberichten und Vergleichsberichten auswählen. Sie können den Bericht auch so anpassen, dass Sie nur die Informationen enthalten, die Sie für die Verfolgung Ihrer Projekte benötigen.

Schritt 7: Teilen Sie Ihre Projektlisten mit anderen Teams weiter

Sobald Ihr Projektverfolgungssystem eingerichtet ist, können Sie Ihre Projektlisten an andere Teams weitergeben. Auf diese Weise können sie den Fortschritt der Projekte anzeigen und nach Bedarf Aktualisierungen der Liste aufnehmen. Sie können die Liste freigeben, indem Sie "Freigeben" auf der Seite "Listeneinstellungen" auswählen. Hier können Sie die Namen der Teams eingeben, mit denen Sie die Liste teilen möchten.

Schritt 8: Projektvorlagen erstellen

Als nächstes können Sie Projektvorlagen erstellen. Auf diese Weise können Sie schnell neue Projekte erstellen, die auf vorhandenen Vorlagen basieren. Sie können Projektvorlagen erstellen, indem Sie "Vorlagen" aus dem linken Navigationsbereich auswählen und dann auf "neue Vorlage" klicken. Hier können Sie die Felder und Workflows auswählen, die Sie in die Vorlage aufnehmen möchten.

Schritt 9: Automatisieren Sie Aufgaben mit Microsoft Flow

Schließlich können Sie Microsoft Flow verwenden, um Aufgaben zur Projektverfolgung zu automatisieren. Sie können beispielsweise einen Fluss erstellen, der automatisch eine E -Mail -Benachrichtigung sendet, wenn eine Aufgabe fällig ist. Sie können einen Fluss erstellen, indem Sie "Flows" aus der linken Navigationsscheibe auswählen und dann auf "New Flow" klicken. Hier können Sie aus einer Vielzahl von Vorlagen wählen, um Ihre Projektverfolgungsaufgaben zu automatisieren.

Schritt 10: Verfolgen Sie Ihre Projekte mit SharePoint

Nachdem Sie Ihr Projektverfolgungssystem in SharePoint eingerichtet haben, können Sie Ihre Projekte verfolgen. Sie können den Fortschritt Ihrer Projekte anzeigen, indem Sie die Projektliste, das Dashboard und die Berichte anzeigen. Sie können die Projektliste auch mit anderen Teams freigeben, Projektvorlagen erstellen und Aufgaben mit Microsoft Flow automatisieren.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform, die von Microsoft entwickelt wurde. Dadurch können Benutzer Informationen von jedem Gerät von jedem Gerät aus speichern, organisieren, teilen und zugreifen. Es wird üblicherweise für das Dokumentenmanagement, das Projektmanagement und das Content Management verwendet. SharePoint bietet auch Tools für Business Intelligence, Workflow -Automatisierung und Erstellung der Website.

SharePoint wird von vielen Organisationen verwendet, um an Projekten zusammenzuarbeiten und Inhalte zu verwalten. Es ist eine beliebte Wahl für Unternehmen aller Größen, da es sehr anpassbar ist und eine Vielzahl von Funktionen bietet, die auf die Anforderungen einer bestimmten Organisation zugeschnitten werden können.

Was sind die Vorteile der Verfolgung von Projekten in SharePoint?

Die Verwendung von SharePoint zur Verfolgung von Projekten bietet Unternehmen eine bessere Sichtbarkeit in den Fortschritt ihrer Projekte. Es ermöglicht ihnen, Projektmeilensteine zu verfolgen, Fristen festzulegen und den Fortschritt ihrer Projekte zu überwachen. Dies hilft Unternehmen, ihre Projekte auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass sie pünktlich und im Budget abgeschlossen sind.

SharePoint bietet Benutzern auch die Möglichkeit, in Echtzeit an Projekten zusammenzuarbeiten. Auf diese Weise können Teammitglieder schnell und einfach kommunizieren und über den Fortschritt ihrer Projekte auf dem Laufenden bleiben. Außerdem können Teams Dokumente und andere projektbezogene Informationen problemlos austauschen, die dazu beitragen können, den Projektmanagementprozess zu rationalisieren.

Wie richte ich ein Projektverfolgungssystem in SharePoint ein?

Um ein Projektverfolgungssystem in SharePoint einzurichten, müssen Benutzer zunächst eine neue Projektseite erstellen. Dies kann durch Klicken auf die Schaltfläche "Erstellen" in der oberen rechten Ecke der SharePoint -Startseite erfolgen. Von dort aus können Benutzer eine Vorlage für ihre Projektseite auswählen und sie so anpassen, dass sie ihren Anforderungen entsprechen.

Sobald die Projektseite eingerichtet wurde, können Benutzer Aufgaben hinzufügen, Teammitgliedern zuweisen und den Fortschritt ihrer Projekte verfolgen. Sie können auch Fälligkeitstermine und Erinnerungen festlegen, Notizen und Kommentare hinzufügen und Dokumente und andere projektbezogene Informationen freigeben.

Welche Funktionen sind bei der Verfolgung von Projekten in SharePoint verfügbar?

Bei der Verfolgung von Projekten in SharePoint haben Benutzer Zugriff auf eine Vielzahl von Funktionen, mit denen sie ihre Projekte effizienter verwalten können. Zu diesen Funktionen gehören die Möglichkeit, Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen, Fristen festzulegen und den Fortschritt ihrer Projekte zu überwachen. Sie haben auch Zugriff auf eine Vielzahl von Tools für die Zusammenarbeit, z.

Darüber hinaus bietet SharePoint Benutzern auch Zugriff auf Business Intelligence -Tools. Mit diesen Tools können Benutzer Einblicke in ihre Projekte wie die Kosten, die Zeitleiste und die Abschlussrate erhalten. Dies kann ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und die Leistung ihrer Projekte zu optimieren.

Was ist, wenn ich Hilfe bei der Verfolgung von Projekten in SharePoint brauche?

Wenn Benutzer Hilfe bei der Nachverfolgung von Projekten in SharePoint benötigen, können sie eine Vielzahl von Ressourcen online finden. Microsoft bietet eine Reihe von Tutorials und Support -Artikel, mit denen Benutzer mit SharePoint beginnen können. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Diensten und Tools von Drittanbietern, mit denen Benutzer ihre Projekte effizienter verwalten können.

Benutzer finden auch eine Vielzahl von Online -Foren und -Werbietern, in denen sie Fragen stellen und Antworten von erfahrenen SharePoint -Nutzern erhalten können. Diese Foren können eine großartige Ressource für Benutzer sein, die Hilfe bei ihren SharePoint -Projekten benötigen. Schließlich können Benutzer auch Microsoft für zusätzliche Hilfe und Support kontaktieren.

Wie Sie sehen können, ist die Verfolgung von Projekten in SharePoint eine effiziente und effektive Möglichkeit, organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche können Teams problemlos zusammenarbeiten und alle auf der Schleife behalten. Die leistungsstarken Tracking -Funktionen von SharePoint bieten die perfekte Plattform, um sicherzustellen, dass Projekte auf dem richtigen Weg bleiben und die gewünschten Ergebnisse liefern. Mit den umfassenden Tracking -Funktionen von SharePoint gibt es keine Entschuldigung, nicht organisiert zu bleiben und zusätzlich zu Ihren Projekten.