Wie verwalte ich den Zugriff im SharePoint -Ordner?

Wenn Unternehmen immer mehr von ihrem Betrieb online bewegen, wird die Notwendigkeit, den Zugang zu ihren wichtigen digitalen Inhalten effektiv zu verwalten, immer wichtiger. SharePoint -Ordner sind eine großartige Möglichkeit, Inhalte zu speichern und zu teilen. Wenn der Zugriff jedoch nicht ordnungsgemäß verwaltet wird, kann dies zu wichtigen Sicherheitsproblemen führen. In diesem Artikel werden wir besprechen, wie Sie den Zugriff auf SharePoint -Ordner verwalten, damit Sie Ihre digitalen Inhalte sicher und sicher halten können.

Wie verwalte ich den Zugriff im SharePoint -Ordner?

SharePoint ist eine leistungsstarke Kollaborationsplattform, die von Teams, Unternehmen und Organisationen verwendet wird, um Dateien, Dokumente und Daten zu teilen. Mit SharePoint können Benutzer die Berechtigungen für den Zugriff auf Ordnerebene problemlos verwalten, sodass eine feinkörnige Kontrolle darüber, wer Dateien anzeigen, bearbeiten und löschen kann. In diesem Artikel erläutert wir, wie der Zugriff in SharePoint -Ordnern verwaltet wird.

Ordner in SharePoint erstellen

Melden Sie sich zunächst in Ihr SharePoint -Konto an und navigieren Sie zur Dokumentbibliothek, in der Sie den Ordner erstellen möchten. Klicken Sie dort nach dem Erstellen eines neuen Ordners auf "neu"> "Ordner". Geben Sie dem Ordner einen Namen und klicken Sie auf "Erstellen", um fertig zu werden.

Festlegen von Berechtigungen für SharePoint -Ordner

Sobald der Ordner erstellt wurde, können Sie Berechtigungen festlegen, für die Benutzer oder Gruppen auf Ihren Ordner zugreifen können. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie "Berechtigungen verwalten". Hier können Sie Benutzer oder Gruppen hinzufügen und ihre Berechtigungsstufe angeben.

Berechtigungen auf Unterordner anwenden

Standardmäßig werden die im übergeordneten Ordner festgelegten Berechtigungen automatisch auf alle Unterordner angewendet. Sie können jedoch auch die Berechtigungen jedes Unterordners manuell konfigurieren, um eine genauere Kontrolle darüber zu ermöglichen, wer auf jeden Ordner zugreifen kann. Navigieren Sie dazu zum Unterordner, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie "Berechtigungen verwalten".

Rekursiv Berechtigungen in SharePoint anwenden

In einigen Fällen kann es erforderlich sein, Berechtigungen rekursiv anzuwenden. Dies bedeutet, dass alle Änderungen am übergeordneten Ordner automatisch auf alle Unterordner angewendet werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den übergeordneten Ordner und wählen Sie "Berechtigungen verwalten". Am Ende der Seite sehen Sie die Option, "Berechtigungen auf alle Unterordner anzuwenden".

Verwalten von Zugriffsanfragen in SharePoint

Wenn ein Benutzer Zugriff auf einen Ordner anfordert, können Sie die Anfrage direkt in SharePoint verwalten. Navigieren Sie dazu zum Ordner, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie "Zugriffsanforderungen verwalten". Hier können Sie Zugriffsanfragen für den Ordner genehmigen oder verweigern.

Hinzufügen einer Zugriffsanforderungsnachricht

Wenn Sie möchten, können Sie auch eine Nachricht zum Access -Anforderungsformular hinzufügen. Diese Nachricht wird dem Benutzer angezeigt, wenn er den Zugriff auf den Ordner anfordert. Navigieren Sie dazu zum Ordner, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie "Zugriffsanforderungen verwalten". Am Ende der Seite sehen Sie die Option, dem Formular eine benutzerdefinierte Nachricht hinzuzufügen.

Anzeigen von Zugriffsanfragen

Wenn Sie alle Zugriffsanforderungen für einen Ordner anzeigen möchten, können Sie dies tun, indem Sie zum Ordner navigieren, mit der rechten Maustaste darauf klicken und "Zugriffsanforderungen anzeigen" auswählen. Hier können Sie alle ausstehenden, genehmigten und verweigerten Zugriffsanfragen für den Ordner anzeigen.

Hinzufügen von Mitgliedern zu einem Ordner in SharePoint

Sie können Mitglieder auch in SharePoint direkt zu einem Ordner hinzufügen. Dadurch wird dem Mitglied die Erlaubnis erteilt, auf den Ordner zuzugreifen, ohne den Zugriff anfordern zu müssen. Navigieren Sie dazu in den Ordner, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Mitglieder hinzufügen“. Hier können Sie Benutzer oder Gruppen hinzufügen, ihre Berechtigungsstufe angeben und auf "Hinzufügen" klicken, um fertig zu werden.

Löschen eines Ordners in SharePoint

Wenn Sie einen Ordner in SharePoint löschen möchten, können Sie dies tun, indem Sie zum Ordner navigieren, mit der rechten Maustaste darauf klicken und "Löschen" auswählen. Sie werden aufgefordert, die Löschung zu bestätigen, und sobald bestätigt wird, werden der Ordner und alle seine Inhalte gelöscht.

SharePoint Ordner Versioning

SharePoint unterstützt auch die Versioning für Ordner. Auf diese Weise können Sie Änderungen am Ordner verfolgen, ältere Versionen von Dateien anzeigen und bei Bedarf frühere Versionen von Dateien wiederherstellen. Um die Versionierung für einen Ordner zu aktivieren, navigieren Sie zum Ordner, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie "Versioningeinstellungen".

Herunterladen eines Ordners in SharePoint

Wenn Sie einen Ordner in SharePoint herunterladen möchten, können Sie dies tun, indem Sie zum Ordner navigieren, mit der rechten Maustaste darauf klicken und "Download" auswählen. Dadurch wird der Ordner als .zip -Datei heruntergeladen, die Sie dann extrahieren und den Inhalt anzeigen können.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Access Management auf SharePoint?

ANTWORT: Access Management auf SharePoint ist eine Funktion, mit der Benutzer steuern können, wer auf den in einem SharePoint -Ordner gespeicherten Inhalt zugreifen kann und kann. Es ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Administratoren die Berechtigungsberechtigungen von Benutzern auf einer granularen Ebene verwalten können und zum Schutz sensibler Daten und Dokumente verwendet werden können.

Mit dem Zugriffsmanagement können Administratoren verschiedene Zugriffsebenen auf einen Ordner festlegen, z. B. nur schreibgeschützte, schreiben, löschen und vollständige Kontrolle. Außerdem können Administratoren benutzerspezifische Zugriffsberechtigungen zuweisen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf den in einem SharePoint-Ordner gespeicherten Inhalt zugreifen können.

Wie richte ich Access Management in SharePoint ein?

Antwort: Das Einrichten von Access Management in SharePoint ist ein unkomplizierter Prozess. Zunächst muss der Administrator den Ordner öffnen, den er in der SharePoint -Bibliothek verwalten möchte, und die Option "Zugriff verwalten" aus dem Multifunktionsband auswählen. Dadurch wird die Seite "Access Management" geöffnet, auf der der Administrator Benutzer hinzufügen oder entfernen und die verschiedenen Zugriffsberechtigungen zuweisen kann.

Sobald die Benutzer und Zugriffsberechtigte eingerichtet wurden, kann der Administrator auf die Schaltfläche "Speichern" klicken, um die Änderungen anzuwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur die Benutzer mit den zugewiesenen Berechtigungen auf den Ordner zugreifen können. Der Administrator kann auch Ablaufdaten für die Zugriffsberechtigte einrichten, damit der Zugriff nach einem bestimmten Zeitraum widerrufen werden kann.

Wie erteile ich Zugriff auf einen gemeinsam genutzten Ordner?

Antwort: Um Zugriff auf einen freigegebenen Ordner in SharePoint zu gewähren, muss der Administrator den Ordner öffnen und die Option "Zugriff verwalten" aus dem Ribbon auswählen. Dadurch wird die Access -Management -Seite geöffnet, auf der der Administrator Benutzer hinzufügen und die verschiedenen Zugriffsberechtigte zuweisen kann.

Sobald die Benutzer und Zugriffsberechtigte eingerichtet wurden, kann der Administrator auf die Schaltfläche "Speichern" klicken, um die Änderungen anzuwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur die Benutzer mit den zugewiesenen Berechtigungen auf den Ordner zugreifen können. Der Administrator kann auch Ablaufdaten für die Zugriffsberechtigte einrichten, damit der Zugriff nach einem bestimmten Zeitraum widerrufen werden kann.

Wie revoke ich den Zugriff auf einen gemeinsam genutzten Ordner wider?

Antwort: Um den Zugriff auf einen freigegebenen Ordner in SharePoint zu widerrufen, muss der Administrator den Ordner öffnen und die Option "Zugriff verwalten" aus dem Band aus auswählen. Dadurch wird die Access Management -Seite geöffnet, auf der der Administrator Benutzer entfernen und seine Zugriffsberechtigte widerrufen kann.

Sobald die Benutzer und Zugriffsberechtigte entfernt wurden, kann der Administrator auf die Schaltfläche "Speichern" klicken, um die Änderungen anzuwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Benutzer keinen Zugriff auf den Ordner mehr haben. Der Administrator kann auch Ablaufdaten für die Zugriffsberechtigte einrichten, damit der Zugriff nach einem bestimmten Zeitraum widerrufen werden kann.

Was passiert, wenn ich den Zugriff auf einen gemeinsam genutzten Ordner nicht verwalte?

ANTWORT: Wenn Access Management nicht für einen freigegebenen Ordner in SharePoint eingerichtet ist, haben alle Benutzer in der Organisation Zugriff auf den Ordner und seinen Inhalt. Dies könnte zu Sicherheitsrisiken führen, da nicht autorisierte Benutzer in der Lage sind, auf sensible Daten oder Dokumente zuzugreifen.

Es ist daher wichtig, den Zugriff auf freigegebene Ordner in SharePoint einzurichten und zu verwalten, da Administratoren kontrollieren können, wer auf den in einem SharePoint -Ordner gespeicherten Inhalt zugreifen kann und kann. Mit dem Zugriffsmanagement können Administratoren verschiedene Zugriffsebenen auf einen Ordner festlegen, z. B. nur schreibgeschützte, schreiben, löschen und vollständige Kontrolle. Außerdem können Administratoren benutzerspezifische Zugriffsberechtigungen zuweisen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf den in einem SharePoint-Ordner gespeicherten Inhalt zugreifen können.

Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie den Zugriff im SharePoint -Ordner problemlos verwalten. Auf diese Weise können Sie eine sichere Zusammenarbeit zwischen Benutzern sicherstellen, die Kontrolle und Sichtbarkeit von Inhalten verbessern und die Sicherheitsstandards beibehalten. Das SharePoint Ordner Access Management ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie Ihre Inhalte organisieren, steuern und schützen können. Mit ein wenig Aufwand und den richtigen Tools können Sie sicherstellen, dass Ihre Inhalte sicher und ordnungsgemäß verwaltet sind.