Microsoft-Lizenzprüfungen stehen 2025 britischen Schulen bevor – So können IT-Teams im Bildungsbereich die Vorschriften einhalten und Tausende sparen

📅 29.03.2026 · ✍️ Softkeys Tech Team · 🏷️ Recht & Vertrauen

Wenn Sie in einer britischen Schule, einem Schulverbund oder einem College für die IT zuständig sind, achtet Microsoft stärker auf Ihre Softwarelizenzen, als Sie vielleicht denken. Die Zahl der Lizenz-Compliance-Prüfungen im Bildungssektor hat im Zeitraum 2024–2025 erheblich zugenommen, und die Strafen bei Nichteinhaltung können sich auf mehrere Zehntausend Pfund belaufen – Geld, das eigentlich in die Klassenzimmer fließen sollte und nicht an die Rechtsabteilung von Microsoft.

In diesem Leitfaden erfahren Sie genau, wie die Microsoft-Bildungslizenzen funktionieren, in welchen Bereichen britische Schulen häufig gegen die Lizenzbestimmungen verstoßen und wie Sie Ihre Einrichtung schützen und gleichzeitig die Softwarekosten drastisch senken können.

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Warum Microsoft derzeit britische Schulen überprüft

Drei Faktoren sind für die zunehmende Prüfungstätigkeit im britischen Bildungswesen ausschlaggebend:

1. Die Akademisierungswelle. Da immer mehr Schulen den Status einer Akademie annehmen und sich Multi-Academy-Trusts (MATs) anschließen, kommt es zu Unklarheiten bei den Lizenzvereinbarungen. Eine Schule, die bisher unter eine Vereinbarung mit der Kommunalverwaltung fiel, verliert diesen Schutz möglicherweise, wenn sie zur Akademie wird – doch niemand informiert das IT-Team darüber.
2. Der Geräteboom nach der Pandemie. Während der COVID-19-Pandemie haben Schulen rasch Laptops und Tablets für den Fernunterricht bereitgestellt. Viele dieser Geräte wurden in aller Eile eingerichtet, ohne dass die Lizenzen ordnungsgemäß erfasst wurden. Microsoft ist sich dessen bewusst.
3. Umsatzdruck. Die Umsätze von Microsoft im Bildungsbereich in Großbritannien haben sich stabilisiert, da Schulen zunehmend auf Google Workspace und Chromebooks umsteigen. Audits bieten eine Möglichkeit, Umsätze bei bestehenden Kunden zurückzugewinnen.

So funktioniert die Microsoft-Bildungslizenzierung in Großbritannien tatsächlich

Microsoft bietet verschiedene Lizenzierungsmodelle für Bildungseinrichtungen im Vereinigten Königreich an:

1. Microsoft 365-Abonnements für Bildungseinrichtungen

Die versteckten Kosten: A3 kostet für 200 Mitarbeiter etwa 6.000 £ pro Jahr. Über einen fünfjährigen Haushaltszyklus beläuft sich dieser Betrag auf 30.000 £ – ein erheblicher Posten für jede britische Schule.

2. Enrollment for Education Solutions (EES)

Eine volumenbasierte Abonnementlizenz, die alle Geräte einer Schule abdeckt. Die Preise variieren je nach Größe der Einrichtung und werden mit Microsoft-Vertragshändlern ausgehandelt. In der Regel liegen sie zwischen 15 und 30 £ pro Gerät und Jahr.

3. Unbefristete Volumenlizenzen

Einmalige Lizenzen, die über das Volumenlizenzprogramm für Bildungseinrichtungen von Microsoft erworben werden. Diese sind langfristig kostengünstiger, erfordern jedoch eine Vorabinvestition.

4. Individuelle unbefristete Schlüssel

Einzelne Produktschlüssel, die bei autorisierten Händlern erworben wurden. Hier Softkeys.uk bietet erhebliche Einsparungen – Office 2024 Pro Plus für 29,99 £ pro Gerät gegenüber 2,50 £+ pro Benutzer und Monat für A3-Abonnements.

In welchen Bereichen britische Schulen häufig gegen Vorschriften verstoßen

Auf der Grundlage öffentlich zugänglicher Prüfungsergebnisse und Branchenberichte sind dies die häufigsten Compliance-Lücken:

1. Geistergeräte

Geräte, die ausgemustert, ersetzt oder anderweitig zugewiesen wurden, aber in den Lizenzbeständen weiterhin erfasst (oder nicht erfasst) sind. Eine Schule hat vielleicht auf dem Papier 300 lizenzierte Geräte, nutzt aber tatsächlich 350 – diese zusätzlichen 50 sind nicht lizenziert.

2. BYOD ohne Lizenzierung

Mitarbeiter und Schüler, die mit ihren privaten Geräten auf Office-Desktop-Anwendungen zugreifen (nicht auf Office Online – dies ist durch A1 abgedeckt). Wenn ein Lehrer Office 2024 mit einem Schulschlüssel auf seinem privaten Laptop installiert, ist dafür eine separate Lizenz erforderlich.

3. Lücken nach der Akademisierung

Wenn eine Schule aus dem Zuständigkeitsbereich einer lokalen Behörde austritt und sich einem MAT anschließt, fällt sie nicht mehr unter die Zulassungsregelung dieser Behörde. Der MAT muss eine eigene Vereinbarung treffen. Während der Übergangsphase (die Monate dauern kann) arbeitet die Schule möglicherweise ohne gültige Zulassungen.

4. Server- und CAL-Lizenzen

Schulen, die Exchange, SharePoint oder SQL Server vor Ort betreiben, verfügen oft über zu wenige Clientzugriffslizenzen (CALs). Jeder Benutzer oder jedes Gerät, das eine Verbindung zu diesen Servern herstellt, benötigt eine CAL – und diese werden häufig zu niedrig angesetzt.

5. Nicht übereinstimmende Windows-Editionen

Geräte, auf denen Windows 11 Pro läuft, die jedoch nur für Windows 11 Home lizenziert sind, oder umgekehrt. Dies kommt besonders häufig bei generalüberholten Geräten vor, die gespendet oder günstig erworben wurden.

Der Prüfungsprozess: Was britische Schulen erwarten sollten

Eine Microsoft-Lizenzprüfung verläuft in der Regel wie folgt:

1. Benachrichtigungsschreiben — Microsoft oder dessen Wirtschaftsprüfer (in der Regel Deloitte oder PwC) sendet ein formelles Schreiben, in dem eine Überprüfung des Software Asset Managements (SAM) angefordert wird. Dies ist obligatorisch, wenn Sie über einen Volumenlizenzvertrag verfügen.
2. Selbstbewertung (30 Tage) — Die Schule wird gebeten, eine detaillierte Bestandsaufnahme aller auf allen Geräten verwendeten Microsoft-Softwareprogramme zu erstellen.
3. Überprüfung (30–60 Tage) — Der Prüfer kann Nachweise über Lizenzen (Bestellungen, Lizenzzertifikate, Volumenlizenzverträge) anfordern und automatisierte Scan-Tools einsetzen.
4. Bericht und Abstimmung — Der Prüfer erstellt einen Bericht, aus dem etwaige Diskrepanzen zwischen den vorhandenen Lizenzen und der eingesetzten Software hervorgehen.
5. Beschluss — Die Schule muss Lizenzen erwerben, um etwaige Fehlbestände auszugleichen, in der Regel innerhalb von 30 Tagen.

So schützen Sie Ihre Schule: Ein Aktionsplan zur Einhaltung der Vorschriften

Schritt 1: Führen Sie noch heute eine Software-Bestandsaufnahme durch

Nutzen Sie kostenlose Tools wie das MAP Toolkit (Microsoft Assessment and Planning) von Microsoft oder PDQ Inventory, um Ihr Netzwerk zu scannen und alle installierten Microsoft-Produkte zu identifizieren. Dokumentieren Sie:

• Jedes Gerät (Desktop-PCs, Laptops, Tablets, Server)
• Welche Microsoft-Software ist auf jedem Gerät installiert?
• Welche Windows-Version auf den einzelnen Geräten läuft
• Wie viele Benutzer greifen auf jeden Server zu?

Schritt 2: Bestände mit Lizenzen abgleichen

Sammeln Sie alle Lizenzunterlagen: Volumenlizenzverträge, Bestellungen, Einzelhandelsschlüssel, OEM-Zertifikate. Ordnen Sie jedem installierten Produkt eine gültige Lizenz zu. Markieren Sie etwaige Lücken.

Schritt 3: Lücken kostengünstig schließen

Hier können britische Schulen erhebliche Kosten einsparen. Anstatt für jede Lücke teure A3-Abonnements oder Volumenlizenzen zu erwerben, sollten Sie Folgendes in Betracht ziehen:

• Office 2024 Pro Plus von Softkeys.uk (29,99 £ pro Gerät) — Für Mitarbeiter-Arbeitsplätze, die Desktop-Office-Anwendungen benötigen. Einmalige Kosten, keine laufenden Gebühren, lebenslange Garantie.
• Windows 11 Pro von Softkeys.uk (19,99 £ pro Gerät) — Für Geräte, für die ein Upgrade auf eine Pro-Lizenz erforderlich ist. Dies gilt insbesondere für generalüberholte oder gespendete Hardware.
• Office 365 – Lebenslange Lizenz für 5 Geräte (19,99 £) — Ideal für Mitarbeiter, die sowohl auf schulischen als auch auf privaten Geräten arbeiten. Umfasst bis zu 5 Geräte pro Lizenz.
• Microsoft 365 A1 (kostenlos) — Für Studierende, die lediglich Zugriff auf die webbasierte Office-Version benötigen. Zahlen Sie keine A3-Lizenzen für Studierende, die niemals Desktop-Anwendungen nutzen.

Schritt 4: Kontinuierliche Nachverfolgung einrichten

Erstellen Sie eine einfache Tabelle oder ein Bestandsverwaltungssystem, das Folgendes erfasst:

• Gerätename und Seriennummer
• Microsoft-Software ist installiert
• Lizenzschlüssel oder Vertragsnummer
• Kaufdatum und Bezugsquelle
• Zugewiesener Benutzer

Aktualisieren Sie dies, sobald Geräte hinzugefügt, entfernt oder neu aufgesetzt werden.

Kostenvergleich: Herkömmliche vs. intelligente Lizenzierung

Für eine typische britische Sekundarschule mit 80 Geräten für das Personal:

Mit dieser Ersparnis von 8.002 £ lassen sich jede Menge Lehrbücher kaufen, ein Lehrassistent für ein Semester finanzieren oder die Chromebooks eines ganzen Klassenzimmers erneuern. Und die Lizenzen von Softkeys.uk sind unbefristet – sie laufen nicht nach fünf Jahren ab.

Rechtliche Grundlagen: Warum der Kauf bei Softkeys.uk rechtmäßig ist

Britische Schulen machen sich verständlicherweise Sorgen um die Rechtmäßigkeit von Lizenzen. Hier ist die rechtliche Lage:

• UsedSoft gegen Oracle (EuGH, 2012) — Es wurde festgestellt, dass der Weiterverkauf von Softwarelizenzen innerhalb der EU rechtmäßig ist (und nach dem Brexit in britisches Recht übernommen wurde). Dies gilt sowohl für physische als auch für digitale Kopien.
• Verbraucherrechtsgesetz von 2015 — Gewährt britischen Käufern gesetzliche Rechte beim Kauf digitaler Inhalte, darunter das Recht auf Rückerstattung, falls das Produkt nicht der Beschreibung entspricht oder nicht zweckmäßig ist.
• Softkeys.uk – Stand — In Großbritannien registriertes Unternehmen, über 8.174 verifizierte Bewertungen, 4,28-Sterne-Bewertung, lebenslange Ersatzgarantie auf jeden Schlüssel. Sollte ein Schlüssel nicht funktionieren, wird er ersetzt. Ohne Fragen, ohne Verzögerungen.

Der Kauf bei Softkeys.uk unterscheidet sich rechtlich nicht vom Kauf bei einem anderen autorisierten Händler. Es handelt sich um echte Microsoft-Produktschlüssel, die über die offiziellen Server von Microsoft aktiviert werden.

Akademiestiftungen: Besondere Aspekte

Multi-Academy-Trusts (MATs) stehen vor besonderen Herausforderungen bei der Zulassung:

• Zentrale Lizenzierung vs. Lizenzierung auf Schulebene — Der Trust kann einen Rahmenvertrag für alle Schulen aushandeln, oder jede Schule kann dies eigenständig regeln. Bei zentralen Verhandlungen werden in der Regel günstigere Konditionen erzielt, allerdings ist eine sorgfältigere Nachverfolgung erforderlich.
• Zusammenlegung von Lizenzbeständen — Wenn eine neue Schule dem Verbund beitritt, sind ihre bestehenden Lizenzen möglicherweise nicht mit der Vereinbarung des Verbunds vereinbar. Vor der Aufnahme ist eine Überprüfung der Lizenzen der neuen Schule unerlässlich.
• Gemeinsames Personal — IT-Mitarbeiter, Finanzteams und Führungskräfte, die an mehreren Schulen eines Schulverbunds tätig sind, benötigen Lizenzen an jedem Standort (oder Benutzerlizenzen, die die Nutzung an verschiedenen Standorten abdecken).

Für Schulverbände mit knappen Budgets hat sich ein gemischter Ansatz bewährt: Unbefristete Lizenzen von Softkeys.uk für feste Arbeitsplätze und Microsoft 365 A1 (kostenlos) für Schüler und gelegentliche Nutzer.

Maßnahmen für IT-Teams im britischen Bildungswesen

Diese Woche:

1. Führen Sie mit MAP Toolkit oder PDQ Inventory eine vollständige Software-Bestandsaufnahme durch
2. Ordne jeder Microsoft-Installation eine gültige Lizenz zu
3. Etwaige Lücken ermitteln und dokumentieren
4. Angebote einholen von Softkeys.uk um Lücken kostengünstig mit unbefristeten Lizenzen zu schließen
5. Richten Sie einen kontinuierlichen Prozess zur Bestandsverfolgung ein

Warten Sie nicht auf das Prüfungsschreiben. Wenn es eintrifft, bleiben Ihnen nur noch 30 Tage und Sie haben keinerlei Verhandlungsspielraum mehr. Bereiten Sie sich jetzt vor, sparen Sie Geld und sichern Sie das Budget Ihrer Schule für das, worauf es wirklich ankommt: Bildung.

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