Wie erteile ich Zugriff auf eine Sharepoint-Site?

Es kann schwierig sein, den Zugriff auf eine SharePoint-Site zu verwalten, insbesondere wenn Sie mehrere Benutzer an verschiedenen Standorten verwalten. Wenn Sie den Prozess gut verstehen, können Sie sicherstellen, dass alle Ihre Benutzer über die erforderlichen Zugriffsebenen verfügen, um die Site effizient nutzen zu können. In diesem Artikel gehen wir die erforderlichen Schritte durch, um Zugriff auf eine SharePoint-Site zu gewähren, damit Sie den Benutzerzugriff problemlos verwalten und sicherstellen können, dass alle Ihre Benutzer über die richtigen Berechtigungen verfügen.

Um Zugriff auf eine SharePoint-Site zu gewähren, benötigen Sie ein Administratorkonto. Melden Sie sich zunächst mit Ihrem Administratorkonto bei der SharePoint-Site an. Klicken Sie anschließend auf „Site-Aktionen“ und wählen Sie „Site-Berechtigungen“. Klicken Sie auf der nächsten Seite auf „Berechtigungen erteilen“. Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie den Benutzern oder Gruppen Berechtigungen erteilen können. Wählen Sie den Benutzer oder die Gruppe aus, der Sie Zugriff auf Ihre SharePoint-Site gewähren möchten. Sie können ihnen auch die erforderliche Berechtigungsstufe erteilen und dann auf „Freigeben“ klicken.

Wie erteile ich Zugriff auf eine Sharepoint-Site?

SharePoint ist eine leistungsstarke Kollaborationsplattform für Unternehmen und Organisationen, die ihre Kommunikation vereinfachen und Prozesse optimieren möchten. SharePoint bietet Zugriff auf Dokumente, Kalender und Aufgabenlisten, die mit Teammitgliedern geteilt werden können. Außerdem kann SharePoint zur Zusammenarbeit an Dokumenten und zur Fortschrittsverfolgung verwendet werden. Einer der wichtigsten Aspekte von SharePoint ist die Möglichkeit, bestimmten Benutzern Zugriff auf die Site zu gewähren. Dies ist in wenigen einfachen Schritten möglich.

Neue Benutzer hinzufügen

Der erste Schritt beim Erteilen des Zugriffs auf eine SharePoint-Site besteht darin, neue Benutzer hinzuzufügen. Melden Sie sich dazu als Administrator bei der SharePoint-Site an, navigieren Sie zum Abschnitt „Site-Einstellungen“ und klicken Sie dann in der Kategorie „Benutzer und Berechtigungen“ auf „Personen und Gruppen“. Von hier aus können neue Benutzer hinzugefügt werden, indem Sie auf die Schaltfläche „Neu“ klicken und die Benutzerinformationen eingeben. Sobald der Benutzer hinzugefügt wurde, erscheint er in der Benutzerliste der Site und kann auf die Site zugreifen, sobald seine Anmeldeinformationen überprüft wurden.

Festlegen von Berechtigungen für Benutzer

Sobald ein Benutzer zur Site hinzugefügt wurde, müssen seine Berechtigungen festgelegt werden. Dies können Sie tun, indem Sie zum Abschnitt „Site-Einstellungen“ navigieren und dann in der Kategorie „Benutzer und Berechtigungen“ auf „Personen und Gruppen“ klicken. Von hier aus können Sie den Benutzer auswählen und seine Berechtigungen festlegen. Sie können dem Benutzer Zugriff auf bestimmte Dokumente, Kalender und Aufgabenlisten oder Vollzugriff auf die Site gewähren. Sobald die Berechtigungen festgelegt wurden, kann der Benutzer mit den für ihn festgelegten Berechtigungen auf die Site zugreifen.

Überprüfen der Benutzeranmeldeinformationen

Nachdem der Benutzer hinzugefügt und seine Berechtigungen festgelegt wurden, müssen die Anmeldeinformationen des Benutzers überprüft werden. Dies kann durch Senden einer E-Mail an den Benutzer mit einem Link zur für ihn eingerichteten SharePoint-Site erfolgen. Sobald der Benutzer auf den Link klickt, wird er aufgefordert, seine Anmeldeinformationen einzugeben, und die Site ist für ihn zugänglich.

Einladen von Benutzern zur Site

Sobald der Benutzer hinzugefügt und seine Anmeldeinformationen überprüft wurden, kann er zur SharePoint-Site eingeladen werden. Dies geschieht, indem dem Benutzer eine E-Mail mit einem Link zur SharePoint-Site gesendet wird. Sobald der Benutzer auf den Link klickt, wird er zur Site weitergeleitet und kann darauf zugreifen.

Hinzufügen von Benutzern zu Gruppen

Sobald ein Benutzer zur SharePoint-Site hinzugefügt wurde, kann er zu Gruppen hinzugefügt werden. Navigieren Sie dazu zum Abschnitt „Site-Einstellungen“ und klicken Sie dann in der Kategorie „Benutzer und Berechtigungen“ auf „Personen und Gruppen“. Von hier aus kann der Benutzer ausgewählt und zu einer Gruppe hinzugefügt werden. Sobald der Benutzer zu einer Gruppe hinzugefügt wurde, kann er auf die Dokumente, Kalender und Aufgabenlisten zugreifen, die dieser Gruppe zugeordnet sind.

Festlegen von Gruppenberechtigungen

Sobald der Benutzer einer Gruppe hinzugefügt wurde, müssen die Berechtigungen der Gruppe festgelegt werden. Navigieren Sie dazu zum Abschnitt „Site-Einstellungen“ und klicken Sie dann unter der Kategorie „Benutzer und Berechtigungen“ auf „Personen und Gruppen“. Von hier aus kann die Gruppe ausgewählt und ihre Berechtigungen festgelegt werden. Der Gruppe kann Zugriff auf bestimmte Dokumente, Kalender und Aufgabenlisten oder Vollzugriff auf die Site gewährt werden. Sobald die Berechtigungen festgelegt wurden, kann die Gruppe mit den für sie festgelegten Berechtigungen auf die Site zugreifen.

Aktivieren des Benutzerzugriffs

Sobald der Benutzer zur Site hinzugefügt und seine Berechtigungen festgelegt wurden, muss ihm der Zugriff auf die Site ermöglicht werden. Navigieren Sie dazu zum Abschnitt „Site-Einstellungen“ und klicken Sie dann in der Kategorie „Benutzer und Berechtigungen“ auf „Personen und Gruppen“. Von hier aus kann der Benutzer ausgewählt und sein Zugriff aktiviert werden. Sobald der Zugriff aktiviert ist, kann der Benutzer mit den für ihn festgelegten Berechtigungen auf die Site zugreifen.

Verwalten des Benutzerzugriffs

Sobald der Benutzer zur Site hinzugefügt und seine Berechtigungen festgelegt wurden, kann sein Zugriff verwaltet werden. Navigieren Sie dazu zum Abschnitt „Site-Einstellungen“ und klicken Sie dann unter der Kategorie „Benutzer und Berechtigungen“ auf „Personen und Gruppen“. Von hier aus kann der Benutzer ausgewählt und sein Zugriff verwaltet werden. Dazu gehört das Hinzufügen, Entfernen und Anpassen des Zugriffs des Benutzers auf verschiedene Dokumente, Kalender und Aufgabenlisten. Der Zugriff des Benutzers kann je nach Situation auch auf Nur-Lese- oder Vollzugriff geändert werden.

Zurücksetzen von Benutzerkennwörtern

Wenn ein Benutzer sein Passwort vergisst, kann der Administrator das Passwort zurücksetzen. Navigieren Sie dazu zum Abschnitt „Site-Einstellungen“ und klicken Sie dann in der Kategorie „Benutzer und Berechtigungen“ auf „Personen und Gruppen“. Von hier aus kann der Benutzer ausgewählt und sein Passwort zurückgesetzt werden. Sobald das Passwort zurückgesetzt wurde, kann der Benutzer mit dem neuen Passwort auf die Site zugreifen.

Entfernen von Benutzern von der Site

Wenn ein Benutzer auf der Site nicht mehr benötigt wird, kann er entfernt werden. Navigieren Sie dazu zum Abschnitt „Site-Einstellungen“ und klicken Sie dann in der Kategorie „Benutzer und Berechtigungen“ auf „Personen und Gruppen“. Von hier aus kann der Benutzer ausgewählt und von der Site entfernt werden. Sobald der Benutzer entfernt wurde, kann er nicht mehr auf die Site zugreifen.

Überwachen des Benutzerzugriffs

Sobald Benutzer zur Site hinzugefügt und ihre Berechtigungen festgelegt wurden, kann der Administrator ihren Zugriff prüfen. Navigieren Sie dazu zum Abschnitt „Site-Einstellungen“ und klicken Sie dann unter der Kategorie „Benutzer und Berechtigungen“ auf „Personen und Gruppen“. Von hier aus können die Benutzer ausgewählt und ihr Zugriff geprüft werden. Dazu gehört die Überprüfung, auf welche Dokumente, Kalender und Aufgabenlisten der Benutzer Zugriff hat, und die Durchführung aller erforderlichen Änderungen.