Wie richtet man Sharepoint für ein kleines Unternehmen ein?

Sind Sie Inhaber eines Kleinunternehmens und suchen nach einer zuverlässigen, kostengünstigen und benutzerfreundlichen Möglichkeit, Dateien zu teilen und mit Ihren Kollegen zusammenzuarbeiten? SharePoint ist die perfekte Lösung für Sie. In diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie SharePoint für Ihr Kleinunternehmen einrichten und welche Vorteile es bietet. Sie erhalten auch einige Tipps und Tricks, mit denen Sie dieses leistungsstarke Tool optimal nutzen können. Also, legen wir los!

So richten Sie SharePoint für kleine Unternehmen ein

SharePoint ist eine leistungsstarke Kollaborationsplattform, mit der kleine Unternehmen ihre Produktivität und Effizienz steigern können. Mit wenigen einfachen Schritten können Sie eine SharePoint-Umgebung einrichten, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.

Schritt 1: Bestimmen Sie Ihre Anforderungen

Der erste Schritt bei der Einrichtung von SharePoint für Ihr kleines Unternehmen besteht darin, Ihre spezifischen Anforderungen zu ermitteln. Überlegen Sie, welche Arten von Aktivitäten Sie mit SharePoint unterstützen möchten, z. B. Dokumentfreigabe, Projektmanagement oder Kundenbeziehungsmanagement. Für jede dieser Aktivitäten sind unterschiedliche Arten von SharePoint-Lösungen erforderlich, z. B. Dokumentbibliotheken, Aufgabenlisten oder Kundenportale.

Schritt 2: Wählen Sie einen SharePoint-Plan

Wählen Sie als Nächstes einen SharePoint-Plan aus, der Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. SharePoint-Pläne unterscheiden sich in Bezug auf Funktionen, Speicherkapazität und Preis. Einige Pläne enthalten möglicherweise Funktionen und Anwendungen, die Sie nicht benötigen. Informieren Sie sich daher über die Pläne und wählen Sie den Plan aus, der am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Schritt 3: Einrichten Ihrer SharePoint-Umgebung

Sobald Sie sich für einen Plan entschieden haben, ist es an der Zeit, Ihre SharePoint-Umgebung einzurichten. Dieser Schritt erfordert technisches Fachwissen, daher müssen Sie möglicherweise einen IT-Spezialisten beauftragen, der Ihnen dabei hilft. Der IT-Spezialist hilft Ihnen bei der Installation und Konfiguration des SharePoint-Servers, richtet die erforderlichen Anwendungen ein und erstellt die Benutzerkonten.

Schritt 4: Erstellen Sie Ihre Site-Struktur

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Site-Struktur zu erstellen. Dazu gehört das Erstellen der Site-Hierarchie, das Einrichten von Inhaltstypen sowie das Erstellen von Dokumentbibliotheken und Listen. Beginnen Sie mit dem Erstellen der Hauptsite und erstellen Sie dann Untersites für jede Abteilung oder jedes Team. Die Dokumentbibliotheken und Listen sollten entsprechend den spezifischen Anforderungen jeder Abteilung oder jedes Teams eingerichtet werden.

Schritt 5: Entwerfen Sie die Benutzeroberfläche

Als Nächstes entwerfen Sie die Benutzeroberfläche für Ihre SharePoint-Umgebung. Das Entwerfen der Benutzeroberfläche umfasst das Erstellen von Seitenlayouts, das Einrichten der Navigation und das Hinzufügen von Webparts. Dieser Schritt erfordert einige Kenntnisse in HTML und CSS. Daher müssen Sie möglicherweise einen Webentwickler beauftragen, der Ihnen dabei hilft.

Schritt 6: Anpassen Ihrer SharePoint-Lösungen

Sobald die Benutzeroberfläche entworfen ist, ist es an der Zeit, Ihre SharePoint-Lösungen anzupassen. Dieser Schritt umfasst das Erstellen benutzerdefinierter Formulare, das Einrichten von Workflows und das Konfigurieren von Sicherheitseinstellungen. Wenn Sie spezielle Anforderungen haben, sollten Sie auch benutzerdefinierte Lösungen erstellen, um diese Anforderungen zu erfüllen.

Schritt 7: Testen und Bereitstellen

Sobald alle Lösungen angepasst sind, ist es an der Zeit, sie zu testen und bereitzustellen. Testen Sie die Lösungen in einer Testumgebung, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktionieren. Sobald die Lösungen getestet und überprüft wurden, stellen Sie sie in der Produktionsumgebung bereit.

Schritt 8: Schulen Sie Ihre Benutzer

Sobald die SharePoint-Umgebung eingerichtet ist, ist es an der Zeit, Ihre Benutzer zu schulen. Dieser Schritt ist wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre Benutzer die SharePoint-Lösungen effektiv nutzen können. Erwägen Sie die Erstellung von Schulungsmaterialien wie Video-Tutorials oder Benutzerhandbüchern, damit Ihre Benutzer schnell mit der Umgebung vertraut werden.

Schritt 9: Überwachen und warten

Überwachen Sie schließlich Ihre SharePoint-Umgebung und warten Sie sie regelmäßig. Stellen Sie sicher, dass die Lösungen ordnungsgemäß funktionieren und alle Sicherheitspatches und Updates installiert sind. Sie sollten auch die Nutzung Ihrer SharePoint-Umgebung überwachen, um sicherzustellen, dass sie effektiv genutzt wird.

Schritt 10: Holen Sie sich Unterstützung

Wenn Sie jemals auf ein Problem stoßen oder Hilfe mit Ihrer SharePoint-Umgebung benötigen, sollten Sie sich unbedingt an einen qualifizierten SharePoint-Berater wenden. Er kann Ihnen bei der Behebung aller Probleme helfen und Sie mit Rat und Tat unterstützen, damit Ihre SharePoint-Umgebung reibungslos läuft.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform von Microsoft. Sie bietet eine Reihe von Tools, mit denen Benutzer Dokumente und andere Inhalte innerhalb einer Organisation speichern, freigeben und verwalten können. SharePoint bietet außerdem die Möglichkeit, die Plattform mit Add-Ons anzupassen, sodass Unternehmen die Plattform an ihre spezifischen Anforderungen anpassen können.

SharePoint wird typischerweise von Unternehmen jeder Größe, von kleinen Firmen bis zu großen Unternehmen, verwendet, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen ihren Teams zu optimieren.

Welche Vorteile bietet die Verwendung von SharePoint für kleine Unternehmen?

Kleine Unternehmen können in vielerlei Hinsicht von der Verwendung von SharePoint profitieren. Erstens kann es dazu beitragen, die Zusammenarbeit zwischen Teams zu optimieren, indem es Benutzern ermöglicht, Dokumente und andere Inhalte in einer sicheren Umgebung zu teilen. Dies kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für Aufgaben zu reduzieren, die bei Verwendung von E-Mail oder anderen Kommunikationsmethoden andernfalls länger dauern könnten. Darüber hinaus kann SharePoint an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden, was Flexibilität und Skalierbarkeit ermöglicht.

SharePoint kann auch dazu beitragen, die Kosten für die Verwaltung von Dokumenten und anderen Inhalten zu senken. Durch die Bereitstellung eines zentralen Repositorys für alle Dokumente können Unternehmen Speicherkosten sowie Kosten für Hardware und Software sparen. Darüber hinaus ist SharePoint eine kostengünstige Lösung für Unternehmen, da keine zusätzlichen Lizenzgebühren anfallen, da die Software in den meisten Microsoft Office 365-Abonnements enthalten ist.

Wie richtet man SharePoint für kleine Unternehmen ein?

Die Einrichtung von SharePoint für ein kleines Unternehmen ist relativ unkompliziert. Der erste Schritt besteht darin, ein Microsoft Office 365-Abonnement abzuschließen, das SharePoint enthält. Sobald das Abonnement aktiv ist, kann das Unternehmen mit der Einrichtung der Plattform beginnen, indem es neue Websites und Benutzerkonten erstellt.

Das Unternehmen sollte die Plattform auch so konfigurieren, dass sie seinen spezifischen Anforderungen entspricht. Dazu gehört das Erstellen benutzerdefinierter Bibliotheken und Listen, das Einrichten von Berechtigungen und Sicherheit sowie das Hinzufügen aller erforderlichen Add-Ons. Sobald die Plattform konfiguriert ist, kann das Unternehmen sie für die Zusammenarbeit und den Austausch von Inhalten nutzen.

Welche Ressourcen stehen zum Einrichten von SharePoint zur Verfügung?

Microsoft stellt eine Vielzahl von Ressourcen bereit, die Unternehmen bei der Einrichtung und Verwendung von SharePoint unterstützen. Dazu gehören Tutorials, Benutzerhandbücher und Hilfeartikel auf der Microsoft Office-Website. Darüber hinaus stehen zahlreiche Ressourcen von Drittanbietern zur Verfügung, z. B. Bücher und Videos, die schrittweise Anleitungen und bewährte Methoden bereitstellen.

Für Unternehmen, die zusätzliche Unterstützung benötigen, gibt es auch eine Reihe von SharePoint-Beratungsfirmen, die bei der Einrichtung und Anpassung behilflich sein können. Diese Berater können dazu beitragen, dass die Plattform richtig konfiguriert ist und Unternehmen das Beste aus der Plattform herausholen.

Welche Herausforderungen treten bei der Einrichtung von SharePoint häufig auf?

Eine der häufigsten Herausforderungen bei der Einrichtung von SharePoint besteht darin, die Plattform so zu konfigurieren, dass sie den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens entspricht. Obwohl die Plattform angepasst werden kann, kann es schwierig sein, die beste Konfiguration zu ermitteln, um sicherzustellen, dass die Plattform den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Darüber hinaus kann es für einige Unternehmen schwierig sein, die Sicherheit und Berechtigungen der Plattform zu konfigurieren, da dies ein Verständnis der Funktionsweise der Plattform erfordert.

Eine weitere häufige Herausforderung ist die Verwaltung von Dokumenten und anderen Inhalten innerhalb der Plattform. Dazu gehört die Sicherstellung, dass Dokumente ordnungsgemäß gespeichert und regelmäßig aktualisiert werden. Darüber hinaus kann es für Unternehmen schwierig sein, Benutzerkonten zu verwalten und sicherzustellen, dass Benutzerkonten ordnungsgemäß geschützt sind.

Das Einrichten von Sharepoint für kleine Unternehmen kann eine überwältigende Aufgabe sein, aber mit der richtigen Anleitung und den richtigen Ressourcen kann es eine einfache und effektive Lösung für die Verwaltung der Dokumente und Kommunikation eines Unternehmens sein. Indem sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Kleinunternehmer problemlos ihre eigene Sharepoint-Lösung einrichten und das Beste aus diesem leistungsstarken Tool herausholen. Mit Sharepoint können Unternehmen ihre Dokumente besser verwalten, ihre internen Prozesse optimieren und ihren Mitarbeitern eine effektivere Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglichen. Kurz gesagt: Sharepoint ist ein unschätzbar wertvolles Tool für kleine Unternehmen und kann mit der richtigen Einrichtung Geschäftsinhabern zum Erfolg verhelfen.