Was sind Sharepoint-Bibliotheken?

SharePoint-Bibliotheken sind ein unverzichtbares Tool für Unternehmen, die Dateien speichern, organisieren und freigeben möchten. Sie bieten eine sichere Möglichkeit, Dokumente, Bilder, Videos und andere digitale Assets zu speichern und zu verwalten. Sie ermöglichen die Zusammenarbeit und Kontrolle von Inhalten und sind selbst für Personen mit geringen technischen Kenntnissen einfach zu verwenden. In diesem Artikel untersuchen wir die Funktionen, Vorteile und Anwendungsfälle von SharePoint-Bibliotheken, damit Sie feststellen können, ob sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen sind.

SharePoint-Bibliotheken sind Dokumentspeicher, die mit Kollegen und Partnern geteilt und verwaltet werden können. Sie ermöglichen Benutzern das Speichern und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und bieten außerdem Funktionen wie Check-in, Check-out und Versionierung. SharePoint-Bibliotheken ermöglichen Benutzern das Suchen und Sortieren von Dokumenten sowie das Einrichten benutzerdefinierter Ansichten, Benachrichtigungen und Workflow-Regeln. Sie sind außerdem in Office-Anwendungen integriert und Benutzer können Dokumente innerhalb der Bibliothek erstellen, bearbeiten und freigeben.

Was sind SharePoint-Bibliotheken?

SharePoint-Bibliotheken sind sichere Speicherorte innerhalb einer SharePoint-Site, die zum Speichern und Organisieren von Dokumenten und anderen Dateitypen verwendet werden. Eine Bibliothek ist im Wesentlichen ein Ordner auf einem Computer oder Server, der über ein Netzwerk gemeinsam genutzt wird. SharePoint-Bibliotheken ähneln herkömmlichen Dateiordnern, bieten jedoch zusätzliche Flexibilität und erweiterte Funktionen, die sie zu einem unverzichtbaren Tool für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch machen.

Vorteile der Verwendung von SharePoint-Bibliotheken

SharePoint-Bibliotheken sollen die Zusammenarbeit erleichtern und Benutzern einen zentralen, sicheren Ort zum Speichern und Freigeben von Dokumenten bieten. Unabhängig davon, ob Sie in einem kleinen Team oder einer großen Organisation arbeiten, bieten SharePoint-Bibliotheken mehrere Vorteile, darunter:

Sichere Speicherung und Zugriff auf Dokumente
Organisierte Ordnerstruktur für einfachen Zugriff und Navigation
Zusammenarbeit und Versionskontrolle in Echtzeit
Dokumentverwaltungsfunktionen
Integration mit Office 365-Anwendungen

SharePoint-Bibliotheken bieten eine sichere und organisierte Möglichkeit zum Speichern, Freigeben und Verwalten von Dokumenten und anderen Dateitypen. Sie sind außerdem darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit zu fördern und Benutzern zu helfen, schnell und einfach auf die neueste Version eines Dokuments oder einer Datei zuzugreifen.

Arten von SharePoint-Bibliotheken

Es gibt drei verschiedene Typen von SharePoint-Bibliotheken: Dokumentbibliotheken, Assetbibliotheken und Formularbibliotheken. Jeder Bibliothekstyp dient einem bestimmten Zweck.

Dokumentbibliotheken

Dokumentbibliotheken sind der in SharePoint am häufigsten verwendete Bibliothekstyp. Sie sind zum Speichern von Dokumenten wie Word-Dokumenten, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen und anderen Dateitypen konzipiert. Dokumentbibliotheken bieten Benutzern außerdem Funktionen zur Zusammenarbeit in Echtzeit und Versionskontrolle.

Asset-Bibliotheken

Asset-Bibliotheken dienen zum Speichern digitaler Assets wie Bilder, Audiodateien und Videos sowie anderer Medientypen. Sie werden häufig zum Speichern und Freigeben von Ressourcen und Mediendateien verwendet, die für Websites und andere Arten digitaler Projekte benötigt werden.

Formularbibliotheken

Formularbibliotheken dienen zum Speichern und Freigeben von Formularen wie Umfragen, Kontaktformularen und Registrierungsformularen. Sie werden häufig zum Sammeln von Daten von Kunden oder anderen Beteiligten verwendet.

So verwenden Sie SharePoint-Bibliotheken

Die Verwendung von SharePoint-Bibliotheken ist einfach und unkompliziert. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Einstieg:

Schritt 1: Erstellen Sie eine Bibliothek

Der erste Schritt besteht darin, eine Bibliothek zu erstellen. Klicken Sie auf der SharePoint-Site auf die Registerkarte „Bibliotheken“ und dann auf „Neu“, um eine neue Bibliothek zu erstellen. Wählen Sie den Bibliothekstyp aus, den Sie erstellen möchten (Dokument, Asset oder Formular), und geben Sie ihm einen Namen.

Schritt 2: Dokumente hinzufügen

Sobald die Bibliothek erstellt ist, können Sie mit dem Hinzufügen von Dokumenten beginnen. Klicken Sie in der Bibliothek auf „Hinzufügen“ und wählen Sie die Dokumente aus, die Sie hinzufügen möchten. Sie können Dokumente auch per Drag-and-Drop in die Bibliothek ziehen.

Schritt 3: Die Bibliothek freigeben

Sobald die Dokumente zur Bibliothek hinzugefügt wurden, können Sie sie mit anderen teilen. Klicken Sie in der Bibliothek auf „Teilen“ und wählen Sie die Benutzer oder Gruppen aus, denen Sie Zugriff gewähren möchten. Sie können für jeden Benutzer oder jede Gruppe auch Berechtigungen festlegen, z. B. nur lesen oder bearbeiten.

Schritt 4: Zusammenarbeiten

SharePoint-Bibliotheken sind darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit zu erleichtern. Sie können in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten, Kommentare hinterlassen und Änderungen verfolgen. Sie können auch den Revisionsverlauf eines Dokuments anzeigen und frühere Versionen problemlos wiederherstellen.

Abschluss

SharePoint-Bibliotheken sind ein wichtiges Tool für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch. Sie bieten eine sichere und organisierte Möglichkeit, Dokumente und andere Dateitypen zu speichern, freizugeben und zu verwalten und fördern die Zusammenarbeit in Echtzeit. Egal, ob Sie in einem kleinen Team oder einer großen Organisation arbeiten, SharePoint-Bibliotheken können Ihnen dabei helfen, organisiert zu bleiben und in Verbindung zu bleiben.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine SharePoint-Bibliothek?

Eine SharePoint-Bibliothek ist eine Art Dateispeicher- und Zusammenarbeitsdienst, der von Microsoft SharePoint angeboten wird. Sie ermöglicht Benutzern das Speichern, Organisieren, Freigeben und Zugreifen auf Dateien von jedem Gerät aus. SharePoint-Bibliotheken sind Teil der Microsoft Office 365-Suite und wurden entwickelt, um Organisationen bei der Zusammenarbeit, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten zu unterstützen.

SharePoint-Bibliotheken bieten Benutzern eine organisierte und sichere Möglichkeit, Dateien zu speichern, freizugeben und darauf zuzugreifen. Sie bieten Benutzern außerdem die Möglichkeit, Dokumente zu versionieren, von jedem Gerät aus auf Dokumente zuzugreifen und mit anderen zusammenzuarbeiten. SharePoint-Bibliotheken sind auch in andere Microsoft Office-Produkte wie Word, Excel und PowerPoint integriert, sodass Benutzer problemlos mit Kollegen zusammenarbeiten und Dokumente freigeben können.

Welche Vorteile bietet die Verwendung von SharePoint-Bibliotheken?

SharePoint-Bibliotheken bieten Benutzern viele Vorteile, beispielsweise die Möglichkeit, Dokumente von jedem Gerät aus zu speichern, zu organisieren, freizugeben und darauf zuzugreifen. SharePoint-Bibliotheken sind auch in andere Microsoft Office-Produkte integriert, sodass Benutzer problemlos zusammenarbeiten und Dokumente mit Kollegen teilen können. Darüber hinaus bieten SharePoint-Bibliotheken Benutzern Versionskontrolle, sodass sie Änderungen an Dokumenten verfolgen und frühere Versionen von Dokumenten anzeigen können.

SharePoint-Bibliotheken bieten Benutzern außerdem eine verbesserte Sicherheit, da sie Berechtigungen und Zugriffsebenen für Dokumente festlegen können. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf vertrauliche Dokumente haben, was zum Schutz vertraulicher Informationen beiträgt. Darüber hinaus bieten SharePoint-Bibliotheken Benutzern die Möglichkeit, Dokumente schnell und einfach zu suchen, zu filtern und zu organisieren. Dies hilft Benutzern, Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern.

Wie erstelle ich eine SharePoint-Bibliothek?

Das Erstellen einer SharePoint-Bibliothek ist einfach und unkompliziert. Zuerst müssen Sie sich bei Ihrem SharePoint-Konto anmelden und im linken Menü die Option „Bibliotheken“ auswählen. Sobald Sie im Abschnitt „Bibliotheken“ sind, können Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Neu“ klicken, um mit der Erstellung Ihrer Bibliothek zu beginnen.

Sie werden aufgefordert, Ihrer Bibliothek einen Namen und eine Beschreibung zu geben. Anschließend können Sie die Einstellungen Ihren Anforderungen entsprechend anpassen. Sie können die Versionierung aktivieren, Berechtigungen festlegen oder den Zugriff auf bestimmte Benutzer beschränken. Sobald Sie Ihre Bibliothek gespeichert haben, können Sie mit dem Hinzufügen von Dateien beginnen. Sie können Dateien von Ihrem Computer ziehen und ablegen oder sie direkt aus der Bibliothek hochladen.

Welche Dateitypen kann ich in einer SharePoint-Bibliothek speichern?

SharePoint-Bibliotheken unterstützen eine Vielzahl von Dateitypen, darunter Microsoft Office-Dokumente, PDFs, Bilder und Videos. Darüber hinaus unterstützen SharePoint-Bibliotheken mehrere Dateiformate, z. B. .doc, .xls, .ppt und mehr.

SharePoint-Bibliotheken unterstützen auch die Möglichkeit, Dateien mit anderen Geräten zu synchronisieren, sodass Benutzer von überall auf ihre Dokumente zugreifen können. Dies erleichtert die Zusammenarbeit mit Kollegen und den Zugriff auf Dokumente von jedem Gerät aus. Darüber hinaus bieten SharePoint-Bibliotheken Benutzern auch die Möglichkeit, Dokumente zu öffnen, zu bearbeiten und mit Kollegen zu teilen.

Was ist der Unterschied zwischen einer SharePoint-Bibliothek und einer SharePoint-Site?

Eine SharePoint-Bibliothek ist eine Art Dateispeicher- und Zusammenarbeitsdienst, der von Microsoft SharePoint angeboten wird. Sie ermöglicht es Benutzern, Dokumente von jedem Gerät aus zu speichern, zu organisieren, freizugeben und darauf zuzugreifen. Eine SharePoint-Site hingegen ist eine Website, die auf der SharePoint-Plattform gehostet wird. Sie kann zum Erstellen und Hosten von Websites sowie zum Speichern von Dokumenten und zur Zusammenarbeit mit anderen verwendet werden.

SharePoint-Bibliotheken sind darauf ausgelegt, Organisationen bei der Zusammenarbeit, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten zu unterstützen. Sie bieten Benutzern die Möglichkeit, Dokumente von jedem Gerät aus zu speichern, zu organisieren, freizugeben und darauf zuzugreifen. Darüber hinaus bieten SharePoint-Bibliotheken Benutzern eine Versionskontrolle, mit der sie Änderungen an Dokumenten verfolgen und frühere Versionen von Dokumenten anzeigen können.

SharePoint-Sites hingegen werden zum Erstellen und Hosten von Websites verwendet. Sie bieten Benutzern außerdem die Möglichkeit, Dokumente zu speichern, Webseiten zu erstellen oder zu bearbeiten und mit anderen zusammenzuarbeiten. SharePoint-Sites bieten Benutzern außerdem die Möglichkeit, ihre Websites anzupassen sowie Berechtigungen und Zugriffsebenen für Dokumente festzulegen.

Tutorial zur SharePoint-Dokumentbibliothek

SharePoint-Bibliotheken bieten Benutzern eine sichere, kollaborative Plattform zum Speichern, Organisieren und Verwalten von Dokumenten und anderen digitalen Inhalten. Mithilfe von SharePoint-Bibliotheken können Benutzer Dokumente, Bilder und Medien problemlos in einer sicheren und kontrollierten Umgebung mit Kollegen, Kunden und Partnern teilen. Mit den richtigen Berechtigungen und Zugriffskontrollen können diese Bibliotheken das Teilen von Dokumenten und Inhalten viel einfacher und effizienter machen. SharePoint-Bibliotheken können die Zusammenarbeit und Kommunikation einfacher, schneller und sicherer machen.