Wie archiviere ich Dokumente in SharePoint?
Das Organisieren und Archivieren von Dokumenten kann eine entmutigende Aufgabe sein, insbesondere in großen Unternehmen. Es ist wichtig, einen Weg zu finden, um Dokumente zu speichern, die sowohl sicher als auch leicht zugänglich sind. Hier kommt SharePoint ins Spiel. SharePoint ist ein Cloud-basiertes Dokumentverwaltungssystem, mit dem Dokumente mit Kollegen gespeichert, organisiert und geteilt werden können. In diesem Artikel lernen Sie, wie Sie Dokumente in SharePoint archivieren, damit Sie Ihre Dokumente organisiert und sicher halten können.
Das Archivieren von Dokumenten in SharePoint ist ein einfacher Prozess. Um loszulegen, müssen Sie eine Archivierungsbibliothek erstellen. Nach der Erstellung können Sie vorhandene Dokumente in die Archivbibliothek verschieben. Klicken Sie auf das Dokument, um ein Dokument zu verschieben, und wählen Sie dann die Option aus dem Band aus. Wählen Sie die Archivierungsbibliothek aus der Liste der Optionen aus, und das Dokument wird verschoben. Sie können der Archivbibliothek jederzeit auch neue Dokumente hinzufügen. Wählen Sie dazu die Bibliothek aus, in die Sie das Dokument hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf das Dokument auf dem Band auf. Wählen Sie das Dokument aus, das Sie hochladen möchten, und es wird der Archivbibliothek hinzugefügt.
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Wie archiviere ich Dokumente in SharePoint?
SharePoint ist eine Dokumentverwaltungsplattform, mit der Benutzer Dokumente mit Kollegen, Kunden und anderen Benutzern speichern, zugreifen und diese teilen können. Es ist eine großartige Möglichkeit, Dokumente zu verwalten, und kann verwendet werden, um Dokumente sicher zu speichern, zu teilen und zusammenzuarbeiten. Das Archivieren von Dokumenten in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, Dokumente für die zukünftige Verwendung zu organisieren, sicher und zugänglich zu halten.
Was ist Dokumentarchivierung?
Das Dokumentarchivieren ist der Prozess der Organisation und Speicherung von Dokumenten an einem sicheren Ort für die zukünftige Verwendung. Dokumente können auf verschiedene Arten archiviert werden, z. B. in physischen Aktenschränken, in einem elektronischen Einreichungssystem oder in einem Cloud-basierten System wie SharePoint. Durch die Archivierung von Dokumenten in SharePoint können Benutzer Dokumente sicher speichern, zugreifen und freigeben.
Vorteile von Archivierungsdokumenten in SharePoint
Die Archivierungsdokumente in SharePoint haben mehrere Vorteile. Es ermöglicht Benutzern, Dokumente in einer sicheren Umgebung zu speichern, zuzugreifen und sie freizugeben. Dokumente können bei Bedarf leicht gesucht und abgerufen werden. Dokumente werden organisiert und können von mehreren Benutzern leicht zugegriffen werden. Dokumente werden ebenfalls regelmäßig gesichert, um sicherzustellen, dass Dokumente sicher und sicher sind.
Schritte zum Archivieren von Dokumenten in SharePoint
Schritt 1: Erstellen Sie eine Dokumentbibliothek
Der erste Schritt zur Archivierung von Dokumenten in SharePoint besteht darin, eine Dokumentbibliothek zu erstellen. Eine Dokumentbibliothek ist ein spezieller Ordnertyp, mit dem Dokumente gespeichert und organisiert werden können. Eine Dokumentbibliothek kann auf der SharePoint-Website oder in einer Unterseite erstellt werden. Die Dokumentbibliothek kann durch Hinzufügen von Spalten, Erstellen von Ansichten und Festlegen von Berechtigungen angepasst werden.
Schritt 2: Laden Sie das Dokument hoch hoch
Sobald die Dokumentbibliothek erstellt wurde, kann das Dokument in die Bibliothek hochgeladen werden. Dokumente können vom Computer, aus einer vorhandenen Dokumentenbibliothek oder aus einer Webadresse hochgeladen werden. Das Dokument kann als einzelne Datei oder mehrere Dateien hochgeladen werden.
Schritt 3: Dokumenteigenschaften festlegen
Sobald das Dokument hochgeladen ist, ist es wichtig, die Dokumenteigenschaften festzulegen. Durch das Einstellen der Dokumenteneigenschaften können Benutzer das Dokument bei Bedarf einfach finden und abrufen. Dokumenteigenschaften können den Dokumenttitel, die Beschreibung des Dokuments, den Dokumenttyp, die Dokumentversion, die Dokumentautorin, Dokumentschlüsselwörter und den Dokumentstatus enthalten.
Schritt 4: Berechtigungen festlegen
Der nächste Schritt besteht darin, Berechtigungen für das Dokument festzulegen. Berechtigungen können so eingestellt werden, wer auf das Dokument zugreifen und anzeigen kann. Berechtigungen können so eingestellt werden, dass nur bestimmte Benutzer auf das Dokument zugreifen oder allen Benutzern auf das Dokument zugreifen können. Berechtigungen können auch festgelegt werden, damit nur bestimmte Benutzer das Dokument bearbeiten können.
Schritt 5: Erstellen Sie eine Dokumentversion
Der nächste Schritt besteht darin, eine Dokumentversion zu erstellen. Dokumentversionen ermöglichen es Benutzern, Änderungen an einem Dokument zu verfolgen. Dokumentversionen können manuell oder automatisch erstellt werden. Manuelle Dokumentversionen werden erstellt, wenn Benutzer Änderungen an einem Dokument vornehmen. Automatisierte Dokumentversionen werden erstellt, wenn ein Dokument auf SharePoint hochgeladen wird.
Schritt 6: Erstellen Sie eine Dokumentansicht
Der nächste Schritt besteht darin, eine Dokumentansicht zu erstellen. Mit einer Dokumentansicht können Benutzer das Dokument auf eine bestimmte Weise anzeigen. Dokumentansichten können erstellt werden, um Dokumente nach Titel, Datum, Autor oder anderen Kriterien anzuzeigen. Dokumentansichten können auch verwendet werden, um Berichte und Diagramme aus den Dokumenten zu erstellen.
Schritt 7: Teilen Sie das Dokument teilen
Der nächste Schritt besteht darin, das Dokument zu teilen. Durch das Teilen des Dokuments können andere Benutzer auf das Dokument zugreifen und sie anzeigen. Dokumente können an Benutzer innerhalb der Organisation oder mit externen Benutzern geteilt werden. Dokumente können an bestimmte Benutzer oder mit allen Benutzern geteilt werden, die Zugriff auf die Dokumentbibliothek haben.
Schritt 8: Überwachen Sie das Dokument
Der letzte Schritt besteht darin, das Dokument zu überwachen. Durch die Überwachung des Dokuments können Benutzer Änderungen und Updates am Dokument nachverfolgen. Benutzer können das Dokument auf Änderungen wie neue Versionen, neue Kommentare oder neue Aufgaben überwachen. Durch die Überwachung des Dokuments können Benutzer über Änderungen am Dokument auf dem Laufenden bleiben.
Abschluss
Das Archivieren von Dokumenten in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, Dokumente organisiert, sicher und zugänglich zu halten. Der Prozess der Archivierungsdokumente in SharePoint umfasst das Erstellen einer Dokumentbibliothek, das Hochladen des Dokuments, das Festlegen von Dokumenteneigenschaften, das Festlegen von Berechtigungen, das Erstellen einer Dokumentversion, das Erstellen einer Dokumentansicht, das Teilen des Dokuments und die Überwachung des Dokuments. Mit diesen Schritten können Benutzer Dokumente in SharePoint problemlos archivieren.
Verwandte FAQ
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform, die von Microsoft entwickelt wurde. Es handelt sich um eine Cloud-basierte Plattform, mit der Teams und Organisationen Dokumente in einem einzigen digitalen Arbeitsbereich speichern, teilen und verwalten können. Mit SharePoint können Benutzer außerdem Dokumente von jedem Gerät von Telefonen, Tablets oder Computern aus zugreifen und verwalten.
SharePoint bietet außerdem zusätzliche Funktionen wie Workflow -Automatisierung, Content -Management und Zugangskontrollfunktionen, mit denen Benutzer Dokumente sicher mit externen Benutzern oder Teams teilen können. Die Plattform bietet auch Suchwerkzeuge, mit denen Benutzer schnell Inhalte und Dokumente finden können.
Wie archiere ich Dokumente in SharePoint?
Das Archivieren von Dokumenten in SharePoint ist schnell und einfach. Alles, was Sie tun müssen, ist die Dokumentbibliothek zu öffnen, in der die Dokumente gespeichert werden, und die Dokumente auszuwählen, die Sie archivieren möchten. Wählen Sie dann die Option "Copy to" aus der Bandleiste aus und wählen Sie den Ordner "Archiv".
Sobald Sie die Dokumente ausgewählt haben, die Sie archivieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Kopieren". Dadurch verschiebt sich die ausgewählten Dokumente von ihrem aktuellen Standort in den Ordner „Archiv“. Die Dokumente werden im Ordner „Archiv“ gespeichert und können jederzeit problemlos zugreifen.
Was sind die Vorteile von Archivierungsdokumenten in SharePoint?
Die Archivierungsdokumente in SharePoint haben mehrere Vorteile. In erster Linie können Sie Dokumente an einem sicheren Ort speichern, damit sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Darüber hinaus hilft es Ihnen, Dokumente effizienter zu organisieren und zu verwalten, da sie alle am selben Ort gespeichert sind.
Mit Archivierungsdokumenten können Sie auch Dokumente problemlos suchen und zugreifen, da alle an einem Ort gespeichert sind. Darüber hinaus ermöglichen Sie die Archivierungsdokumente in SharePoint, die Änderungen an Dokumenten im Laufe der Zeit zu verfolgen, da alle Versionen eines Dokuments am selben Ort gespeichert sind.
Gibt es Beschränkungen für die Archivierungsdokumente in SharePoint?
Ja, es gibt bestimmte Einschränkungen bei der Archivierungsdokumente in SharePoint. Erstens kann die Dokumentbibliothek keine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten speichern. Mit zunehmender Anzahl der Dokumente in der Bibliothek nimmt die Leistung der Bibliothek ab. Darüber hinaus bietet SharePoint nicht die Möglichkeit, Dokumente zu komprimieren, was bedeutet, dass große Dateien viel Platz in Anspruch nehmen können.
Darüber hinaus müssen Sie bei der Archivierung von Dokumenten in SharePoint die manuell organisierenden und verwalteten Dokumente organisieren und verwalten. Daher kann es sich um einen zeitaufwändigen Prozess handeln, da Dokumente manuell bewegt und organisiert werden müssen.
Wie kann ich die Sicherheit archivierter Dokumente in SharePoint sicherstellen?
Um die Sicherheit archivierter Dokumente in SharePoint zu gewährleisten, sollten Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf die Dokumente haben. Dies kann durch Einrichten von Zugriffskontrolllisten erfolgen, in denen die Benutzer auf die Dokumente zugreifen dürfen. Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass die Dokumente verschlüsselt werden, um zu verhindern, dass nicht autorisierte Benutzer auf sie zugreifen.
Es ist auch wichtig, die Sicherheitseinstellungen der Dokumentbibliothek regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass nicht autorisierte Benutzer nicht in der Lage sind, auf die Dokumente zuzugreifen. Darüber hinaus sollten Sie die Dokumente regelmäßig sichern, um sicherzustellen, dass sie im Falle eines Systemausfalls nicht verloren gehen.
Das Archivieren von Dokumenten in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente leicht zugänglich, sicher gespeichert und organisiert sind. Mit SharePoint können Sie Ihre Dateien sicher und organisiert verwalten und Ihnen helfen, Zeit und Energie beim Zugriff auf und beim Archivieren von Dokumenten zu sparen. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie schnell und einfach eine Archivdokumentbibliothek auf SharePoint einrichten und die vielen Vorteile nutzen, die sie bietet.
