Wie kann ich das Aufbewahrungsetikett in SharePoint online anwenden?

Möchten Sie wissen, wie Sie ein Aufbewahrungsetikett in SharePoint online anwenden können? Es ist ein einfacher Prozess, der nur minimale Anstrengungen erfordert, aber einen großen Unterschied in der Art und Weise bewirken kann, wie Sie Ihre Dateien organisieren und verwalten. In diesem Artikel werden wir die Schritte zur Anwendung eines Aufbewahrungsetiketts in SharePoint online durchführen und sicherstellen, dass Ihre Daten ordnungsgemäß gesichert sind. Wenn Sie also die leistungsstarken Funktionen von SharePoint online nutzen möchten, lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie ein Aufbewahrungsetikett problemlos anwenden.

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Was ist das Aufbewahrungsetikett in SharePoint Online?

Bei den Retention -Etiketten in SharePoint Online ist eine Funktion, mit der die Richtlinien für die Klassifizierung, Bewerbung und Durchsetzung von Inhalten in SharePoint Online klassifiziert, durchgesetzt und erzwungen werden können. Es ermöglicht Organisationen, ihre Dokumente und Inhalte nach verschiedenen Kategorien zu klassifizieren und die Aufbewahrungsrichtlinien auf sie anzuwenden, die regeln, wie lange der Inhalt gespeichert wird und wann sie gelöscht wird. Dies stellt sicher, dass Dokumente und Inhalte organisiert gespeichert werden und dass alle erforderlichen Informationen für die zukünftige Verwendung erhalten bleiben.

Vorteile der Verwendung von Aufbewahrungsetiketten in SharePoint online

Einer der Hauptvorteile bei der Verwendung von Retentionslabels in SharePoint Online besteht darin, dass Unternehmen Unternehmen bei der Aufrechterhaltung eines konsistenten Dokumentverwaltungssystems hilft. Mit Hilfe dieser Funktion können Organisationen Inhalte nach ihren verschiedenen Kategorien klassifizieren und Aufbewahrungsrichtlinien anwenden, die regeln, wie lange der Inhalt gespeichert wird und wann sie gelöscht wird. Dies stellt sicher, dass Dokumente und Inhalte organisiert gespeichert werden und dass alle erforderlichen Informationen für die zukünftige Verwendung erhalten bleiben.

Darüber hinaus tragen die Aufbewahrungsbezeichnungen in SharePoint Online auch dazu bei, die Menge der manuellen Arbeiten zu verringern, die erforderlich sind, um Dokumente und Inhalte zu verfolgen. Die Funktion wendet automatisch die Richtlinien für die Aufbewahrung auf den Inhalt an und stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen erhalten bleiben. Dies hilft, den Dokumentverwaltungsprozess zu optimieren und stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.

Wie kann ich Retentionslabels in SharePoint online anwenden?

Schritt 1: Erstellen Sie ein Aufbewahrungsetikett

Der erste Schritt bei der Anwendung von Aufbewahrungsetiketten in SharePoint Online besteht darin, ein Aufbewahrungsetikett zu erstellen. Öffnen Sie dazu das SharePoint Online -Administrationszentrum und wählen Sie die Option für die Aufbewahrungsbezeichnungen aus. Dadurch wird eine Seite geöffnet, auf der Sie ein neues Aufbewahrungsetikett erstellen können. Geben Sie einen Namen für die Beschriftung ein und wählen Sie dann den Inhaltstyp aus, für den die Beschriftung gelten sollte.

Schritt 2: Konfigurieren Sie die Retentionseinstellungen

Der nächste Schritt besteht darin, die Aufbewahrungseinstellungen für das Etikett zu konfigurieren. Dies beinhaltet das Festlegen des Zeitraums, für den der Inhalt aufbewahrt werden sollte, und alle anderen Bedingungen, die angewendet werden sollten. Wenn dies erledigt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um das Etikett zu erstellen.

Schritt 3: Wenden Sie das Aufbewahrungsetikett an

Der letzte Schritt besteht darin, das Aufbewahrungsetikett auf den Inhalt anzuwenden. Öffnen Sie dazu den Dokument oder Inhalt, den Sie auf das Etikett anwenden möchten, und wählen Sie dann die Option für Aufbewahrungsbezeichnungen aus. Wählen Sie im Dropdown -Menü die von Ihnen erstellte Aufbewahrungsbezeichnung aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Anwenden. Dadurch wird das Aufbewahrungsetikett auf den Inhalt angewendet und sichergestellt, dass die erforderlichen Aufbewahrungsrichtlinien durchgesetzt werden.

Schritt 4: Überwachen Sie die Retentionsetiketten

Der letzte Schritt besteht darin, die Aufbewahrungsbezeichnungen zu überwachen, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Aufbewahrungsrichtlinien durchgesetzt werden. Öffnen Sie dazu das SharePoint Online -Administrationszentrum und wählen Sie die Option für die Aufbewahrungsbezeichnungen aus. Dadurch wird eine Seite geöffnet, auf der Sie alle erstellten Aufbewahrungsetiketten und ihre damit verbundenen Retentionsrichtlinien anzeigen können. Sie können auch die Details aller Inhalte anzeigen, die mit dem Retention -Etikett in Verbindung gebracht wurden. Dies hilft Ihnen, sicherzustellen, dass die erforderlichen Aufbewahrungsrichtlinien angewendet und durchgesetzt werden.

Überlegungen zur Anwendung von Retentionsetiketten

Bevor Sie bei der Online -Anwendung von Aufbewahrungsetiketten in SharePoint anwenden, ist es wichtig, Folgendes zu berücksichtigen:

• Stellen Sie sicher, dass die Aufbewahrungsrichtlinien für den gespeicherten Inhalt geeignet sind.
• Überprüfen Sie, ob der Zeitraum, für den der Inhalt beibehalten werden sollte, geeignet ist.
• Stellen Sie sicher, dass das Aufbewahrungsetikett auf alle erforderlichen Inhalte angewendet wird.
• Überwachen Sie regelmäßig die Aufbewahrungsbezeichnungen, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Aufbewahrungsrichtlinien durchgesetzt werden.

Abschluss

Bei den Retention -Etiketten in SharePoint Online ist eine Funktion, mit der die Richtlinien für die Klassifizierung, Bewerbung und Durchsetzung von Inhalten in SharePoint Online klassifiziert, durchgesetzt und erzwungen werden können. Es ermöglicht Organisationen, ihre Dokumente und Inhalte nach verschiedenen Kategorien zu klassifizieren und die Aufbewahrungsrichtlinien auf sie anzuwenden, die regeln, wie lange der Inhalt gespeichert wird und wann sie gelöscht wird. Dies stellt sicher, dass Dokumente und Inhalte organisiert gespeichert werden und dass alle erforderlichen Informationen für die zukünftige Verwendung erhalten bleiben. Bei der Anwendung von Aufbewahrungsbezeichnungen in SharePoint Online wird das Erstellen einer Aufbewahrungsbezeichnung, die Konfiguration der Aufbewahrungseinstellungen, die Anwendung des Etiketts auf Inhalte und die Überwachung der Bezeichnungen, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Aufbewahrungsrichtlinien durchgesetzt werden. Es ist wichtig, die oben genannten Überlegungen zu berücksichtigen, bevor die Retentionsbezeichnungen in SharePoint online angewendet werden.

Verwandte FAQ

Was ist ein Aufbewahrungsetikett in SharePoint Online?

Ein Aufbewahrungsetikett in SharePoint Online ist eine Funktion, mit der Benutzer Inhalte klassifizieren und verwalten können. Es bietet eine Möglichkeit, Inhalte basierend auf bestimmten Regeln zu klassifizieren und zu schützen. Außerdem können Benutzer dem Inhalt einen Aufbewahrungszeitraum zuweisen, der feststellt, wie lange der Inhalt zurückgehalten werden sollte, bevor er gelöscht oder archiviert wird.

Beibehalten von SharePoint Online sollen Organisationen bei der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, rechtlichen Vorschriften und Branchenstandards helfen. Es hilft sicherzustellen, dass geeignete Steuerelemente vorhanden sind, um Inhalte zu schützen und den Benutzern die Möglichkeit zu bieten, schnell und effizient Inhalte zu suchen und zu finden.

Wie kann ich das Aufbewahrungsetikett in SharePoint online anwenden?

Die Anwendung eines Aufbewahrungsetiketts in SharePoint Online ist relativ einfach. Zunächst müssen Benutzer den Inhalt auswählen, den sie klassifizieren und die Option zur Aufbewahrungsbezeichnung auswählen möchten. Die Einstellungen für die Aufbewahrungsbezeichnung müssen dann konfiguriert werden, einschließlich des Aufbewahrungszeitraums und der anderen Kriterien, wie dies erforderlich ist. Sobald die Einstellungen konfiguriert sind, können Benutzer die Aufbewahrungsbezeichnung auf den ausgewählten Inhalt anwenden.

Das Aufbewahrungsetikett wird dann automatisch auf den Inhalt angewendet, und alle zugehörigen Regeln und Richtlinien werden durchgesetzt. Das Aufbewahrungsetikett bleibt in Kraft, bis die angegebene Aufbewahrungsfrist erreicht ist oder der Inhalt manuell entfernt wird. Während des Aufbewahrungszeitraums können Benutzer den Inhalt nach Bedarf anzeigen, aktualisieren oder löschen.

Was sind die Vorteile der Verwendung von Retentionslabels in SharePoint Online?

Der Hauptvorteil der Verwendung von Retentionsbezeichnungen in SharePoint Online besteht darin, dass Unternehmen Unternehmensrichtlinien, gesetzliche Vorschriften und Branchenstandards hilft. Darüber hinaus hilft es sicherzustellen, dass geeignete Steuerelemente vorhanden sind, um Inhalte zu schützen und den Benutzern die Möglichkeit zu bieten, schnell und effizient Inhalte zu suchen und zu finden.

Die Verwendung von Aufbewahrungsetiketten hilft Unternehmen auch, das Risiko von Datenverletzungen zu verringern, da nur autorisierte Benutzer auf den Inhalt zugreifen können. Darüber hinaus können Retentionsetiketten verwendet werden, um den Prozess des Archivierens und Löschens von Inhalten zu automatisieren, was Zeit und Ressourcen spart. Darüber hinaus können Retentionsetiketten verwendet werden, um sicherzustellen, dass der Inhalt gemäß den Unternehmensrichtlinien ordnungsgemäß klassifiziert und verwaltet wird.

Welche Funktionen sind bei Retentionslabels in SharePoint Online enthalten?

Bei der Aufbewahrungsbezeichnungen in SharePoint Online können Benutzer Inhalte klassifizieren und verwalten. Zu diesen Merkmalen gehören die Möglichkeit, dem Inhalt einen Aufbewahrungszeitraum zuzuweisen, der feststellt, wie lange der Inhalt zurückgehalten werden soll, bevor er gelöscht oder archiviert wird. Darüber hinaus können Benutzer dem Inhalt bestimmte Regeln und Richtlinien zuweisen, z. B. wer auf den Inhalt zugreifen kann und wann er entfernt oder archiviert werden sollte.

Bei den Backlabels können Benutzer auch schnell und effizient suchen und Inhalte suchen. Darüber hinaus können Retentionsetiketten verwendet werden, um den Prozess des Archivierens und Löschens von Inhalten zu automatisieren, was Zeit und Ressourcen spart. Darüber hinaus können Benutzer Benachrichtigungen einrichten, die zugesandt werden sollen, wenn der Aufbewahrungszeitraum für den Inhalt abläuft.

Welche Arten von Inhalten können mit Retentionslabels in SharePoint online gekennzeichnet werden?

Aufbewahrungsbezeichnungen in SharePoint Online können verwendet werden, um eine Vielzahl von Inhaltstypen zu klassifizieren und zu verwalten, einschließlich Dokumenten, Bildern und Videos. Darüber hinaus können Benutzer Aufbewahrungsbezeichnungen verwenden, um E-Mails und andere in Office 365 gespeicherte Inhalte zu klassifizieren. Darüber hinaus können Benutzer in den in Drittanbietern gespeicherten Inhalten wie Dropbox und OneDrive aufbewahrte Labels zuweisen.

Aufbewahrungsbezeichnungen bieten den Benutzern auch die Möglichkeit, bestimmte Ordner und Websites Etiketten zuzuweisen, um den Prozess der Klassifizierung und Verwaltung von Inhalten zu optimieren. Darüber hinaus können Benutzer benutzerdefinierte Aufbewahrungsbezeichnungen erstellen, um ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen.

Sind Aufbewahrungsbezeichnungen in SharePoint online sicher?

Ja, Retentionsbezeichnungen in SharePoint Online sind sicher. Sie sollen Organisationen helfen, Unternehmensrichtlinien, gesetzliche Vorschriften und Branchenstandards einzuhalten. Darüber hinaus können die Backbabel für die Aufbewahrung sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf den Inhalt zugreifen können und dass der Inhalt gemäß den Unternehmensrichtlinien verwaltet wird.

Die Verwendung von Aufbewahrungsbezeichnungen hilft auch dabei, das Risiko von Datenverletzungen zu verringern, da nur autorisierte Benutzer auf den Inhalt zugreifen können. Darüber hinaus können Retentionsbezeichnungen verwendet werden, um den Archivieren und Löschen von Inhalten zu automatisieren, wodurch sichergestellt wird, dass der Inhalt ordnungsgemäß verwaltet und entsorgt wird, wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft.

So wenden Sie das Retentionsetikett in SharePoint | an Microsoft

Zusammenfassend kann die Anwendung von Aufbewahrungsetiketten in SharePoint Online eine gute Möglichkeit sein, Ihre Daten zu verwalten und die Einhaltung der relevanten Gesetze und Vorschriften sicherzustellen. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie auf Ihrer SharePoint Online -Umgebung problemlos Aufbewahrungsbezeichnungen einrichten und anwenden. Mit Hilfe dieser Lösung können Sie Ihre Daten sicher halten und sicherstellen, dass sie den relevanten Gesetzen und Vorschriften entsprechen.