Wie erstelle ich eine Bibliothek in SharePoint online?

Suchen Sie eine Möglichkeit, alle Dokumente und Ressourcen Ihrer Organisation an einem Ort zu speichern und zu organisieren? SharePoint Online bietet Ihnen eine einfache und effiziente Möglichkeit, dies zu tun. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Bibliothek in SharePoint online erstellen, damit Sie problemlos auf alle erforderlichen Informationen zugreifen und diese freigeben können. Mit ein paar einfachen Schritten können Sie eine umfassende Bibliothek erstellen, die Ihnen und Ihrem Team hilft, organisiert und produktiv zu bleiben.

Erstellen einer Bibliothek in SharePoint online

SharePoint Online ist eine leistungsstarke Cloud-basierte Plattform, die von Organisationen auf der ganzen Welt verwendet wird, um Dokumente und andere Informationen zu speichern, zu verwalten, zu teilen und zusammenzuarbeiten. Mit SharePoint Online können Sie einfach Bibliotheken erstellen, um Dokumente zu speichern, zu teilen und zu verwalten. In diesem Artikel wird erläutert, wie eine Bibliothek in SharePoint online erstellt wird.

Schritt 1: Melden Sie sich bei SharePoint online an

Der erste Schritt beim Erstellen einer Bibliothek in SharePoint Online besteht darin, sich in Ihrem SharePoint -Online -Konto anzumelden. Sie können dies tun, indem Sie zur SharePoint -Online -Website Ihrer Organisation navigieren und sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort anmelden.

Schritt 2: Erstellen Sie eine neue Bibliothek

Sobald Sie sich in Ihrem SharePoint -Online -Konto angemeldet haben, können Sie eine neue Bibliothek erstellen, indem Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte „Bibliotheken“ klicken und dann auf "eine neue Bibliothek erstellen" klicken. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie den Namen Ihrer Bibliothek eingeben und eine Vorlage auswählen können. Sie können auch wählen, ob Sie die Versionierung von Dokumenten und anderen Einstellungen für Ihre Bibliothek zulassen möchten oder nicht.

Schritt 3: Fügen Sie der Bibliothek Inhalte hinzu

Sobald Sie Ihre Bibliothek erstellt haben, können Sie den Inhalt dazu hinzufügen, indem Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte "Dateien" klicken und dann auf "Dokument hochladen" klicken. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie die Datei auswählen können, die Sie hochladen möchten. Sie können auch Dokumente von Ihrem Computer oder von einem Link hinzufügen. Sobald Sie das Dokument hinzugefügt haben, können Sie zusätzliche Inhalte wie Bilder, Videos und Links hinzufügen.

Schritt 4: Passen Sie die Bibliothekseinstellungen an

Sobald Sie Ihrer Bibliothek Inhalte hinzugefügt haben, können Sie die Einstellungen anpassen, indem Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte "Einstellungen" klicken und dann auf "Bibliothekseinstellungen" klicken. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie Berechtigungen für Ihre Bibliothek festlegen, auswählen können, welche Spalten sichtbar sind, und die Ansichten anpassen.

Schritt 5: Teilen Sie die Bibliothek

Sobald Sie die Einstellungen für Ihre Bibliothek angepasst haben, können Sie sie mit anderen Benutzern freigeben, indem Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Teilen“ klicken. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie die Namen der Benutzer eingeben können, mit denen Sie die Bibliothek teilen und die Berechtigungen für jeden Benutzer festlegen möchten.

Schritt 6: Verwalten Sie die Bibliothek

Sobald Sie Ihre Bibliothek mit anderen Benutzern geteilt haben, können Sie sie verwalten, indem Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte „Verwalten“ klicken. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie Regeln und Warnungen festlegen, das Aktivitätsprotokoll anzeigen und den Inhalt in der Bibliothek verwalten können.

Schritt 7: Überwachen Sie die Bibliotheksnutzung

Sobald Ihre Bibliothek eingerichtet ist und Benutzer darauf zugreifen, können Sie die Nutzung überwachen, indem Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte "Verwendung" klicken. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie die Anzahl der aufgerufenen Dateien, die Anzahl der Benutzer, die auf die Bibliothek zugegriffen haben, und andere Nutzungsinformationen anzeigen können.

Schritt 8: Fügen Sie benutzerdefinierte Spalten hinzu

Sie können Ihrer Bibliothek benutzerdefinierte Spalten hinzufügen, indem Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte "Spalten" klicken und dann auf "Spalte erstellen" klicken. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie den Namen der Spalte eingeben, den Datentyp auswählen und die Kriterien für die Spalte festlegen können.

Schritt 9: Retentionsrichtlinien festlegen

Sie können die Richtlinien für Ihre Bibliothek festlegen, indem Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte "Aufbewahrung" klicken und dann auf "Richtlinien erstellen" klicken. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie den Namen der Richtlinie eingeben, die Dauer festlegen und die zu ergreifen, wenn die Richtlinie ausgelöst wird.

Schritt 10: Berichte anzeigen

Sie können Berichte über die Verwendung Ihrer Bibliothek anzeigen, indem Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte „Berichte“ klicken. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie Berichte über die Anzahl der aufgerufenen Dateien, die Anzahl der Benutzer anzeigen können, die auf die Bibliothek zugegriffen haben, und andere Nutzungsinformationen.

Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Was ist SharePoint online?

Antwort: SharePoint Online ist ein Cloud-basierter Dienst, der Teil der Office 365-Anwendungssuite ist. Es basiert auf der SharePoint Server -Technologie von Microsoft und bietet Unternehmen eine sichere, gehostete Plattform zum Speichern, Verwalten, Freigeben und Veröffentlichungen von Inhalten sowie mit Kollegen und Partnern. SharePoint Online unterstützt die Erstellung von Websites, Bibliotheken, Listen und anderen Komponenten und bietet auch Funktionen wie Dokumentenfreigabe, Versioning und Suche.

SharePoint Online ist eine flexible, skalierbare und benutzerfreundliche Plattform, mit der Unternehmen die Art und Weise anpassen können, wie sie arbeiten und zusammenarbeiten. Mit SharePoint Online können Benutzer jederzeit auf ihre Inhalte zugreifen und mit Kollegen von jedem Gerät zusammenarbeiten. Dies macht es zu einer idealen Plattform für Unternehmen, die über eine verteilte Belegschaft verfügen, oder für solche, die Mobilität erfordern.

Frage 2: Wie erstelle ich eine Bibliothek in SharePoint online?

Antwort: Das Erstellen einer Bibliothek in SharePoint Online ist einfach und unkompliziert. Der erste Schritt besteht darin, die SharePoint -Site zu öffnen, in der Sie die Bibliothek erstellen möchten, und dann auf die Registerkarte "Bibliothek" klicken. Dadurch wird das Dialogfeld „Neue Bibliothek“ geöffnet, das Sie für den Namen und die URL der Bibliothek auffordert. Wenn Sie die erforderlichen Details eingegeben haben, klicken Sie auf "Erstellen", um die Bibliothek zu erstellen.

Sobald die Bibliothek erstellt wurde, können Sie die Bibliothekseinstellungen für Ihre Anforderungen konfigurieren. Dies umfasst die Konfiguration der Versioning, Inhaltstypen, Navigation und andere Einstellungen. Sie können auch Spalten zur Bibliothek hinzufügen, um Metadaten zu speichern und zu verwalten sowie Ansichten zum Filtern und Sortieren des Inhalts in der Bibliothek zu erstellen.

Frage 3: Was sind die Vorteile der Verwendung von SharePoint online?

Antwort: SharePoint Online bietet Organisationen eine sichere, gehostete Plattform zum Speichern, Verwalten, Teilen und Veröffentlichen von Inhalten sowie mit Kollegen und Partnern. Es handelt sich um eine flexible, skalierbare und benutzerfreundliche Plattform, mit der Unternehmen die Art und Weise anpassen können, wie sie arbeiten und zusammenarbeiten. Mit SharePoint Online können Benutzer jederzeit auf ihre Inhalte zugreifen und mit Kollegen von jedem Gerät zusammenarbeiten.

SharePoint Online bietet Unternehmen auch eine Reihe von Funktionen und Tools, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Dazu gehören die Freigabe, Versionierung und Suche von Dokumenten sowie die Möglichkeit, Websites, Bibliotheken, Listen und andere Komponenten zu erstellen. Es bietet auch eine Integration in andere Office 365 -Anwendungen wie Outlook und OneDrive, um Dateien und Dokumente zu verwalten und zu teilen.

Frage 4: Wie sicher ist SharePoint online?

Antwort: SharePoint Online bietet Unternehmen eine sichere und zuverlässige Plattform zum Speichern, Verwalten, Teilen und Veröffentlichen von Inhalten. Es basiert auf der SharePoint -Server -Technologie von Microsoft und bietet Organisationen robuste Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung, Zugriffskontrolle, Identitätsmanagement und Malware -Schutz.

Darüber hinaus entspricht SharePoint Online mit einer Reihe von Branchenstandards, einschließlich ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018 und den EU -Modellklauseln. Diese Standards bieten Organisationen eine umfassende Reihe von Sicherheits- und Datenschutzkontrollen, die zum Schutz ihrer Daten und zur Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften verwendet werden können.

Frage 5: Was sind die Anforderungen für die Verwendung von SharePoint Online?

Antwort: Um SharePoint online zu verwenden, müssen Unternehmen ein Office 365 -Abonnement haben. Dieses Abonnement umfasst eine Reihe von Büroanwendungen sowie Cloud -Speicher- und Kollaborations -Tools wie SharePoint Online. Unternehmen müssen auch sicherstellen, dass ihre Hardware und Software mit SharePoint Online kompatibel ist und dass sie über eine zuverlässige Internetverbindung verfügen.

Darüber hinaus sollten Unternehmen die Kosten für die Verwendung von SharePoint online berücksichtigen. Diese Kosten hängen von der Anzahl der Benutzer, den Speicheranforderungen und anderen Faktoren ab. Unternehmen sollten auch die laufenden Wartungs- und Supportkosten sowie die Kosten für zusätzliche Funktionen oder Dienstleistungen berücksichtigen, die sie möglicherweise benötigen.

SharePoint Tutorial - Erstellen Sie eine Dokumentbibliothek

Zusammenfassend ist das Erstellen einer Bibliothek in SharePoint Online eine großartige Möglichkeit, Daten und Dokumente zu organisieren und zu speichern. Mit den richtigen Schritten können Sie schnell eine Bibliothek in SharePoint online einrichten und Ihre Dokumente problemlos verwalten und teilen. Wenn Sie die von SharePoint online angebotenen Funktionen nutzen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Bibliothek gut organisiert und sicher ist. Mit einer Bibliothek in SharePoint Online können Sie Ihre Dokumente problemlos speichern, organisieren und teilen.