Wie erstelle ich eine Lookup -Spalte in SharePoint?

Suchspalten sind ein wesentliches Element von SharePoint, sodass Benutzer Daten in SharePoint -Listen einfach speichern und finden können. Mit einfachem Navigations- und Datenmanagement können Suchspalten ein unschätzbares Tool für jeden Benutzer sein. Aber was ist, wenn Sie nicht wissen, wie Sie eine Lookup -Spalte in SharePoint erstellen sollen? In diesem Artikel führen wir Sie durch die Schritte des Erstellens einer Lookup -Spalte in SharePoint und helfen Ihnen dabei, Ihre Daten optimal zu nutzen.

Wie erstelle ich eine Lookup -Spalte in SharePoint?

Mit Suchspalten in SharePoint können Sie Beziehungen zwischen Listen und Bibliotheken in SharePoint erstellen. Durch die Verwendung von Suchspalten können Sie Daten aus einer Liste oder Bibliothek ziehen und in einer anderen Liste oder Bibliothek anzeigen. Dies kann sehr nützlich sein, um komplexe Daten in SharePoint zu verwalten. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie Sie eine Lookup -Spalte in SharePoint erstellen.

Schritt 1: Erstellen Sie die Referenzliste oder Bibliothek

Der erste Schritt beim Erstellen einer Nachschlagsspalte in SharePoint besteht darin, die Referenzliste oder Bibliothek zu erstellen. Dies ist die Liste oder Bibliothek, die die Daten enthält, auf die in der Suchspalte verwiesen wird. Um die Liste oder Bibliothek zu erstellen, klicken Sie auf den Link „Listen und Bibliotheken“ in der linken Navigationsleiste der SharePoint -Site. Dadurch wird die Seite "Erstellen" geöffnet, mit der Sie eine neue Liste oder Bibliothek erstellen können. Wählen Sie die entsprechende Option und füllen Sie die erforderlichen Felder aus. Sobald Sie die Liste oder Bibliothek erstellt haben, können Sie zum nächsten Schritt übergehen.

Schritt 2: Erstellen Sie die Suchspalte

Sobald die Referenzliste oder Bibliothek erstellt wurde, besteht der nächste Schritt darin, die Suchspalte zu erstellen. Dies kann durch Auswahl der Liste oder Bibliothek erfolgen, in der die Suchspalte erstellt wird. Klicken Sie dann auf den Link "Spalte erstellen" im Band oben auf der Seite. Ein neues Fenster wird geöffnet, in dem Sie im Dropdown-Menü den Spaltentyp "Lookup" auswählen können.

Sobald der Spaltenentyp ausgewählt wurde, können Sie im Dropdown-Menü die Referenzliste oder Bibliothek auswählen. Sie können auch auswählen, welche Felder aus der Referenzliste oder Bibliothek in der Suchspalte enthalten sein sollten. Wenn Sie die entsprechenden Felder ausgewählt haben, klicken Sie auf "OK", um die Suchspalte zu erstellen.

Schritt 3: Konfigurieren Sie die Suchspalte

Der letzte Schritt beim Erstellen einer Lookup -Spalte in SharePoint besteht darin, die Spalte zu konfigurieren. Dies kann durch Klicken auf den Link „Eigenschaften bearbeiten“ im Band oben auf der Seite erfolgen. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie die Spalteneinstellungen konfigurieren können.

In den Spalteneinstellungen können Sie auswählen, welche Felder aus der Referenzliste oder Bibliothek in der Suchspalte enthalten sind. Sie können auch konfigurieren, ob die Suchspalte mehrere Werte zulassen soll oder nicht. Sobald Sie die Spalteneinstellungen konfiguriert haben, klicken Sie auf "OK", um Ihre Änderungen zu speichern.

Schritt 4: Verwenden Sie die Suchspalte

Sobald Sie die Lookup -Spalte konfiguriert haben, kann sie verwendet werden. Die Suchspalte kann verwendet werden, um Daten aus der Referenzliste oder Bibliothek in der Liste oder Bibliothek anzuzeigen, in der die Lookup -Spalte erstellt wurde. Dies kann sehr nützlich sein, um komplexe Daten in SharePoint zu verwalten.

Schritt 5: Bearbeiten Sie die Suchspalte

Wenn Sie Änderungen an der Lookup -Spalte vornehmen müssen, können Sie dies tun, indem Sie auf den Link "Spalten bearbeiten" im Band oben auf der Seite klicken. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie die Spalteneinstellungen bearbeiten können. Sie können die Suchspalte auch löschen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

Schritt 6: Löschen Sie die Suchspalte

Wenn Sie die Lookup -Spalte nicht mehr benötigen, können Sie sie löschen, indem Sie auf den Link "Spalte löschen" im Gelände oben auf der Seite klicken. Dadurch wird die Suchspalte aus der Liste oder Bibliothek gelöscht.

Häufige Probleme mit Suchspalten

Es gibt einige allgemeine Probleme, die bei der Verwendung von Suchspalten in SharePoint auftreten können. Das häufigste Problem ist, dass die Suchspalte die Daten aus der Referenzliste oder der Bibliothek nicht korrekt anzeigt. Dies kann durch falsche Spalteneinstellungen oder durch die gelöschte Liste oder Bibliothek verursacht werden.

Abschluss

Das Erstellen einer Lookup -Spalte in SharePoint ist ein einfacher Prozess, der in wenigen Schritten abgeschlossen werden kann. Durch die Verwendung von Suchspalten können Sie Beziehungen zwischen Listen und Bibliotheken in SharePoint erstellen und Daten aus einer Liste oder Bibliothek ziehen und in einer anderen anzeigen. Dies kann sehr nützlich sein, um komplexe Daten in SharePoint zu verwalten.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Lookup -Spalte in SharePoint?

Eine Lookup -Spalte in SharePoint ist eine Art von Feld, die Daten aus einer anderen Liste verweist. Es ermöglicht Benutzern, Beziehungen zwischen Listen zu erstellen. Dadurch können Benutzer einen Wert aus einer Liste von Elementen auswählen, z. B. eine Liste von Kontakten, und ihn in einer anderen Liste anzeigen. Diese Art der Spalte ist in Fällen sehr nützlich, in denen mehrere Listen miteinander in Verbindung gebracht werden müssen.

Suchspalten können den Benutzern auch eine effizientere Möglichkeit zur Anzeige von Informationen bieten, da sie einen vorgepopulierten Wert aus einer anderen Liste auswählen können, anstatt Daten manuell in mehrere Felder einzugeben.

Wie erstelle ich eine Lookup -Spalte in SharePoint?

Das Erstellen einer Lookup -Spalte in SharePoint ist ziemlich einfach. Zunächst müssen Sie auf die Liste zugreifen, zu der Sie die Lookup -Spalte hinzufügen möchten. Wählen Sie in der Liste die Schaltfläche "Spalte erstellen" und wählen Sie dann die Option "SOOKUP". Von dort aus können Sie die Liste und das Feld aus auswählen, aus denen Sie die Daten abrufen möchten.

Sobald Sie die Liste und das Feld ausgewählt haben, können Sie zusätzliche Einstellungen für die Suchspalte angeben. Dies beinhaltet Dinge wie das Zulassen mehrerer Werte, das Erlauben von leeren Werten und das Einstellen des Standardwerts. Klicken Sie nach dem Konfigurieren der Einstellungen auf die Schaltfläche „OK“, um die Änderungen zu speichern.

Was sind die Vorteile der Verwendung einer Suchspalte?

Die Verwendung einer Lookup -Spalte in SharePoint bietet mehrere Vorteile. Erstens hilft es, eine Beziehung zwischen zwei Listen zu erstellen. Auf diese Weise können Benutzer in einer anderen Liste einfach über verwandte Informationen aus einer Liste zugreifen.

Zweitens hilft es, die Menge der manuellen Dateneingabe zu verringern. Anstatt Informationen manuell in mehrere Felder eingeben zu müssen, können Benutzer einfach einen vorgepopulierten Wert aus einer anderen Liste auswählen. Dies hilft, Zeit zu sparen und sorgt für die Genauigkeit.

Gibt es Einschränkungen bei der Verwendung einer Suchspalte?

Ja, es gibt einige Einschränkungen bei der Verwendung einer Suchspalte in SharePoint. Beispielsweise kann die Spalte in berechneten Feldern nicht verwendet werden. Darüber hinaus kann es nicht mit außergewöhnlichen Funktionen wie Filterung und Sortierung verwendet werden.

Schließlich ist es auch darauf beschränkt, Daten aus einer Liste zu referenzieren. Dies bedeutet, dass Sie für jede Liste eine separate Suchspalte erstellen müssen, wenn Sie auf mehrere Listen verweisen müssen.

Was ist die maximale Anzahl von Elementen, die in einer Suchspalte angezeigt werden können?

Die maximale Anzahl von Elementen, die in einer Suchspalte in SharePoint angezeigt werden können, beträgt 500. Wenn die Liste mehr als 500 Elemente enthält, zeigt SharePoint eine Nachricht an, die angibt, dass nur die ersten 500 Elemente angezeigt werden.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass die Anzahl der Elemente, die in einer Nachschlagsspalte angezeigt werden können, durch die Listenansichtsschwelle eingeschränkt werden können. Die Listenansichtsschwelle ist ein Limit, das von SharePoint für die Anzahl der Elemente festgelegt ist, die aus einer Liste abgerufen werden können. Wenn die Liste mehr als die Schwellenzahl der Elemente hat, kann die Suchspalte nicht alle Elemente anzeigen.

Erstellen Sie Suchspalten in Microsoft SharePoint

Das Erstellen von Lookup -Spalten in SharePoint kann eine großartige Möglichkeit sein, Zeit beim Erstellen einer Liste von Elementen zu sparen. Durch das Erstellen einer Lookup -Spalte können Sie schnell gemeinsame Werte in einer Liste identifizieren, z. B. Name, Adresse oder Telefonnummer eines Kunden. Mit ein paar einfachen Schritten können Sie problemlos eine Lookup -Spalte in SharePoint erstellen und Zeit sparen.