Wie erstelle ich einen Genehmigungs -Workflow in Microsoft Flow?

Wenn Sie Ihren Genehmigungsprozess automatisieren und optimieren möchten, ist Microsoft Flow ein hervorragendes Werkzeug, das Sie berücksichtigen sollten. Mit Microsoft Flow können Sie problemlos einen Zulassungsworkflow erstellen und Ihnen mehr Zeit, Energie und Ressourcen bieten, um sich auf andere Bereiche Ihres Unternehmens zu konzentrieren. In diesem Artikel werden wir uns untersuchen, wie Sie einen Genehmigungsworkflow in Microsoft Flow erstellen, die Vorteile davon und wie Sie sicherstellen, dass der Prozess korrekt funktioniert. Lassen Sie uns also anfangen und sehen, wie einfach es ist, einen Zulassungsworkflow mit Microsoft Flow zu erstellen.

Einführung in die Genehmigungsworkflows im Microsoft Flow

Microsoft Flow ist ein leistungsstarkes und benutzerfreundliches Workflow-Automatisierungs-Tool, mit dem Unternehmen schnell und einfach Genehmigungsworkflows erstellen können. Es vereinfacht den Prozess des Erstellens von Genehmigungsworkflows, indem eine grafische Benutzeroberfläche zum Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Genehmigungsprozessen bereitgestellt wird. Mit Microsoft Flow können Benutzer die Genehmigungsworkflows in wenigen Minuten erstellen, ohne dass eine komplexe Codierung oder IT -Fachkenntnisse erforderlich sind.

Schritte zum Erstellen von Genehmigungsworkflow im Microsoft Flow

Schritt 1: Richten Sie den Fluss ein

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Genehmigungs -Workflows im Microsoft Flow besteht darin, den Fluss einzurichten. Dies beinhaltet die Auswahl eines Auslösers und der Aktionen, die der Fluss bei aktiviertem Abzug ausführen sollte. Wenn der Workflow beispielsweise eine Genehmigungsanforderung senden soll, wählen Sie den Auslöser „Genehmigungsanforderung senden“ auswählen. Anschließend würden Sie die Aktionen auswählen, die beim Senden der Genehmigungsanforderung durchgeführt werden sollten, z. B. die Benachrichtigung der Benutzer oder die Aktualisierung des zugehörigen Datensatzes in einer Datenbank.

Schritt 2: Fügen Sie die Genehmigungsaktion hinzu

Der nächste Schritt besteht darin, die Genehmigungsaktion hinzuzufügen. In Microsoft Flow wird die Zulassungsaktion durch ein farbiges Rechteck dargestellt. Mit dieser Aktion können Benutzer eine Anfrage genehmigen oder ablehnen. Benutzer können Kommentare und Feedback in der Genehmigungsaktion abgeben. Darüber hinaus kann die Zulassungsaktion so angepasst werden, dass zusätzliche Optionen wie Fälligkeitstermine und Erinnerungen enthalten sind.

Schritt 3: Definieren Sie die Bedingungen

Sobald die Genehmigungsaktion hinzugefügt wurde, wird der nächste Schritt die Bedingungen definieren, die feststellen, ob die Genehmigungsanforderung genehmigt oder abgelehnt wird. Dies erfolgt durch Einrichten einer Reihe von Bedingungen, die vor der Ausführung der Genehmigungsaktion erfüllt werden müssen. Wenn beispielsweise für die Genehmigungsanforderung drei Genehmigungen erforderlich sind, sollte die Bedingung auf „alle Genehmigende zu genehmigen“ festgelegt werden.

Schritt 4: Benachrichtigungen einrichten

Der vierte Schritt besteht darin, Benachrichtigungen einzurichten, damit Benutzer benachrichtigt werden, wenn die Genehmigungsanforderung genehmigt oder abgelehnt wird. Dies kann durch Einrichten einer E -Mail -Benachrichtigung oder einer mobilen Push -Benachrichtigung erfolgen. Die Benachrichtigung sollte alle relevanten Informationen über die Genehmigungsanfrage enthalten, z. B. den Namen des Anforderers und die Gründe für die Genehmigung oder Ablehnung.

Schritt 5: Testen Sie den Fluss

Sobald der Fluss eingerichtet ist, ist es wichtig, ihn zu testen, um sicherzustellen, dass er korrekt funktioniert. Dies kann durchgeführt werden, indem der Fluss manuell ausgeführt und bestätigt wird, dass die erwarteten Aktionen ausgeführt werden. Darüber hinaus ist es wichtig, den Fluss in verschiedenen Szenarien zu testen, z. B. wenn die Genehmigungsanforderung genehmigt oder abgelehnt wird.

Schritt 6: Veröffentlichen Sie den Fluss

Sobald der Fluss getestet ist, besteht der nächste Schritt darin, ihn zu veröffentlichen. Dadurch wird der Fluss allen Benutzern zur Verfügung gestellt, die Zugriff auf den Fluss haben. Es ist wichtig zu beachten, dass der Fluss nach Veröffentlichung nicht bearbeitet oder gelöscht werden kann.

Schritt 7: Überwachen Sie den Fluss

Der letzte Schritt besteht darin, den Fluss zu überwachen, um sicherzustellen, dass er korrekt funktioniert. Dies kann durch Anzeigen der Ergebnisse des Flusses im Microsoft Flow Dashboard erfolgen. Das Dashboard zeigt alle verarbeiteten Anforderungen und alle aufgetretenen Fehler an. Darüber hinaus ist es wichtig, den Fluss zu überwachen, um sicherzustellen, dass er wie beabsichtigt verwendet wird.

Abschluss

Das Erstellen von Genehmigungsworkflows in Microsoft Flow ist ein einfacher und effektiver Weg, um Genehmigungsverfahren zu automatisieren. Durch die Befolgen der oben beschriebenen Schritte können Benutzer schnell Genehmigungsworkflows erstellen und ihre Leistung überwachen. Darüber hinaus bietet Microsoft Flow eine grafische Benutzeroberfläche, die den Prozess des Erstellens und Verwaltens von Genehmigungsworkflows vereinfacht.

Verwandte FAQ

Was ist Microsoft Flow?

Microsoft Flow ist ein Cloud-basierter Dienst, der es einfach macht, gemeinsame Aufgaben und Geschäftsprozesse in Ihren Anwendungen und Diensten wie Office 365, Outlook, SharePoint, Dynamics 365, Google Services, Slack und mehr zu automatisieren. Es ermöglicht Benutzern, automatisierte Workflows zwischen ihren bevorzugten Apps und Diensten zu erstellen, um Dateien zu synchronisieren, Benachrichtigungen zu erhalten und Daten zu sammeln. Durch Flow können Benutzer auch benutzerdefinierte Anwendungen erstellen und Prozesse mit wenigen Klicks automatisieren, ohne Code erforderlich.

Microsoft Flow bietet auch Funktionen, mit denen Benutzer ihre manuellen Prozesse und Aufgaben automatisieren können. Dies beinhaltet die Möglichkeit, Genehmigungsworkflows mit einigen einfachen Schritten zu erstellen. Auf diese Weise können Benutzer Dokumente, Aufgaben und Projekte problemlos überprüfen und genehmigen.

Wie kann ich einen Zulassungsworkflow in Microsoft Flow erstellen?

Das Erstellen eines Genehmigungsworkflows im Microsoft Flow ist ein einfacher Prozess. Zunächst müssen Benutzer auf der Hauptseite die Schaltfläche „Einfluss erstellen“ auswählen. Anschließend sollten sie "aus leer erstellen" und die Option "Genehmigungen" auswählen. Dadurch wird eine Liste der Vorlagen geöffnet, aus denen sie auswählen können. Benutzer können die auswählen, die ihren Anforderungen am besten entspricht. Nach der Auswahl der Vorlage können Benutzer sie anpassen, indem sie die erforderlichen Informationen hinzufügen, z. B. den Genehmiger und den E -Mail -Empfänger.

Sobald der Workflow erstellt wurde, können Benutzer nach Bedarf zusätzliche Schritte hinzufügen. Sie können auch Bedingungen und Genehmigungen festlegen und bei Bedarf mehrere Genehmigende haben. Schließlich können Benutzer den Workflow veröffentlichen und ihren Prozess automatisieren. Dies wird dazu beitragen, zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren und sicherzustellen, dass alle Dokumente und Aufgaben schnell und effizient genehmigt werden.

Was sind die Vorteile der Verwendung von Genehmigungsworkflows in Microsoft Flow?

Die Verwendung von Genehmigungsworkflows in Microsoft Flow kann dazu beitragen, Prozesse zu optimieren und zu automatisieren und Zeit und Mühe zu sparen. Dies kann dazu beitragen, die Effizienz des Genehmigungsprozesses zu verbessern und gleichzeitig die Genauigkeit und Konsistenz sicherzustellen. Darüber hinaus können die Genehmigungsworkflows dazu beitragen, Fehler zu verhindern und sicherzustellen, dass Änderungen überprüft und genehmigt werden, bevor sie umgesetzt werden.

Durch die Verwendung von Genehmigungsworkflows können Benutzer auch in Echtzeit über Änderungen und Aufgaben informiert werden, die dazu beitragen können, Verzögerungen zu reduzieren und sicherzustellen, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Darüber hinaus können Zulassungsworkflows verwendet werden, um die Einhaltung von Vorschriften und Standards zu gewährleisten und die Datenintegrität aufrechtzuerhalten. Dies kann Organisationen helfen, ihre Ziele schneller und effizienter zu erreichen.

Gibt es Sicherheitsüberlegungen beim Erstellen eines Genehmigungsworkflows im Microsoft Flow?

Ja, es gibt Sicherheitsüberlegungen, die bei der Erstellung eines Genehmigungsworkflows im Microsoft Flow berücksichtigt werden müssen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Benutzerkonten über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, um auf den Workflow zuzugreifen und zu verwalten. Darüber hinaus sollten Benutzer sicherstellen, dass alle Daten sicher gespeichert und verschlüsselt werden und dass der Workflow korrekt konfiguriert ist, um den unbefugten Zugriff zu verhindern.

Darüber hinaus sollten Benutzer sich der potenziellen Risiken bewusst sein, die sich aus der Verwendung von Genehmigungsworkflows ergeben können. Zum Beispiel könnte der Workflow böswilligen Angriffen unterliegen oder die Daten nicht autorisierten Benutzern ausgesetzt sein. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass der Arbeitsablauf ordnungsgemäß gesichert und überwacht wird.

Gibt es Einschränkungen beim Erstellen eines Genehmigungsworkflows im Microsoft Flow?

Ja, es gibt einige Einschränkungen bei der Erstellung eines Genehmigungsworkflows im Microsoft Flow. Zum Beispiel sind einige Vorlagen möglicherweise nicht in bestimmten Ländern oder Regionen verfügbar. Darüber hinaus kann der Workflow möglicherweise nicht in der Lage sein, komplexe Aufgaben oder Prozesse zu erledigen, und die Anzahl der Genehmigende kann begrenzt sein.

Darüber hinaus kann der Workflow in Bezug auf die Anzahl der Schritte und Genehmigungen begrenzt sein, die erstellt werden können. Schließlich kann der Workflow möglicherweise nicht in der Lage sein, große Datensätze oder eine große Anzahl von Anforderungen zu verarbeiten. Daher ist es wichtig, diese Einschränkungen bei der Erstellung des Workflows zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass er die benötigten Aufgaben und Prozesse erledigen kann.

Das Erstellen eines Genehmigungsworkflows im Microsoft Flow kann ein komplexer Prozess sein, aber mit der richtigen Anleitung und der Liebe zum Detail kann dies durchgeführt werden. Mit der Möglichkeit, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen, bietet Microsoft Flow die Tools und Ressourcen, mit denen Sie einen effektiven und effizienten Genehmigungsworkflow erstellen können. Von der Einrichtung von Auslöser und Bedingungen bis hin zur Konfiguration von Genehmigungen erleichtert Microsoft Flow es einfach, einen Genehmigungs -Workflow zu erstellen, der den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht. Mit ein paar einfachen Schritten können Sie mit Microsoft Flow einen effektiven Genehmigungsworkflow erstellen.