Wie hindien es SharePoint -Datei an Outlook -E -Mail an?

Haben Sie Probleme, eine SharePoint -Datei an eine Outlook -E -Mail anzufangen? Du bist nicht allein. Da die Technologie fortgeschritten ist, wird es immer schwieriger, den Überblick zu behalten, wie verschiedene Tools und Anwendungen effektiv verwendet werden können. Glücklicherweise ist das Anbringen von SharePoint -Dateien an Outlook -E -Mails tatsächlich recht einfach. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie SharePoint -Dateien einfach an Outlook -E -Mails anhängen und Ihre Arbeit nahtlos fortsetzen können.

Anhängen von SharePoint -Dateien an Outlook -E -Mail

Microsoft Outlook und Microsoft SharePoint sind zwei der beliebtesten Tools zum Verwalten und Organisieren von Dokumenten für Unternehmen und Einzelpersonen. Beide Programme sind leistungsstark und häufig zusammen verwendet, um an Dokumenten und Dateien effektiv zusammenzuarbeiten. Dieser Artikel enthält eine einfache Anleitung zum Anhängen einer SharePoint -Datei an eine Outlook -E -Mail.

Schritt 1: Melden Sie sich in SharePoint an

Der erste Schritt zum Anhängen einer SharePoint -Datei an eine Outlook -E -Mail besteht darin, die SharePoint -Seite zu öffnen, auf die Sie zugreifen müssen. Wenn Sie Teil einer Organisation sind, wird Ihre IT -Abteilung Ihnen die URL zur Verfügung stellen, um auf die Seite zuzugreifen. Wenn Sie Teil einer einzelnen Organisation sind oder ein persönliches SharePoint -Konto haben, können Sie auf die Seite zugreifen, indem Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort anmelden.

Schritt 2: Suchen Sie die Datei in SharePoint

Sobald Sie sich erfolgreich in SharePoint angemeldet haben, müssen Sie die Datei finden, die Sie mit Ihrer Outlook -E -Mail anhängen möchten. Abhängig von der Größe Ihrer Organisation und der Anzahl der Benutzer kann sich die Datei in einem Ordner oder einer Bibliothek befinden oder auf der Hauptseite angezeigt werden. Sie können auch die Suchleiste verwenden, um die Datei zu finden.

Schritt 3: Öffnen Sie die Datei

Sobald Sie die Datei gefunden haben, müssen Sie sie öffnen. Dies kann durch Klicken auf den Dateinamen erfolgen. Abhängig vom Typ der Datei kann es in SharePoint oder in einem separaten Fenster geöffnet werden. Wenn sich die Datei in einem Format befindet, das nicht von SharePoint unterstützt wird, wird die Datei in einem separaten Fenster geöffnet.

Schritt 4: Kopieren Sie die Datei -URL

Sobald Sie die Datei geöffnet haben, müssen Sie die URL der Seite kopieren. Dies kann durchgeführt werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf der Seite überall hinweg klicken und im Menü "Linkadresse kopieren" oder "Link kopieren". Sobald die URL kopiert wurde, können Sie das Fenster schließen.

Schritt 5: Outlook öffnen und E -Mail komponieren

Der nächste Schritt besteht darin, Outlook zu öffnen und eine neue E -Mail zu verfassen. Sie können dies tun, indem Sie auf der Outlook -Startseite auf die Schaltfläche „Neu“ klicken. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie die E -Mail -Adresse, die Betreffzeile und die Nachricht des Empfängers eingeben können.

Schritt 6: Datei von SharePoint anhängen

Sobald die E -Mail komponiert wurde, können Sie die Datei von SharePoint anhängen, indem Sie im E -Mail -Fenster auf die Schaltfläche „Anhängen“ klicken. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie die zuvor kopierte Datei -URL einfügen können. Sobald die URL eingefügt wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche „Anhängen“ und die Datei wird an die E -Mail beigefügt.

Schritt 7: Senden Sie die E -Mail

Der letzte Schritt besteht darin, die E -Mail mit der beigefügten Datei zu senden. Sie können dies tun, indem Sie im E -Mail -Fenster auf die Schaltfläche "Senden" klicken. Sobald die E -Mail gesendet wurde, wird die Datei an die E -Mail beigefügt.

Tipps zum Anbringen von Dateien von SharePoint

• Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige URL für die Datei haben.
• Stellen Sie sicher, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, um auf die Datei zuzugreifen.
• Wenn sich die Datei in einem Format befindet, das nicht von SharePoint unterstützt wird, müssen Sie möglicherweise die Datei herunterladen und an die E -Mail anhängen.
• Stellen Sie sicher, dass die Dateigröße nicht zu groß ist, damit Outlook verarbeitet werden kann.

Fehlerbehebung

Wenn Sie Probleme haben, Dateien aus SharePoint an das Anbringen von Dateien zu haben, besteht der erste Schritt darin, sicherzustellen, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, um auf die Datei zuzugreifen. Wenn Sie immer noch Probleme haben, können Sie sich an Ihre IT -Abteilung wenden, um Hilfe zu erhalten.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Collaboration-Plattform, mit der Unternehmen Dokumente austauschen, an Projekten zusammenarbeiten und Inhalte verwalten können. Dadurch können Benutzer Informationen von jedem Gerät mit einer Internetverbindung aus übertragen, organisieren, teilen und zugreifen. SharePoint kann verwendet werden, um Team -Sites zu erstellen, bei denen es sich um Sammlungen von Dokumenten, Listen und anderen Ressourcen handelt, die Mitgliedern eines Teams zur Verfügung stehen. Darüber hinaus bietet SharePoint Funktionen für die Verwaltung von Inhalten wie Dokumentbibliotheken, Listen und Workflow.

SharePoint ist ein leistungsstarkes Tool für Organisationen, da es die Zusammenarbeit optimieren, Zugriff auf Informationen von jedem Standort von jedem Standort bereitstellen und es den Benutzern ermöglichen kann, Daten schnell zu finden und zu teilen. Es ist ein wichtiger Bestandteil der Produkte von Microsoft Office 365 und wird von Unternehmen aller Größen verwendet.

Wie füge ich einer Outlook -E -Mail eine SharePoint -Datei bei?

Um eine SharePoint-Datei an eine Outlook-E-Mail anzuhängen, müssen Sie die Datei in einem Webbrowser öffnen und dann mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken. Wählen Sie im angezeigten Menü "Link kopieren". Dadurch kopiert die URL der Datei in Ihre Zwischenablage.

Öffnen Sie als Nächstes Outlook und erstellen Sie eine neue Nachricht. Fügen Sie im Körper der Nachricht die URL der Datei ein. Wenn Sie die Nachricht senden, kann der Empfänger auf den Link klicken, um die Datei anzeigen oder herunterzuladen. Darüber hinaus können Sie die Datei auch direkt an die E -Mail anhängen, indem Sie auf die Schaltfläche "Anhängen" klicken und zum Speicherort der Datei in Ihrer SharePoint -Bibliothek navigieren.

Was ist der Unterschied zwischen dem Anbringen einer SharePoint -Datei und dem Anbringen einer Datei von Ihrem Computer?

Der Hauptunterschied zwischen dem Anbringen einer SharePoint -Datei und einer Datei von Ihrem Computer ist der Speicherort der Datei. Wenn Sie eine Datei von Ihrem Computer anhängen, wird die Datei auf Ihrem lokalen Festplatten- oder Cloud -Speicherdienst gespeichert. Wenn Sie eine SharePoint -Datei anhängen, wird die Datei in der SharePoint -Bibliothek gespeichert, auf die jeder mit den richtigen Berechtigungen zugänglich ist.

Wenn Sie eine Datei von SharePoint anhängen, kann der Empfänger der E -Mail auf die Datei zugreifen, ohne sie herunterzuladen. Dies liegt daran, dass die Datei in der Cloud gespeichert ist, sodass der Empfänger einfach auf den Link klicken kann, um die Datei anzuzeigen oder herunterzuladen. Wenn Sie eine Datei von Ihrem Computer anhängen, muss der Empfänger die Datei herunterladen, bevor Sie sie anzeigen.

Was sind die Vorteile des Anhängens einer SharePoint -Datei an eine Outlook -E -Mail?

Der Hauptvorteil des Anhängens einer SharePoint -Datei an eine Outlook -E -Mail besteht darin, dass Sie Dateien schnell und einfach mit anderen teilen können. Da die Datei in der Cloud gespeichert ist, kann der Empfänger mit einer Internetverbindung auf die Datei von jedem Gerät zugreifen. Darüber hinaus können Sie auch verfolgen, wer auf die Datei zugegriffen hat, sowie wenn sie darauf zugreifen.

Ein weiterer Vorteil des Anhängens einer SharePoint -Datei an eine Outlook -E -Mail besteht darin, dass sie den Zusammenarbeitsprozess vereinfacht. Sie können Dateien problemlos mit mehreren Personen freigeben und verfolgen, wer Änderungen an der Datei vorgenommen hat. Dies erleichtert einfach, um an Projekten zusammenzuarbeiten und alle über die neueste Version auf dem Laufenden zu halten.

Kann ich eine SharePoint -Datei vorschauen, bevor ich sie an eine Outlook -E -Mail annehme?

Ja, Sie können eine SharePoint -Datei vorschauen, bevor Sie sie an eine Outlook -E -Mail anhängen. Dazu müssen Sie die Datei in einem Webbrowser öffnen und auf die Schaltfläche „Vorschau“ klicken. Dadurch wird eine Vorschau der Datei geöffnet, die Sie vor dem Senden der E -Mail anzeigen können.

Darüber hinaus können Sie auch die Schaltfläche „Vorschau“ verwenden, um zu überprüfen, ob die Datei auf dem neuesten Stand ist, bevor Sie sie an die E-Mail anhängen. Dies ist nützlich, wenn Sie in einer Datei zusammenarbeiten und sicherstellen möchten, dass der Empfänger die neueste Version erhält.

Wie sicher ist das Anbringen einer SharePoint -Datei an eine Outlook -E -Mail?

Das Anbringen einer SharePoint -Datei an eine Outlook -E -Mail ist ziemlich sicher, solange die richtigen Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen vorhanden sind. SharePoint -Dateien werden in der Cloud gespeichert, was bedeutet, dass sie jedem mit den richtigen Berechtigungen zugänglich sind. Darüber hinaus bietet SharePoint Funktionen für die Festlegung von Zugriffsstufen wie Benutzerrollen und Gruppenberechtigungen.

Darüber hinaus bietet SharePoint Funktionen für die Verfolgung, wer auf eine Datei zugegriffen hat und wann sie darauf zugegriffen haben. Dies kann nützlich sein, um sicherzustellen, dass die Datei nur von autorisierten Benutzern zugegriffen wird. Schließlich können Sie auch die Verschlüsselungsfunktion von Outlook verwenden, um den Inhalt der E -Mail zu schützen.

Das Anbringen von SharePoint -Dateien an Outlook -E -Mails kann eine entmutigende Aufgabe sein. Aber mit den richtigen Werkzeugen und Kenntnissen kann es schnell und einfach erfolgen. Wenn Sie die Schritte verstehen, die entsprechenden Berechtigungen einrichten und den Anweisungen folgen, können Sie schnell eine Datei von SharePoint an eine Outlook -E -Mail anhängen und den Prozess des Teilens von Dokumenten und Informationen einfacher und schneller machen.