Wie hindien es Dateien von SharePoint an E -Mail an?

Das E -Mail -E -Mail von SharePoint kann eine großartige Möglichkeit sein, wichtige Dokumente mit Mitarbeitern, Kunden und anderen Kontakten zu teilen. In diesem Handbuch zeigen wir Ihnen, wie Sie Dateien von SharePoint einfach an eine E -Mail -Nachricht anhängen. Wir werden die Schritte für Outlook und Google Mail sowie die Veröffentlichung von Dokumenten innerhalb der SharePoint -App abdecken. Am Ende dieses Artikels können Sie jede Datei sicher von Ihrem SharePoint -Konto mit jedem, den Sie auswählen, sicher teilen.

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Wie hindien es Dateien von SharePoint an E -Mail an?

SharePoint ist eine großartige Plattform zum Speichern, Verwalten und Freigeben von Dateien. Es ist einfach zu bedienen und kann von überall von überall zugegriffen werden. Eine der häufigsten Aufgaben, die Benutzer möglicherweise ausführen müssen, besteht darin, Dateien von SharePoint an eine E -Mail anzuhängen. Dies kann etwas schwierig sein, aber mit den richtigen Schritten und Werkzeugen ist es nicht zu schwierig.

Zugriff auf die Dateien von SharePoint von SharePoint

Um Dateien von SharePoint an eine E -Mail anzuhängen, müssen Benutzer zunächst Zugriff auf die Datei haben, die sie anhängen möchten. Zu diesem Zweck müssen Benutzer die SharePoint -Site öffnen und zur Dokumentbibliothek oder zum Ordner der Dokumente navigieren, die die Datei enthält. Sobald sich der Benutzer am richtigen Ort befindet, muss er mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und „Kopieren“ auswählen.

Wenn Benutzer die Datei kopieren, erhalten sie die Möglichkeit, sie auf ihrem Computer oder in der Zwischenablage zu speichern. Es ist wichtig, "auf Computer speichern" auszuwählen, um die Datei an eine E -Mail anhängen zu können. Sobald die Datei gespeichert wurde, können Benutzer auf die Datei von ihrem Computer aus zugreifen.

Speichern Sie die Datei als Link

Der nächste Schritt besteht darin, die Datei als Link zu speichern. Dies kann durch Klicken mit der rechten Maustaste auf die Datei und die Auswahl der "Linkadresse kopieren" durchgeführt werden. Dadurch kopiert die URL der Datei in die Zwischenablage. Benutzer können dann die URL in eine E -Mail, ein Dokument oder einen anderen Speicherort einfügen, um die Datei als Link anzuhängen.

Es ist wichtig zu beachten, dass Benutzer beim Senden von Links an in SharePoint gespeicherte Links die vollständige URL, einschließlich der Dateierweiterung, aufnehmen müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Datei vom Empfänger geöffnet werden kann.

Anhängen von Dateien von SharePoint anhängen

Der letzte Schritt besteht darin, die Datei an eine E -Mail anzuhängen. Dazu müssen Benutzer ihren E -Mail -Client öffnen und eine neue Nachricht erstellen. Sobald die Nachricht geöffnet ist, können Benutzer auf die Schaltfläche „Anhängen“ klicken und die Datei auswählen, die sie von ihrem Computer anhängen möchten. Sobald die Datei beigefügt ist, können Benutzer auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, um die E -Mail mit der angehängten Datei zu senden.

Es ist wichtig zu beachten, dass Benutzer beim Anhängen von Dateien von SharePoint an eine E -Mail sicherstellen müssen, dass die Dateigröße nicht zu groß ist. Einige E -Mail -Clients haben Grenzen für die Größe der Dateien, die beigefügt werden können. Daher ist es wichtig, die Grenzen vor dem Senden zu überprüfen.

Verwenden von OneDrive zum Freigeben von Dateien

Eine weitere Option für Benutzer, die Dateien von SharePoint an eine E -Mail anhängen möchten, ist die Verwendung von OneDrive. OneDrive ist eine Cloud-basierte Speicherlösung, die in SharePoint integriert ist. Benutzer können Dateien auf OneDrive hochladen und sie dann über einen Link mit anderen freigeben. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Dateien mit anderen einfach und sicher zu teilen.

Um OneDrive zu verwenden, müssen Benutzer ihr OneDrive -Konto öffnen und die Datei, die sie teilen möchten, hochladen. Sobald die Datei hochgeladen ist, können Benutzer einen Link zur Datei generieren und per E -Mail mit anderen freigeben. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Datei sicher ist und vom Empfänger zugegriffen werden kann.

Verwenden von SharePoint zum Senden von Dateien

Schließlich können Benutzer auch SharePoint verwenden, um Dateien direkt zu senden. Dazu müssen Benutzer die Dokumentbibliothek oder den Ordner, der die Datei enthält, die sie senden möchten, öffnen. Sobald der Benutzer am richtigen Ort ist, kann er die Datei auswählen und auf die Schaltfläche „Senden“ klicken. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Benutzer die E -Mail -Adresse des Empfängers sowie eine Nachricht eingeben können. Sobald die Nachricht gesendet wurde, erhält der Empfänger eine E -Mail mit der beigefügten Datei.

Die Verwendung von SharePoint zum Senden von Dateien ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Datei sicher ist und nur vom Empfänger zugegriffen werden kann. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Dateien nicht mit den falschen Personen gemeinsam genutzt werden und dass nur der beabsichtigte Empfänger auf die Datei zugreifen kann.

Verwenden externer Dienste zum Senden von Dateien

Schließlich können Benutzer auch externe Dienste verwenden, um Dateien von SharePoint zu senden. Es stehen viele Dienste zur Verfügung, mit denen Benutzer große Dateien über das Internet senden können. Diese Dienste sind im Allgemeinen sicher und bieten den Benutzern eine Möglichkeit, Dateien mit anderen einfach und sicher zu teilen. Die Benutzer müssen nur die Datei in den Dienst hochladen und dann einen Link generieren, der mit dem Empfänger gemeinsam genutzt werden kann.

Die Verwendung eines externen Dienstes zum Senden von Dateien ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Datei sicher ist und nur vom Empfänger zugegriffen werden kann. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Dateien nicht mit den falschen Personen gemeinsam genutzt werden und dass nur der beabsichtigte Empfänger auf die Datei zugreifen kann.

Abschluss

Das Anbringen von Dateien von SharePoint an eine E -Mail ist nicht so schwierig, wie es scheint. Mit den richtigen Schritten und Tools können Benutzer Dateien einfach und sicher mit anderen teilen. Unabhängig davon, ob Benutzer OneDrive, SharePoint oder einen externen Dienst verwenden, können sie sicher sein, dass ihre Dateien sicher sind und dass nur der beabsichtigte Empfänger darauf zugreifen kann.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine Cloud-basierte Plattform, die Collaboration-Tools, sicheres Dateispeicher und eine Reihe von Geschäftsanwendungen bietet. Es soll Unternehmen helfen, effektiver zusammenzuarbeiten, Informationen auszutauschen und auf Ressourcen von überall zugreifen zu können. Außerdem können Benutzer Websites erstellen und Dokumente, Listen und andere Inhalte verwalten.

SharePoint wird von vielen Organisationen verwendet, um Informationen, Dokumente und andere Daten zu teilen und zu verwalten. Es kann verwendet werden, um Websites zu erstellen, Dokumente zu teilen und Aufgaben zu verwalten. Es bietet auch eine Plattform, um in andere Systeme und Anwendungen integriert und benutzerdefinierte Anwendungen zu erstellen.

Was sind die Vorteile des Anhängens von Dateien von SharePoint an E -Mail?

Das Anbringen von Dateien von SharePoint an E -Mail ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente und Informationen sicher gespeichert und einfach freigegeben werden. Durch das Anhängen von Dateien von SharePoint an E-Mail können Benutzer große Dateien sicher freigeben, in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten und Änderungen und Revisionen verfolgen. Darüber hinaus können Benutzer schnell nach Dateien von jedem Gerät suchen und auf Dateien zugreifen und Dateien mit Kollegen, Kunden und Partnern freigeben.

Ein weiterer Vorteil des Anhängens von Dateien von SharePoint an E -Mail besteht darin, dass Benutzer steuern können, wer Zugriff auf die Dateien hat. Außerdem können Benutzer verfolgen, wer die Dateien gesehen und welche Änderungen vorgenommen wurden. Durch das Festlegen von Berechtigungen und das Hinzufügen einzelner Benutzer können Benutzer steuern, wer auf die Dateien zugreifen und ihren Zugriff auf den Inhalt anpassen kann.

Wie füge ich Dateien von SharePoint an E -Mail an?

Das Anbringen von Dateien von SharePoint an E -Mail ist ein einfacher Prozess. Öffnen Sie zunächst die SharePoint -Dokumentbibliothek und wählen Sie das Dokument aus, das Sie anhängen möchten. Klicken Sie auf die Ellipsis (…) neben dem Dokument und wählen Sie dann "einen Link senden". Dadurch wird Ihr E -Mail -Client mit einem Link zu der Datei gestartet, die bereits im Körper der E -Mail enthalten ist.

Wenn Sie die Datei selbst anstelle eines Links anhängen möchten, klicken Sie auf die Ellipsis (…) neben dem Dokument und wählen Sie "eine Kopie herunterladen". Dadurch wird die Datei auf Ihren Computer heruntergeladen. Sie können die Datei dann an Ihre E -Mail anhängen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Größe des Anhangs bei Bedarf anpassen, um sie erfolgreich zu senden.

Gibt es Sicherheitsrisiken, die mit dem Anhängen von Dateien von SharePoint an E -Mail verbunden sind?

Ja, das Anhängen von Dateien von SharePoint an E -Mails sind Sicherheitsrisiken zugeordnet. Abhängig vom Dateityp kann die Datei sensible Daten enthalten, die möglicherweise aufgezeigt werden, wenn sie nicht ordnungsgemäß gesichert ist. Darüber hinaus ist es wichtig sicherzustellen, dass die Datei von nicht autorisierten Benutzern nicht geöffnet oder bearbeitet wird.

Um das Risiko von Sicherheitsverletzungen zu minimieren, ist es wichtig, sichere Dateiübertragungsprotokolle zu verwenden und die Datei vor dem Senden zu verschlüsseln. Darüber hinaus sollten Benutzer in Betracht ziehen, einen Drittanbieter-Dateifreigabedienst zu verwenden, um sicherzustellen, dass die Datei sicher gespeichert und nicht autorisierten Benutzern ausgesetzt ist.

Was sind die Größengrößengrößen für Anhänge von SharePoint bis E -Mail?

Die Größengröße für Anhänge von SharePoint zu E -Mail hängt vom E -Mail -Anbieter und der Art des Anhangs ab. Im Allgemeinen haben die meisten Anbieter eine maximale Bindungsgröße von 25 MB. Einige Anbieter haben jedoch möglicherweise höhere oder untere Grenzen. Darüber hinaus ist es wichtig zu beachten, dass einige Dateitypen, wie z. B. Bilder und Videos, zusätzliche Größenbeschränkungen haben können.

Es ist auch wichtig, die Größe des Anhangs beim Senden großer Dateien zu berücksichtigen. Wenn die Datei zu groß ist, wird sie möglicherweise nicht erfolgreich gesendet oder dauert möglicherweise lange herunter. Um eine erfolgreiche Lieferung zu gewährleisten, ist es am besten, die Datei vor dem Senden zu komprimieren oder in mehrere Anhänge zu unterteilen.

Das Schluss, das Anbringen von Dateien von SharePoint an E -Mail ist ein relativ einfacher Prozess. Mit Hilfe der SharePoint -App können Sie Dateien einfach von der Cloud auf Ihre E -Mail hochladen. Sie können auch die SharePoint -Website verwenden, um die Dateien aus der Cloud zu ziehen. Dieser Vorgang kann verwendet werden, um Dateien schnell und effizient an Ihre Kollegen oder andere Kontakte zu senden. Mit diesem Wissen können Sie SharePoint verwenden, um Dateien an Ihre E -Mails anzuhängen und sicherzustellen, dass Ihre wichtigen Dateien sicher gesendet werden.