Wie kann ich Dateien in SharePoint markieren?

Suchen Sie eine effiziente Möglichkeit, Ihre in SharePoint gespeicherten digitalen Dokumente zu organisieren und zu verwalten? Tagging -Dateien können einfach und effektiv sein, um organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass Ihre Dokumente leicht durchsuchbar und zugänglich sind. In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie Dateien in SharePoint markiert werden und wie Sie Ihre Dokumente besser verwalten können.

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Wie kann ich Dateien in SharePoint markieren?

SharePoint ist eine Online -Kollaborationsplattform, mit der Benutzer Dokumente und andere Inhalte speichern, teilen und verwalten können. Einer seiner wichtigsten Vorteile ist die Fähigkeit, einfach Dateien zu markieren, die sie durchsuchbar und einfacher zu verwalten können. In diesem Handbuch wird angezeigt, wie Dateien in SharePoint markiert werden.

Schritt 1: Zugriff auf die Tagging -Funktion

Um auf die Tagging -Funktion zuzugreifen, öffnen Sie die Datei in der SharePoint -Bibliothek und wählen Sie dann die Option "Bearbeiten" aus. Dadurch wird die Datei im Dokumenteditor geöffnet. Auf der rechten Seite finden Sie den Abschnitt „Tags & Notes“, mit dem Sie der Datei Tags hinzufügen können.

Schritt 2: Hinzufügen von Tags

Sobald Sie auf die Tagging -Funktion zugegriffen haben, können Sie der Datei Tags hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Tag hinzufügen" und geben Sie dann die Tags ein, die Sie hinzufügen möchten. Sie können derselben Datei mehrere Tags hinzufügen.

Schritt 3: Anzeigen von Taggedateien anzeigen

Sobald Sie einer Datei Tags hinzugefügt haben, können Sie problemlos alle Dateien anzeigen, die mit einem bestimmten Tag markiert wurden. Gehen Sie dazu in die Bibliotheksansicht und klicken Sie dann auf die Registerkarte "Tags". Anschließend sehen Sie eine Liste aller Tags, die in der Bibliothek verwendet wurden. Wenn Sie auf ein Tag klicken, wird eine Liste aller Dateien angezeigt, die mit diesem Tag markiert wurden.

Schritt 4: Entfernen von Tags

Wenn Sie ein Tag aus einer Datei entfernen möchten, öffnen Sie die Datei im Dokumenteditor und gehen Sie zu dem Abschnitt "Tags & Notes". Wählen Sie das Tag, das Sie entfernen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Entfernen“.

Schritt 5: Bearbeiten von Tags

Wenn Sie den Namen eines Tags ändern möchten, öffnen Sie die Datei im Dokumenteneditor und gehen Sie zu dem Abschnitt "Tags & Notes". Wählen Sie das Tag, das Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Bearbeiten“. Sie können dann den neuen Tag -Namen eingeben.

Schritt 6: Hinzufügen von Notizen

Mit SharePoint können Sie auch Notizen zu Dateien hinzufügen. Öffnen Sie dazu die Datei im Dokumenteditor und wenden Sie sich dann zum Abschnitt „Tags & Notes“. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Notiz hinzufügen" und geben Sie dann die Notiz ein, die Sie hinzufügen möchten.

Schritt 7: Notizen anzeigen

Sobald Sie einer Datei Notizen hinzugefügt haben, können Sie die Notizen einfach anzeigen, indem Sie die Datei im Dokumenteditor eröffnen und dann in den Abschnitt "Tags & Notes" gehen. Anschließend sehen Sie eine Liste aller Notizen, die der Datei hinzugefügt wurden.

Schritt 8: Bearbeiten von Notizen

Wenn Sie eine Notiz bearbeiten möchten, öffnen Sie die Datei im Dokumenteneditor und gehen Sie zu dem Abschnitt "Tags & Notes". Wählen Sie die Notiz aus, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Bearbeiten". Sie können dann die neue Notiz eingeben.

Schritt 9: Notizen löschen

Wenn Sie eine Notiz löschen möchten, öffnen Sie die Datei im Dokumenteditor und gehen Sie zu dem Abschnitt "Tags & Notes". Wählen Sie die Notiz aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Löschen".

Schritt 10: Veröffentlichung der Datei

Sobald Sie das Markieren und Hinzufügen von Notizen zur Datei fertiggestellt haben, müssen Sie die Datei veröffentlichen. Öffnen Sie dazu die Datei im Dokumenteditor und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Veröffentlichen“. Dadurch wird die Datei für alle Benutzer sichtbar, die Zugriff auf die Bibliothek haben.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Datei -Tag in SharePoint?

Ein Datei -Tag ist eine Art von Metadaten in SharePoint, die zu digitalen Inhalten hinzugefügt werden kann, z. B. Dokumente, Videos, Bilder und Audio. Datei -Tags werden verwendet, um den digitalen Inhalt in SharePoint zu kategorisieren und zu organisieren und es einfacher zu finden. Datei -Tags können direkt zu einer Datei hinzugefügt werden oder zu einer Bibliothek von Dateien hinzugefügt werden.

Datei -Tags können mit benutzerdefinierten Namen erstellt werden, wie z. B. „Projekt X“ oder „Marketingkampagne“. Administratoren können auch eine Liste vordefinierter Datei -Tags einrichten, damit Benutzer beim Markieren von Dateien voreingestellte Auswahlmöglichkeiten haben.

Was sind die Vorteile von Tagging -Dateien in SharePoint?

Das Markieren von Dateien in SharePoint erleichtert es einfacher, digitale Inhalte zu finden und zu organisieren. Es ermöglicht Benutzern, alle digitalen Inhalte in einer SharePoint -Bibliothek schnell zu suchen und zu filtern. Es erleichtert auch, ähnliche Dateien zu gruppieren, z. B. alle Dokumente im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt.

Die Verwendung von Tags hilft auch, die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen zu verbessern. Durch Tagging von Dateien mit Schlüsselwörtern oder Phrasen können Benutzer schnell feststellen, welche Dateien für ihr aktuelles Projekt oder ihre Aufgabe am relevantesten sind. Benutzer können auch erkennen, welche Dateien kürzlich von anderen Benutzern bearbeitet oder aktualisiert wurden, was es einfacher macht, Änderungen und Updates auf dem Laufenden zu halten.

Wie können Sie Dateien in SharePoint markieren?

Das Markieren von Dateien in SharePoint ist ein einfacher Prozess. Öffnen Sie zunächst die SharePoint -Bibliothek und wählen Sie die Datei aus, die Sie markieren möchten. Wählen Sie in den Eigenschaften der Datei das Feld "Tags" aus und geben Sie das gewünschte Schlüsselwort oder die gewünschte Phrase ein. Sie können auch aus einer Liste vordefinierter Tags auswählen, wenn Ihr Administrator sie eingerichtet hat.

Sie können auch Tags hinzufügen, wenn Sie eine Datei in eine SharePoint -Bibliothek hochladen. Geben Sie bei der Auswahl einer Datei zum Hochladen die gewünschten Tags in das Feld "Tags" ein. Dadurch sparen Sie Zeit und erleichtern Sie, die Datei in der Bibliothek zu organisieren.

Was ist der Unterschied zwischen dem Markieren von Dateien und dem Hinzufügen von Etiketten in SharePoint?

Der Hauptunterschied zwischen Tagging -Dateien und dem Hinzufügen von Etiketten in SharePoint ist die Art und Weise, wie sie verwendet werden. Datei -Tags werden verwendet, um digitale Inhalte in einer SharePoint -Bibliothek zu organisieren, während Etiketten zum Organisieren ganzer Bibliotheken oder Websites verwendet werden.

Datei -Tags werden zu einzelnen Dateien oder Dokumenten hinzugefügt, während die Etiketten zur Bibliothek oder der Website selbst hinzugefügt werden. Etiketten können auch verwendet werden, um den Zugriff auf Inhalte zu steuern, während Datei -Tags dies nicht können. Etiketten können auch zur Kategorisierung von Inhalten verwendet werden, während Datei -Tags dies nicht können.

Können einer einzelnen Datei in SharePoint mehrere Tags hinzugefügt werden?

Ja, mehrere Tags können einer einzelnen Datei in SharePoint hinzugefügt werden. Geben Sie beim Markieren einer Datei die gewünschten Tags in das Feld „Tags“ ein, das durch Kommas getrennt ist. Sie können auch aus einer Liste vordefinierter Tags auswählen, wenn Ihr Administrator sie eingerichtet hat.

Sie können auch mehrere Tags hinzufügen, wenn Sie eine Datei in eine SharePoint -Bibliothek hochladen. Geben Sie bei der Auswahl einer Datei zum Hochladen die gewünschten Tags in das Feld „Tags“ ein, das durch Kommas getrennt ist. Dadurch sparen Sie Zeit und erleichtern Sie, die Datei in der Bibliothek zu organisieren.

SharePoint So erstellen Sie Tag für Dokumente

Das Markieren von Dateien in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, um Ihre Dokumente organisiert und leicht zugänglich zu halten. Mit der Möglichkeit, Dateien mit Metadaten zu markieren, können Sie schnell Dokumente finden, die für ein bestimmtes Thema, ein bestimmtes Benutzer oder ein bestimmtes Projekt relevant sind. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, um Dateien richtig zu markieren, können Sie sich viel Zeit und Frustration sparen, wenn Sie versuchen, eine Datei oder Dokumente zu finden. Mit SharePoint verfügen Sie über die Tools, die erforderlich sind, um Organisation und Effizienz in Ihr digitales Einreichungssystem zu bringen.