Wie kann ich den Zugriff auf SharePoint -Ordner einschränken?
Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihre vertraulichen Daten sicher und sicher zu halten, sind Sie am richtigen Ort gekommen. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie der Zugriff auf einen SharePoint -Ordner einschränkt, damit nur autorisierte Mitarbeiter auf die vertraulichen Informationen zugreifen können. Wir werden die verschiedenen Methoden zur Einschränkung der Zugang sowie die potenziellen Vorteile davon abdecken. Wenn Sie also Ihre SharePoint -Informationen schützen möchten, lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Um den Zugriff auf einen SharePoint -Ordner einzuschränken, müssen Sie eine Berechtigungsstufe erstellen und Benutzern oder SharePoint -Gruppen zuweisen. Gehen Sie zunächst in den Ordner, den Sie sichern möchten, und wählen Sie die Schaltfläche „Einstellungen“ in der oberen rechten Ecke. Wählen Sie "Berechtigungen für diesen Ordner" aus und klicken Sie auf "Beenden Sie die Erben von Berechtigungen". Klicken Sie anschließend auf "Gruppe erstellen", nennen Sie die Gruppe und fügen Sie die Benutzer hinzu, die Zugriff haben sollten. Wählen Sie schließlich die Berechtigungsstufe aus, die Sie der Gruppe zuweisen möchten, und speichern Sie Ihre Änderungen.
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Wie kann ich den Zugriff auf SharePoint -Ordner einschränken?
SharePoint -Ordner bieten eine sichere, flexible und bequeme Möglichkeit, Dokumente und andere Inhalte zu speichern, zu organisieren und zu teilen. Es ermöglicht Benutzern, einfach zu steuern, wer Zugriff auf welchen Ordner und den Inhalt darin hat. In diesem Artikel werden die Schritte erörtert, um den Zugriff auf einen SharePoint -Ordner erfolgreich einzuschränken.
Verstehen, wie SharePoint -Ordnerzugriff funktioniert
SharePoint -Ordner haben ihre eigenen Berechtigungen, die steuern, wer auf den Ordner zugreifen kann und was sie damit machen können. Diese Berechtigungen werden vom Ordnerbesitzer festgelegt und können jederzeit geändert werden. Es ist wichtig zu verstehen, wie diese Berechtigungen funktionieren, bevor Sie versuchen, den Zugang zu einem SharePoint -Ordner zu beschränken.
Beim Festlegen von Berechtigungen für einen Ordner wählt der Eigentümer aus drei Zugriffsebenen aus: Lesen, Beitrag und Vollsteuerung. Mit schreibgeschützten Berechtigungen können Benutzer den Inhalt des Ordners anzeigen, jedoch keine Änderungen vornehmen. Mitwirkenden dürfen Inhalte im Ordner erstellen und bearbeiten, aber keine Elemente löschen. Durch die vollständige Steuerung können Benutzer Inhalte sowohl erstellen als auch löschen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung, um den Zugriff auf einen SharePoint-Ordner einzuschränken
Befolgen Sie diese Schritte, um den Zugriff auf einen SharePoint -Ordner erfolgreich einzuschränken:
Schritt 1: Öffnen Sie den Ordner.
Öffnen Sie den Ordner, auf den Sie den Zugriff einschränken möchten. Dies kann entweder über die SharePoint -Schnittstelle oder durch Verwendung einer URL erfolgen.
Schritt 2: Wählen Sie die Option "Zugriff verwalten".
Sobald Sie den Ordner geöffnet haben, wählen Sie die Option "Zugriff verwalten" in der Menüleiste. Dadurch wird die Seite "Berechtigungen des Ordners" geöffnet.
Schritt 3: Wählen Sie die Option "Zugriff einschränken".
Wählen Sie auf der Seite "Berechtigungen" die Option "Zugriff einschränken" aus. Dadurch wird ein Fenster mit mehreren Optionen geöffnet, um den Zugriff auf den Ordner einzuschränken.
Schritt 4: Wählen Sie die entsprechende Berechtigungsstufe.
Wählen Sie im Fenster die entsprechende Berechtigungsstufe für den Ordner aus. Dies kann entweder "nur lesen", "Mitwirkender" oder "vollständige Kontrolle" sein.
Schritt 5: Bestätigen Sie die Änderungen.
Nachdem Sie die gewünschte Berechtigungsstufe ausgewählt haben, bestätigen Sie die Änderungen. Dies beschränkt den Zugriff auf den Ordner auf alle, die nicht über die gewählte Berechtigungsstufe verfügen.
Schritt 6: Überprüfen Sie den Ordner.
Sobald Sie die Änderungen bestätigt haben, überprüfen Sie den Ordner, um sicherzustellen, dass die gewünschte Zugriffsebene angewendet wurde.
Tipps und Überlegungen
Bei der Einschränkung des Zugriffs auf einen SharePoint -Ordner gibt es einige Dinge zu beachten:
1. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Berechtigungsstufe haben.
Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Berechtigungsstufe für den Ordner haben. Wenn Sie die falsche auswählen, ist der Ordner möglicherweise nicht für die beabsichtigten Benutzer zugegriffen.
2. Erwägen Sie die Verwendung von Gruppen.
Sie können auch Gruppen verwenden, um den Zugriff auf den Ordner zu steuern. Dies kann durch die Auswahl der Option "Gruppen" im Fenster "Zugriff verwalten" ausgewählt werden.
3. Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen Zugang haben.
Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen Zugriff auf den Ordner haben. Wenn jemand keinen Zugriff benötigt, sollte er entfernt werden.
4. Überwachen Sie den Ordner regelmäßig.
Es ist wichtig, den Ordner regelmäßig zu überwachen, um sicherzustellen, dass das gewünschte Zugangsniveau beibehalten wird.
5. Aufzeichnungen über Änderungen.
Es ist auch wichtig, Aufzeichnungen über Änderungen bei den Berechtigungen des Ordners aufzubewahren. Dies erleichtert die Rückkehr auf die ursprünglichen Einstellungen bei Bedarf.
Abschluss
Die Einschränkung des Zugriffs auf einen SharePoint -Ordner ist ein einfacher Prozess, der in wenigen einfachen Schritten durchgeführt werden kann. Wenn Sie verstehen, wie die Berechtigungen funktionieren und die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie den Zugriff auf einen Ordner erfolgreich einschränken und sicherstellen, dass nur die richtigen Personen Zugang dazu haben.
Häufig gestellte Fragen
Was ist SharePoint -Ordner?
SharePoint Ordner ist ein Ordner auf einem Microsoft SharePoint -Server, mit dem Dokumente und andere Dateien mit anderen Benutzern gespeichert, organisiert und freigegeben werden. SharePoint -Ordner können mit einer Internetverbindung von jedem Gerät von jedem Gerät zugegriffen werden, sodass Benutzer an Projekten von jedem Ort aus zusammenarbeiten können.
Wie kann ich den Zugriff auf SharePoint -Ordner einschränken?
Der beste Weg, den Zugriff auf einen SharePoint -Ordner einzuschränken, besteht darin, Berechtigungen einzurichten. Berechtigungen ermöglichen es Ihnen, zu steuern, wer auf den Ordner zugreifen kann und welche Aktionen sie ergreifen können. Sie können Berechtigungen einrichten, indem Sie den Ordner auswählen, auf die Schaltfläche „Berechtigungen“ klicken und dann die Benutzer auswählen, die Zugriff auf den Ordner haben sollten. Sie können auch angeben, welche Art von Zugriff sie haben, z. B. "Lesen" oder "Bearbeiten".
Gibt es andere Möglichkeiten, den Zugriff auf SharePoint -Ordner einzuschränken?
Ja, es gibt andere Möglichkeiten, den Zugriff auf einen SharePoint -Ordner einzuschränken. Sie können auch Ansichten erstellen, um nur Dokumente anzuzeigen, die für bestimmte Benutzer relevant sind. Sie können auch Regeln erstellen, die verwendet werden können, um den Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Ordner auf der Grundlage von Kriterien wie der Abteilung des Benutzers oder dem Typ des Dokuments automatisch einzuschränken.
Was passiert, wenn ich jemandem Zugriff auf einen SharePoint -Ordner geben möchte?
Wenn Sie jemandem Zugriff auf einen SharePoint -Ordner gewähren möchten, können Sie dies tun, indem Sie ihm über die Schaltfläche „Berechtigungen“ zugreifen. Sie können den Benutzer auswählen, auf den Sie Zugriff gewähren möchten, und dann den Zugriffstyp auswählen, den sie haben sollten, z. B. „Lesen“ oder „Bearbeiten“. Sobald Sie ihnen Zugriff gewährt haben, können sie auf den Ordner und seinen Inhalt zugreifen.
Was passiert, wenn ich nicht mehr möchte, dass jemand Zugriff auf einen SharePoint -Ordner hat?
Wenn Sie nicht mehr möchten, dass jemand Zugriff auf einen SharePoint -Ordner hat, können Sie seinen Zugriff entfernen, indem Sie den Benutzer auswählen und auf die Schaltfläche „Entfernen“ klicken. Dies wird ihren Zugriff auf den Ordner und seinen Inhalt widerrufen. Sie können auch Regeln einrichten, um den Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Ordner automatisch zu entfernen, basierend auf den Kriterien wie der Benutzerabteilung oder dem Typ des Dokuments.
Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie Ihre SharePoint -Ordner einfach und effektiv vor unerwünschtem Zugriff schützen. Sie können den Zugriff auf den Ordner einschränken, indem Sie Berechtigungen festlegen, Benutzergruppen erstellen und nur mit den Personen teilen, die Sie zugreifen möchten. Darüber hinaus können Sie benutzerdefinierte Berechtigungen erstellen und die SharePoint -Sicherheitseinstellungen verwenden, um den Ordner weiter zu sichern. Mit diesen Techniken können Sie die Sicherheit Ihrer wichtigen Dokumente und die sichere Speicherung Ihrer vertraulichen Informationen sicherstellen.
