Wie sperle ein Dokument für die Bearbeitung in SharePoint?

Suchen Sie eine einfache und effektive Möglichkeit, ein Dokument für die Bearbeitung in SharePoint zu sperren? Du bist am richtigen Ort. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie ein Dokument für die Bearbeitung in SharePoint sperren, damit Sie unerwünschte Änderungen verhindern können. Wir bieten auch einige Tipps und Tricks, mit denen Sie die Funktion "Dokumentsperrung des SharePoint" optimal nutzen können. Also fangen wir an!

Sprache.

Wie sperle ein Dokument für die Bearbeitung in SharePoint?

SharePoint ist ein leistungsstarkes Dokumentverwaltungssystem, mit dem Benutzer Dokumente speichern, organisieren und teilen können. Es dient auch als Plattform für Zusammenarbeit und Kommunikation. Eine der Merkmale von SharePoint ist die Fähigkeit, Dokumente zur Bearbeitung zu sperren. Wenn Sie ein Dokument sperren, werden andere Benutzer daran gehindert, Änderungen daran vorzunehmen, und stellt sicher, dass das Dokument in seinem aktuellen Zustand aufbewahrt wird.

Schritt 1: Greifen Sie auf die Dokumentbibliothek zu

Der erste Schritt, um ein Dokument für die Bearbeitung in SharePoint zu sperren, besteht darin, auf die Dokumentbibliothek zuzugreifen. Dies kann durch Anmeldung auf der SharePoint -Website und durch Navigation zur Dokumentbibliothek erfolgen. Abhängig von der Konfiguration der Dokumentenbibliothek kann es zu mehreren Ebenen von Ordnern und Unterordnern kommen, die navigiert werden müssen, um zu dem Dokument zu gelangen, das Sie sperren möchten.

Schritt 2: Wählen Sie das Dokument aus

Sobald Sie in die Dokumentbibliothek navigiert haben, können Sie das Dokument auswählen, das Sie sperren möchten. Dies kann durch Klicken auf den Namen des Dokuments erfolgen. Sobald das Dokument ausgewählt ist, wird eine Reihe von Optionen oben auf der Seite angezeigt.

Schritt 3: Sperren Sie das Dokument

Der nächste Schritt besteht darin, das Dokument zu sperren. Klicken Sie dazu auf die Option "Sperre" im Band. Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie einen Grund für die Sperren des Dokuments eingeben können. Sobald der Grund eingegeben wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche „Sperren“, um das Dokument zu sperren.

Schritt 4: Entsperren Sie das Dokument

Sobald das Dokument gesperrt ist, kann es nur vom Benutzer entsperrt werden, der es gesperrt hat. Um das Dokument zu entsperren, klicken Sie auf die Option "Entsperren" im Band. Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie den Grund für das Entsperren des Dokuments eingeben können. Sobald der Grund eingegeben wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche „Entsperren“, um das Dokument zu entsperren.

Schritt 5: Überprüfen Sie den Sperrstatus

Der letzte Schritt besteht darin, den Sperrstatus des Dokuments zu überprüfen. Klicken Sie dazu auf die Option "Info" im Band. Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem der Sperrstatus des Dokuments angezeigt wird. Der Sperrstatus wird entweder "gesperrt" oder "freigeschaltet" sein. Wenn das Dokument gesperrt ist, wird der Name des Benutzer, der es gesperrt hat, ebenfalls angezeigt.

Wichtige Überlegungen

Es ist wichtig zu beachten, dass andere Benutzer, wenn ein Dokument gesperrt ist, keine Änderungen am Dokument vornehmen können. Dies bedeutet, dass alle Änderungen, die am Dokument vorgenommen werden müssen, vom Benutzer vorgenommen werden müssen, der es gesperrt hat. Es ist auch wichtig zu beachten, dass das Schloss nach einer bestimmten Zeit abgelaufen ist. Sobald das Schloss abläuft, wird das Dokument entsperrt und alle vorgenommenen Änderungen gehen verloren.

Ändern der Sperreinstellungen

Die Sperreinstellungen für Dokumente in SharePoint können vom Site -Administrator geändert werden. Diese Einstellungen umfassen die Zeitdauer, die das Schloss anhält und wer Dokumente sperren darf. Diese Einstellungen können im Abschnitt "Site -Einstellungen" der SharePoint -Site geändert werden.

Abschluss

Das Sperrieren eines Dokuments in SharePoint ist eine nützliche Funktion, mit der sichergestellt werden kann, dass Dokumente in ihrem aktuellen Zustand bleiben und von anderen Benutzern nicht geändert werden. Es ist wichtig zu beachten, dass das Schloss nach einer bestimmten Zeit abgelaufen ist und dass Änderungen am Dokument nach Ablauf des Schlosses verloren gehen. Die Sperreinstellungen für Dokumente in SharePoint können vom Site -Administrator geändert werden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist ein von Microsoft entwickelter Cloud-basierter Dienst, der webbasierte Tools für Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung bietet. Es ermöglicht Unternehmen, Dokumente und andere Inhalte an einem sicheren, zentralisierten Ort zu speichern, zu teilen und zu verwalten. SharePoint kann verwendet werden, um Websites zu hosten, Dokumente und Listen zu verwalten und eine Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Benutzern bereitzustellen.

SharePoint bietet auch Funktionen wie Dokumentenversioning, Dokumentensicherheit und Zugriffskontrolle sowie Prüfung und Berichterstattung. Es kann verwendet werden, um Unternehmensdokumente zu speichern und zu teilen, den Teammitgliedern die Zusammenarbeit an Projekten und die Verwaltung von Projekten von Anfang bis Ende zu ermöglichen.

Wie sperle ein Dokument für die Bearbeitung in SharePoint?

Wenn Sie ein Dokument für die Bearbeitung in SharePoint sperrten, werden Berechtigungen im Dokument festgelegt. Die Berechtigungen können so festgelegt werden, dass nur bestimmte Benutzer das Dokument bearbeiten können. Dies erfolgt durch die Auswahl der Dokumentbibliothek und der Auswahl des Dokuments, das Sie sperren möchten. Wählen Sie dann die Option "Berechtigungen verwalten" aus dem Band aus. Von dort aus können Sie auswählen, wer Zugriff auf das Dokument hat und welche Art von Zugriff sie haben.

Sie können auch die Funktion „Checkout“ verwenden, um ein Dokument zum Bearbeiten zu sperren. Diese Funktion sperrt das Dokument so, dass nur der Benutzer, der das Dokument ausgecheckt hat, es bearbeiten kann. Das Dokument bleibt gesperrt, bis der Benutzer es wieder einprüft. Dadurch können Benutzer in einem Dokument arbeiten, ohne sich Sorgen zu machen, dass jemand anderes es in der Zwischenzeit bearbeitet.

Sollte ich ein Dokument zur Bearbeitung in SharePoint sperren?

Ob Sie ein Dokument für die Bearbeitung in SharePoint sperren sollten, hängt von der Art des Dokuments ab und wer muss darauf zugreifen. Wenn das Dokument von mehreren Benutzern bearbeitet werden muss, ist es am besten, Berechtigungen im Dokument festzulegen oder die Funktion „Checkout“ zu verwenden, damit nur ein Benutzer das Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt bearbeiten kann. Dadurch wird sichergestellt, dass das Dokument nicht gleichzeitig von mehreren Benutzern bearbeitet wird und dass Änderungen korrekt gespeichert werden.

Wenn das Dokument nur von einem Benutzer bearbeitet werden muss, ist es nicht erforderlich, das Dokument zu sperren. Der Benutzer kann das Dokument einfach ohne Einschränkungen bearbeiten. Wenn das Dokument jedoch wichtig ist oder sicher gehalten werden muss, ist es am besten, das Dokument für die Bearbeitung zu sperren. Dadurch wird sichergestellt, dass das Dokument von niemand anderem bearbeitet wird und dass die Änderungen korrekt gespeichert werden.

Kann ich ein Dokument freischalten, nachdem ich es für die Bearbeitung in SharePoint gesperrt habe?

Ja, Sie können ein Dokument entsperren, nachdem Sie es für die Bearbeitung in SharePoint gesperrt haben. Wenn Sie die Option "Berechtigungen verwalten" verwendet haben, um das Dokument zu sperren, können Sie einfach zur Dokumentbibliothek zurückkehren und das Dokument auswählen. Wählen Sie dann die Option "Berechtigungen verwalten" aus dem Band aus und entfernen Sie die Berechtigungen, die Sie für das Dokument festgelegt haben. Dadurch wird das Dokument freigeschaltet und es allen Benutzern ermöglicht, es zu bearbeiten.

Wenn Sie die Funktion "Checkout" verwendet haben, um das Dokument zu sperren, können Sie das Dokument entsperren, indem Sie die Option "Check -In" aus dem Band auswählen. Dadurch wird das Dokument freigeschaltet und es allen Benutzern ermöglicht, es zu bearbeiten. Es ist wichtig zu beachten, dass Änderungen am Dokument während der Sperrung erst dann gespeichert werden, wenn das Dokument eingecheckt wird.

Was passiert, wenn ich das Dokument verliere, nachdem ich es für die Bearbeitung in SharePoint gesperrt habe?

Wenn Sie das Dokument verlieren, nachdem Sie es für die Bearbeitung in SharePoint gesperrt haben, können Sie das Dokument trotzdem wiederherstellen. Wenn Sie die Option "Berechtigungen verwalten" verwendet haben, um das Dokument zu sperren, können Sie einfach zur Dokumentbibliothek zurückkehren und das Dokument auswählen. Wählen Sie dann die Option "Berechtigungen verwalten" aus dem Band aus und entfernen Sie die Berechtigungen, die Sie für das Dokument festgelegt haben. Dadurch wird das Dokument freigeschaltet und es allen Benutzern ermöglicht, es zu bearbeiten.

Wenn Sie die Funktion "Checkout" verwendet haben, um das Dokument zu sperren, können Sie das Dokument weiterhin wiederherstellen, indem Sie die Option "Check -In" aus dem Band auswählen. Dadurch wird das Dokument freigeschaltet und es allen Benutzern ermöglicht, es zu bearbeiten. Es ist wichtig zu beachten, dass Änderungen am Dokument während der Sperrung erst dann gespeichert werden, wenn das Dokument eingecheckt wird.

Zusammenfassend ist es ein einfacher Prozess, ein Dokument zur Bearbeitung in SharePoint zu sperren, der in wenigen Schritten abgeschlossen werden kann. Mit dem intuitiven Design von SharePoint wird die Fähigkeit, den Zugang zu Dokumenten zu schützen und zu steuern, einfach. Nachdem Sie wissen, wie Sie ein Dokument für die Bearbeitung in SharePoint verkleinern können, können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente vertraulich und sicher bleiben.