Wie standardisieren Sie Listen in SharePoint?

Das Erstellen und Organisieren von Listen in SharePoint kann eine zeitaufwändige und mühsame Aufgabe sein, insbesondere wenn Sie sich mit mehreren Listen befassen. Glücklicherweise bietet SharePoint eine Reihe von Tools, mit denen Sie Ihre Listen standardisieren können, sodass Sie Zeit und Mühe sparen können, wenn es um das Erstellen und Verwalten Ihrer Daten geht. In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie Sie Listen in SharePoint standardisieren, damit Sie die Plattform optimal nutzen und Ihren Workflow optimieren können.

Wie standardisieren Sie Listen in SharePoint?

SharePoint -Listen bieten eine schnelle und einfache Möglichkeit, Informationen zu speichern, zu organisieren und auszutauschen. Die Standardisierung von Listen in SharePoint kann dazu beitragen, dass die Daten korrekt strukturiert werden und dass Benutzer die Informationen schnell und einfach finden können. Dieser Artikel bietet einen Überblick über die Standardisierung von Listen in SharePoint.

Erstellen und Verwalten von SharePoint -Listen

SharePoint-Listen werden in der Registerkarte Listen in der linken Navigationsleiste erstellt und verwaltet. Um eine Liste zu erstellen, wählen Sie die Schaltfläche "Neu" und geben Sie einen Titel und eine Beschreibung ein. Die Liste kann dann mit Spalten bevölkert werden, die im Wesentlichen Informationsfelder sind.

Um sicherzustellen, dass die Daten korrekt organisiert sind, ist es wichtig, Spalten aussagekräftige Namen zu geben und den entsprechenden Datentyp auszuwählen. Wenn die Spalte beispielsweise ein Datum ist, sollte der Datentyp "Datum und Uhrzeit" sein. Darüber hinaus können Benutzer sich dafür entscheiden, bestimmte Felder obligatorisch zu machen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Elemente in der Liste die angegebenen Informationen enthalten.

Verwaltungslisteneinstellungen

Listeneinstellungen können zugegriffen werden, indem Sie in der Listenansicht auf das Menüelement "Einstellungen" klicken. Hier können Benutzer eine Reihe von Optionen konfigurieren, einschließlich der Standardansicht für die Liste und die Listenberechtigungen. Es ist auch möglich, die Versionierung zu aktivieren, sodass Benutzer Änderungen für die Auflistung von Elementen beibehalten können.

Inhaltstypen aktivieren

Inhaltstypen sind eine leistungsstarke Möglichkeit, verschiedene Arten von Listenelementen zu organisieren. Wenn die Liste beispielsweise für Mitarbeiter bestimmt ist, kann es für jeden Mitarbeitertyp (z. B. Vollzeit, Teilzeit, Auftragnehmer) einen Inhaltstyp geben. Das Aktivieren von Inhaltstypen erleichtert die Suche und Filterlistenelemente.

Inhaltstypen können aktiviert werden, indem Sie in den Abschnitt "Inhaltstypen" der Seite "Listeneinstellungen" navigieren. Hier können Benutzer Inhaltstypen erstellen und verwalten und jedem Typ Spalten zuweisen.

Hinzufügen von Ansichten

Mit Ansichten können Benutzer Elemente schnell filtern und sortieren. Um eine Ansicht zu erstellen, klicken Sie auf der Seite "Listenansicht erstellen" auf die Schaltfläche "Ansicht" auf der Seite "Listenansicht". Hier können Benutzer die Spalten angeben, die in die Ansicht sowie alle Filter-, Sortier- oder Gruppierungsoptionen enthalten sein sollten.

Verwenden der bedingten Formatierung

Mit der bedingten Formatierung können Benutzer wichtige Elemente in einer Liste schnell identifizieren. Beispielsweise könnte ein Listenelement hervorgehoben werden, wenn es überfällig ist oder ob es einem bestimmten Benutzer zugewiesen ist. Um eine bedingte Formatierung zu aktivieren, wenden Sie sich auf die Abschnitt „Bedingte Formatierung“ auf der Seite "Listenansicht". Hier können Benutzer die Bedingungen angeben, die die Formatierung auslösen.

Verwenden von Regeln und Warnungen

Regeln und Warnungen können verwendet werden, um Benutzer zu benachrichtigen, wenn bestimmte Listenelemente hinzugefügt, aktualisiert oder gelöscht wurden. Um Regeln und Warnungen zu aktivieren, gehen Sie zum Abschnitt "Warnungen" der Listenansichtsseite. Hier können Benutzer angeben, welche Ereignisse eine Warnung auslösen sollten und wer die Warnung erhalten sollte.

Verwenden berechneter Spalten

Berechnete Spalten ermöglichen es Benutzern, Berechnungen für Listenelemente durchzuführen. Beispielsweise könnte eine berechnete Spalte verwendet werden, um den Gesamtwert eines Listenelements basierend auf den Werten anderer Spalten zu berechnen. Berechnete Spalten können erstellt werden, indem beim Erstellen einer Spalte die Option "Berechnen" ausgewählt wird.

Verwenden der Metadatennavigation

Mit der Metadaten -Navigation können Benutzer die Elemente basierend auf Metadaten schnell filtern und sortieren. Um die Metadatennavigation zu aktivieren, gehen Sie auf der Seite "Metadaten -Navigation" auf der Seite "List Ansicht". Hier können Benutzer auswählen, welche Spalten im Navigationsbaum aufgenommen werden sollen.

Verwenden von Stromflüssen Automatisieren

Durch die Automatisierung von Strömen können Benutzer manuelle Prozesse im Zusammenhang mit SharePoint -Listen automatisieren. Beispielsweise kann ein Fluss verwendet werden, um eine E -Mail -Benachrichtigung zu senden, wenn ein Listenelement hinzugefügt oder aktualisiert wird. Klicken Sie auf der Seite Listansicht auf die Schaltfläche "Fluss erstellen" auf die Schaltfläche "Fluss erstellen".

Verwenden von SharePoint Designer -Workflows

Mit SharePoint Designer -Workflows können Benutzer automatisierte Workflows im Zusammenhang mit SharePoint -Listen erstellen. Beispielsweise kann ein Workflow verwendet werden, um Benutzern Aufgaben zuzuweisen oder eine E -Mail -Benachrichtigung zu senden, wenn ein Listenelement hinzugefügt oder aktualisiert wird. Um einen Workflow zu erstellen, klicken Sie auf der Schaltfläche "Workflow erstellen" auf der Seite "Listenansicht".

Nutzung von Business Connectivity Services

Mit BCS (Business Connectivity Services) können Benutzer SharePoint -Listen mit externen Datenquellen verbinden. Beispielsweise könnte eine Liste mit einer externen Datenbank oder einem Webdienst verbunden werden. Um eine Liste mit einer externen Datenquelle zu verbinden, klicken Sie auf der Schaltfläche "Verbindung zur externen Datenquelle herstellen" auf der Seite "Listenansicht".

Mit PowerApps

PowerApps sind leistungsstarke Tools, mit denen Benutzer benutzerdefinierte Apps erstellen können, die mit SharePoint -Listen interagieren. Beispielsweise könnte ein PowerApp verwendet werden, um ein benutzerdefiniertes Formular zum Sammeln von Daten von Benutzern zu erstellen. Klicken Sie zum Erstellen eines PowerApp auf die Schaltfläche "PowerApp erstellen" auf der Seite "Listenansicht".

Verwandte FAQ

Was ist Listenstandardisierung in SharePoint?

List Standardisierung in SharePoint ist ein Prozess des Organisierens und Erstellens konsistenter Felder und Ansichten in mehreren Listen. Dieser Prozess hilft sicherzustellen, dass alle Informationen über mehrere Listen auf die gleiche Weise gespeichert werden, was die Suche und den Zugriff auf Daten erleichtert. Der Standardisierungsprozess beinhaltet die Benennung von Konventionen, Standardansichten und Spalteneinstellungen.

Die Standardisierung von Listen in SharePoint hilft auch bei der Automatisierung von Prozessen und zur Verbesserung der Effizienz. Die standardisierten Felder können verwendet werden, um Beziehungen zwischen Listen zu erstellen, sodass Daten auf sinnvolle Weise angezeigt und gefiltert werden können. Die standardisierten Felder, Ansichten und Einstellungen können auch verwendet werden, um automatisierte Prozesse wie Workflow zu erstellen, um die Effizienz weiter zu verbessern.

Wie standardisieren Sie Listen in SharePoint?

Die Standardisierung von Listen in SharePoint umfasst die Definition der Listenstruktur, die Benennung von Konventionen und Feldeinstellungen. Der erste Schritt besteht darin, die Listenstruktur zu definieren, die den Listennamen, die Listenspalten und die Standardansichten enthält. Jede Liste sollte einen eindeutigen Namen haben, und die Spalten sollten über alle Listen konsistent benannt werden. Die Ansichten sollten auch konsistent eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass alle Benutzer Zugriff auf dieselben Informationen haben.

Sobald die Listenstruktur definiert ist, müssen die Feldeinstellungen konfiguriert werden. Die Standardfeldeinstellungen enthalten Datentypen, Standardwerte und Validierungsregeln. Das Konfigurieren der Feldeinstellungen hilft sicherzustellen, dass alle Daten konsistent eingegeben werden, wodurch die Dateneingabe vereinfacht und die Datenqualität verbessert wird. Es ist auch wichtig, die Berechtigungen zu konfigurieren, um sicherzustellen, dass nur die erforderlichen Benutzer Zugriff auf die Listeninformationen haben.

Was sind die Vorteile der Standardisierung von Listen in SharePoint?

Die Standardisierung von Listen in SharePoint trägt zur Verbesserung der Datenqualität sowie zur Verbesserung der Effizienz der Dateneingabe bei. Die Standardisierung der Felder und Ansichten hilft sicherzustellen, dass alle Daten konsistent eingegeben werden, was den Dateneingabeprozess vereinfacht und Fehler verringert.

Die Standardisierung von Listen hilft auch bei der Verbesserung der Datenzugrunde. Die standardisierten Felder und Ansichten ermöglichen es den Benutzern, Daten problemlos zu suchen und zu filtern sowie Beziehungen zwischen Listen zu erstellen. Dies erleichtert das Finden und Zugriff auf die erforderlichen Informationen und verbessert die Effizienz. Automatisierte Prozesse wie Workflow können ebenfalls erstellt werden, um die Effizienz weiter zu verbessern.

Was sind die Schritte, um Listen in SharePoint zu standardisieren?

Bei dem Prozess der Standardisierungslisten in SharePoint werden die Listenstruktur, die Benennung von Konventionen und die Feldeinstellungen definiert. Der erste Schritt besteht darin, die Listenstruktur zu definieren, die den Listennamen, die Listenspalten und die Standardansichten enthält. Jede Liste sollte einen eindeutigen Namen haben, und die Spalten sollten über alle Listen konsistent benannt werden. Die Ansichten sollten auch konsistent eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass alle Benutzer Zugriff auf dieselben Informationen haben.

Sobald die Listenstruktur definiert ist, müssen die Feldeinstellungen konfiguriert werden. Die Standardfeldeinstellungen enthalten Datentypen, Standardwerte und Validierungsregeln. Das Konfigurieren der Feldeinstellungen hilft sicherzustellen, dass alle Daten konsistent eingegeben werden, wodurch die Dateneingabe vereinfacht und die Datenqualität verbessert wird. Es ist auch wichtig, die Berechtigungen zu konfigurieren, um sicherzustellen, dass nur die erforderlichen Benutzer Zugriff auf die Listeninformationen haben.

Was ist der Unterschied zwischen Standardisierungslisten und dem Erstellen von Beziehungen?

Die Standardisierung von Listen in SharePoint ist ein Prozess des Organisierens und Erstellens konsistenter Felder und Ansichten in mehreren Listen. Dieser Prozess hilft sicherzustellen, dass alle Informationen über mehrere Listen auf die gleiche Weise gespeichert werden, was die Suche und den Zugriff auf Daten erleichtert. Der Standardisierungsprozess beinhaltet die Benennung von Konventionen, Standardansichten und Spalteneinstellungen.

Durch das Erstellen von Beziehungen zwischen Listen werden verwandte Elemente in verschiedenen Listen verknüpft. Auf diese Weise können Daten auf sinnvolle Weise angezeigt und filtriert werden, wodurch die Zugänglichkeit der Daten verbessert wird. Beziehungen können auch verwendet werden, um automatisierte Prozesse wie Workflow zu erstellen, um die Effizienz weiter zu verbessern. Die Beziehungen werden mit den standardisierten Feldern und Ansichten erstellt, um sicherzustellen, dass alle Benutzer Zugriff auf dieselben Informationen haben.

Was sind die besten Praktiken für die Standardisierung von Listen in SharePoint?

Zu den Best Practices für die Standardisierung von Listen in SharePoint gehören die Definition der Listenstruktur, die Benennung von Konventionen und die Feldeinstellungen. Jede Liste sollte einen eindeutigen Namen haben, und die Spalten sollten über alle Listen konsistent benannt werden. Die Ansichten sollten auch konsistent eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass alle Benutzer Zugriff auf dieselben Informationen haben.

Die Feldeinstellungen sollten ebenfalls konsistent konfiguriert werden. Dies umfasst Datentypen, Standardwerte und Validierungsregeln. Das Konfigurieren der Feldeinstellungen hilft sicherzustellen, dass alle Daten konsistent eingegeben werden, wodurch die Dateneingabe vereinfacht und die Datenqualität verbessert wird. Es ist auch wichtig, die Berechtigungen zu konfigurieren, um sicherzustellen, dass nur die erforderlichen Benutzer Zugriff auf die Listeninformationen haben. Schließlich sollten regelmäßige Überprüfungen der Listen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle Listen auf dem neuesten Stand und konsistent sind.

Zusammenfassend ist die Standardisierung von Listen in SharePoint von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft. Mit der richtigen Schulung und Kenntnis der Plattform können Sie einfach organisierte und aktuelle Listen erstellen, verwalten und verwalten. Dies hilft Ihnen nicht nur, Zeit und Energie zu sparen, sondern auch Ihren gesamten Workflow und Ihre Produktivität verbessern.