Wie teile ich Dateien von SharePoint aus?

Das Teilen von Dateien mit Kollegen, Teammitgliedern und anderen externen Stakeholdern ist für die Zusammenarbeit miteinander. SharePoint ist eine großartige Plattform, um Dokumente zu speichern und zu teilen. Wenn Sie jedoch nicht damit vertraut sind, kann es schwierig sein zu lernen, wie man sie effektiv einsetzt. Dieser Artikel bietet Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Freigeben von Dateien von SharePoint, sodass Sie schnell und effizient zusammenarbeiten können.

Wie teile ich Dateien von SharePoint aus?

SharePoint ist eine Online -Plattform für Speicher- und Zusammenarbeit mit Online -Dokumenten von Microsoft. Es ermöglicht Benutzern, in Echtzeit Dokumente, Tabellenkalkulationen und andere Dateien zu teilen, zu speichern und zusammenzuarbeiten. Mit SharePoint können Benutzer Dateien problemlos mit anderen Benutzern und Gruppen freigeben und steuern, wer Zugriff auf die Dateien hat. So können Sie Dateien von SharePoint freigeben.

Schritt 1: Melden Sie sich bei SharePoint an

Der erste Schritt bei der Freigabe von Dateien von SharePoint besteht darin, sich an der SharePoint -Site anzumelden. Sie können sich über Ihr vorhandenes Microsoft -Konto anmelden oder eine neue erstellen. Sobald Sie sich angemeldet haben, können Sie die Dateien und Dokumente in der SharePoint -Bibliothek anzeigen.

Schritt 2: Wählen Sie die Datei zum Freigeben aus

Sobald Sie bei SharePoint angemeldet sind, können Sie die Datei oder das Dokument auswählen, die Sie teilen möchten. Um die Datei auszuwählen, klicken Sie einfach in der Bibliothek darauf. Sie können auch die Suchleiste verwenden, um bestimmte Dateien oder Dokumente zu finden. Sobald Sie die Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Freigabe.

Schritt 3: Berechtigungen festlegen

Wenn Sie auf die Schaltfläche Freigabe klicken, wird ein neues Fenster mit einer Liste von Optionen geöffnet. Hier können Sie auswählen, mit wem Sie die Datei teilen möchten, und Sie können auch die Zugriffsgrenze festlegen, die sie haben. Sie können beispielsweise jemandem "nur" Zugriff "" nur "anzeigen" geben, oder Sie können ihm vollständige Bearbeitungsberechtigungen geben. Sie können auch Ablaufdaten für die Datei festlegen und sogar ein Kennwort für die Datei festlegen.

Schritt 4: Passen Sie den Link an

Sobald Sie die Berechtigungen für die Datei festgelegt haben, können Sie den Link anpassen, den Sie mit anderen teilen. Sie können dem Link eine Nachricht hinzufügen und auch auswählen, ob der Link auslaufen sollte oder nicht. Sie können auch wählen, ob ein Passwort für den Link erforderlich ist oder nicht.

Schritt 5: Senden Sie den Link

Sobald Sie den Link angepasst haben, können Sie den Link jetzt an die Personen senden, mit denen Sie die Datei teilen möchten. Sie können den Link per E -Mail senden oder den Link in ein Chat -Fenster kopieren und einfügen. Sie können den Link auch in sozialen Medien oder anderen Websites veröffentlichen.

Schritt 6: Aktivität verfolgen

Sobald Sie den Link gesendet haben, können Sie Aktivitäten rund um den Link verfolgen. SharePoint verfolgt, wer auf den Link geklickt hat, wenn sie darauf geklickt haben und wie oft sie auf die Datei zugegriffen haben. Dies hilft Ihnen, besser zu verstehen, wer die Datei verwendet und wie oft sie sie verwenden.

Schritt 7: Berechtigungen verwalten

Sobald Sie den Link gesendet haben, können Sie auch die Berechtigungen für die Datei verwalten. Sie können die Zugriffsstufe für jede Person, die Zugriff auf die Datei hat, ändern und Personen auch Personen aus der Liste der Personen hinzufügen oder entfernen, die Zugriff auf die Datei haben.

Schritt 8: Aktualisieren Sie die Datei

Wenn Sie die Datei aktualisieren oder Änderungen daran vornehmen müssen, können Sie dies aus der SharePoint -Bibliothek tun. Sie können Änderungen an der Datei vornehmen und dann die aktualisierte Version mit demselben Link freigeben. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder, der den Link hat, auf die aktuellste Version der Datei zugreifen wird.

Schritt 9: Löschen Sie die Datei

Wenn Sie die Datei nicht mehr freigeben müssen, können Sie sie aus der SharePoint -Bibliothek löschen. Dadurch wird sichergestellt, dass niemand sonst auf die Datei zugreifen kann. Sie können den Link auch selbst löschen, wodurch jeder, der den Link hat, nicht auf die Datei zugreifen kann.

Schritt 10: Archivieren Sie die Datei

Schließlich können Sie die Datei in der SharePoint -Bibliothek archivieren. Auf diese Weise können Sie eine Kopie der Datei aufbewahren, aber sie ist für niemanden sichtbar, der den Link hat. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Dateien zu speichern, die Sie nicht mehr teilen müssen, die Sie jedoch möglicherweise in Zukunft zugreifen müssen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine Cloud-basierte Webplattform von Microsoft, die Unternehmen und Organisationen eine sichere Möglichkeit bietet, Informationen zu speichern, zu teilen und zu verwalten. Es ist ein leistungsstarkes Tool für die Zusammenarbeit, das Intranet-, Extranet- und Content -Management -Funktionen kombiniert. SharePoint kann verwendet werden, um Dokumente, Bilder, Videos und andere Dateien zu speichern, zu organisieren und zu teilen. Es bietet auch Zugriff auf eine Vielzahl von Tools wie Workflow -Automatisierung, Business Intelligence, Enterprise -Suche und Inhaltsverwaltung von Unternehmen.

Wie teile ich Dateien von SharePoint aus?

Das Teilen von Dateien von SharePoint ist einfach. Sie können Benutzer einladen, Dokumente anzuzeigen und zu bearbeiten, Ordner freizugeben und Dokumente im Web zu veröffentlichen. Sie können auch Dokumente mit externen Benutzern freigeben, indem Sie einen externen Zugriff einrichten und einzelne Benutzerberechtigungen einrichten. Sie können auch Dokumente per E -Mail oder mit der SharePoint Mobile App weitergeben. Um eine Datei freizugeben, wählen Sie sie in der SharePoint -Bibliothek aus, klicken Sie auf die Schaltfläche „Freigabe“ und fügen Sie den Benutzer oder die Benutzer zu den Berechtigungen hinzu.

Was sind die Vorteile der Verwendung von SharePoint?

SharePoint bietet Unternehmen und Organisationen eine breite Palette von Vorteilen. Es bietet eine sichere, Cloud-basierte Plattform zum Speichern, Teilen und Verwalten von Informationen. Es bietet auch eine breite Palette von Tools für die Zusammenarbeit, wie z. B. Workflow -Automatisierung, Business Intelligence, Enterprise -Suche und Inhaltsmanagement für Unternehmen. Es ist auch einfach zu bedienen und kann auf mehreren Geräten verwendet werden.

Gibt es Sicherheitsrisiken, die mit SharePoint verbunden sind?

Ja, mit SharePoint sind Sicherheitsrisiken verbunden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, um Dokumente zuzugreifen und zu bearbeiten, und dass alle Dokumente sicher gespeichert werden. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass alle Benutzer über aktuelle Sicherheitssoftware verfügen und dass alle Daten regelmäßig gesichert werden.

Kann SharePoint zum Speichern großer Dateien verwendet werden?

Ja, SharePoint kann verwendet werden, um große Dateien zu speichern. SharePoint bietet eine Reihe von Optionen zum Speichern von Dateien, einschließlich Dateifreigabe, Dokumentbibliotheken und Speicherlösungen von Drittanbietern. SharePoint verfügt über eine 2 -GB -Dateigrößengröße für Dateien, die in Dokumentbibliotheken gespeichert sind, und eine 10 -GB -Dateigröße für Dateien, die in der Dateifreigabe gespeichert sind. Sie können auch Speicherlösungen von Drittanbietern wie OneDrive für Business und Google Drive verwenden, um größere Dateien zu speichern.

Das Teilen von Dateien von SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass jeder im Team Zugriff auf dieselben Informationen hat. Es handelt sich um eine sichere Plattform für die Dateifreigabe und ermöglicht die effiziente Verwaltung großer Datenmengen. Mit den Tools und Funktionen von SharePoint können Benutzer einfach ihre Dateien von jedem Gerät, einschließlich mobiler Geräte, einfach freigeben und zugreifen. Mit seinen sicheren und zuverlässigen Funktionen ist SharePoint die ideale Plattform für die Freigabe und Zusammenarbeit bei der Datei.