Wie teile ich Dokumente in SharePoint Office 365?

Das Teilen von Dokumenten mit Kollegen und Mitarbeitern kann eine entmutigende Aufgabe sein. Wenn Sie Office 365 und SharePoint verwenden, kann dies noch schwieriger sein. Mit den richtigen Tools und Techniken können Sie jedoch Dokumente in SharePoint Office 365 einfach und sicher teilen. In diesem Artikel werden wir mit dem Einstieg mit den Teilen von Dokumenten in SharePoint Office 365 und den verschiedenen verfügbaren Freigaboptionen behandeln. Wir werden auch einige Best Practices besprechen, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente sicher und zugänglich sind. Wenn Sie also lernen möchten, wie Sie Dokumente in SharePoint Office 365 teilen, sind Sie am richtigen Ort!

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Wie teile ich Dokumente in SharePoint Office 365?

Das Teilen von Dokumenten in SharePoint Office 365 ist eine einfache Möglichkeit, mit Kollegen zusammenzuarbeiten und wichtige Dateien zu speichern. Damit können Benutzer Dokumente hochladen, speichern und freigeben sowie Berechtigungen und Benutzer zugreifen, die zu den Dokumenten zugreifen. Mit SharePoint können Sie Dokumente schnell und sicher mit anderen teilen und auch die Möglichkeit haben, Änderungen an den Dokumenten zu verfolgen. In diesem Artikel werden wir erklären, wie Dokumente in SharePoint Office 365 weitergegeben werden.

Erstellen einer Dokumentbibliothek

Der erste Schritt beim Teilen von Dokumenten in SharePoint Office 365 besteht darin, eine Dokumentbibliothek zu erstellen. Sie können dies tun, indem Sie auf die Registerkarte "Bibliotheken" im Menü der linken Navigation klicken und dann auf "Neu" klicken. Von dort aus können Sie die Art der Bibliothek auswählen, die Sie erstellen möchten. Sie können auch den Namen, die Beschreibung und andere Einstellungen der Bibliothek anpassen.

Hinzufügen von Dokumenten

Sobald Sie eine Dokumentbibliothek erstellt haben, können Sie Dokumente hinzuzufügen. Sie können dies tun, indem Sie auf die Registerkarte "Dokumente" im Menü der linken Navigation klicken und dann auf "Upload" klicken. Sie können dann die Dokumente auswählen, die Sie von Ihrem Computer hochladen möchten. Sie können auch Dokumente von Ihrem Computer direkt in die Dokumentbibliothek ziehen und fallen lassen.

Berechtigungen verwalten

Der nächste Schritt zum Teilen von Dokumenten in SharePoint Office 365 besteht darin, Berechtigungen zu verwalten. Sie können dies tun, indem Sie auf die Registerkarte "Berechtigungen" im linken Navigationsmenü klicken und dann auf "Berechtigungen verwalten" klicken. Sie können dann die Berechtigungen für jeden Benutzer oder jede Gruppe festlegen, die in der Lage sein sollten, auf die Dokumente zuzugreifen. Sie können auch Benutzer oder Gruppen zur Dokumentbibliothek hinzufügen.

Dokumente teilen

Sobald Sie die Berechtigungen eingerichtet haben, können Sie Dokumente teilen. Sie können dies tun, indem Sie auf die Schaltfläche „Freigabe“ in der oberen rechten Ecke der Seite klicken. Dadurch werden ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie die Benutzer und Gruppen auswählen können, die Zugriff auf die Dokumente haben sollten. Sie können auch verschiedene Arten von Berechtigungen für jeden Benutzer oder jede Gruppe festlegen.

Benachrichtigungen senden

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Benutzer wissen, wann neue Dokumente hinzugefügt wurden oder Änderungen vorgenommen wurden, können Sie auch Benachrichtigungen senden. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte "Benachrichtigungen" im Menü der linken Navigation und klicken Sie dann auf "Benachrichtigungen senden". Dadurch werden ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie die Benutzer und Gruppen eingeben können, die die Benachrichtigung erhalten sollten.

Dokumente anzeigen

Sobald Sie Dokumente geteilt haben, können Benutzer auf sie zugreifen, indem Sie im Menü "Dokumente" auf die Registerkarte "Dokumente" klicken. Dadurch wird eine Liste aller Dokumente in der Dokumentbibliothek angezeigt. Benutzer können dann auf eines der Dokumente klicken, um sie anzuzeigen.

Hinzufügen von Kommentaren und Tags

SharePoint bietet Benutzern auch die Möglichkeit, Dokumenten Kommentare und Tags hinzuzufügen. Um Kommentare hinzuzufügen, klicken Sie im Menü der linken Navigation auf die Registerkarte "Kommentare" und dann auf "Kommentar hinzufügen". Dadurch wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Benutzer ihren Kommentar eingeben können. Um Tags hinzuzufügen, klicken Sie im Menü der linken Navigation auf die Registerkarte "Tags" und dann auf "Tag hinzufügen". Dadurch wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Benutzer ihre Tags eingeben können.

Bearbeiten von Dokumenten

Wenn Benutzer Änderungen an einem Dokument vornehmen müssen, können sie dies tun, indem sie in der oberen rechten Ecke der Seite auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ klicken. Dadurch wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Benutzer die erforderlichen Änderungen vornehmen können.

Einchecken/Auschecken

SharePoint bietet den Benutzern auch die Möglichkeit, Dokumente zu überprüfen und zu überprüfen. Dies ist nützlich, wenn mehrere Benutzer an demselben Dokument arbeiten. Um ein Dokument einzuchecken, klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Seite auf die Schaltfläche „Check-in“. Dadurch speichert das Dokument und sperren es, damit keine anderen Benutzer Änderungen daran vornehmen können. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Seite auf die Schaltfläche "Schauen Sie sich" auf die Schaltfläche "Schauen Sie sich". Dadurch wird das Dokument gesperrt, damit keine anderen Benutzer Änderungen daran vornehmen können.

Versionsverlauf anzeigen

SharePoint bietet den Benutzern auch die Möglichkeit, den Versionsverlauf anzusehen. Dies ist nützlich, wenn Benutzer eine frühere Version eines Dokuments anzeigen müssen. Um den Versionsverlauf anzuzeigen, klicken Sie im Menü "Links" auf die Registerkarte "Versionsverlauf". Dadurch wird eine Liste aller Versionen des Dokuments angezeigt.

Wiederherstellung gelöschter Dokumente

Wenn ein Dokument gelöscht wurde, können Benutzer es wiederherstellen, indem sie im Menü "linke Navigation recyceln" klicken. Dadurch wird eine Liste aller gelöschten Dokumente angezeigt. Benutzer können dann auf eines der Dokumente klicken, um sie wiederherzustellen.

Verwaltung der Speicherquote

SharePoint bietet den Benutzern auch die Möglichkeit, ihre Speicherkompotierung zu verwalten. Dies ist nützlich, wenn Benutzer die Größe ihrer Dokumentenbibliothek verwalten müssen. Klicken Sie zum Verwalten von Speicherkontitamenten im Menü "links" auf die Registerkarte "Speicherquota". Dadurch wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Benutzer ihre Speicherkontingente einstellen können.

Verwandte FAQ

Was ist SharePoint?

SharePoint ist ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement- und Collaboration-Tool von Microsoft. Es ist Teil der Office 365-Produktsuite und ermöglicht es Benutzern, ihre Dokumente und andere Inhalte sicher zu speichern und zu teilen sowie in Echtzeit mit Kollegen zusammenzuarbeiten.

SharePoint ist so konzipiert, dass es intuitiv und benutzerfreundlich ist, so dass selbst diejenigen mit wenig bis gar keinem technischen Erfahrungen damit verwenden können, Dokumente zu teilen und zu verwalten. Es bietet auch leistungsstarke Such- und Analysefunktionen, sodass Benutzer schnell die benötigten Dokumente finden können.

Wie teile ich Dokumente in SharePoint Office 365?

Um Dokumente in SharePoint Office 365 zu teilen, müssen Sie zunächst die Dokumente auf die SharePoint -Website hochladen. Dies kann entweder durchgeführt werden, indem die Dokumente manuell hochgeladen oder eine Integration mit einer App von Drittanbietern verwendet werden.

Sobald die Dokumente hochgeladen sind, können Sie sie mit anderen teilen. Sie können dies tun, indem Sie einen Link an das Dokument senden oder Berechtigungen einrichten, damit nur bestimmte Personen Zugriff auf das Dokument haben. Sie können auch Gruppen erstellen, damit Dokumente mit größeren Gruppen von Personen geteilt werden können.

Was sind die Vorteile der Verwendung von SharePoint Office 365 für die Freigabe von Dokumenten?

SharePoint Office 365 bietet eine sichere Plattform zum Speichern und Teilen von Dokumenten. Dies bedeutet, dass Sie sicher sein können, dass Ihre Dokumente sicher und sicher sind und dass nur diejenigen, die sie anzeigen, dies tun können.

SharePoint bietet auch leistungsstarke Such- und Analysefunktionen, sodass Benutzer schnell die benötigten Dokumente finden können. Dies erleichtert den Benutzern, die benötigten Dokumente zu finden, und verringert die Zeit, die für die Suche nach ihnen aufgewendet wird.

Was ist der Unterschied zwischen SharePoint und OneDrive?

SharePoint und OneDrive sind sowohl Cloud-basierte Dokumentenspeicher- als auch Zusammenarbeitstools von Microsoft. Der Hauptunterschied zwischen beiden besteht darin, dass SharePoint für Teams ausgelegt ist, während OneDrive für Einzelpersonen ausgelegt ist.

Mit SharePoint können Benutzer sicher mit Kollegen speichern, teilen und in Zusammenarbeit mit Kollegen zusammenarbeiten, während OneDrive für einzelne Benutzer konzipiert ist, um ihre eigenen Dokumente zu speichern, zu teilen und zusammenzuarbeiten. SharePoint bietet auch leistungsstarke Such- und Analysefunktionen, während OneDrive dies nicht tut.

Was sind einige Best Practices für die Verwendung von SharePoint Office 365?

Bei der Verwendung von SharePoint Office 365 ist es wichtig, bestimmte Best Practices im Auge zu behalten. Stellen Sie zunächst sicher, dass alle Dokumente ordnungsgemäß hochgeladen und am richtigen Ort gespeichert werden. Dies erleichtert es, Dokumente zu finden und das Risiko zu verringern, dass Dokumente überschrieben oder verloren werden.

Stellen Sie zweitens sicher, dass alle Benutzer über die richtigen Berechtigungen verfügen, um auf die von ihnen benötigten Dokumente zuzugreifen. Dies wird dazu beitragen, dass nur diejenigen, die zur Anzeige der Dokumente berechtigt sind, dies tun können. Erstellen Sie außerdem Gruppen, um das Teilen von Dokumenten mit größeren Gruppen von Personen zu erleichtern.

Das Teilen von Dokumenten in SharePoint Office 365 ist eine großartige Möglichkeit, mit Kollegen zusammenzuarbeiten und wichtige Dateien in einer sicheren Umgebung zu speichern. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche, dem einfachen Hochladen und Freigeben von Dokumenten sowie dem zuverlässigen Speicher ist SharePoint Office 365 eine großartige Plattform, um Dokumente schnell und sicher zu teilen. Unabhängig davon, ob Sie ein erstmaliger Benutzer oder ein erfahrener SharePoint-Veteran sind, werden Sie feststellen, dass SharePoint Office 365 das perfekte Tool zum Online-Teilen von Dokumenten ist.