Wie teile ich SharePoint -Link an externe Benutzer?

Das Teilen von Dateien und Dokumenten mit externen Benutzern kann ein kniffliges Unterfangen sein. Unabhängig davon, ob Sie einen Dateifreigabe -Dienst wie Dropbox oder eine Collaboration -Plattform wie SharePoint verwenden, ist es wichtig, dass Sie den richtigen Benutzern die erforderlichen Zugriffsrechte gewähren. In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie Sie einen SharePoint -Link an externe Benutzer und die verschiedenen Optionen zur Verfügung stellen können, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Das Teilen von SharePoint -Link an externe Benutzer ist einfach. Hier sind die Schritte:

Gehen Sie zur SharePoint -Site, auf der Sie den Link teilen möchten.
Gehen Sie zum Dokument oder zur Seite, die Sie teilen möchten.
Öffnen Sie die Option "Share" vom Band oben.
Geben Sie die E -Mail -Adresse des Benutzers ein, mit dem Sie den Link teilen möchten.
Wählen Sie die Ebene des Zugriffs, die Sie dem Benutzer gewähren möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Teilen".

So teilen Sie SharePoint -Link an externe Benutzer

SharePoint ist eine leistungsstarke Kollaborationsplattform, mit der Teams Dokumente, Projekte verwalten und in Echtzeit zusammenarbeiten können. Es ist auch eine großartige Möglichkeit, Informationen mit externen Benutzern auszutauschen. In diesem Artikel werden wir uns untersuchen, wie Sie SharePoint -Link an externe Benutzer teilen.

Ermittlung der Freigabeberechtigungen

Der erste Schritt bei der Freigabe eines SharePoint -Links mit einem externen Benutzer besteht darin, die Freigabeberechtigungen zu identifizieren. Abhängig von der Art der Informationen, die Sie teilen, müssen Sie möglicherweise verschiedene Zugriffsstufen einrichten. Wenn Sie beispielsweise vertrauliche Informationen teilen, möchten Sie möglicherweise eine eingeschränkte Zugriffsstufe einrichten, damit nur bestimmte Benutzer Zugriff auf die Informationen haben.

Erstellen Sie einen SharePoint -Link

Sobald Sie die Freigabeberechtigungen identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, einen SharePoint -Link zu erstellen. Dies kann im Abschnitt „Aktien“ der SharePoint -Website erfolgen. Von hier aus können Sie einen neuen Link erstellen oder einen vorhandenen bearbeiten. Beim Erstellen eines neuen Links können Sie die Freigabeberechtigungen festlegen, eine Beschreibung hinzufügen und den Link anpassen.

Teilen Sie den Link

Sobald der Link erstellt wurde, besteht der nächste Schritt darin, ihn mit dem externen Benutzer zu teilen. Dies kann durch Senden des Links per E -Mail oder Sofortnachricht erfolgen. Sie können den Link auch in sozialen Medien oder in einem Online -Forum teilen.

Zugriff überwachen

Sobald der Link geteilt wurde, ist es wichtig, den Zugriff zu überwachen. Sie können dies tun, indem Sie die SharePoint -Protokolle überprüfen, um zu sehen, wer auf den Link zugegriffen hat und wann. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass der Link wie beabsichtigt und von den richtigen Personen verwendet wird.

Legen Sie ein Ablaufdatum fest

Wenn Sie den Zugriff auf den Link einschränken möchten, können Sie ein Ablaufdatum festlegen. Auf diese Weise können Sie steuern, wie lange der Link aktiv ist, und um einen unbefugten Zugriff zu verhindern.

Link deaktivieren

Bei Bedarf können Sie den Link auch jederzeit deaktivieren. Dies verhindert einen weiteren Zugriff auf die Verbindung und stellt sicher, dass die Informationen sicher bleiben.

Erstellen Sie einen Zugriffscode

Wenn Sie eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzufügen möchten, können Sie auch einen Zugriffscode für den Link erstellen. Dieser Code muss vom Benutzer eingegeben werden, bevor er auf den Link zugreifen kann.

Verfolgen Sie die Linknutzung

Es ist auch möglich, die Link-Nutzung mit einem Drittanbieterdienst wie Google Analytics zu verfolgen. Auf diese Weise können Sie sehen, wie viele Personen auf den Link zugreifen und von wo aus.

Sensible Informationen schützen

Schließlich ist es wichtig, sich daran zu erinnern, vertrauliche Informationen beim Teilen eines SharePoint -Links zu schützen. Es ist am besten, eine sichere Verbindung zu verwenden und die Daten zu verschlüsseln, um sicherzustellen, dass sie vor unbefugtem Zugriff gesichert werden.