Microsoft Copilot en Office 2024: lo que las empresas del Reino Unido deben saber en 2025

📅 27 de marzo de 2026 · ✍️ Equipo técnico de Softkeys · 🏷️ IA y tecnología

Copilot es la respuesta de Microsoft a ChatGPT, integrada directamente en tus aplicaciones de Office. Se trata de un asistente de IA generativa que escribe, edita, resume y analiza datos dentro de Word, Excel, PowerPoint y Outlook, todo ello sin salir de las aplicaciones que utilizas a diario. Para las empresas del Reino Unido que utilizan Office, es la herramienta de productividad más importante lanzada desde la colaboración en la nube. Pero hay una trampa: Copilot solo está disponible en las suscripciones a Office 365, no en las licencias perpetuas de Office 2024. Entender cómo utilizarlo, cuándo resulta útil y cuánto cuesta es esencial si vas a tomar decisiones sobre licencias en 2025.

En los últimos dos años, hemos ayudado a miles de organizaciones del Reino Unido en sus migraciones a Office. La pregunta que más nos hacen ahora es: «¿Necesitamos Copilot?». La respuesta sincera depende del tamaño de tu equipo, del tipo de trabajo que realices y del tiempo que tu personal dedique a redactar y analizar documentos. Esta guía va más allá del discurso comercial para mostrarte exactamente qué hace Copilot, cuánto cuesta y si merece la pena actualizar desde Office 2024.

¿Qué es Copilot en Office?

Copilot es un modelo de lenguaje a gran escala (la misma tecnología que ChatGPT) integrado en Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. Utiliza IA generativa para ayudar con:

• Redacción y edición: Redactar borradores de correos electrónicos, reescribir párrafos, mejorar el tono y revisar la gramática.
• Resumen: Resume un informe de 10 páginas en tres puntos clave. Resume automáticamente las notas de las reuniones.
• Análisis de datos: Pídele a Copilot que identifique tendencias en los datos de Excel, cree gráficos o prediga resultados.
• Diseño creativo: En PowerPoint, describe el concepto de una diapositiva y Copilot generará diseños automáticamente.
• Redacción de correos electrónicos: En Outlook, solo tienes que indicarle a Copilot el objetivo del correo electrónico y él redactará un borrador profesional.

La diferencia clave con respecto a ChatGPT en la web: Copilot está integrado en tus aplicaciones y entiende el contexto. Puedes resaltar un párrafo en Word y pedirle a Copilot que «lo haga menos formal» sin tener que copiar el texto y pegarlo en un navegador web. Es un proceso fluido.

Costes de Copilot: suscripciones frente a precios únicos

Esta es la realidad comercial: Copilot es una función exclusiva para los suscriptores de Office 365 (Microsoft 365). Si tienes una licencia perpetua de Office 2024 (29,99 £ en Softkeys.uk), no tendrás Copilot. Nunca. Es una función de suscripción de pago, y punto.

Office 365 Pro Plus (el plan estándar) cuesta 19,99 £ al mes o 199 £ al año en Softkeys.uk. Esto incluye el acceso a Copilot. Algunas organizaciones optan por Copilot Pro (disponible por separado por 20 £ al mes) si desean modelos avanzados de IA y límites de uso más elevados, pero el Copilot estándar de Office 365 es suficiente para la mayoría de los equipos.

Para un equipo de cinco personas, Office 365 cuesta 100 £ al mes (1200 £ al año). Si las cinco personas utilizan Copilot con regularidad y esto supone un ahorro de tan solo 5 horas a la semana para todo el equipo (una estimación conservadora), eso supone 260 horas al año. A un coste horario combinado de 30 £, eso supone 7.800 £ en ganancias de productividad. Las cuentas favorecen a Copilot para la mayoría de las empresas.

Dónde aporta Copilot un mayor valor añadido

Creación de contenidos (marketing, relaciones públicas, comunicación corporativa): Si tu equipo escribe con regularidad —entradas de blog, boletines informativos, correos electrónicos, propuestas—, Copilot te ahorrará muchísimo tiempo. Redacta borradores más rápido. Realiza modificaciones al instante. Prueba diferentes tonos y enfoques sin necesidad de contratar a un redactor publicitario. Un director de marketing nos contó que Copilot le permitió reducir a la mitad el tiempo que tardaba en redactar el primer borrador.

Análisis de datos y elaboración de informes: Los equipos de finanzas y operaciones dedican horas a elaborar gráficos, detectar valores atípicos y resumir conjuntos de datos. Copilot en Excel formula preguntas como «¿A qué se debe el aumento repentino de los costes en el tercer trimestre?» y genera información relevante al instante. Se acabó la comprobación manual de los datos.

Gestión del correo electrónico y del calendario: Si escribes decenas de correos electrónicos al día, Copilot redacta los borradores por ti. Solo tienes que personalizarlos y enviarlos. No es nada revolucionario, pero a los directores y gerentes con una agenda apretada les permite ahorrar entre 5 y 10 horas a la semana.

Preparación de la reunión: Sube los correos electrónicos anteriores de un cliente y Copilot resumirá su historial y sus inquietudes, además de sugerirte temas de conversación. Así llegarás a las reuniones mejor preparado.

Las carencias de Copilot (seamos sinceros sobre sus limitaciones)

No se garantiza la exactitud. A veces, Copilot se equivoca: genera información que parece verosímil, pero que es completamente falsa. En el trabajo con clientes o en cualquier asunto con carácter vinculante, comprueba siempre los resultados de Copilot. Nunca confíes en él ciegamente.

No sustituye a la experiencia. Un contable junior que se base únicamente en los análisis de Excel de Copilot pasará por alto el contexto y los matices que un analista experimentado capta al instante. Copilot es una herramienta para personas inteligentes, no un sustituto del pensamiento.

La privacidad y la seguridad de los datos son un asunto serio. El texto que introduzcas en Copilot se envía a los servidores de Microsoft para su procesamiento. En el caso de historiales del NHS, documentos legales o información clasificada, es posible que Copilot no cumpla los requisitos de cumplimiento normativo. Consulta primero con tu equipo de TI o jurídico.

El tono puede parecer genérico. El texto generado por defecto por Copilot es sobrio, corporativo y profesional. Si el tono de tu marca es peculiar, informal o muy característico, los borradores de Copilot requerirán una revisión exhaustiva para adaptarse a tu estilo.

Copilot o Web ChatGPT: ¿cuál deberías usar?

La versión web de ChatGPT (gratuita) es muy potente, pero obliga a cambiar de contexto: hay que copiar el texto de Word, pegarlo en una pestaña del navegador, esperar a que llegue la respuesta y volver a copiarla. Es un proceso engorroso.

Copilot en Office es más rápido, pero hay que pagarlo. Está integrado y se adapta al contexto. Si ya pagas por Office 365, Copilot es, en la práctica, gratuito (está incluido). Si estás comparando Office 2024 (29,99 £, licencia perpetua) con Office 365 (199 £ al año), la disponibilidad de Copilot podría inclinar la balanza a favor de la suscripción para los equipos que redactan o analizan datos con regularidad.

Mi opinión sincera: Web ChatGPT es mejor para búsquedas puntuales. Copilot es mejor para las tareas administrativas repetitivas. Si te dedicas a tareas administrativas, las ventajas de la integración compensan el coste.

Protección de datos en el Reino Unido: ¿Es legal Copilot?

Sí, pero con algunas salvedades. Microsoft publica informes de transparencia que confirman que los datos enviados a Copilot están cifrados tanto durante la transmisión como cuando se almacenan. Además, ofrecen acuerdos de tratamiento de datos (DPA) conforme al RGPD para empresas, lo que significa que Copilot puede utilizarse de forma conforme a la normativa con los datos de clientes y empleados (siempre que se cuente con el consentimiento adecuado y se apliquen las medidas de seguridad pertinentes).

No obstante, si trabajas con datos del NHS, historiales médicos personales o información gubernamental clasificada, debes consultar con tu responsable de protección de datos para verificar el cumplimiento normativo. Algunos contratos del sector público prohíben el procesamiento de IA en Estados Unidos. Compruébalo antes de habilitar Copilot en toda la empresa.

Para la mayoría de las pymes y los autónomos del Reino Unido, Copilot cumple con la normativa legal. Solo tienes que habilitar la gestión de datos y dejar claro en tu política de privacidad que utilizas herramientas de IA.

Ejemplo real: una agencia de marketing del Reino Unido

Una agencia de cinco personas en Mánchester pasó de Office 2024 (compra única) a Office 365 (199 £ al año por persona, 995 £ al año en total) para poder acceder a Copilot. Esto es lo que ocurrió:

• Redactora: El tiempo de redacción de las entradas del blog se redujo de 6 a 3 horas. Copilot le sugiere enfoques; ella las perfecciona y las publica. Impacto en los ingresos: leve. Pero su estado de ánimo mejoró notablemente: menos trabajo pesado y más trabajo creativo.
• Responsable de cuentas: utiliza Copilot para redactar los correos electrónicos a los clientes. Ahorra 10 horas a la semana en comunicaciones rutinarias. Dedica ese tiempo a fortalecer las relaciones con los clientes y a promover ventas adicionales.
• Responsable de proyectos: utiliza Copilot para resumir automáticamente las notas de las reuniones. En lugar de pasar 30 minutos escribiendo, destaca los puntos clave y Copilot genera un resumen impecable. Ahorra 3 horas a la semana.
• Director creativo: utiliza PowerPoint Copilot para generar diseños de diapositivas a partir de las especificaciones de diseño. Los primeros borradores se elaboran más rápido. La entrega al cliente es más ágil.

Tiempo total ahorrado en toda la agencia: unas 15 horas a la semana. A una tarifa combinada de 40 £ por hora, esto supone 600 £ a la semana en ganancias de productividad. La suscripción a Office 365 cuesta 200 £ a la semana (995 £ al año ÷ 52 semanas). El retorno de la inversión es positivo en cuestión de semanas.

Obstáculos para la adopción (una evaluación sincera)

No todos los miembros del equipo aceptan Copilot de inmediato. Algunas de las preocupaciones son:

• «Está sustituyendo las habilidades humanas». El miedo es natural. La realidad es que los equipos que adoptan Copilot no pierden sus habilidades de redacción, sino que se centran en el pensamiento de alto nivel y la creatividad. La IA se encarga de la redacción; los humanos se centran en la estrategia y el mensaje.
• «No me fío del contenido generado por IA». Es una preocupación válida. Solución: Forma a los equipos para que utilicen Copilot como punto de partida, no como producto final. Revisa, edita y verifica siempre el contenido antes de publicarlo.
• «Es necesario estar suscrito». Office 2024 es más barato inicialmente. Pero si tu equipo gana en productividad, la suscripción se convierte en una inversión, no en un gasto.

La mejor estrategia: poner a prueba Copilot con un equipo (marketing, finanzas o recursos humanos). Medir el ahorro de tiempo a lo largo de cuatro semanas. Presentar los datos sobre el retorno de la inversión al resto de la organización. Dejar que los resultados hablen por sí mismos.

Cómo acceder a Copilot en Office

1. Asegúrate de que tienes Office 365 (no Office 2024).

2. Actualiza Office a la última versión (Archivo > Cuenta > Opciones de actualización).

3. Abre Word, Excel, PowerPoint u Outlook.

4. Busca el botón «Copilot» (normalmente se encuentra en la cinta de opciones superior derecha o en la barra lateral).

5. Haz clic en él y empieza a hacer preguntas o a dar órdenes.

Nota: Algunas organizaciones desactivan Copilot a través de la consola de administración de Microsoft por motivos de cumplimiento normativo. Si no ves el botón de Copilot, consulta a tu departamento de TI.

Preguntas frecuentes

P: ¿Tengo que usar Copilot si me suscribo a Office 365?
No. Copilot está incluido, pero es opcional. Si prefieres trabajar sin él, ignora el botón. No se te cobrará ningún coste adicional si no lo utilizas.

P: ¿Puedo usar Copilot sin conexión?
No. Copilot requiere una conexión a Internet activa. El texto se procesa en los servidores de Microsoft, por lo que no es posible trabajar sin conexión.

P: ¿Está disponible Copilot en Office 2024?
No. Copilot es una función exclusiva de las suscripciones a Office 365. No parece probable que esto cambie en un futuro próximo.

P: ¿Qué datos puedo introducir sin problema en Copilot?
El contenido destinado al público (entradas de blog, comunicados de prensa, correos electrónicos generales) es seguro. Evita los datos confidenciales (estados financieros, registros de RR. HH., datos personales de los clientes) a menos que tu organización haya firmado un acuerdo de tratamiento de datos con Microsoft y haya comprobado el cumplimiento del RGPD.

P: ¿Cuánto cuesta Copilot Pro por separado?
Copilot Pro cuesta 20 £ al mes y ofrece modelos avanzados de IA y límites de uso más amplios. La versión estándar de Copilot en Office 365 es suficiente para la mayoría de los equipos; la versión Pro está pensada para usuarios avanzados.

P: ¿Copilot me quitará el trabajo?
Es poco probable. Las herramientas que potencian el trabajo humano suelen aumentar la demanda de profesionales cualificados. Los escritores, analistas y directivos que adoptan Copilot se vuelven más productivos, no se vuelven prescindibles. Los puestos de trabajo del futuro recompensarán a quienes sepan utilizar bien la IA, no a quienes la ignoren.

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