Können Sie sehen, wer ein Dokument in SharePoint angesehen hat?

Während sich die Technologie weiterentwickelt, verwenden immer mehr Unternehmen SharePoint als Dokumentheizplattform. Dies erleichtert Unternehmen, zusammenzuarbeiten und wichtige Dokumente mit ihrem Team auszutauschen. Es lassen sich jedoch viele Menschen fragen, ob Sie sehen können, wer ein Dokument in SharePoint angesehen hat? In diesem Artikel werden wir die Antwort auf diese Frage untersuchen und hilfreiche Tipps für die Verwaltung der Dokumente in SharePoint geben.

Können Sie sehen, wer ein Dokument in SharePoint angesehen hat?

SharePoint ist eine leistungsstarke und vielseitige Plattform für die Zusammenarbeit von Dokumenten, die von Organisationen auf der ganzen Welt verwendet wird. Es wird verwendet, um Dokumente zu speichern, zu organisieren und zu teilen, damit Teams in Echtzeit zusammenarbeiten können.

Eine häufige Frage, die Benutzer zu SharePoint haben, ist, ob es möglich ist, herauszufinden, wer ein Dokument angesehen hat. Die Antwort lautet Ja, Sie können sehen, wer ein Dokument in SharePoint angesehen hat. In diesem Artikel werden wir uns ansehen, wie das geht.

So sehen Sie, wer ein Dokument in SharePoint angesehen hat

Der erste Schritt zur Anzeige, wer ein Dokument in SharePoint angesehen hat, besteht darin, das Dokument in der SharePoint -Bibliothek zu öffnen. Sobald das Dokument geöffnet ist, klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte "Information". Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die Eigenschaften des Dokuments sehen können.

In diesem Fenster sehen Sie einen Abschnitt mit dem Titel "Audit -Protokoll". Dies zeigt Ihnen eine Liste von Benutzern, die auf das Dokument zugegriffen haben, sowie Datum und Uhrzeit, auf die auf sie zugegriffen hat. Sie können auch sehen, welche Art von Maßnahmen sie im Dokument ergriffen haben, z. B. Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen.

Einschränkungen der Verfolgung, wer ein Dokument in SharePoint angesehen hat

Es ist wichtig zu beachten, dass das Audit -Protokoll nicht jede Aktion eines Dokuments verfolgt. Zum Beispiel wird nicht verfolgt, wer ein Dokument gelesen hat, aber keine Änderungen gespeichert hat. Außerdem werden Benutzer nicht verfolgt, die auf das Dokument von außerhalb der SharePoint -Bibliothek zugegriffen haben, z. B. über einen direkten Link oder eine E -Mail.

Darüber hinaus verfolgt das Audit -Protokoll nur Aktionen von Benutzern, die die Erlaubnis haben, auf das Dokument zuzugreifen. Wenn ein Benutzer keine Erlaubnis hat, auf das Dokument zuzugreifen, werden seine Aktionen im Audit -Protokoll nicht verfolgt.

Aktivierung der Prüfungsprotokollierung in SharePoint

Die Prüfungsprotokollierung ist standardmäßig in SharePoint deaktiviert, sodass Sie es aktivieren müssen, um anzuzeigen, wer ein Dokument angezeigt hat. Gehen Sie dazu zur Seite "SharePoint -Site -Einstellungen" und klicken Sie auf den Link "Prüfprotokolleinstellungen".

Wählen Sie auf der Seite zur Prüfprotokolleinstellungen das Kontrollkästchen "Prüfung aktivieren" und klicken Sie dann unten auf der Seite auf die Schaltfläche "Speichern". Dadurch können Sie die Prüfungsprotokollierung für die gesamte SharePoint -Website ermöglichen.

Anzeigen des Audit -Anmelden in SharePoint

Sobald die Prüfprotokollierung aktiviert ist, können Sie das Audit -Protokoll für ein bestimmtes Dokument ansehen, indem Sie das Dokument öffnen und auf den Link "Prüfprotokoll" auf der Registerkarte "Informationen" klicken. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie eine Liste von Benutzern anzeigen können, die auf das Dokument zugegriffen haben, sowie über das Datum und die Uhrzeit, auf die auf sie zugegriffen hat.

Konfigurieren von Audit -Protokollierung in SharePoint

Sie können auch Audit -Protokollierung konfigurieren, um zusätzliche Aktionen für Dokumente zu verfolgen. Gehen Sie dazu zur Seite "SharePoint -Site -Einstellungen" und klicken Sie auf den Link "Prüfprotokolleinstellungen". Auf der Seite zur Prüfprotokolleinstellungen können Sie auswählen, welche Aktionen Sie verfolgen möchten, z. B. Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen.

Exportieren des Audit -Protokolls in SharePoint

Sobald Sie die Prüfungsprotokollierung konfiguriert haben, können Sie das Audit -Protokoll für ein bestimmtes Dokument exportieren. Öffnen Sie dazu das Dokument und klicken Sie auf den Link "Prüfprotokoll" auf der Registerkarte "Informationen". Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie das Prüfungsprotokoll anzeigen können. Um das Prüfprotokoll zu exportieren, klicken Sie oben im Fenster auf die Schaltfläche "Exportieren".

Verwalten des Zugriffs auf Dokumente in SharePoint

Wenn Sie besorgt sind, wer Zugriff auf ein bestimmtes Dokument hat, können Sie den Zugriff auf das Dokument durch Festlegen von Berechtigungen verwalten. Öffnen Sie dazu das Dokument und klicken Sie auf die Registerkarte "Berechtigungen" im Band oben auf der Seite. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie verwalten können, wer Zugriff auf das Dokument hat.

Beschränkung des Zugriffs zu Dokumenten in SharePoint

Sie können auch den Zugriff auf Dokumente in SharePoint einschränken, indem Sie Berechtigungen festlegen. Öffnen Sie dazu das Dokument und klicken Sie auf die Registerkarte "Berechtigungen" im Band oben auf der Seite. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie verwalten können, wer Zugriff auf das Dokument hat.

Sie können dann das Kontrollkästchen "Zugriff einschränken" auswählen und die Namen der Benutzer oder Gruppen eingeben, die Zugriff auf das Dokument haben sollten. Dies schränkt den Zugriff nur auf diese Benutzer oder Gruppen ein und verhindert, dass andere Benutzer auf das Dokument zugreifen.

Verfolgung des Dokumentzugriffs in SharePoint verfolgen

Zusammenfassend ist es möglich, zu verfolgen, wer ein Dokument in SharePoint angesehen hat. Dies erfolgt durch Aktivieren der Prüfungsprotokollierung und durch Anzeigen des Prüfprotokolls für das Dokument. Es ist auch möglich, den Zugriff auf das Dokument zu verwalten, indem Berechtigungen festgelegt und der Zugriff auf bestimmte Benutzer oder Gruppen eingeschränkt werden.

Häufig gestellte Fragen

Können Sie sehen, wer ein Dokument in SharePoint angesehen hat?

Ja, Sie können sehen, wer ein Dokument in SharePoint angesehen hat. SharePoint zeichnet Benutzeraktionen auf, einschließlich der Öffnung eines Dokuments. Um anzuzeigen, wer ein Dokument angezeigt hat, greifen Sie auf die Dokumentbibliothek auf der SharePoint -Website zu und öffnen Sie das Dokument. Klicken Sie dann auf die Registerkarte "Informationen" auf der Bandnibbon und wählen Sie die Option "Versionsverlauf". Auf diese Weise werden Ihnen eine Liste von Benutzern angezeigt, die das Dokument zusammen mit dem Datum und der Uhrzeit jeder Ansicht geöffnet haben.

Sie können auch die Dokumentansichten für einen bestimmten Zeitraum anzeigen, indem Sie auf die Seite "Site -Inhalt" der SharePoint -Website zugreifen. Gehen Sie auf der linken Seite zu "Site -Inhalt" und klicken Sie dann auf "Site -Nutzung". Dies zeigt Ihnen einen Bericht über Dokumentansichten für einen bestimmten Zeitraum. Dies kann Ihnen helfen, festzustellen, welche Dokumente angezeigt werden und wie oft.

Wenn es um SharePoint geht, ist die Antwort auf die Frage „Können Sie sehen, wer ein Dokument angesehen hat?“ ist kein einfaches Ja oder Nein. Es hängt von der verwendeten SharePoint -Plattform und den auf das Dokument angewendeten Sicherheitseinstellungen ab. Abhängig von der Plattform und der Einstellungen kann ein Dokumentinhaber oder Administrator möglicherweise nachverfolgen, wer das Dokument angesehen hat, oder dies kann möglicherweise nicht in der Lage sein. Die Kenntnis der Fähigkeiten der SharePoint -Plattform und der vorhandenen Sicherheitseinstellungen ist der beste Weg, um festzustellen, wer Zugriff auf das Dokument hat und wer es möglicherweise angesehen hat.