Wie archiviere ich E -Mails in Outlook, um Platz frei zu haben?

Laufen Sie immer keinen Speicherplatz für Ihre E -Mails in Outlook? Wünschst du dir, es gäbe eine Möglichkeit, etwas Speicher zu versorgen? Wenn ja, haben Sie Glück. Dieser Artikel bietet Ihnen einige praktische Tipps zum Archivieren von E -Mails in Outlook, um Platz freizugeben. Mit Hilfe dieser Tipps können Sie Ihr Outlook -Konto frei von Unordnung halten und den Speicherplatz maximieren. Lesen Sie also weiter, um mehr herauszufinden!

Was ist E -Mail -Archivierung in Outlook und wie geht es?

E -Mail -Archivierung ist eine Möglichkeit, E -Mails für zukünftige Referenz zu erhalten. Es hilft, Platz im Outlook freizugeben und die Leistung der Anwendung zu verbessern. Es kann auch helfen, E -Mails organisiert zu verwalten. Die E-Mail-Archivierung in Outlook kann durch den manuellen Archivierungsprozess oder das automatische Archiving durchgeführt werden. Der manuelle Archivierungsprozess umfasst das Erstellen eines Archivordners, während der automatische Archiving-Prozess automatisch E-Mails basierend auf den festgelegten Kriterien archiviert.

Die manuelle Archivierung bietet mehr Kontrolle darüber, wie und wann E -Mails archiviert werden. Es ist ideal für diejenigen, die es vorziehen, mehr Kontrolle über ihre E -Mails zu haben. Der manuelle Archivierungsprozess umfasst das Erstellen eines Archivordners, das Einrichten von Regeln für die Archivierung von E -Mails und dann manuell E -Mails in den Archivordner.

Das automatische Archiving hingegen ist ideal für diejenigen, die keine Zeit verbringen möchten, die manuelle Archivierung von E-Mails verbringen möchten. Es archivieren automatisch E -Mails basierend auf den festgelegten Kriterien. Dies kann in Outlook eingerichtet werden, damit E -Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt oder nach einer bestimmten Anzahl von Tagen archiviert werden.

Schritte zum manuellen Archivieren von E -Mails in Outlook

Der manuelle Archivierungsprozess in Outlook umfasst das Erstellen eines Archivordners, das Einrichten von Regeln für die Archivierung von E -Mails und dann manuell E -Mails in den Archivordner. Hier sind die Schritte zum manuellen Archivieren von E -Mails in Outlook:

Schritt 1: Erstellen Sie einen Archivordner

Der erste Schritt zum Archivieren von E -Mails in Outlook besteht darin, einen Archivordner zu erstellen. Dieser Ordner kann in der Outlook -Ordnerliste oder am Computer erstellt werden.

Schritt 2: Richten Sie Regeln für die Archivierung ein

Sobald der Archivordner erstellt wurde, besteht der nächste Schritt darin, Regeln für die Archivierung von E -Mails einzurichten. Dies kann im Outlook Rules -Assistenten erfolgen. Hier können Benutzer die Kriterien angeben, wenn E -Mails archiviert werden sollten, z. B. nach einem bestimmten Datum oder nach einer bestimmten Anzahl von Tagen.

Schritt 3: Verschieben Sie E -Mails in den Archivordner

Nachdem die Regeln eingerichtet wurden, besteht der nächste Schritt darin, E -Mails in den Archivordner zu verschieben. Dies kann durch die Auswahl der E -Mails ausgewählt werden, die so archiviert werden und sie dann in den Archivordner fallen lassen und fallen lassen.

Schritte zum automatischen Archivieren von E -Mails in Outlook

Mit dem automatischen Archiving-Prozess in Outlook werden die automatischarchiving-Funktion in Outlook eingerichtet und dann die Kriterien festgelegt, wenn E-Mails archiviert werden sollten. Hier sind die Schritte zum automatischen Archivieren von E -Mails in Outlook:

Schritt 1: Richten Sie die automatischarchivierende Funktion ein

Der erste Schritt zu automatischarchivierenden E-Mails in Outlook besteht darin, die automatisch-archivierende Funktion einzurichten. Dies kann im Menü Outlook -Optionen erfolgen. Hier können Benutzer die automatisch-archiving-Funktion so einstellen, dass sie aktiviert werden, und dann die Kriterien festlegen, wenn E-Mails archiviert werden sollten.

Schritt 2: Stellen Sie die Kriterien für die Archivierung fest

Sobald die automatisch-archivierende Funktion aktiviert ist, besteht der nächste Schritt darin, die Kriterien festzulegen, in denen E-Mails archiviert werden sollten. Dies kann im Menü Outlook -Optionen erfolgen. Hier können Benutzer die Kriterien festlegen, in denen E -Mails archiviert werden sollten, z. B. nach einem bestimmten Datum oder nach einer bestimmten Anzahl von Tagen.

Schritt 3: Aktivieren Sie die automatischarchivierende Funktion

Sobald die Kriterien für die Archivierung von E-Mails festgelegt wurden, besteht der nächste Schritt darin, die automatisch-archivierende Funktion zu aktivieren. Dies kann im Menü Outlook -Optionen erfolgen. Hier können Benutzer die automatisch-archiving-Funktion so einstellen, dass sie aktiviert werden, und dann die Kriterien festlegen, wenn E-Mails archiviert werden sollten.

Tipps für die E -Mail -Archivierung in Outlook

Hier sind einige Tipps für die E -Mail -Archivierung in Outlook:

Erstellen Sie ein System zum Archivieren von E -Mails

Es ist wichtig, ein System für die Archivierung von E -Mails zu erstellen. Dies hilft den Benutzern, einfach E -Mails zu finden, wenn sie sie benötigen. Dies kann durch das Erstellen von Ordnern für verschiedene Kategorien von E -Mails und dann Regeln für die Archivierung von E -Mails erfolgen.

Legen Sie Regeln für die Archivierung von E -Mails fest

Es ist auch wichtig, Regeln festzulegen, wenn E -Mails archiviert werden sollten. Dies hilft sicher, dass E -Mails nicht versehentlich gelöscht werden und erleichtert das Finden von E -Mails bei Bedarf. Dies kann im Outlook Rules -Assistenten erfolgen.

Regelmäßig E -Mails archivieren

Es ist wichtig, regelmäßig E -Mails zu archivieren, um Platz in Outlook freizugeben und die Leistung der Anwendung zu verbessern. Dies kann je nach Präferenz des Benutzers manuell oder automatisch erfolgen.

Top 6 häufig gestellte Fragen

Was ist E -Mail -Archiving?

E-Mail-Archivierung ist das Speichern von E-Mails für Langzeitspeicher. Es ist eine Möglichkeit, große Mengen von E -Mails zu verwalten, indem sie sie von der primären Mailbox und in ein sicheres Repository entfernen. Dies kann manuell oder mit Hilfe einer E -Mail -Archivierungslösung erfolgen. Durch die Archivierung von E -Mails können Unternehmen den Speicher, den sie verwenden, reduzieren, den Speicherplatz freisetzen, ihre Compliance -Anforderungen verbessern und ihre Such- und Abrufprozesse optimieren.

Warum sollte ich meine E -Mails archivieren?

Das Archivieren von E -Mails kann für Unternehmen in vielerlei Hinsicht von Vorteil sein. Es kann Ihnen helfen, Speicherplatz zu sparen und Ihre IT -Kosten zu senken sowie die EDISCOVERY und die Einhaltung der Branchenvorschriften zu verbessern. Es erleichtert auch die Suche und abgerufene E -Mails schnell und effizient.

Wie archiviere ich E -Mails in Outlook?

Das Archivieren von E -Mails in Outlook ist einfach. Sie können entweder E -Mails manuell archivieren, indem Sie die Archivieren der E -Mails auswählen und in den Archivordner ziehen, oder Sie können die automatische Funktion von Outlook verwenden, um die E -Mails automatisch anhand bestimmter Kriterien zu archivieren. In beiden Fällen werden die E -Mails in den Archivordner verschoben, der in einem lokalen Ordner oder in einem Speichersystem wie Microsoft Office 365 gespeichert werden kann.

Muss ich mein Archiv unterstützen?

Ja, es ist wichtig, Ihr E -Mail -Archiv im Falle einer Katastrophe zu sichern. Sie können Ihr Archiv manuell unterstützen, indem Sie die archivierten E-Mails in ein Sicherungsspeichergerät kopieren, oder Sie können eine Archivierungslösung von Drittanbietern verwenden, um den Prozess zu automatisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Ihre E -Mails sicher gespeichert und geschützt sind.

Was ist der Unterschied zwischen Archivierung und Löschen von E -Mails?

Das Archivieren von E -Mails verschiebt sie vom primären Postfach in ein sicheres Repository, während das Löschen von E -Mails sie dauerhaft aus dem Mailbox entfernt. Das Archivieren von E -Mails bewahrt sie als zukünftige Referenz und Abruf, während das Löschen von E -Mails sie aus dem System entfernt.

Wie greife ich auf archivierte E -Mails?

Sie können in Outlook auf archivierte E-Mails zugreifen, indem Sie den Archivordner von der linken Seite des Bildschirms auswählen. Wenn Sie eine Archivierungslösung von Drittanbietern verwenden, können Sie über die Benutzeroberfläche des Archiving-Systems auf die E-Mails zugreifen. Sie können auch nach archivierten E -Mails suchen, indem Sie Schlüsselwörter oder bestimmte Begriffe verwenden.

So archivieren Sie Ordner in Outlook, um Platz in Ihrer Mailbox freizugeben

Das Archivieren von E -Mails in Outlook ist ein effektiver Weg, um Platz freizugeben und Ihr E -Mail -Konto organisiert zu halten. Mit Hilfe der leistungsstarken Archivierungsfunktionen von Outlook können Sie problemlos E -Mails archivieren und in verschiedenen Ordnern speichern. Sie können auch die Suchfunktion verwenden, um schnell nach archivierten E -Mails zu suchen und zugreifen zu können. Das Archivieren von E -Mails in Outlook hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen, Platz freizugeben und Ihre E -Mails organisiert zu halten, was es zu einer idealen Wahl für alle Outlook -Benutzer macht.