Wie benutze ich die Dokumentbibliothek in SharePoint?

Suchen Sie eine bessere Möglichkeit, Ihre Dokumente zu speichern und zu organisieren? In diesem Fall sollten Sie in Betracht ziehen, die Dokumentbibliothek in SharePoint zu verwenden. SharePoint ist eine leistungsstarke Cloud-basierte Plattform, mit der Sie mit Kollegen an Dokumenten speichern, teilen und zusammenarbeiten können. Mit der Dokumentbibliothek können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten speichern, sie in Ordnern kategorisieren und einfach durchsuchen und abrufen. In diesem Handbuch zeigen wir Ihnen, wie die Dokumentbibliothek in SharePoint verwendet wird und wie Sie die Funktionen der Plattform optimal nutzen.

Sprache.

Was ist die Dokumentbibliothek in SharePoint?

Die Dokumentbibliothek in SharePoint ist eine Funktion, mit der Benutzer Dokumente speichern, organisieren und teilen können. Es ist ein Online -Repository von Dokumenten, auf die zentral verwaltet und zugegriffen werden kann. Es ermöglicht Benutzern, Dokumente einfach organisiert zu speichern, zu finden und zu verfolgen. Es bietet auch Funktionen wie Versionskontrolle, Metadaten, Sicherheit, Workflow und Zusammenarbeit für das Dokumentenmanagement.

In SharePoint ist die Dokumentbibliothek eine Art von Liste, in der Dokumente gespeichert und angezeigt werden. Es kann verwendet werden, um eine Vielzahl von Dateitypen wie Textdokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Bilder, Videos, Audios und andere Arten von Dokumenten zu speichern. Es bietet auch Funktionen wie Versionskontrolle, Metadaten, Sicherheit, Workflow und Zusammenarbeit für das Dokumentenmanagement.

Wie benutze ich die Dokumentbibliothek in SharePoint?

Die Verwendung der Dokumentbibliothek in SharePoint ist ein einfacher Prozess, der in wenigen Schritten durchgeführt werden kann. Es hilft Benutzern, Dokumente effizient und sicher zu speichern, zu organisieren und zu teilen. Hier sind die Schritte zur Verwendung der Dokumentbibliothek in SharePoint:

Schritt 1: Erstellen Sie eine Dokumentbibliothek

Der erste Schritt besteht darin, eine Dokumentbibliothek in SharePoint zu erstellen. Gehen Sie dazu zur Seite "Site Inhalt", wählen Sie "eine App hinzufügen" und wählen Sie die Option "Dokumentbibliothek". Geben Sie Ihrer Dokumentbibliothek einen Namen und klicken Sie auf "Erstellen". Dadurch wird eine neue Dokumentbibliothek in SharePoint erstellt.

Schritt 2: Fügen Sie der Bibliothek Dokumente hinzu

Sobald die Dokumentbibliothek erstellt wurde, können Dokumente hinzugefügt werden. Um Dokumente hinzuzufügen, wählen Sie die Option "Dokument hinzufügen" und wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus. Sie können auch Dateien von Ihrem Computer in die Dokumentenbibliothek ziehen und fallen lassen. Sie können auch mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen.

Schritt 3: Verwalten Sie die Dokumente

Sobald die Dokumente in die Dokumentbibliothek hinzugefügt wurden, können Sie sie verwalten. Sie können die Dokumente anzeigen, bearbeiten, löschen oder neue Versionen hinzufügen. Sie können den Dokumenten auch Metadaten hinzufügen. Metadaten sind Informationen zum Dokument, wie z. Sie können den Dokumenten auch Tags hinzufügen, um sie zu kategorisieren.

Schritt 4: Teilen Sie die Dokumente mit

Sobald die Dokumente in die Dokumentbibliothek hinzugefügt wurden, können Sie sie an andere Benutzer weitergeben. Um die Dokumente zu teilen, wählen Sie die Option „Freigabe“ aus und geben Sie den Namen des Benutzer oder der Gruppe ein, mit der Sie das Dokument teilen möchten. Sie können auch Berechtigungen für die Dokumente festlegen, z. B. Ansicht, Bearbeiten oder Löschen.

Schritt 5: Überwachen Sie die Dokumente

Die Dokumentbibliothek in SharePoint bietet Funktionen zur Überwachung der Dokumente. Sie können die Dokumente anzeigen, die geändert, hinzugefügt oder gelöscht wurden. Sie können auch die von den Benutzern zugegriffenen Dokumente anzeigen. Diese Funktion hilft Ihnen, die Dokumente zu verfolgen und sie effizient zu verwalten.

Schritt 6: Benachrichtigungen einrichten

Die Dokumentbibliothek in SharePoint bietet auch die Funktion zum Einrichten von Warnungen. Sie können Warnungen einrichten, um Sie zu benachrichtigen, wenn ein Dokument geändert, hinzugefügt oder gelöscht wird. Sie können auch Benachrichtigungen einrichten, um Sie zu benachrichtigen, wenn auf ein Dokument von Benutzern zugegriffen wird. Dies hilft Ihnen, Änderungen in den Dokumenten zu verfolgen und entsprechend zu handeln.

Schritt 7: Erstellen Sie Workflows

Die Dokumentbibliothek in SharePoint bietet auch die Funktion zum Erstellen von Workflows. Sie können Workflows erstellen, um Aufgaben wie Dokumentengenehmigung, Dokumentenüberprüfung und Dokumentenveröffentlichung zu automatisieren. Sie können auch benutzerdefinierte Workflows erstellen, um die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation zu erfüllen.

Schritt 8: Konfigurieren Sie die Einstellungen der Dokumentbibliothek

Sie können auch die Einstellungen der Dokumentbibliothek konfigurieren. Sie können die Einstellungen für Versioning, Metadaten, Sicherheit und andere Optionen konfigurieren. Auf diese Weise können Sie die Dokumentbibliothek entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.

Schritt 9: Dokumentaktivität verfolgen

Die Dokumentbibliothek in SharePoint bietet auch die Funktion zur Verfolgung von Dokumentenaktivitäten. Sie können die von den Benutzern zugegriffenen Dokumenten anzeigen, geändert oder gelöscht. Dies hilft Ihnen, die Dokumente im Auge zu behalten und sie effizient zu verwalten.

Schritt 10: Verwenden Sie Analytics, um die Dokumentverwendung zu überwachen

Die Dokumentbibliothek in SharePoint bietet auch die Funktion zum Anzeigen von Analysen. Sie können die Verwendung der Dokumente wie die Anzahl der Ansichten, Downloads und Kommentare anzeigen. Dies hilft Ihnen zu verstehen, wie die Dokumente verwendet werden und geeignete Maßnahmen ergreifen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die Dokumentbibliothek in SharePoint?

Eine Dokumentbibliothek in SharePoint ist ein Ort, an dem Dokumente wie Word -Dokumente, Excel -Tabellen, PowerPoint -Präsentationen, PDFs, Bilder, Videos und andere Dateiarten gespeichert und organisiert werden können. Es bietet einen zentralen Standort zum Speichern und Zugriff auf diese Dateien und ermöglicht die Zusammenarbeit mit anderen Benutzern. Außerdem können Benutzer Metadaten über ihre Dateien erstellen und verwalten, und bietet eine Reihe von Tools für die Verwaltung ihrer Dokumente.

Dokumentbibliotheken sind ein wichtiger Bestandteil der SharePoint -Plattform und werden von Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen verwendet, um wichtige Dokumente zu speichern und zugreifen zu können. Sie können verwendet werden, um Dokumente und Dateien zu speichern, ihre Versionen zu verfolgen und sie mit anderen Benutzern zu teilen.

Wie erstelle ich eine Dokumentbibliothek in SharePoint?

Das Erstellen einer Dokumentbibliothek in SharePoint ist ein einfacher Prozess. Öffnen Sie zunächst die SharePoint -Site und klicken Sie auf die Option "Site Inhalt". Klicken Sie dann auf die Option "Neu" und wählen Sie im Dropdown-Menü "Dokumentbibliothek". Geben Sie den Namen und die Beschreibung für die Bibliothek ein und klicken Sie auf "Erstellen".

Sobald die Bibliothek erstellt wurde, können Benutzer Dokumente in die Bibliothek hochladen. Um Dokumente hochzuladen, klicken Sie auf die Registerkarte "Dokumente" und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Upload". Dadurch wird das Dialogfeld „Dokument hochladen“ geöffnet, in dem Benutzer die Dokumente auswählen können, die sie hochladen möchten. Nach der Auswahl der Dokumente können Benutzer auf die Schaltfläche „Hochladen“ klicken, um die Dokumente in die Bibliothek hochzuladen.

Wie teile ich Dokumente in einer Dokumentbibliothek?

Benutzer können Dokumente in einer Dokumentbibliothek teilen, indem sie Berechtigungen festlegen. Öffnen Sie die Bibliothek, um Dokumente zu teilen, und klicken Sie auf die Option „Freigegeben mit“. Dadurch wird das Dialogfeld „Shared With“ geöffnet, in dem Benutzer die Benutzer oder Gruppen auswählen können, mit denen sie das Dokument teilen möchten. Sobald die Benutzer und Gruppen ausgewählt sind, können Benutzer die Berechtigungen für jeden Benutzer oder jede Gruppe festlegen. Nach dem Einstellen der Berechtigungen können Benutzer auf die Schaltfläche „Speichern“ klicken, um die Einstellungen zu speichern.

Sobald die Einstellungen gespeichert sind, können Benutzer auf die Schaltfläche „Freigabe“ klicken, um das Dokument mit den ausgewählten Benutzern oder Gruppen freizugeben. Das Dokument wird an Benutzer und Gruppen weitergegeben und kann aus der Dokumentbibliothek auf das Dokument zugreifen.

Wie bearbeite ich Dokumente in einer Dokumentbibliothek?

Benutzer können Dokumente in einer Dokumentbibliothek bearbeiten, indem sie die Option Dokument bearbeiten. Um ein Dokument zu bearbeiten, öffnen Sie die Bibliothek und klicken Sie auf die Option "Bearbeiten". Dadurch wird das Dialogfeld „Dokument bearbeiten“ geöffnet, in dem Benutzer Änderungen am Dokument vornehmen können. Nachdem die Änderungen vorgenommen wurden, können Benutzer auf die Schaltfläche „Speichern“ klicken, um die Änderungen zu speichern.

Sobald die Änderungen gespeichert sind, können Benutzer auf die Schaltfläche „Veröffentlichen“ klicken, um das Dokument in der Bibliothek zu veröffentlichen. Dadurch wird das Dokument allen Benutzern zur Verfügung stehen, die Zugriff auf die Bibliothek haben. Benutzer können dem Dokument auch Kommentare hinzufügen und die Änderungen am Dokument verfolgen.

Wie lösche ich Dokumente in einer Dokumentbibliothek?

Benutzer können Dokumente in einer Dokumentbibliothek löschen, indem sie die Option Dokument löschen. Um ein Dokument zu löschen, öffnen Sie die Bibliothek und klicken Sie auf die Option "Löschen". Dadurch wird das Dialogfeld „Dokument löschen löschen“ geöffnet, in dem Benutzer die Löschen des Dokuments bestätigen können. Nach der Bestätigung der Löschung können Benutzer auf die Schaltfläche „Löschen“ klicken, um das Dokument aus der Bibliothek zu löschen.

Sobald das Dokument gelöscht ist, steht es anderen Benutzern, die Zugriff auf die Bibliothek haben, nicht mehr zur Verfügung. Es ist wichtig anzumerken, dass ein Dokument aus einer Dokumentbibliothek gelöscht wird, es nicht wiederhergestellt werden kann. Daher sollten Benutzer beim Löschen von Dokumenten aus der Dokumentbibliothek vorsichtig sein.

Zusammenfassend ist die SharePoint -Dokumentbibliothek ein leistungsstarkes Tool, mit dem Benutzer Dokumente organisieren und teilen können. Mit Hilfe dieser Funktion können Benutzer Dokumente in ihrer Organisation oder mit externen Benutzern problemlos Dokumente speichern, auf und teilen. Die Dokumentbibliothek hilft bei der effizienten Verwaltung von Dokumenten und bietet Benutzern eine sichere und bequeme Möglichkeit, ihre Dokumente zu speichern und zu teilen. Mit Hilfe der Dokumentbibliothek können Benutzer problemlos an Dokumenten zusammenarbeiten und die Kontrolle darüber haben, wer Zugriff auf welche Dokumente hat.