Wie benutze ich Metadaten in SharePoint?

Metadaten sind ein wichtiges Instrument, mit dem Sie Daten in SharePoint organisieren und verwalten können. Es kann verwendet werden, um Inhalte zu kategorisieren, durchsuchbare Bibliotheken zu erstellen und sogar das Design Ihrer SharePoint -Website zu informieren. In diesem Leitfaden werden wir uns ansehen, wie Metadaten in SharePoint verwendet werden und die Vorteile davon untersuchen. Am Ende haben Sie ein besseres Verständnis dafür, warum Metadaten für SharePoint so wichtig sind und wie Sie es zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Was sind Metadaten in SharePoint?

Metadaten sind Daten, die andere Daten beschreiben. In SharePoint wird Metadaten verwendet, um Daten für das einfachere Management und Abruf zu speichern und zu klassifizieren. Beispielsweise können Benutzer Dokumenten, Bildern und anderen in SharePoint gespeicherten Daten Schlüsselwörter zuweisen, um bestimmte Elemente einfacher zu finden. Metadaten können auch verwendet werden, um Beziehungen zwischen verschiedenen Dokumenten und Daten zu definieren.

In SharePoint wird Metadaten in Spalten in Listen und Bibliotheken gespeichert. Spalten können erstellt werden, um alle Datenarts zu halten, einschließlich Text, Zahlen, Daten und Links. Metadatenspalten können verwendet werden, um Daten auf die gleiche Weise zu klassifizieren und zu organisieren, wie ein physikalisches Anmeldesystem in einer Büroeinstellung verwendet werden kann.

Wie benutze ich Metadaten in SharePoint?

Es gibt viele Möglichkeiten, Metadaten in SharePoint zu verwenden. Hier sind nur ein paar:

Erstellen Sie Metadatenspalten

Der erste Schritt bei der Verwendung von Metadaten in SharePoint besteht darin, Spalten zum Speichern der Metadateninformationen zu erstellen. Spalten können in Listen und Bibliotheken erstellt werden und können von jedem Typ wie Text, Zahlen, Daten und Links sein. Sobald die Spalten erstellt wurden, können sie verwendet werden, um Metadateninformationen zu speichern.

Dokumente und Elemente Metadaten hinzufügen

Sobald die Metadatenspalten erstellt wurden, können Benutzer Dokumente und Elemente, die in SharePoint gespeichert sind, Metadaten hinzufügen. Wenn beispielsweise ein Dokument in einer Bibliothek gespeichert wird, können Benutzer dem Dokument in den Metadatenspalten Schlüsselwörter oder andere relevante Informationen hinzufügen. Dies erleichtert das Dokument später einfacher, da Benutzer nach Dokumenten mit bestimmten Metadatenwerten suchen können.

Verwenden Sie Metadaten, um Elemente zu gruppieren und zu filtern

Metadaten können auch verwendet werden, um in SharePoint gespeicherte Elemente zu gruppieren und zu filtern. Beispielsweise können Benutzer Elemente in einer Bibliothek basierend auf einem bestimmten Metadatenwert filtern. Dies erleichtert es, die Artikel zu finden, nach denen Benutzer suchen. Darüber hinaus können Benutzer Elemente nach Metadatenwerten gruppieren, z. B. die Gruppierung aller Dokumente mit einem bestimmten Schlüsselwort.

Erstellen Sie metadatenbasierte Ansichten

Metadaten können auch verwendet werden, um benutzerdefinierte Ansichten in SharePoint zu erstellen. Beispielsweise können Benutzer eine Ansicht erstellen, die alle Dokumente mit einem bestimmten Schlüsselwort anzeigt. Dies erleichtert es, relevante Dokumente zu finden und anzuzeigen, ohne alle Dokumente in der Bibliothek manuell durchzuführen.

Erstellen Sie metadatenbasierte Workflows

Metadaten können auch verwendet werden, um benutzerdefinierte Workflows in SharePoint zu erstellen. Beispielsweise können Benutzer einen Workflow erstellen, der ausgelöst wird, wenn ein Dokument in eine Bibliothek mit einem bestimmten Schlüsselwort in den Metadaten hochgeladen wird. Dies erleichtert es, Aufgaben und Prozesse in SharePoint zu automatisieren.

Integrieren Sie Metadaten in externe Systeme

Metadaten können auch verwendet werden, um SharePoint in andere externe Systeme zu integrieren. Beispielsweise können Benutzer Metadaten verwenden, um SharePoint -Daten in externe Datenbankfelder zuzuordnen oder externe Prozesse basierend auf Metadatenwerten auszulösen.

Erstellen Sie Metadatenberichte

Metadaten können auch verwendet werden, um benutzerdefinierte Berichte in SharePoint zu erstellen. Zum Beispiel können Benutzer Berichte erstellen, die alle Dokumente mit einem bestimmten Schlüsselwort oder allen Dokumenten anzeigen, die in einem bestimmten Zeitraum hochgeladen wurden. Dies erleichtert das Verfolgen und Analysieren von Daten, die in SharePoint gespeichert sind.

Erstellen Sie Metadatenrichtlinien

Schließlich kann Metadaten verwendet werden, um Richtlinien in SharePoint zu erstellen. Zum Beispiel können Benutzer Richtlinien erstellen, die bestimmte Metadatenwerte erfordern, die eingegeben werden müssen, bevor Dokumente in eine Bibliothek hochgeladen werden können. Dies erleichtert das Sicherstellen, dass die Dokumente ordnungsgemäß beschriftet und klassifiziert sind.

Abschluss

Metadaten sind ein leistungsstarkes Tool in SharePoint, mit dem Daten organisiert, klassifiziert und automatisiert werden können. Durch das Erstellen von Spalten, das Hinzufügen von Metadaten zu Dokumenten und Elementen, mithilfe von Metadaten zum Gruppieren und Filterelemente, Erstellen von Metadatenbasis, Erstellen von Workflows mit Metadaten, Integration von Metadaten in externe Systeme, Erstellen von Metadatenberichten und Erstellen von Metadatenrichtlinien können Benutzer die Maximierung der Benutzer maximieren können, um die Metadaten zu maximieren. Die Verwendung von Metadaten in SharePoint erleichtert das Datenmanagement.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Metadaten?

Metadaten sind Daten, die andere Daten beschreiben. Es wird häufig verwendet, um einer bestimmten Art von Daten Kontext, Struktur oder Organisation zu verleihen. Metadaten werden in vielen verschiedenen Kontexten verwendet, auch in SharePoint. In SharePoint wird Metadaten verwendet, um Inhalte zu kategorisieren und zu organisieren, wodurch es einfacher zu finden und zugreifen kann.

Metadaten können auf verschiedene Weise in SharePoint verwendet werden, z. B. Inhalte mit relevanten Schlüsselwörtern, Erstellen von Kategorien und Ansichten und Erstellen von Metadatenspalten. Metadatenspalten sind Datenspalten, die auf Dokumente und Elemente in SharePoint angewendet werden können. Dies erleichtert es, Elemente zu finden und zu organisieren, die ähnliche Eigenschaften aufweisen.

Wie können Metadaten in SharePoint verwendet werden?

Metadaten können in SharePoint verwendet werden, um Inhalte zu organisieren, Kategorien zu erstellen und Dokumente und Elemente mit relevanten Schlüsselwörtern zu erstellen. Bei ordnungsgemäßer Verwendung können Metadaten das Finden und Zugriff auf Inhalte in SharePoint erleichtern.

Metadaten können in SharePoint verwendet werden, indem Metadatensäulen erstellt werden. Diese Spalten sind Datenfelder, die auf Dokumente und Elemente in SharePoint angewendet werden können. Mithilfe von Metadatenspalten können Sie Ihren Dokumenten und Elementen eine Vielzahl relevanter Informationen hinzufügen, z. B. einen Dokumenttitel, Autor, Datum erstellt und sogar Schlüsselwörter. Auf diese Weise können Sie schnell Inhalte finden und organisieren, die ähnliche Eigenschaften haben.

Was sind die Vorteile der Verwendung von Metadaten in SharePoint?

Der Hauptvorteil der Verwendung von Metadaten in SharePoint besteht darin, dass es einfacher ist, Inhalte zu finden und zugreifen zu können. Durch das Erstellen von Metadatenspalten und Taggingdokumenten und Elementen mit relevanten Schlüsselwörtern können Sie schnell filtern und Inhalte finden, die spezifische Merkmale aufweisen. Dies erleichtert es einfacher, nach Inhalten in SharePoint zu suchen und zugreifen zu können.

Metadaten können auch verwendet werden, um Kategorien und Ansichten in SharePoint zu erstellen. Dies erleichtert es, Inhalte zu organisieren und Inhalte mit anderen Benutzern zu teilen. Dies erleichtert es, mit anderen Benutzern zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass der Inhalt ordnungsgemäß organisiert und leicht zugänglich ist.

Wie erstellen Sie Metadatenspalten in SharePoint?

Das Erstellen von Metadatenspalten in SharePoint ist ein ziemlich einfacher Prozess. Zunächst müssen Sie die Website öffnen, für die Sie Metadatenspalten erstellen möchten. Anschließend müssen Sie die Option „Site-Inhalt“ auswählen, die im Menü der linken Navigation zu finden ist. Wählen Sie anschließend die Registerkarte "Listen" aus und wählen Sie dann die Option "Metadaten" aus der Liste.

Sobald Sie sich im Abschnitt Metadaten befinden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Metadaten hinzufügen“. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie den Namen der Spalte eingeben können, sowie die Art der Daten, die es enthalten wird. Sie können auch die erforderliche oder nicht erforderliche Spalte festlegen sowie bestimmte Werte oder Begriffe festlegen, die in der Spalte verwendet werden können.

Wie verwenden Sie Metadaten in SharePoint?

Sobald Sie Metadatenspalten in SharePoint erstellt haben, können Sie sie verwenden, um Dokumente und Elemente mit relevanten Schlüsselwörtern zu markieren. Öffnen Sie dazu das Dokument oder Element, das Sie markieren möchten, und wählen Sie dann die Registerkarte "Metadaten" aus. Hier können Sie die entsprechenden Metadatenspalten auswählen und die relevanten Informationen eingeben.

Sie können auch Metadaten verwenden, um Kategorien und Ansichten in SharePoint zu erstellen. Öffnen Sie dazu die Seite "Site Inhalt" und wählen Sie dann die Registerkarte "Listen" aus. Von hier aus können Sie die Option "Metadaten" auswählen und dann die Registerkarte "Kategorien" oder "Ansichten" auswählen. Hier können Sie Kategorien und Ansichten erstellen, die auf den von Ihnen erstellten Metadatenspalten basieren.

Zusammenfassend kann Metadaten in SharePoint bei korrekter Verwendung ein leistungsstarkes Werkzeug sein. Sie können schnell und einfach nach Informationen organisieren, kategorisieren und nach Informationen suchen, wodurch Sie eine großartige Möglichkeit haben, Ihre Dokumente und andere Dateien im Auge zu behalten. Es kann verwendet werden, um die Zusammenarbeit zu verbessern, Prozesse zu optimieren und Zugriff auf die richtigen Informationen zu gewährleisten. Mit den richtigen Techniken und dem Know-how können Sie die Metadaten in SharePoint optimal nutzen und sicherstellen, dass Ihre Dokumente für alle ordnungsgemäß kategorisiert und zugänglich sind.