Wie benutze ich Metadaten in SharePoint?

Metadata ist eines der leistungsstärksten Tools in einem SharePoint -Benutzern -Arsenal, mit dem Benutzer ihre Inhalte organisieren und klassifizieren sowie wertvolle Erkenntnisse und Informationen über den Inhalt liefern können. In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie Metadaten in SharePoint für den maximalen Nutzen verwendet werden, von der Erstellung von Metadatenspalten und der Verwaltung der Einstellungen bis hin zur Verwendung der Metadaten zur Verbesserung der Suchergebnisse und der Verwaltung von Berechtigungen. Mit diesen Informationen können Sie mit Metadaten beginnen, um Ihr SharePoint -Erlebnis effizienter und effektiver zu gestalten.

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Was sind Metadaten in SharePoint?

Metadaten in SharePoint werden als Daten oder Informationen zu Daten definiert. Es wird verwendet, um Inhalte in SharePoint zu identifizieren und zu organisieren, und ermöglicht es Benutzern, die von ihnen benötigten Informationen problemlos zu finden und zu arbeiten. Metadaten können in SharePoint verwendet werden, um Dokumenten und Elementen benutzerdefinierte Attribute zuzuweisen, sodass Benutzer Inhalte einfacher suchen und filtern können. Wenn ein Benutzer beispielsweise nach einem Dokument suchte, das sich auf einen bestimmten Kunden bezieht, kann er Metadaten verwenden, um seine Suche nach Kundennamen einzugrenzen.

Metadaten können auch verwendet werden, um den Inhalten in SharePoint Berechtigungen zuzuweisen, sodass Benutzer nur den Inhalt anzeigen und bearbeiten können, auf den sie zugreifen dürfen. Es kann auch verwendet werden, um Beziehungen zwischen Inhaltsstücken wie verwandten Dokumenten oder Diskussionen zu erstellen.

Wie benutze ich Metadaten in SharePoint?

Die Verwendung von Metadaten in SharePoint ist einfach und unkompliziert. Der erste Schritt besteht darin, die Kategorien von Metadaten zu definieren, die Sie in SharePoint verwenden möchten. Dies kann durch Erstellen einer Liste von Metadatenbegriffen erfolgen, die die Arten von Inhalten beschreiben, die Sie in SharePoint speichern.

Sobald Sie Ihre Liste der Metadatenbegriffe definiert haben, können Sie sie in SharePoint dem Inhalt zuweisen. Dies kann durch Hinzufügen der Metadatenbegriffe in eine Spalte in einer Liste oder Bibliothek oder durch Hinzufügen zu den Metadatennavigationseinstellungen einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt werden.

Hinzufügen von Metadaten zu einer Liste oder Bibliothek

Sobald Sie Ihre Liste mit Metadaten erstellt haben, können Sie sie in SharePoint zu einer Liste oder Bibliothek hinzufügen. Öffnen Sie dazu die Liste oder Bibliothek und klicken Sie auf den Link „Bibliothekseinstellungen“ im Gelibbon. Dadurch wird die Seite "Bibliothekseinstellungen" geöffnet, die eine Liste von Spalten enthält, die der Liste oder Bibliothek zugeordnet sind.

Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "Spalten" und klicken Sie auf den Link "Aus vorhandenen Site -Spalten hinzufügen". Dadurch wird die Seite „Spalten von Site -Spalten hinzufügen“ geöffnet, auf der eine Liste der verfügbaren Site -Spalten enthält. Scrollen Sie in den Abschnitt "Metadaten" und wählen Sie die Metadatenbegriffe aus, die Sie zur Liste oder Bibliothek hinzufügen möchten. Klicken Sie auf "OK", um die ausgewählten Metadatenbegriffe zur Liste oder Bibliothek hinzuzufügen.

Hinzufügen von Metadatenbegriffen zu den Metadaten -Navigationseinstellungen

Mit den Einstellungen der Metadaten -Navigation können Sie Beziehungen zwischen Elementen in einer Liste oder Bibliothek erstellen. Dies erfolgt durch Zuweisen von Metadatenbegriffen an Elemente in der Liste oder Bibliothek und dann die Einstellungen der Metadaten Navigation, um die Elemente basierend auf den zugewiesenen Begriffen zu filtern. Um den Metadaten -Navigationseinstellungen Metadaten -Begriffe hinzuzufügen, öffnen Sie die Liste oder die Bibliothek und klicken Sie auf den Link „Metadaten -Navigationseinstellungen“ im Gelände.

Dadurch wird die Seite „Metadaten -Navigationseinstellungen“ geöffnet, die eine Liste der verfügbaren Metadatenbegriffe enthält. Wählen Sie die Metadatenbegriffe aus, die Sie in den Metadaten -Navigationseinstellungen verwenden möchten, und klicken Sie auf "OK", um die Änderungen zu speichern.

Konfigurieren der Metadatennavigation

Sobald Sie die Metadatenbegriffe zu den Metadaten -Navigationseinstellungen hinzugefügt haben, können Sie dann konfigurieren, wie die Metadatennavigation funktioniert. Öffnen Sie dazu die Liste oder Bibliothek und klicken Sie auf den Link „Metadaten -Navigationseinstellungen“ im Band. Dadurch wird die Seite „Metadaten -Navigationseinstellungen“ geöffnet, die eine Liste der verfügbaren Metadatenbegriffe enthält.

Auf dieser Seite können Sie konfigurieren, wie die Metadatennavigation funktioniert. Sie können die Metadatennavigation als Baumansicht, einen Filterfenster oder als Registerkartenansicht anzeigen. Sie können auch die Metadatenbegriffe als erweiterbare Bäume, als flache Liste oder als gruppierte Liste anzeigen. Sie können auch die Reihenfolge der Metadatenbegriffe festlegen und die maximale Anzahl von Elementen konfigurieren, die in der Metadatennavigation angezeigt werden sollen.

Hinzufügen von Metadaten zu Gegenständen

Sobald Sie die Metadaten -Navigationseinstellungen konfiguriert haben, können Sie Elemente in der Liste oder Bibliothek Metadaten hinzufügen. Öffnen Sie dazu die Liste oder Bibliothek und klicken Sie auf den Link „Eigenschaften bearbeiten“ im Gelibbon. Dadurch wird die Seite "Eigenschaften bearbeiten" geöffnet, auf der eine Liste der verfügbaren Metadatenbegriffe enthält. Wählen Sie die Metadatenbegriffe aus, die Sie dem Element zuweisen möchten, und klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern.

Filterinhalte mit Metadatennavigation

Sobald Sie Elemente in der Liste oder Bibliothek Metadaten hinzugefügt haben, können Sie die Metadatennavigation verwenden, um den Inhalt zu filtern. Öffnen Sie dazu die Liste oder Bibliothek und klicken Sie auf den Link „Metadaten -Navigation“ im Band. Dadurch wird die Seite „Metadaten -Navigation“ geöffnet, die eine Liste der verfügbaren Metadatenbegriffe enthält. Wählen Sie die Metadatenbegriffe aus, die Sie zum Filtern des Inhalts verwenden möchten, und klicken Sie auf "Anwenden", um den Filter anzuwenden.

Erstellen von Metadatenansichten in SharePoint

Mit SharePoint können Sie auch metadatengesteuerte Ansichten in SharePoint erstellen. Öffnen Sie dazu die Liste oder Bibliothek und klicken Sie auf den Link "Ansicht erstellen" im Band. Dadurch wird die Seite "Ansicht erstellen" geöffnet, die eine Liste der verfügbaren Ansichtstypen enthält. Wählen Sie den Ansichtstyp „Metadatengetrieben“ aus und klicken Sie auf "Erstellen", um die Ansicht zu erstellen.

Sobald Sie die Ansicht erstellt haben, können Sie die Ansicht konfigurieren, um den Inhalt basierend auf den Metadatenbegriffen zu filtern, die Sie den Elementen zugewiesen haben. Öffnen Sie dazu die Ansicht und klicken Sie auf den Link „Ansicht bearbeiten“ im Band. Dadurch wird die Seite "Ansicht bearbeiten" geöffnet, die eine Liste der verfügbaren Metadatenbegriffe enthält. Wählen Sie die Metadatenbegriffe aus, mit denen Sie den Inhalt filtern möchten, und klicken Sie auf "OK", um die Änderungen zu speichern.

Hinzufügen von Metadatenbegriffen für Suchanfragen

Mit SharePoint können Sie auch Metadatenbedingungen für Suchanfragen hinzufügen. Öffnen Sie dazu die Liste oder Bibliothek und klicken Sie auf den Link "Suche" im Band. Dadurch wird die Seite "Suche" geöffnet, die eine Liste der verfügbaren Suchfelder enthält. Wählen Sie das Feld „Metadaten“ aus und geben Sie die Metadatenbegriffe ein, mit denen Sie die Ergebnisse filtern möchten. Klicken Sie auf "Suche", um die Abfrage auszuführen.

Verwenden von Metadaten in Content Editor Web Parts

Sie können auch Metadaten in Content Editor -Webpartien in SharePoint verwenden. Öffnen Sie dazu die Seite, auf der sich das Web -Editor -Webpart befindet, und klicken Sie auf den Link „Webpart bearbeiten“ im Ribbon. Dadurch wird die Seite "Webpart bearbeiten" geöffnet, die eine Liste der verfügbaren Metadatenbegriffe enthält. Wählen Sie die Metadatenbegriffe aus, mit denen Sie den Inhalt filtern möchten, und klicken Sie auf "OK", um die Änderungen zu speichern.

Verwendung von Metadaten im SharePoint -Designer

Mit SharePoint Designer können Sie auch Metadaten in Ihren Workflows verwenden. Öffnen Sie dazu den Workflow in SharePoint Designer und klicken Sie auf die Registerkarte "Variablen". Dadurch wird die Registerkarte "Variablen" geöffnet, die eine Liste der verfügbaren Metadatenbegriffe enthält. Wählen Sie die Metadatenbegriffe aus, die Sie im Workflow verwenden möchten, und klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern.

Verwendung von Metadaten in SharePoint -Apps

Mit SharePoint können Sie auch Metadaten in SharePoint -Apps verwenden. Öffnen Sie dazu die App in SharePoint und klicken Sie auf den Link „App -Einstellungen“ im Band. Dadurch wird die Seite „App -Einstellungen“ geöffnet, auf der eine Liste der verfügbaren Metadatenbegriffe enthält. Wählen Sie die Metadatenbegriffe aus, die Sie in der App verwenden möchten, und klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern.

Verwendung von Metadaten in SharePoint -Workflows

Mit SharePoint können Sie auch Metadaten in Ihren Workflows verwenden. Öffnen Sie dazu den Workflow in SharePoint Designer und klicken Sie auf die Registerkarte "Variablen". Dadurch wird die Registerkarte "Variablen" geöffnet, die eine Liste der verfügbaren Metadatenbegriffe enthält. Wählen Sie die Metadatenbegriffe aus, die Sie im Workflow verwenden möchten, und klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern.

Verwandte FAQ

Was ist Metadaten?

Metadaten sind einfach Daten über Daten. Es wird verwendet, um andere Daten auf strukturierte Weise einen Kontext zu beschreiben und zu geben. Metadaten können verwendet werden, um Daten zu klassifizieren und zu katalogisieren, um das Durchsuchen, Durchsuchen und Zugriff zu erleichtern. Metadaten können auch zusätzliche Informationen bereitstellen, z. B. wenn eine Datei erstellt wurde, von wem und welche Version sie ist.

Im Kontext von SharePoint kann Metadaten verwendet werden, um Inhalte zu organisieren und das Finden und Gebrauch zu erleichtern. Dies kann durch die Verwendung der integrierten Metadatenfunktionen von SharePoint wie Inhaltstypen und Spalten erfolgen.

Wie wird Metadaten in SharePoint verwendet?

Metadaten können in vielerlei Hinsicht in SharePoint verwendet werden. Es kann verwendet werden, um Daten zu organisieren und zu strukturieren, wodurch es einfacher ist, zu finden und zu verwenden. Metadaten können auch verwendet werden, um zusätzlichen Kontext und Informationen zu Daten bereitzustellen, z. B. wenn sie erstellt wurden, von wem und welche Version sie ist.

SharePoint bietet mehrere Tools für die Verwendung von Metadaten wie Inhaltstypen und Spalten. Inhaltstypen werden verwendet, um Elemente zu kategorisieren und sie einfacher zu finden. Spalten werden verwendet, um zusätzliche Informationen zu Elementen zu speichern, z. B. wenn sie erstellt wurden, von wem und welche Version sie sind. Metadaten können auch verwendet werden, um den Zugriff auf Inhalte zu steuern und benutzerdefinierte Ansichten von Inhalten zu erstellen.

Was sind die Vorteile der Verwendung von Metadaten in SharePoint?

Die Verwendung von Metadaten in SharePoint kann mehrere Vorteile bieten. Es kann helfen, Daten zu organisieren und zu strukturieren, wodurch das Finden und Gebrauch erleichtert wird. Metadaten können auch zusätzlichen Kontext und Informationen zu Daten bereitstellen, z. B. wenn sie erstellt wurden, von wem und welche Version es ist.

Die Verwendung von Metadaten kann auch dazu beitragen, die Zusammenarbeit und Kommunikation zu verbessern, da Benutzer bei der Diskussion und Freigabe von Daten eine gemeinsame Sprache bieten können. Es kann auch verwendet werden, um benutzerdefinierte Ansichten von Inhalten zu erstellen, die es den Benutzern erleichtern können, die von ihnen benötigten Daten zu finden und zugreifen.

Mit welchen Tools können Metadaten in SharePoint hinzugefügt werden?

SharePoint bietet mehrere Tools zum Hinzufügen von Metadaten wie Inhaltstypen und Spalten. Inhaltstypen werden verwendet, um Elemente zu kategorisieren und sie einfacher zu finden. Spalten werden verwendet, um zusätzliche Informationen zu Elementen zu speichern, z. B. wenn sie erstellt wurden, von wem und welche Version sie sind.

Neben Inhaltstypen und -spalten bietet SharePoint auch eine Vielzahl anderer Tools und Funktionen, mit denen Metadaten hinzugefügt werden können, z. B. verwaltete Metadaten, Schlüsselwörter sowie Listen- und Bibliotheksansichten. Diese Tools können verwendet werden, um benutzerdefinierte Ansichten von Inhalten zu erstellen und den Zugriff auf Inhalte zu steuern.

Wie richten Sie Metadaten in SharePoint ein?

Die Einrichtung von Metadaten in SharePoint ist relativ einfach. Der erste Schritt besteht darin, zu entscheiden, welche Art von Metadaten verwendet werden und welche Informationen sie enthalten werden. Sobald die Metadaten entschieden wurden, besteht der nächste Schritt darin, die Inhaltstypen und Spalten zu erstellen, mit denen die Metadaten gespeichert werden.

Sobald die Inhaltstypen und -spalten erstellt wurden, besteht der nächste Schritt darin, die Liste oder Bibliotheksansichten so zu konfigurieren, dass die Metadaten angezeigt werden. Dies kann durch die Auswahl der gewünschten Spalten und Bestellung nach Wunsch erfolgen. Der letzte Schritt besteht darin, alle anderen Einstellungen zu konfigurieren, wie z. B. verwaltete Metadaten und Zugriffskontrolle.

Wie können Metadaten verwendet werden, um den Zugriff auf Inhalte zu steuern?

Metadaten können verwendet werden, um den Zugriff auf Inhalte in SharePoint zu steuern. Dies kann durch Einrichten von Inhaltstypen mit bestimmten Zugriffsstufen oder durch Einrichten von Spalten mit Benutzer- oder Gruppeninformationen erfolgen. Dies kann verwendet werden, um den Zugriff auf Inhalte zu beschränken, basierend darauf, wer ihn erstellt hat oder wer ihm zugewiesen ist.

Neben Inhaltstypen und -spalten bietet SharePoint auch Funktionen wie Berechtigungen auf Elementebene, mit denen der Zugriff auf bestimmte Elemente gesteuert werden kann. Dies kann in Kombination mit Inhaltstypen und Spalten verwendet werden, um ein detaillierteres Zugriffskontrollsystem zu erstellen.

Zusammenfassend ist die Verwendung von Metadaten in SharePoint eine großartige Möglichkeit, Ihre digitalen Inhalte zu verwalten, die Effizienz der Suche zu erhöhen und die Genauigkeit der Ergebnisse zu verbessern. Mit Hilfe von Funktionen wie verwalteten Metadaten, Inhaltstypen und Keyword -Filter können Sie die für Ihr Unternehmen am relevantesten Inhalte schnell organisieren, speichern und abrufen. Metadaten können verwendet werden, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen auf die richtigen Informationen zugreifen und dass Ihre Benutzer die Daten schnell und einfach finden.